Định kỳ hàng quý, tổ kiểm tra do Ban giám đốc thành lập sẽ lấy các tập chứng từ đã được hoàn thành của năm cũ được mang từ kho xuống và giao cho mỗi thành viên các tập bất kỳ để kiểm tra lại, nếu phát hiện sai sót: sai ngày tháng đánh lên chứng từ, đánh dấu thực chi, tạm ứng, định khoản kế tốn, đóng dấu đầy đủ… do cán bộ cơng chức đã làm chứng từ đó khơng phát hiện ra. Các sai sót này được ghi lại, sau đó giao lại cho trưởng phịng kế tốn để báo cáo Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc chấn chỉnh lại cơng tác cùa từng phịng, từng cán bộ cơng chức có liên quan để các sai sót khơng bị lặp lại và cán bộ công chức cẩn thận hơn tránh mắc lại sai sót trong cơng tác ở thời gian tới.
2.2.3.6 Phân tích sốt xét lại việc thực hiện:
Ban giám đốc thơng qua báo cáo tài chính, báo cáo quản trị hàng tháng cũng như phản ánh của khách hàng, bảng chấm điểm thi đua của cán bộ công chức, nhận xét của Trưởng phòng chức năng xem xét lại quá trình thực hiện cơng việc của từng phịng, từng cán bộ cơng chức để xem xét việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. Chấn chỉnh kịp thời những sai sót, yếu kém để đạt được mục tiêu đề ra từ đầu năm.
2.2.4 Thông tin và truyền thông:
Hiện tại mọi dữ liệu, thơng tin kế tốn của Kho bạc nhà nước quận 10 đều được nhập liệu vào các chương trình ứng dụng của từng phần hành: thu ngân sách, chi thường xuyên, chi đầu tư, thu phạt, phát hành và thanh toán trái phiếu. Hàng ngày các kế toán viên, thủ quỹ, chuyên viên nhập vào các chương trình ứng dụng KTKB, TCS, thanh tốn trái phiếu, liên kho bạc, KTĐT, thu phạt. Từ các bút tốn nhập vào chương trình được trưởng phịng duyệt, dữ liệu sẽ được cập nhật vào các sổ chi tiết và các báo cáo có liên quan. Các báo cáo có trên chương trình KTKB: Bảng cân đối kế toán, báo cáo chi ngân sách, báo cáo thu ngân sách, bảng liệt kê chứng từ trong bảng, ngoại bảng, dự toán. Hệ
thống sổ gồm: sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tài khoản, sổ theo dõi tổng hợp dự toán, sổ chi tiết dự toán.
Các cán bộ cơng chức thuộc từng phịng được giao nhiệm vụ đều hiểu rõ cơng việc thuộc phần hành của mình, ln phối hợp với các đồng nghiệp trong công tác để giải quyết chứng từ của khách hàng được nhanh chóng, thuận lợi. Cụ thể: khách hàng khi đến giao dịch, được bảo vệ của cơ quan hướng dẫn đến nơi làm việc của từng phịng, nếu có khách hàng đến giao dịch nhầm phòng đều được cán bộ cơng chức tận tình hướng dẫn đến đúng phịng cần đến, các cán bộ công chức liên lạc với nhau qua hệ thống mạng nội bộ để nhờ lấy chứng từ trong phịng phó giám đốc hoặc đẩy chứng từ tiền mặt từ phịng kế tốn xuống phịng kho quỹ để trả hoặc chi tiền cho khách hàng tránh để khách hàng chờ lâu, việc giải quyết chứng từ tiền mặt là 1 giờ nhưng cán bộ công chức ln hồn thành sớm hơn thời gian quy định, chứng từ chuyển khoản giải quyết trong 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ cũng luôn được cán bộ cơng chức phụ trách hồn thành với thời gian nhanh nhất, khơng có chứng từ trả khách hàng trễ so với thời gian ghi trong phiếu giao nhận hồ sơ. Điều này khiến cho khách hàng luôn hài lịng với chất lượng phục vụ của dịch vụ cơng mà kho bạc cung cấp. Bằng chứng thể hiện rất rõ qua việc khơng hề có đơn thư phản ánh, khiếu nại về cán bộ công chức kho bạc quận 10 trong thùng thư góp ý trong 2 năm 2009 -2010.
