3. Cho điểm của cỏn bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ):
3.1. Nhận xột chung về cụng tỏc hạch toỏn tiờu thụ hàng hoỏ, xỏc định và phõn
phõn phối kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại cụng ty xăng dầu khu vực III
3.1.1. Về ƣu điểm
Cựng với sự phỏt triển của đất nước trong nền kinh tế thị trường, mục tiờu giữ vững thị trường và tăng trưởng nhanh là trỏch nhiệm và mong muốn của toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty. Với một lịch sử lõu đời hơn 50 năm trưởng thành và phỏt triển Cụng ty ngày nay đó trở thành một trong những doanh nghiệp lớn trong ngành xăng dầu Việt Nam với trang thiết bị hiện đại, trỡnh độ kỹ thuật cao và đội ngũ cỏn bộ lành nghề cú trỡnh độ chuyờn mụn vững vàng, cú kinh nghiệm quản lý.
Hệ thống quản lý núi chung và bộ mỏy kế toỏn núi riờng của cụng ty Xăng dầu khu vực III đó khụng ngừng tỡm tũi, hoàn thiện và nõng cao để đỏp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng đa dạng của cụng ty. Ngày nay hệ thống kế toỏn của cụng ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, gọn nhẹ, nắm chắc chức năng của từng bộ phận mỡnh quản lý.
Qua thực tế cho thấy, cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn tiờu thụ núi riờng ở cụng ty đó đảm bảo được đỳng yờu cầu thống nhất phạm vi tớnh toỏn chỉ tiờu kinh tế giữa kế toỏn và cỏc bộ phận cú liờn quan cũng như nội dung của cụng tỏc kế toỏn, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toỏn phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc, trung thực, hợp lý, rừ ràng, dễ hiểu tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc quản lý kinh doanh ở cụng ty. Trong quỏ trỡnh hạch toỏn đó hạn chế ghi trựng lặp nhưng đảm bảo tớnh thống nhất cỏc nguồn số liệu ban đầu. Do đú việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty là phự hợp với điều kiện thực tế tại cụng ty.
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 83
Với một mạng lưới kinh doanh lớn (nội và ngoại thành Hải phũng và một số tỉnh lõn cận) cụng ty ỏo dụng hỡnh thức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn là rất hợp lý. Việc bố trớ tại cỏc cửa hàng một kế toỏn để ghi chộp và theo dừi việc tiờu thụ hàng hoỏ diến ra hàng ngày đó kịp thời phản ỏnh được cỏc thụng tin cần thiết cho nhà quản lý, giỳp cho lónh đạo cụng ty cú quyết định chớnh xỏc, kịp thời khi cú những vàn đề khú khăn trong kinh doanh , trỏnh được tỡnh trạng tiờu cực trong quản lý.
Cụng ty luụn chấp hành đầy đủ cỏc chớnh sỏch và chế độ tài chớnh kế toỏn của Nhà nước. Tổ chức mở cỏc sổ kế toỏn hợp lý, phản ỏnh giỏm đốc tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng hoỏ đầy đủ chớnh xỏc. Do đú, gúp phần khụng nhỏ trong việc quản lý tài sản của cụng ty trong lĩnh vực lưu thụng. Đặc biệt để phục vụ cụng tỏc quản lý kih tế kế toỏn cụng ty đó trang bị một hệ thống mỏy vi tớnh hiện đại cụng tỏc kế toỏn được thực hiện trờn mỏy với một phần mềm thống nhất được hệ thống hoỏ cao, giỳp cho việc cập nhật vào sổ sỏch kế toỏn đơn giản, gọn nhẹ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ kế toỏn, kế toỏn cập nhật vào mỏy khi cần sẽ in ra để đối chiếu so sỏnh, Cụ thể sơ đồ như sau:
Với việc ỏp dụng kế toỏn mỏy đó giỳp được cho cụng tỏc quản lý dữ liệu được đảm bảo an toàn nhằm giảm bớt được khối lượng cụng việc phải ghi chộp bằng tay cho kế toỏn viờn. Đồng thời với việc đưa vào sử dụng mạng cục bộ trong toàn bộ cụng ty, kết nối cỏc phũng ban chức năng, cỏc bộ phận, cỏc cửa hàng với nhau giỳp cho kế toỏn nắm bắt được cỏc thụng tin cần xử lý một cỏch nhanh chúng, kịp thời.
