3. Cho điểm của cỏn bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ):
3.2. Những đề xuất và biện phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn tiờu thụ
thụ hàng húa tại cụng ty xăng dầu khu vực III.
3.2.1. Hoàn thiện phƣơng phỏp hạch toỏn hàng tồn kho.
Hàng ngày theo kế hoạch đề nghị cấp hàng của cỏc cửa hàng bỏn lẻ trực thuộc Cụng ty, Phũng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ xuất di chuyển hàng xuống cỏc cửa hàng , nhưng lượng hàng này chưa được hạch toỏn thể hiện việc xuất di chuyển nội bộ cụng ty.
Cụng ty cần mở sổ chi tiết theo dừi và hạch toỏn chi tiết theo từng kho như mẫu sau để kế toỏn kho hàng theo dừi kịp thời lượng hàng nhập xuất tại cỏc cửa hàng, trỏnh tỡnh trạng bỏo cỏo sai lệch lượng hàng xuất bỏn trong ngày hoặc trong thỏng, dẫn đến phản ỏnh khụng chớnh xỏc kết quả kinh doanh trong kỳ và đảm bảo an toàn tài chớnh.
Sổ chi tiết nhập - xuất - tồn kho vật liệu
Tờn kho:…… Ngày thỏng:…… Danh điểm hàng hoỏ Tờn hàng hoỏ Đơn vị tớnh Đơn giỏ
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối
kỳ
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 88
Cụng ty khụng sử dụng tài khoản 157 phản ỏnh lượng hàng gửi đi bỏn, khi xuất hàng bỏn cho khỏch mà chưa đủ điều kiện để phỏt hành hoỏ đơn bỏn hàng, cụng ty chỉ làm phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ để tiến hành chuyển lượng hàng này qua một kho trung gian được gọi là kho thủ tục, tới khi đầy đủ thủ tục để xuất hoỏ đơn bỏn hàng cho khỏch, cụng ty mới tiến hành xuất bỏn lượng hàng này từ kho thủ tục . Thực chất đõy là lượng hàng mà cụng ty đó xuất bỏn khụng cũn tồn tại trong kho hàng, phản ỏnh như trờn sẽ làm sai lệch lượng tồn kho, ảnh hưởng tới việc ỏp tớnh giỏ vốn hàng bỏn, tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu hao hụt hàng hoỏ, sai lệch tồn kho khi kiểm kờ…Đề nghị cụng ty sử dụng TK 157 để theo dừi lượng hàng này , khi hàng được xuất tới kho của khỏch, chưa phỏt hành hoỏ đơn, kế toỏn căn cứ phiếu xuất kho hạch toỏn Nợ TK 157 ( với giỏ vốn tại thời điểm xuất hàng). Như vậy lượng hàng phản ỏnh trờn TK 157 này sẽ khụng cũn được thể hiện trờn cỏc bỏo cỏo hàng tồn kho.
Áp dụng phương phỏp bỏn hàng giao tay ba: qua kho khảo sỏt thấy cụng ty xăng dầu khu vực III cú nhiều trường hợp bỏn hàng thẳng từ kho B12 (kho đầu mối nhập hàng của cụng ty), tàu của cụng ty cập cảng B12 để nhập hàng rồi giao thẳng tới kho khỏch hàng hoặc sang mạn tàu khỏch mà khụng trở về nhập tại kho Thượng Lý. Trường hợp như vậy cụng ty vẫn hạch toỏn vào hàng tồn kho Nợ TK 156 – kho thủ tục và tiến hành viết phiếu xuất kho. Như vậy cũng làm cho TK 156 bị phản ỏnh sai, Cụng ty cần ỏp dụng phương phỏp hạch toỏn bỏn hàng giao tay 3 cho trường hợp này : ghi thẳng Nợ TK 632/ Cú TK 336 với giỏ vốn là giỏ đớch danh.
