Ban giám đốc thường xuyên đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm sốt nội bộ thơng qua các ý kiến góp ý của khách hàng, báo cáo của các trưởng phó phịng về tình hình thực hiện cơng vụ của cán bộ cơng chức trong phịng, các báo cáo trên diễn đàn kho bạc thành phố Hồ Chí Minh và trực tiếp quan sát quá trình làm việc của các cán bộ công chức. Định kỳ hàng quý hoặc đột xuất có sự tự kiểm tra của tổ kiểm tra, sự thanh tra, kiểm tra của thanh tra kho bạc nhà nước, thanh tra kho bạc thành phố Hồ Chí Minh, kiểm toán nhà nước, thanh tra ủy ban quận 10 thành phố Hồ Chí Minh. Thơng qua đó Ban giám đốc có những chấn chỉnh kịp thời để hệ thống kiểm soát nội bộ luôn được vận hành đúng hạn chế các sai sót xảy ra, đảm bảo mục tiêu của đơn vị được thực hiện đúng như kế hoạch đã đề ra.
2.3.2 Những nhƣợc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Để phát hiện những yếu kém của hệ thống kiểm sốt nội bộ, chúng tơi tiến hành nghiên cứu các báo cáo kiểm tra của thanh tra kho bạc thành phố, các bài viết trên diễn đàn của ban quản trị kho bạc thành phố yêu cầu các kho bạc quận huyện điều chỉnh khi chạy các chương trình kiểm tra, sổ điều chỉnh tại kho bạc nhà nước quận 10, cùng với việc phỏng vấn từng kế toán viên, kiểm ngân viên, thanh toán viên, chuyên viên về những vấn đề có khó khăn, vướng mắc trong công việc hàng ngày trong 2 năm 2009-2010 để tìm ra các nhân tố chính ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, phát hiện các rủi ro và từ đó có biện pháp khắc phục giúp hồn thiện hệ thống. Lý do chúng ta chỉ nghiên cứu trong khoảng thời gian 2 năm 2009 – 2010 vì đây là thời điểm Kho bạc áp dụng chế độ kế toán mới theo quyết định 120/2008/ QĐ- BTC ngày 24/12/2008, chương trình hay phần mềm sử dụng hiện tại là KTKB 2008 và được sử dụng trong thời gian từ nay đến khi sử dụng chương trình mới là TABMIS. Thành phố Hồ Chí Minh với khối lượng cơng việc chiếm khoảng 30% tổng số công việc của hệ thống kho bạc trên cả nước nên hiện tại chưa áp dụng chương trình TABMIS như các kho bạc ở các tỉnh khác. Vì nhiều lý do nhưng lý do chủ yếu nhất là do đường truyền mạng từ các máy con đến máy chủ còn chậm. Việc thay đổi chương trình này cũng ảnh hưởng rất nhiều đến việc kiểm soát của kho bạc, ngồi thời gian kiểm sốt chứng từ chúng ta còn cộng thêm thời gian chuyển chứng từ đã nhập vào hệ thống. Vì sự chưa hồn thiện này mà chương trình TABMIS chưa được ứng dụng vào TPHCM.
Qua thực tế kiểm soát chứng từ của các đơn vị sử dụng ngân sách (ở đây chúng tôi gọi là khách hàng), thống kê các lỗi sai trên sổ điều chỉnh của kho bạc nhà nước quận 10 và phỏng vấn các cán bộ công chức về những khó khăn gặp phải trong q trình làm việc, thống kê các lỗi sai trong các báo cáo chấn chỉnh qua công tác kiểm tra của thanh tra kho bạc nhà nước tại các kho bạc nhà nước quận huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, chúng tơi thống kê được những vấn đề sau:
Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: Câu hỏi
Có/Khơng/ Khơng áp
dụng Nhận xét
Mơi trường kiểm sốt
Tính chính trực và các giá trị đạo đức
1.Ban giám đốc có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức trong cả lời nói và việc làm khơng?