Kho bạc quận 10 được công nhận danh hiệu là kho bạc mẫu của thành phố Hồ Chí Minh và ln giữ vững danh hiệu này. Thông tin từ kho bạc thành phố Hồ Chí Minh thơng báo các hoạt động Đồn, Đảng, Cơng đồn và về nghiệp vụ kế toán, kho quỹ, thanh toán vốn đầu tư, chi tiêu nội bộ được ban quản trị và các thành viên thông báo trên diễn đàn, mỗi cán bộ công chức của kho bạc đều đăng ký là một thành viên trên diễn đàn. Do đó việc báo cáo về tình hình hoạt động, các vướng mắc trong công tác từ kho bạc nhà nước quận lên kho bạc nhà nước thành phố rất nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả, giúp giảm chi phí chuyển phát nhanh, giảm lượng giấy tờ lưu trữ và in ấn.
Các văn bản quy phạm pháp luật như Luật, Nghị định, Thông tư, Thông tư liên tịch, Quyết định, Cơng văn của cấp có thẩm quyền ban hành được phổ biến đến khách hàng giao dịch ngay khi văn bản đó được cán bộ công chức kho bạc cập nhật trên chuyên trang của bộ tài chính, diễn đàn kho bạc nhà nước trung ương, diễn đàn kho bạc nhà nước thành phố Hồ Chí Minh. Trong quá trình giao dịch những vấn đề vướng mắc của khách hàng được từng kế toán viên giao dịch với khách hàng thơng báo đến trưởng, phó phịng, Trưởng, phó phịng báo cáo với giám đốc, phó giám đốc để có hướng xử lý kịp thời.
Hệ thống báo cáo quản trị được theo dõi trên một chương trình riêng là Khai thác báo cáo. Chương trình này lấy dữ liệu từ chương trình KTKB và cung cấp các báo cáo mà Kho bạc quận 10 có trách nhiệm nộp cho kho bạc nhà nước thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan có liên quan như: Phịng tài chính quận, Ủy ban nhân dân phường. Hiện tại một số báo cáo của chương trình khai thác báo cáo chưa cập nhật đúng biểu mẫu báo cáo ban hành theo
thông tư số 130/2009/TT-BTC cho nên kế toán viên phụ trách việc báo cáo phải kết xuất dữ liệu ra Excel và sửa lại cho đúng mẫu biểu. Một số báo cáo về thanh toán trái phiếu, cơng trái kế tốn phải lấy số từ sổ chi tiết chứ chưa được tạo lập trên chương trình khai thác báo cáo. Chương trình theo dõi tồn quỹ ngân sách quận chưa có, kế tốn viên phụ trách phần hành này phải theo dõi bằng tay. Chương trình theo dõi tồn quỹ ngân sách phường kế toán viên phụ trách phải theo dõi bằng tay trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Theo Luật ngân sách Ủy ban nhân dân quận và phường chỉ được chi từ dự toán nếu tồn quỹ ngân sách (tổng thu ngân sách năm – tổng chi ngân sách năm + tồn quỹ ngân sách năm trước) đủ trang trải cho khoản chi đó. Tuy nhiên trong thời gian chỉnh lý quyết toán tức là vào tháng 1 năm tiếp theo tồn quỹ ngân sách trên chương trình nhập chung số tồn quỹ của năm trước, trong khi đó đơn vị vẫn đi chứng từ của năm trước trong khoảng thời gian này, nếu khơng theo dõi riêng có thể dẫn đến âm tồn quỹ của năm trước. Rủi ro này rất nghiêm trọng, có thể ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của đơn vị. Chương trình KTKB, Khai thác báo cáo vẫn chưa tạo ra được báo cáo để đối chiếu với khách hàng. Một số báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban giám đốc để đi họp, chương trình cũng chưa kết xuất được. Ví dụ: báo cáo gồm các chỉ tiêu: số dự toán được giao, số đã chi (gồm thực chi và tạm ứng của ngân sách phường), số dư dự tốn cịn lại, tồn quỹ. Đối với ngân sách phường vào cuối năm kế toán phải theo dõi số dư dự tốn cịn lại được sử dụng do khi đi tạm ứng chương trình chưa trừ số tạm ứng chưa trừ trong dự toán đến khi thanh toán tạm ứng, dự toán mới được trừ do đó vào cuối năm nếu khơng có báo cáo số dư dự tốn cịn lại được sử dụng (đã trừ số tạm ứng) có thể dẫn đến sai sót là đơn vị rút vượt dự tốn được giao. Cấp ngân sách thành phố các bệnh viện đấu thầu thuốc, vật tư tiêu hao với giá trị lớn. Sau đó các bệnh viện trả tiền cho nhà cung cấp nhiều đợt do đó kế tốn phụ trách kiểm soát chi ngân sách thành phố phải theo dõi từng hợp đồng của từng nhà cung cấp trên excel, để đợt thanh toán cuối lưu hồ sơ. Rủi ro có thể xảy ra là nếu qn trừ thì khi kết thúc hợp đồng kế toán chưa lưu hồ sơ. Cấp ngân sách trung ương các hợp đồng nghiên cứu hợp đồng có thời hạn dài từ 2 đến 5 năm và cung thanh toán nhiều đợt kế toán phụ trách cấp ngân sách trung ương cũng phải theo dõi từng hợp đồng để khi kết thúc hợp đồng yêu cầu đơn vị thanh toán tạm ứng và lưu hồ sơ. Một đơn vị giao dịch ở kho bạc mở nhiều tài khoản như là: tài khoản dự tốn, tài khoản tiền gửi, chương trình chưa tạo được báo các liệt kê tất cả số dư tài khoản của từng đơn vị.