Việc sử dụng cỏc chứng từ kế toỏn trong nghiệp vụ tiờu thụ kinh doanh cũng như trong cỏc nghệp vụ kế toỏn khỏc trong cụng ty là hợp lý, tuõn thủ đỳng nguyờn tắc ghi chộp, luõn chuyển chứng từ theo chế độ tài chớnh hiện hành.
Chứng từ kế toỏn Hệ thống sổ sỏch, bỏo cỏo Mạng mỏy vi tớnh
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 84
Chứng từ kế toỏn được quản lý chặt chẽ mang tớnh phỏp lý cao. Tại phũng nghiệp vụ của cụng ty khi phỏt sinh nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ thỡ cỏc chứng từ đều được lập đầy đủ, cỏc chứng từ đú được lập tức chuyển về phũng kinh doanh – phũng kế toỏn trong ngày hoặc đầu giờ ngày hụm sau như vậy chứng từ kế toỏn được theo dừi thường xuyờn và chặt chẽ.
Cỏc tài khoản kế toỏn được mở phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành đồng thời phự hợp với cỏc đặc điểm của mụ hỡnh hạch toỏn kinh doanh ngành xăng dầu, việc sử dụng tài khoản 136, 336 để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong nội bộ ngành trong thực tế tỏ ra rất cú hiệu quả và đó được kiểm chứng qua nhiều năm ỏp dụng.
Tiờu thụ hàng hoỏ là khõu quan trọng trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của cụng ty; nú liờn quan đến việc xỏc định lợi nhuận và thực hiện nghĩa vụ đối với ngõn sỏch nhà nước, phản ỏnh sự vận động tiền hàng trong lưu thụng. Với chủng loại hàng hoỏ nhiều, đa dạng và phong phỳ cụng ty đó tổ chức cụng tỏc tiờu thụ một cỏch khoa học, rất nhạy bộn, linh hoạt đỏp ứng được yờu cầu quản lý kinh doanh của cụng ty. Theo đú cụng tỏc kế toỏn tiờu thụ cũng rất nhạy bộn trong việc vận dụng sổ sỏch kế toỏn thể hiện ở việc mở cỏc bảng kờ tổng hợp và chi tiết để theo dừi tỡnh hỡnh tiờu thụ. Trờn mỗi bảng kờ đó phản ỏnh được mỗi nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ phỏt sinh cả về giỏ vốn lẫn giỏ bỏn, đồng thời phản ỏnh được cả về số lượng hàng xuất theo từng loại, thể tớch. Việc ghi chộp sổ sỏch thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra cỏc hệ thống sổ sỏch với bảng kờ.
Để phản ỏnh kết quả tiờu thụ, kế toỏn tổng hợp cũn lập phụ biểu bỏo cỏo kết quả tiờu thụ hàng hoỏ trong thỏng, phụ biểu này được cụ thể hoỏ trong từng phương thức tiờu thụ, từng mặt hàng tiờu thụ và xỏc định được khoản chiết khấu thừa, thiếu trong kỳ.
Ở cụng ty sử dụng phương phỏp thẻ song song để hạch toỏn tồn kho. Tại cỏc kho, thủ kho mở cỏc thẻ kho để theo dừi về mặt số lượng hàng nhập, xuất, tồn cỏc loại hàng hoỏ riờng biệt. Ở phũng kế toỏn cụng ty mở bảng kờ để theo
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 85
dừi cả về mặt số lượng và giỏ trị. Cú thể núi việc mở sổ sỏch như vậy đó khụng trựng lặp, giỳp kế toỏn nắm được giỏ trị hàng tồn kho của từng loại cũng như theo dừi được giỏ trị bờn nhập xuất hàng hoỏ.
