Quy trình tuyển dụng của công ty A.D.A được thực hiện theo các bước: lập kế hoạch tuyển dụng, xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng, xác định thời gian và địa điểm tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, đánh giá quá trình tuyển dụng, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều áp dụng một quy trình như khuôn mẫu, cũng có những trường hợp đặc biệt, hoặc tuyển dụng cho các vị trí khác nhau cũng có cách tuyển dụng khác nhau. Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự sau đây quy trình các bước tuyển dụng của Công ty A.D.A.
STT Các bước Nội dung
1 Lập kế hoạch tuyển dụng
Xác định: số lượng nhân viên cần tuyển, các vị trí cần tuyển và các tiêu chuẩn đặt ra đối với ứng viên 2
Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng
Công ty xác định vị trí nào nên tuyển người ở trong, và vị trí nào nên tuyển người ở ngoài. Các hình thức tuyển dụng sẽ được áp dụng là gì?
3 Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng
Xác định được những địa điểm cung cấp nguồn lao động thích hợp (các trường Đại học, Cao đẳng, dạy nghề để tìm kiếm, lựa chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc của công ty). Lên được thời gian tuyển dụng dài hạn, ngắn hạn, phù hợp với nhu cầu.
4 Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên
Dùng nhiều hình thức đa dạng để thu hút các ứng viên, đặc biệt là phải xây dựng được hình ảnh tốt đẹp, và đúng với thực tế của doanh nghiệp. Tổ chức các vòng tuyển chọn và các buổi gặp gỡ, phỏng vấn cởi mở với các ứng viên.
5 Đánh giá quá trình tuyển dụng
Công ty đánh giá lại quá trình tuyển dụng có gì sai sót không và kết quả tuyển dụng có đáp ứng được nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp hay không. Phải xem xét các chi phí cho quá trình tuyển dụng, tiêu chuẩn, phương pháp và các nguồn tuyển dụng...có hợp lý không.
6 Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập
Để giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được công việc, hòa nhập với môi trường của công ty, cần áp dụng những chương trình đào tạo, huấn luyện đối với nhân viên mới.
Đối với bộ phận bán hàng tại công ty A.D.A qua tìm hiểu, có thể tập hợp lại những yêu cầu chung đối với nhân viên bán hàng như sau:
Tuổi từ 21 – 30
Bằng cấp: Trung cấp, Cao đẳng, Đại học. Ngoại hình khá
Tính cách: Nhanh nhẹn, nhiệt tình, giao tiếp tốt. Kỹ năng: Hiểu biết về công nghệ thông tin.
2.4.1.2 Tuyển chọn và tập huấn cho các đại lý
Quy trình tuyển dụng và nộp hồ sơ đại lý mới: Theo thông báo nội bộ số
1. Phiếu đăng ký làm đại lý - mẫu mới tháng 01/09/2009. 2. Bản sao Giấy mở tài khoản ngân hàng.
3. Bản sao CMND.
4. Bản sao hộ khẩu hoặc KT3. 5. Sơ yếu lý lịch.
6. Phiếu đánh giá ứng viên.
Bên cạnh đó còn có các loại giấy tờ bổ sung như sau: - Bản sao giấy chứng nhận mã số thuế
- Tờ khai đăng ký thuế.
- Bản sao văn bằng tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng trong lĩnh vực kinh tế, tài chính…
Điều kiện: Tại Công ty A.D.A, quy trình tuyển chọn đại lý được thực hiện như sau: Ứng viên xin làm đại lý phải hội đủ một số điều kiện cơ bản sau:
- Tuổi đời của ứng viên: từ 22 cho đến 50 tuổi.
- Giới tính: Nam hoặc nữ đều thích hợp với công việc.
- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên. Đối với những người đã có kinh nghiệm làm việc từ 3 năm trở lên thì không nhất thiết phải có bằng Đại học, mà chỉ cần tốt nghiệp phổ thông trung học.
- Ứng viên phải có đạo đức tốt. Khi cần thiết công ty sẽ kiểm tra quá trình làm việc trước đây của ứng viên.