Hiện tại, Quốc hội và các Bộ đang làm việc hết sức để hoàn thiện hệ thống văn bản pháp quy đáp ứng nhu cầu của các cá nhân tổ chức trong xã hội. Do đó cán bộ cơng chức kho bạc nói riêng và các đơn vị sử dụng ngân sách nói chung đều phải thường xuyên cập nhật các văn bản pháp quy mới ban hành. Các văn bản mới ban hành được từng cán bộ công chức thuộc kho bạc nghiên cứu và đánh dấu những phần quan trọng liên quan đến phần hành công việc của mình. Khi cần tra cứu cán bộ cơng chức lật lại văn bản và xem lại những phần mà mình đã đánh dấu. Các vấn đề trong công việc mỗi cán bộ
công chức đều ghi chú trong sổ tay. Khi có những sai sót ở phần hành nào, cán bộ cơng chức thuộc phần hành đó báo cáo cho trưởng phòng về sự sai sót, hướng giải quyết. Trưởng phịng khi nghe cán bộ cơng chức thuộc phịng mình báo cáo sẽ chấp nhận hướng giải quyết của cán bộ công chức hoặc đưa ra hướng xử lý tốt hơn đồng thời báo cáo lại tình hình cho Ban giám đốc.
2.2.5 Giám sát:
2.2.5.1 Giám sát thƣờng xuyên: Ban giám đốc luôn lắng nghe ý kiến
góp ý từ khách hàng, tham quan học tập cách làm việc và giao tiếp hay từ các đơn vị bạn, phổ biến lại cho cán bộ công chức. Ban giám đốc cũng cho cán bộ công chức trong đơn vị tham quan học tập ở các đơn vị bạn để học tập những điều hay, đẹp giúp cho công việc tại kho bạc nhà nước quận 10 ngày càng tốt hơn. Ban giám đốc thông qua các trưởng phòng đồng thời tự giám sát việc thực hiện công việc của cán bộ công chức hàng ngày, đánh giá chất lượng công việc của cán bộ công chức qua sổ điều chỉnh sai lầm, qua cách giao tiếp, phục vụ khách hàng, qua các báo cáo tài chính, quản trị để phát hiện những vấn đề bất thường và đưa ra hướng xử lý kịp thời.
2.2.5.2 Giám sát định kỳ: Thông qua việc kiểm tra chứng từ nội bộ từng
đợt của từng cán bộ công chức, kiểm tra nội bộ của thanh tra kho bạc nhà nước thành phố Hồ Chí Minh, kiểm tra đột xuất của phịng tài chính quận 10, thanh tra kho bạc nhà nước, kiểm toán nhà nước, căn cứ vào biên bản kiểm tra phát hiện những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ, ghi nhận các rủi ro, đưa ra biện pháp xử lý và ngăn chặn rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ kho bạc nhà nƣớc quận 10 TPHCM: TPHCM:
Hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước quận 10 được vận hành và hoạt động tốt đảm bảo cho báo cáo tài chính được trình bày trung thực và hợp lý. Qua việc mô tả chúng ta nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước quận 10 có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
2.3.1 Những ƣu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ: 2.3.1.1 Về mơi trƣờng kiểm sốt:
Ban giám đốc kho bạc nhà nước quận 10 đã có chính sách quản lý nhân sự và phân công công tác phù hợp với năng lực của mỗi cán bộ công chức, gương mẫu trong công tác, tuân thủ và làm gương cho cán bộ công chức trong đơn vị trong việc thực thi công vụ, có chính sách quản lý phù hợp với thực tế tại đơn vị. Cán bộ cơng chức kho bạc có ý thức cao trong cơng tác, thực hiện tốt các quy định về đạo đức nghề nghiệp, phục vụ và hướng dẫn khách hàng chu đáo, nhiệt tình.