Đối với phương thức bỏn lẻ thu tiền trực tiếp đó tạo thuận lợi cho khỏch hàng trong việc thanh toỏn tiền hàng và thuận lợi cho cụng tỏc quản lý tiền hàng. Hàng ngày cụng ty cú bộ phận kế toỏn thu hồi cụng nợ tại cỏc cửa hàng hay cỏc nhõn viờn cửa hàng phải kiểm tiền, nộp tiền và bỏo cỏo bỏn hàng lờn phũng kế toỏn cụng ty.
Cụng tỏc ghi chộp sổ sỏch kế toỏn và phương thức tớnh toỏn tại cụng ty xăng dầu khu vực III Hải Phũng cú rất nhiều ưu điểm như:
+ Hệ thống sổ sỏch sử dụng ghi chộp hợp lý, đảm bảo đỳng và đầy đủ theo quy định của Nhà nước.
+ Đỏp ứng được yờu cầu về thụng tin của lónh đạo nhờ cú hệ thống sổ sỏch ghi chộp rất chi tiết về tưng loại hỡnh, mặt hàng sản xuất kinh doanh trong cụng ty.
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung rất phự hợp đối với một cụng ty kinh doanh thương mại, khả năng của đội ngũ chuyờn mụn được khai thỏc triệt để giảm nhẹ khối lượng cụng việc ghi sổ kế toỏn, cỏc nhõn viờn trong phũng kế toỏn được bố trớ cụng tỏc phự hợp với trỡnh độ và khả năng.
Núi túm lại, cụng tỏc kế toỏn của cụng ty phản ỏnh khỏ đầy đủ chặt chộ cú hệ thống quỏ trỡnh tiờu thụ hàng hoỏ gúp phần to lớn cho việc ra cỏc quyết định xử lý của cỏc cấp lónh đạo. Đặc biệt cú thể khẳng định việc ỏp dụng mạng vi tớnh đó đem lại hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn.
Tuy nhiờn bờn cạnh những ưu điểm trờn, cụng tỏc kế toỏn tiờu thụ hàng húa ở cụng ty cũn một số hạn chế.
3.1.2. Những vấn đề cũn tồn tại
+ Về cụng nợ khỏch hàng: hiện nay TK 131 của cụng ty được chưa thành TK 1311: phải thu của khỏch hàng và TK 1312: phải thu của cửa hàng. Hai tài khoản này đều được mở theo dừi chi tiết theo từng khỏch hàng và cửa hàng theo bộ mó khỏch hàng thống nhất trờn toàn cụng ty, thụng qua bảng kờ chi tiết cụng
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 86
nợ (TK 1311, 1312, chi tiết theo mó khỏch hàng), TK 1311 đó chi tiết theo đỳng mó của từng khỏch hàng, tuy nhiờn TK 1312 lại chỉ thể hiện cụng nợ tổng hợp của một cửa hàng ( chỉ theo dừi chi tiết theo mó cửa hàng), do vậy khi lập bỏo cỏo kế toỏn quản trị - bỏo cỏo cụng nợ khỏch hàng, kế toỏn cụng nợ phải thu thập bằng tay số liệu chi tiết từng khỏch hàng nợ của từng cửa hàng (thụng qua bỏo cỏo cỏc cửa hàng gửi lờn), như vậy thụng tin rất chậm và việc theo dừi tiến độ thanh toỏn của khỏch tại cỏc cửa hàng là hoàn toàn bị động (kế toỏn chỉ nắm được tổng số cửa hàng cho cỏc khỏch hàng nợ mà khụng biết chi tiết nợ của từng khỏch hàng tại cửa hàng đú).