- Những người đã có kinh nghiệm về kinh doanh, bán hàng, hoặc có mối quan hệ xã hội rộng rãi sẽ được ưu tiên
Các bước tuyển chọn đại lý:
Đầu tiên, các ứng viên phải qua hai vòng phỏng vấn sơ bộ. Trưởng phòng kinh doanh và sau đó là nhân viên của bộ phận phát triển kinh doanh sẽ lần lượt phỏng vấn để xác định xem ứng viên có thực sự phù hợp với công việc đại lý hay không. Nếu đạt yêu cầu ở hai vòng này, ứng viên sẽ được mời dự hội thảo “Khám Phá Công Nghệ GPS”. Cuộc hội thảo này nhằm cung cấp thêm thông tin chi tiết cho ứng viên:
- Lịch sử hình thành và phát triển trong của công ty A.D.A, mạng lưới hoạt động của công ty tại Việt Nam.
- Tìm hiểu về thiết bị và các ứng dụng sóng di động, sóng GPS.
- Một số thông tin về sản phẩm, công việc đại lý bán hàng cùng với các quyền lợi về tinh thần và vật chất.
Sau hội thảo, ứng viên được dành thời gian khoảng một tuần để cân nhắc, suy nghĩ và quyết định làm việc với A.D.A. Nếu đồng ý, ứng viên sẽ được mời phỏng vấn thêm một lần nữa tại công ty để khẳng định sự quyết tâm của mình. Tiếp đó, ứng viên phải qua một kỳ kiểm tra, gọi là “Kiểm tra tuyển chọn đại lý”. Nội dung của bài kiểm tra xoay quanh một số kiến thức rất cơ bản mà ứng viên đã tiếp thu được khi tham dự hội thảo.
Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, ứng viên sẽ nhận được thư chúc mừng của ban Giám đốc, đồng thời ứng viên cũng được thông báo thời gian và địa điểm để dự huấn luyện của Công ty. Đại lý sẽ ký hợp đồng đại lý tập sự với thời hạn 3 tháng sau khi đã dự khoá huấn luyện này. Hết thời gian tập sự, nếu đạt được những kết quả phù hợp với yêu cầu của Công ty (về chỉ tiêu kinh doanh, về tham gia huấn luyện thường xuyên, về chấp hành quy định đạo đức nghề nghiệp…), người đại lý sẽ ký hợp đồng đại lý chuyên nghiệp.
2.4.1.3 Tổng số nhà phân phố và đại lý
Tại thị trường trong nước, mạng lưới phân phối không ngừng mở rộng sau 8 năm thành lập, tính đến đầu năm 2011, công ty có 3 chi nhánh đặt tại miền Bắc, Trung, Nam, từ 3 chi nhánh này công ty đã phát triển được khoảng 58 đại lý phân phối và 100 điểm bán hàng và các cửa hàng bán sản phẩm của công ty,, tập trung chủ yếu ở 3 thành phố lớn, với khu vực Tp Hồ chí Minh 36 đại lý, Hà Nội 14 đại lý, còn lại là khu vực Đà Nẵng và Cần Thơ. Công ty tiếp tục tìm kiếm, ký hợp đồng mở đại lý phân phối tại các tỉnh khu vực miền Đông, khu vực đồng bằng sông Cửu Long, nhắm tiến tới việc xây dựng mục tiêu đưa sản phẩm của công ty đến hầu hết các tỉnh thành trong cả nước. Dự kiến trong năm nay thành lập chi nhánh Cần Thơ, phát triển thêm 20 đại lý phân phối, chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mang thương hiệu của công ty A.D.A chào bán khắp khu vực này, từ đó làm cơ sở để mở thêm các đại lý tại các tỉnh Vĩnh Long, Tiền Giang, Cà Mau…Với đội ngũ bán hàng nhiều kinh nghiệm, nhiết huyết, nắm rõ đặc điểm của từng sản phẩm được tỏa đi khắp các miền để hỗ trợ cho các nhà phân phối phục vụ tốt hơn các cửa hàng bán lẻ và người tiêu dùng,
hàng đầu, và chất lượng của các thiết bị ứng dụng trong lĩnh vực giao thông vận tải…là số một tại Việt Nam. Ngoài ra, đội ngũ bán hàng còn kiêm nhiệm phục vụ và hộ trợ các hoạt động phân phối đồng thời phát triển mối quan hệ với các nhà phân phối và cửa hàng bán lẻ mới. Tại các chi nhánh này, thường tổ chức các hoạt động quảng bá tiếp thị với các nhà phân phối địa phương nhằm quảng bá và xây dựng thương hiệu trên khắp nước.