2.3.1.2 Về đánh giá rủi ro:
Kho bạc nhà nước trung ương đã ban hành quy định về việc đánh giá rủi ro áp dụng tại các kho bạc nhà nước trên cả nước về hoạt động kho quỹ và đầu tư trong năm 2011. Trước khi có văn bản này trong q trình làm việc các cán bộ cơng chức thuộc phịng kho quỹ và đầu tư đã thực hiện rất tốt công tác chuyên môn. Qua các cuộc kiểm tra của thanh tra kho bạc thành phố hai phòng
kho quỹ và đầu tư khơng có các sai sót trong nghiệp vụ. Về chấm điểm cơng tác thi đua với các kho bạc quận huyện tại thành phố Hồ Chí Minh cơng tác kho quỹ và đầu tư ln ở vị trí cao đóng góp rất lớn vào vị trí xếp hạng của kho bạc nhà nước quận 10. Riêng công tác kế toán nghiệp vụ nhiều, phức tạp nên trong q trình kiểm sốt vẫn có sai sót xảy ra dù đã nhận dạng được các rủi ro.
2.3.1.3 Về hoạt động kiểm sốt:
Ban giám đốc đã phân cơng nhiệm vụ đảm bảo sự kiểm soát giữa các cán bộ cơng chức, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, giảm cơ hội có gian lận xảy ra. Các chứng từ được tập hợp trong ngày đóng và đánh số liên tục trước khi cất lên kho, các chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh, mẫu biểu được thực hiện đúng theo quy định tại các văn bản có liên quan, chứng từ được luân chuyển khoa học và kịp thời, sổ sách được in trực tiếp từ chương trình phần mềm đảm bảo nguyên tắc ghi chép, độ chính xác cao, có đầy đủ chữ ký của người lập và người kiểm soát. Chứng từ được lưu trữ, bảo quản trên kho khoa học, an toàn đúng quy định, dễ dàng truy cập khi cần thiết. Các nghiệp vụ, hoạt động tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ có sự phê chuẩn đầy đủ của các trưởng phòng và ban giám đốc theo đúng quy định. Chứng từ, sổ sách, tài sản ấn chỉ được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng chỉ các cán bộ công chức được phân công nhiệm vụ mới được sử dụng và truy cập khi cần thiết. Định kỳ Ban giám đốc thành lập tổ kiểm tra xem xét lại các chứng từ được cán bộ công chức lập hàng ngày để xem xét lại tình hình làm việc của cán bộ cơng chức qua đó có những chấn chỉnh kịp thời. Qua các báo cáo của các trưởng phịng chức năng về cơng tác thực thi cơng vụ của cán bộ công chức và tiếp xúc với các khách hàng đến giao dịch, Ban giám đốc có những đánh giá, chấn chỉnh từng cán bộ công chức đảm bảo mục tiêu của kho bạc nhà nước quận 10 luôn được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả.
2.3.1.4 Về thông tin và truyền thông:
Tất cả các cán bộ công chức đều hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ Ban giám đốc và các trưởng phó phịng, có sự hỗ trợ đồng nghiệp trong cơng tác khi có u cầu, sử dụng và truy cập diễn đàn hàng ngày, sử dụng hộp thư thoại và nhắn tin nội bộ hiệu quả trong quá trình thực thi cơng vụ. Các thơng tin từ khách hàng đề đạt, kiến nghị được báo cáo đầy đủ cho các Trưởng phó phịng, các Trưởng phó phịng báo cáo lại cho Ban giám đốc. Các chính sách, chế độ của Nhà nước được Ban giám đốc, các trưởng phó phịng phổ biến đến các cán bộ cơng chức. Cán bộ công chức tự nghiên cứu, những thắc mắc sau khi nghiên cứu sẽ được trao đổi và được các Trưởng phó phịng bộ phận giải đáp thỏa đáng. Các nghiệp vụ được hạch toán