Có Ban giám đốc có ý thức gương mẫu.
2.Ban giám đốc có quy định và phổ biến các quy định về đạo đức đến cán bộ công chức hay khơng?
Có Có quy định về đạo đức: Những điều được và không được làm của cán bộ công chức, 10 điều kỷ luật của ngành, văn minh văn hóa nghề kho bạc
3.Hoạt động của kho bạc nhà nước có vì mục tiêu lợi nhuận khơng?
Khơng Mục tiêu: tập trung nhanh các khoản thu, kiểm soát chi ngân sách hiệu quả.
Đảm bảo năng lực
1.Cán bộ công chức được phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ đào tạo và kinh nghiệm khơng?
Có Cán bộ công chức được phân công nhiệm vụ theo trình độ chun mơn, kinh nghiệm, năng lực công tác.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
1.Ban giám đốc có yêu cầu báo cáo ngân sách được trình bày trung thực và chính xác về số liệu khơng?
Có Báo cáo cần phải được lập, trình bày trung thực, chính xác về số liệu.
2.Ban giám đốc có sử dụng kênh thơng tin từ khách hàng, báo cáo của các trưởng phó phịng, cán bộ cơng chức khơng?
Có Ban giám đốc sử dụng kênh thông tin từ khách hàng, báo cáo của các trưởng phó phịng, cán bộ công chức.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Ban giám đốc có ban hành văn bản quy định quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ cơng chức khơng?
Có Nhiệm vụ của cán bộ công chức được ban giám đốc giao cụ thể vào đầu năm ngân sách.
Chính sách nhân sự
1.Kho bạc có văn bản quy định về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên khơng?
Có Dựa trên Luật cán bộ, công chức; Luật thi đua khen thưởng, các Nghị định và thông tư hướng dẫn Kho bạc nhà nước ban hành các quy định về các vấn đề trên.
Đánh giá rủi ro
1.Ban giám đốc có cơng bố mục tiêu của đơn vị vào đầu năm ngân sách khơng?
Có Ban giám đốc đưa ra mục tiêu của đơn vị qua cuộc họp đầu năm ngân sách.
2.Kho bạc có văn bản về nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động đầu tư và kho quỹ khơng?
Có Kho bạc nhà nước đã ban hành quyết định … về nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro hoạt động đầu tư và kho quỹ
Hoạt động kiểm sốt
1.Có phân chia trách nhiệm giữa kế tốn và thủ quỹ khơng?
Có Kế tốn chịu trách nhiệm kiểm soát chứng từ, thủ quỹ chịu trách nhiệm chi tiền
2.Có phân chia trách nhiệm giữa kế toán liên kho bạc và kế toán chi ngân sách khơng?
Có Kế toán chi ngân sách hạch toán và nhập máy vào chương trình KTKB, Kế tốn liên kho bạc nhập máy chương trình liên kho
3.Có phân chia trách nhiệm giữa kế toán chi ngân sách và cán bộ công chức giữ dấu kế tốn và kho bạc khơng?
Có Chỉ cán bộ công chức giữ dấu kế toán và kho bạc mới được đóng dấu lên chứng từ kế toán và báo cáo
4.Có phân chia trách nhiệm giữa kế toán nội bộ kho bạc và cán bộ công chức giữ tài sản, văn phòng phẩm của kho bạc khơng?
Có Kế tốn nội bộ chịu trách nhiệm về chứng từ xuất nhập tài sản, văn phòng phẩm, việc xuất nhập thực tế do cán bộ cơng chức được giao nhiệm vụ thực hiện
5.Có sự phân chia trách nhiệm giữa nhân viên kiểm
Có Nhân viên kiểm kê tài sản kiểm kê tài sản theo thực tế, kế toán nội bộ
kê tài sản và kế tốn nội bộ khơng?
lập chứng từ. Sau đó đối chiếu giữa hai bên.