2.4.2 Thiết lập và phát triển kế hoạch bán hàng
2.4.2.1 Xác lập mục tiêu của đội ngũ bán hàng
Tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng trưởng về lợi nhuận là mục tiêu lớn nhất của công ty, nhận thấy hoạt động marketing là rất cần thiết trong giai đoạn tăng trưởng hiện nay. Vì vậy, từ một vài nhân viên chuyên phụ trách mảng in ấn, quảng cáo, panô…công ty đã thành lập hẳn một bộ phận Marketing chuyên biệt, tách riêng khỏi bộ phận kinh doanh, chịu trách nhiệm về các chương trình hỗ trợ bán hàng, định vị sản phẩm, định vị thương hiệu, cụ thể qua các bước:
Tìm thị trường, phân loại và xác định thị trường mục tiêu.
Xử lý thông tin.
Xác định những biến đổi của quy luật cung cầu.
Xác định giá cả của công ty.
Thu nhập thông tin phản hồi.
Xử lý kịp thời thông tin.
Điều chỉnh chính sách giá cả, sản phẩm thích hợp, tăng khả năng thu hút và cạnh tranh trên thị trường.
2.4.2.2 Lập kế hoạch bán hàng
Việc lập kế hoạch kinh doanh, bán hàng ở công ty A.D.A được Ban Giám đốc cùng các cấp quản trị thảo luận, cùng quyết định đề ra các mục tiêu kinh doanh cho các chi nhánh, các chỉ tiêu doanh số cụ thể cho mỗi nhân viên. Khi một kế hoạch hoặc một chương trình bán hàng được thông qua, thì nó được hiểu là một tổ hợp gồm các mục tiêu và nhiệm vụ, chính sách, thủ tục, quy tắc, các bước tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng… để thực hiện ý đồ lớn hay một mục đích nhất định nào đó, trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Có được một chương trình gồm các bước, các yếu tố trợ giúp là rất cần thiết để đảm bảo cho các nhà quản trị và nhân
viên bán hàng biết được làm gì trước, phải làm gì sau, có được con đường ngắn tới được mục tiêu của mình. Việc lập kế hoạch bán hàng tại công ty A.D.A phần lớn do phòng kinh doanh đề xuất. Với mỗi mục tiêu cần đặt được trong một thời gian nào đó các cấp quản trị sẽ lại họp lại để thảo luận, để từ đó có quyết định chính xác đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu đó.
Như vậy có thể thấy việc lập kế hoạch kinh doanh của công ty hết sức đơn giản mang nhiều yếu tố cảm tính, khi chỉ xem xét dựa trên những số liệu bán hàng của các tháng, quý trước đó. Bởi vì thực tề còn nhiều yếu tố cần được xem xét khi lập kế hoạch kinh doanh. Một kế hoạch tốt phải được xuất phát từ việc phân tích chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất phát từ thị trường, người tiêu dùng đến kênh phân phối, công ty, đối thủ cạnh tranh cho tới hoạt động sản xuất nguồn cung ứng. Như căn cứ vào các đơn hàng của khách hàng, số liệu đăng ký tiêu thụ các khu vực và năng lực các nhà phân phối, đại diện thương mại, nhân viên kinh doanh, tổng số hàng tồn kho…ngoài ra cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhập khẩu, để có phương án nhập hàng, dự tính trước số lượng cần nhập, không bị thiếu hàng, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch. Từ kết quả các phân tích này, nhà quản lý tổng hợp và đúc rút ra những điểm mấu chốt quyết định điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội và đe dọa đối với công ty (SWOT).