+ Do toàn bộ doanh thu bỏn hàng được phản ỏnh qua tài khoản cụng nợ
131 ngay cả khi khỏch hàng trả tiền trực tiếp, sau đú kế toỏn bỏn hàng mới lờn
phiếu thu làm thủ tục nhập tiền vào quỹ, do đú khụng thể hiện được mối liờn
quan giữa hai dũng tiền và hàng, thực tế Kế toỏn cụng ty rất khú theo dừi việc
thanh toỏn của khỏch hàng cho từng chuyến hàng đó mua.
+ Việc kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp của chứng từ là điều kiện khụng thể thiếu được trờn mạng lưới phỏp lý. Tại cụng ty việc này được thực hiện thường xuyờn hàng ngày nhưng vẫn cú trường hợp hoỏ đơn luõn chuyển đến khõu cuối cựng cũn bị thiếu chữ ký của người nhận hoặc chữ ký của thủ truởng đơn vị (ở cỏc cửa hàng bỏn lẻ).
+ Quy định của cụng ty về việc quản lý cỏc cửa hàng bỏn lẻ phải nộp tiền bỏn hàng hàng ngày, 5 ngày gửi chứng từ xuất bỏn về Cụng ty một lần, nờn trong 5 ngày đú cụng ty khụng giỏm sỏt được việc cỏc cửa hàng cú nộp tiền bỏn hàng vào ngõn hàng hay khụng. Nếu cỏc cửa hàng để tiền tồn nhiều tại quỹ sẽ khụng đảm bảo an toàn tài chớnh. Một số cửa hàng lớn như Quỏn Toan, Trạm vận chuyển kinh doanh xăng dầu đường thuỷ…được cụng ty giao cho thực hiện cỏc hợp đồng bỏn buụn do cụng ty ký kết và định kỳ 10 ngày bỏo cỏo tỡnh hỡnh cụng nợ khỏch hàng về cụng ty, tuy cú ưu điểm là tạo sự chủ động cho cỏc cửa hàng trong việc tiếp cận với khỏch hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng trong việc liờn hệ mua và thanh toỏn tiền hàng nhưng cú điểm chưa chặt chẽ là :
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 87
Cụng ty chưa giỏm sỏt được kịp thời diễn biến cụng nợ của khỏch hàng lớn mua tại cỏc cửa hàng bỏn lẻ.
3.2. Những đề xuất và biện phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn tiờu thụ hàng húa tại cụng ty xăng dầu khu vực III. thụ hàng húa tại cụng ty xăng dầu khu vực III.
3.2.1. Hoàn thiện phƣơng phỏp hạch toỏn hàng tồn kho.
Hàng ngày theo kế hoạch đề nghị cấp hàng của cỏc cửa hàng bỏn lẻ trực thuộc Cụng ty, Phũng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ xuất di chuyển hàng xuống cỏc cửa hàng , nhưng lượng hàng này chưa được hạch toỏn thể hiện việc xuất di chuyển nội bộ cụng ty.
Cụng ty cần mở sổ chi tiết theo dừi và hạch toỏn chi tiết theo từng kho như mẫu sau để kế toỏn kho hàng theo dừi kịp thời lượng hàng nhập xuất tại cỏc cửa hàng, trỏnh tỡnh trạng bỏo cỏo sai lệch lượng hàng xuất bỏn trong ngày hoặc trong thỏng, dẫn đến phản ỏnh khụng chớnh xỏc kết quả kinh doanh trong kỳ và đảm bảo an toàn tài chớnh.