3.2.2. Hoàn thiện phƣơng phỏp hạch toỏn chi phớ bỏn hàng.
Chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý là hoàn toàn khỏc nhau về nguụng gốc phỏt sinh vỡ bản chất như đó trỡnh bày ở phần thứ nhất. Song cụng ty đó hợp nhất hai loại chi phớ này vào thành chi phớ bỏn hàng và được kế toỏn trờn tài khoản 641 là khụng hợp lý. Làm như vậy sẽ gõy khú khăn trong cụng ty trong việc quản lý khi muốn chỳ trọng đến cỏc khoản chi phớ quản lý. Đồng thời việc tập trung hai loại chi phớ này sẽ khụng đảm bảo việc giỏm đốc cỏc khảon chi về
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 89
mục đớch cũng như hiệu quả. Chi phớ quản lý tập hợp trong chi phớ bỏn hàng khiến cho việc phõn bổ chi phớ cho hàng tiờu thụ trong cụng ty khụng được chớnh xỏc vỡ chi phớ quản lý cú thể xỏc định cho nhiều kỳ kinh doanh. Mặc dự về tớnh toỏn thỡ kết quả khụng thay đổi song về mặt quản lý sẽ khú khăn trong việc xỏc định ảnh hưởng của từng nhõn tố tới kết quả kinh doanh.
Để giải quyết những hạn chế trờn kế toỏn nờn sử dụng tài khoản 641 “chi phớ bỏn hàng” và tài khoản 642 “chi phớ quản lý doanh nghiệp”. Trong đú những khoản chi phớ trực tiếp cho quỏ trỡnh tiờu thụ hàng hoỏ nờn đưa thẳng vào tài khoản 641, những khoản chi phớ cho cụng tỏc quản lý nờn đưa vào tài khoản 642. Để chi tiết hơn cú thể dựng cỏc tài khoản chi tiết cho mỗi loại chi phớ phỏt sinh. Việc làm này là cần thiết vỡ nú giỳp kế toỏn chi phớ xỏc định được kết quả cụ thể, chớnh xỏc, kiẻm soỏt và hạn chế đối với những khoản chi khụng hợp lý và khụng đỳng mục đớch đồng thời nú cũng giỳp cho việc phõn tớch đỏnh giỏ nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ được dễ dàng thụng qua việc phản ỏnh đỳng đắn chi phớ bỏn hàng.
Vớ dụ: Ngày 5/04/2010 phũng hành chớnh cụng ty thỏnh toỏn tiền điện, tiền điện thoại, dịch vụ Internet với tổng số tiền thanh toỏn là 150.000.000 (chưa thuế) trong đú tại cỏc cửa hàng là 120.000.000, tại văn phũng cụng ty là 30.000.000, kế toỏn hạch toỏn ghi:
Nợ TK 641: 150.000.000
Cú TK 112: 150.000.000
Khi mở thờm tài khoản 642, kế toỏn ghi: Nợ TK 641: 120.000.000
Nợ TK 642: 30.000.000
Cú TK 112: 150.000.000
Đối với hoạt động sản xuất và dịch vụ: sửa chữa, bảo dưỡng xe cơ giới, lắp đặt cỏc thiết bị chưa nhiờn liệu…cụng ty cũng chỉ dựng tài khoản 641 để phản ỏnh chung cho cả giỏ vốn và chi phớ kinh doanh đến cuối kỳ bỏo cỏo khi tổng hợp lờn bỏo cỏo sản xuất kinh doanh và dịch vụ kế toỏn tổng hợp căn cứ
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 90
vào doanh thu để phõn bổ tổng chi phớ thành giỏ vốn và chi phớ kinh doanh cho loại hỡnh này, như vậy việc phản ỏnh giỏ vốn và chi phớ kinh doanh là chưa đỳng. Cụng ty nờn mở thờm cỏc tài khoản 621, 622 để hạch toỏn giỏ vốn – chi phớ kinh doanh cho hoạt động sản xuất và dịch vụ.
3.2.3. Hoàn thiện phƣơng phỏp hạch toỏn chi phớ mua hàng.
Thực tế cụng ty khụng hạch toỏn cỏc khoản chi phớ thu mua, chi phớ liờn quan đến hàng mua vào tài khoản 1562 “chi phớ mua hàng” mà đưa vào tài khoản 641 “chi phớ bỏn hàng”. Như vậy là sai đối với chế độ kế toỏn hiện hành. Bản chất của chi phớ mua hàng là gắn liền với giỏ trị của hàng hoỏ mua vào, chi phớ này được phõn bổ tỷ lệ với lượng hàng bỏn, việc đưa chi phớ mua hàng vào tài khoản 641 đó khụng phản ỏnh đỳng đắn chi phớ bỏn hàng trong kỳ. Hàng hoỏ mua về trong kỳ khụng chỉ liờn quan tới một kỳ hạch toỏn mà nú cú thể cũn tồn lại trong kỳ tiếp theo. Do đú toàn bộ chi phớ mua hàng trong kỳ khụng thể đưa hết vào chi phớ của kỳ đú mà cũn phải được phõn bổ sang cả kỳ tiếp theo nếu hàng cũn tồn. Việc hạch toỏn khoản chi phớ này tại cụng ty sẽ làm cho việc xỏc định kết quả kinh doanh trong kỳ thiếu chớnh xỏc gõy khú khăn trong việc phõn tớch đỏnh giỏ cụng tỏc tiờu thụ hàng hoỏ giữa cỏc kỳ hạch toỏn.