Tóm lại, công ty vẫn chưa ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng cho mình một kế hoạch kinh doanh bài bản. Do qui mô nhỏ, mọi hoạt động dường như đều nằm trong sự kiểm soát của chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý. Duy trì cách làm việc theo cách giải quyết sự kiện và sự ăn ý gắn kết giữa các thành viên trong nhóm như trong gia đình. Theo thời gian, tình hình dần thay đổi, thậm chí trong một số doanh nghiệp tình hình thay đổi một cách nhanh chóng. Quy mô hoạt động kinh doanh của công ty phình ra cùng sự phát triển nóng của xã hội. Cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt trên thị trường hàng hoá dịch vụ. Phát triển là tín hiệu tốt song cũng đẩy công ty vào tình thế mất cân bằng. Nhà quản trị dễ mất dần sự kiểm soát với tình hình. Nỗ lực cá nhân không đủ bù đắp sự thiếu hụt tạo ra do áp lực công việc, không có khả năng gắn kết cả một tổng thể theo định hướng xuyên suốt toàn công ty. Thực tế này, đẩy các cấp quản trị đến với thực tế buộc phải biết dừng lại, thiết lập một kế hoạch dài hơi hơn, và phải đảm bảo là kế hoạch đó có đủ thời gian
cần thiết để hoạch định cho những đường đi nước bước của mình một cách khôn ngoan hơn.
Việc lập kế hoạch kinh doanh trên thực tế là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý và giống như mọi công cụ khác nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng sử dụng một cách chuyên nghiệp. Không ít nhà quản lý sử dụng không thành thạo công cụ này. Họ than phiền kế hoạch chỉ là thứ vẽ trên giấy tờ. Kế hoạch là thứ không bao giờ thực hiện được. Tệ hơn, nhân viên chẳng bao giờ thực hiện, thậm chí không biết những thứ trong kế hoạch họ đề ra. Lỗi lớn nhất mà các nhà quản lý này mắc phải là họ đã không trả lời được hai câu hỏi lớn nhất của một kế hoạch kinh doanh, câu hỏi về mặt công việc và câu hỏi về mặt con người.
Thiết nghĩ, công ty cần xây dựng một quy trình lập kế hoạch cụ thể với những mốc thời gian chi tiết của từng giai đoạn khi lên kế hoạch, các mục tiêu trong những giai đoạn cụ thể phải đảm bảo các tiêu chí cơ bản như: Cụ thể, đo lường được, tham vọng, có thể đạt được, tương thích và thời hạn hoàn thành (SMART).
2.4.2.3 Chính sách sản phẩm
Công ty xây dựng cho mình một chính sách sản phẩm bằng cách:
Công ty thành lập một phòng mẫu kỹ thuật, đảm nhận thiết kế thử các sản phầm, phần mềm ứng dụng mà công ty nghiên cứu. Cải tiến và test các sản phẩm mà công ty nhập khẩu về. Chú trọng tìm hiểu các khâu trong hoạt động bán hàng, giảm thiểu các khâu không cần thiết, hướng tới giảm giá thành sản phẩm, giảm tối đa chi phí trong lưu thông. Đa dạng hóa sản phẩm về chủng loại nhằm phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng. Đa dạng hóa sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu từng vùng, từng địa phương trên thị trường. Bằng nhiều cách, giá bán sản phẩm ngày càng giảm, tăng khả năng cạnh tranh, chiếm lĩnh thị phần, đây là mục tiêu cơ bản trong quá trình tiêu thụ.
Có thể thấy chính sách sản phẩm của công ty khá tốt. Vừa chủ động sản xuất cũng như có chiến lược kéo dài giai đoạn tăng trưởng của sản phẩm hiện hữu, định vị hình ảnh công ty trong lòng khách hàng. Xác định được vị thế của mình là một công ty tiên phong kinh doanh các sản phẩm mang tính đột phá về công nghệ, giải pháp ứng dụng sóng di động. Công ty cũng nhận thức rõ được rằng, vòng đời sản phẩm đi qua giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng, chín muồi và sẽ suy tàn, công ty gần như sẽ không thể tăng doanh thu nếu không thường xuyên tung ra các sản phẩm
mới. Vì thế, công ty thành lập một bộ phận chuyên nghiên cứu đế tiến tới tự sản xuất các thiết bị, hay những linh kiện nhỏ, giảm bớt phụ thuộc vào nhập khẩu.
Việc định kỳ tung ra sản phẩm mới sẽ tăng doanh thu, để bù lại cho sự suy tàn của các sản phẩm cũ hơn. Không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của việc phát triển sản phẩm mới. Nhịp độ thay đổi và tiến bộ công nghệ khiến các công ty buộc phải phát triển các giải pháp mới và hiệu quả hơn để giải quyết các vấn đề của