Sổ chi tiết nhập - xuất - tồn kho vật liệu
Tờn kho:…… Ngày thỏng:…… Danh điểm hàng hoỏ Tờn hàng hoỏ Đơn vị tớnh Đơn giỏ
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối
kỳ
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 88
Cụng ty khụng sử dụng tài khoản 157 phản ỏnh lượng hàng gửi đi bỏn, khi xuất hàng bỏn cho khỏch mà chưa đủ điều kiện để phỏt hành hoỏ đơn bỏn hàng, cụng ty chỉ làm phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ để tiến hành chuyển lượng hàng này qua một kho trung gian được gọi là kho thủ tục, tới khi đầy đủ thủ tục để xuất hoỏ đơn bỏn hàng cho khỏch, cụng ty mới tiến hành xuất bỏn lượng hàng này từ kho thủ tục . Thực chất đõy là lượng hàng mà cụng ty đó xuất bỏn khụng cũn tồn tại trong kho hàng, phản ỏnh như trờn sẽ làm sai lệch lượng tồn kho, ảnh hưởng tới việc ỏp tớnh giỏ vốn hàng bỏn, tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu hao hụt hàng hoỏ, sai lệch tồn kho khi kiểm kờ…Đề nghị cụng ty sử dụng TK 157 để theo dừi lượng hàng này , khi hàng được xuất tới kho của khỏch, chưa phỏt hành hoỏ đơn, kế toỏn căn cứ phiếu xuất kho hạch toỏn Nợ TK 157 ( với giỏ vốn tại thời điểm xuất hàng). Như vậy lượng hàng phản ỏnh trờn TK 157 này sẽ khụng cũn được thể hiện trờn cỏc bỏo cỏo hàng tồn kho.
Áp dụng phương phỏp bỏn hàng giao tay ba: qua kho khảo sỏt thấy cụng ty xăng dầu khu vực III cú nhiều trường hợp bỏn hàng thẳng từ kho B12 (kho đầu mối nhập hàng của cụng ty), tàu của cụng ty cập cảng B12 để nhập hàng rồi giao thẳng tới kho khỏch hàng hoặc sang mạn tàu khỏch mà khụng trở về nhập tại kho Thượng Lý. Trường hợp như vậy cụng ty vẫn hạch toỏn vào hàng tồn kho Nợ TK 156 – kho thủ tục và tiến hành viết phiếu xuất kho. Như vậy cũng làm cho TK 156 bị phản ỏnh sai, Cụng ty cần ỏp dụng phương phỏp hạch toỏn bỏn hàng giao tay 3 cho trường hợp này : ghi thẳng Nợ TK 632/ Cú TK 336 với giỏ vốn là giỏ đớch danh.
3.2.2. Hoàn thiện phƣơng phỏp hạch toỏn chi phớ bỏn hàng.
Chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý là hoàn toàn khỏc nhau về nguụng gốc phỏt sinh vỡ bản chất như đó trỡnh bày ở phần thứ nhất. Song cụng ty đó hợp nhất hai loại chi phớ này vào thành chi phớ bỏn hàng và được kế toỏn trờn tài khoản 641 là khụng hợp lý. Làm như vậy sẽ gõy khú khăn trong cụng ty trong việc quản lý khi muốn chỳ trọng đến cỏc khoản chi phớ quản lý. Đồng thời việc tập trung hai loại chi phớ này sẽ khụng đảm bảo việc giỏm đốc cỏc khảon chi về
Sinh viờn: Bựi Phương Nhung - Lớp: QT 1103K 89
mục đớch cũng như hiệu quả. Chi phớ quản lý tập hợp trong chi phớ bỏn hàng khiến cho việc phõn bổ chi phớ cho hàng tiờu thụ trong cụng ty khụng được chớnh xỏc vỡ chi phớ quản lý cú thể xỏc định cho nhiều kỳ kinh doanh. Mặc dự về tớnh toỏn thỡ kết quả khụng thay đổi song về mặt quản lý sẽ khú khăn trong việc xỏc định ảnh hưởng của từng nhõn tố tới kết quả kinh doanh.
Để giải quyết những hạn chế trờn kế toỏn nờn sử dụng tài khoản 641 “chi phớ bỏn hàng” và tài khoản 642 “chi phớ quản lý doanh nghiệp”. Trong đú những