Từ những hạn chế trờn việc sử dụng tài khoản 1562 “chi phớ mua hàng” để hạch toỏn chi phớ thu mua hàng hoỏ là cần thiết. Với đặc điểm là hàng hoỏ nhập khẩu giỏ trị cao, chi phớ thu mua lớn thỡ việc tổng hợp, phản ỏnh, phõn bổ chớnh xỏc chi phớ mua hàng là rất quan trọng và thiết thực trong cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty. Chi phớ mua hàng hoỏ bao gồm thuế nhập khẩu, chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hoỏ, chi phớ bảo hiểm hàng hoỏ, tiền thuờ kho bói, hao hụt định mức trong quỏ trỡnh thu mua…
Việc hạch toỏn chi phớ mua hàng nờn được tiến hành theo đỳng như chế độ kế toỏn hiện hành.
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 91
3.2.4. Hoàn thiện hỡnh thức nhật ký chung sử dụng hạch toỏn tiờu thụ hàng hoỏ tại cụng ty.
Hàng ngày kế toỏn theo dừi giỏ vốn hàng bỏn và chi phớ bỏn hàng trờn cỏc sổ chi tiết đến cuối thỏng tổng hợp số phỏt sinh trong thỏng và lấy số liệu này để ghi thẳng vào sổ cỏi tài khoản 632 và tài khoản 641.
Cỏch ghi sổ như trờn là khụng đỳng với hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung (chế độ kế toỏn hiện hành) điều này khụng đảm bảo việc kiểm tra đối chiếu số liệu vào cuối thỏng.
Để khắc phục hạn chế này, kế toỏn tiờu thụ nờn mở sổ nhật ký chung để theo dừi hàng ngày. Hàng ngày khi cú cỏc nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ phỏt sinh kế toỏn cú thể vào sổ nhật ký phụ. Cuối thỏng cộng cỏc nhật ký phụ này lấy số liệu để ghi vào nhật ký chung. Mỗi bỳt toỏn phản ỏnh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cỏi ớt nhất cho hai tài khoản cú liờn quan.
Tên đơn vị Nhật ký chung
Tháng .... năm 20..
Mẫu số S 01 - DN
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 05/03/10 01 01 01 01 05/04/10 05/04/10 05/04/10 05/04/10 . . . . . . 632111 1312 1312 1312 156111 51111 33614 33311 189.100 242.110 15.000 17.520 189.100 242.110 15.000 17.520 Ngày ... tháng ... năm 20... Ng-ời giữ sổ (Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng (ký, Họ tên)
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 92
Tên đơn vị Sổ nhật ký bán hàng
Tháng .... năm ...
Mẫu số S 05 - DN
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ghi chú Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 01/03/2010 05/03/2010 01 02 01/04/2010 05/04/2010 . . . . . . 1312 1311 242.110 432.000 Ngày ... tháng ... năm ...
Ng-ời giữ sổ Kế toản tr-ởng
Kế toỏn trưởng
Việc mở sổ cỏi như trờn giỳp cho kế toỏn tổng hợp vừa nắm được tỡnh hỡnh giỏ vốn, chi phớ, doanh thu, lói của quỏ trỡnh tiờu thụ trong thỏng nhằm thuận lợi trong việc đối chiếu với cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp khỏc.
3.2.5. Một số kiến nghị khỏc
Về tài khoản 1312 “phải thu tại cửa hàng”: thụng qua khảo sỏt quy trỡnh luõn chuyển chứng từ và hạch toỏn từ cửa hàng lờn tới phũng kế toỏn, tụi xin kiến nghị cụng ty xõy dựng lại mụ hỡnh theo dừi cụng nợ khỏch hàng tại cửa hàng như sau: tài khoản 1312 được theo dừi bằng hai đối tượng liờn quan: theo mó cửa hàng và theo mó khỏch hàng, như vậy cụng ty vừa cú thể theo dừi tổng thể tiến độ bỏn hàng, thanh toỏn nợ tại một cửa hàng, vừa theo dừi được tỡnh hỡnh thanh toỏn của từng khỏch hàng tại cửa hàng đú. Hơn nữa với phương ỏn này , phũng kế toỏn cú thể lập tức tổng hợp được cụng nợ của một khỏch hàng mua hàng và nợ tại đồng thời nhiều cửa hàng ngay trờn chương trỡnh mỏy vi tớnh (hiện nay kế toỏn phải thu tập hợp cụng nợ của khỏch mua nợ tại nhiều điểm bỏn thụng qua bỏo cỏo của kế toỏn bỏn hàng).
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 93
Hiện nay, việc tớch cực giảm thiểu cụng nợ khỏch hàng đang được lónh đạo cụng ty đặt lờn hàng đầu trong cụng tỏc quản lý kinh doanh, do vậy cỏc chỉ tiờu: doanh thu thu tiền ngay, doanh thu trả chậm, cụng nợ bỏn buụn, cụng nợ bỏn lẻ luụn luụn là yờu cầu bỏo cỏo hàng ngày mà kế toỏn doanh thu phải lập, vấn đề này chương trỡnh kế toỏn mỏy chưa phục vụ được mà hoàn toàn phải thu thập số liệu thụng qua phõn tớch thủ cụng (so sỏnh mó khỏch hàng trờn bỏo cỏo chi tiết cụng nợ với danh mục hợp đồng khỏch hàng mua hàng trả chậm do phũng kinh doanh cung cấp). Điều này làm giảm tiến độ bỏo cỏo cũng như tớnh chớnh xỏc của bỏo cỏo, khụng phục vụ được cỏc bài toỏn phõn tớch kinh tế nhiều chiều: phõn tớch cụng nợ/doanh thu, phõn tớch tiến độ thanh toỏn thực tế so với định mức: thời hạn nợ - số dư nợ bỡnh quõn.
Về mặt quản lý cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn cụng ty cần phải cú cỏc biện phỏp kiểm sỏt chặt chẽ và thường xuyờn hơn, thường xuyờn tiến hành kiểm tra đột xuất tất cả cỏc khõu trong quỏ trỡnh hạch toỏn tiờu thụ cũng như đối với cỏc nghiệp vụ khỏc, đặc biệt trong khõu kiểm tra cỏc chứng từ ban đầu đảm bảo cỏc chứng từ đú phải cú đầy đủ cơ sở phỏp lý.
Cụng tỏc quản lý tài chớnh cần cú quy định chặt chẽ hơn nữa. Đối với tất cả cỏc cửa hàng bỏn lẻ cụng ty đó được trang bị đầy đủ mỏy vi tớnh nối mạng với cụng ty, do đú yờu cầu hàng ngày cửa hàng phải bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhập xuất hàng và cụng nợ khỏch hàng để cỏn bộ theo dừi cửa hàng cú thể nắm kịp thời tỡnh hỡnh bỏn hàng, nộp tiền hàng và cụng nợ của từng khỏch hàng đặc biệt là khỏch hàng mua lụ lớn. Cỏn bộ kế toỏn ngoài kiểm tra định kỳ hàng năm nờn kiểm tra đột xuất cỏc cửa hàng về tỡnh hỡnh cụng nợ và thu nộp tiền hàng để đảm bảo an toàn tuyệt đối về tài chớnh.
Đối với cỏc đại lý bỏn hàng cho cụng ty cần kiểm tra chặt chẽ hơn: Lượng hàng tồn kho thực tế và tồn kho trờn sổ sỏch, lượng hàng xuất bỏn thực tế với lượng hàng xuất bỏn trờn bỏo cỏo. Kiểm tra đột xuất cỏc đại lý về tỡnh hỡnh thu nộp tiền hàng về cụng ty để trỏnh tỡnh trạng cỏc đại lý bỏn được nhiều hàng
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 94
nhưng bỏo cỏo ớt đi và khụng chuyển nộp tiền hàng về cụng ty ngay theo như quy định.
Việc hoàn thiện quỏ trỡnh hạch toỏn nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ ngoài hiệu quả mang lại đối với nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ nú cũn gúp phần nõng cao cụng tỏc tổ chức kế toỏn núi riờng và cụng tỏc tổ chức sản xuất kinh doanh núi chung của toàn cụng ty. Đối với cỏc cấp quản lý việc hoàn thiện quỏ trỡnh hạch toỏn nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ tạo cho họ những số liệu thống kờ chớnh xỏc, phản ỏnh đỳng tỡnh hỡnh tiờu thụ núi chung của cụng ty và tỡnh hỡng tiờu thụ của từng hỡnh thức bỏn hàng, tạo ra sự thuận lợi trong kiểm tra và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.