6.Chứng từ, sổ sách có được đánh số trước khi nhập kho khơng?
Có Một cán bộ công chức được phân cơng nhiệm vụ đóng, đánh số, nhập kho chứng từ hàng ngày, sổ, báo cáo do cán bộ cơng chức từng phịng đóng được đánh số và vào sổ trước khi nhập lên kho
7.Chứng từ, sổ sách, báo cáo có được lưu kho và sắp xếp hợp lý khơng?
Có Chứng từ, sổ sách, báo cáo được xếp trên kho theo loại, ngày tháng lập 8.Luân chuyển chứng từ giữa các phòng và giữa các cán bộ cơng chức trong phịng có hợp lý khơng? Có Chứng từ phịng kế tốn chuyển xuống phòng kho quỹ và ngược lại theo thiết bị vận chuyển nội bộ, phòng đầu tư đưa và nhận trực tiếp tại phịng kế tốn.
9.Mẫu chứng từ, sổ sách, báo cáo có văn bản quy định cách lập, trình bày rõ ràng khơng?
Có Quyết định 120/2009/QĐ-BTC ngày 22/12/2008
10.Các nghiệp vụ, báo cáo có được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền khơng?
Có Các chứng từ, báo cáo, sổ sách có sự phê chuẩn của Ban giám đốc và trưởng hoặc phó phịng chức năng 11.Có tổ kiểm tra hàng quý
kiểm tra lại các chứng từ do các cán bộ công chức lập hàng ngày không?
Có Tổ kiểm tra kiểm tra lại chứng từ, ghi lại các sai sót, báo cáo cho Ban giám đốc
12.Ban giám đốc có xem xét lại quy trình nghiệp vụ, báo cáo quản trị, báo cáo ngân sách, báo cáo của các trưởng phòng, báo cáo của tổ kiểm tra, phản ánh của khách hàng để xem xét việc thực hiện mục tiêu và có điều chỉnh kịp thời khơng?
Có Ban giám đốc thơng qua trưởng phòng hoặc qua các cuộc họp định kỳ, đột xuất nhắc nhở các cán bộ công chức để mục tiêu của kho bạc được thực hiện hiệu quả
Thông tin và truyền thơng
1.Các cán bộ cơng chức có hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp nhận đầy đủ, chính xác các chỉ thị từ
Có Mỗi cán bộ công chức đăng ký là thành viên của diễn đàn và liên lạc trao đổi về công việc qua mạng intranet nội bộ, nhận được các
Ban giám đốc, Kho bạc nhà nước cấp trên qua diễn đàn kho bạc nhà nước thành phố Hồ Chí Minh, mạng intranet nội bộ không?
thông báo về việc lập báo cáo, kiểm tra số liệu, tham gia các hoạt động phong trào, tập huấn, hội họp.
2.Các khách hàng có lập chứng từ sai sót khơng?
Có Khách hàng lập chứng từ sai: số tiền bằng chữ, mục lục ngân sách, hồ sơ kèm theo chứng từ,chi sai chế độ.
3.Thông tin từ khách hàng có được cán bộ cơng chức báo cáo kịp thời cho trưởng phịng khơng?
Có Khách hàng thắc mắc về chế độ, về việc giao nhận hồ sơ khâu chi ngân sách còn chậm được cán bộ công chức báo cáo đến các trưởng phịng.
4. Cán bộ cơng chức nhập chứng từ vào chương trình kế tốn có sai sót khơng?
Có Cán bộ công chức nhập chứng từ vào chương trình cịn sai các yếu tố: tài khoản, mục lục ngân sách 5.Các sổ và báo cáo được
in trực tiếp từ chương trình kế tốn khơng?
Có Các sổ, báo cáo được in từ chương trình KTKB và KTBC, liên kho bạc, KQKB, ĐTKB, BMS, TCS 6. Kho bạc có văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ khơng?
Có Các văn bản về hạch toán kế toán, kho quỹ, đầu tư đều được Kho bạc nhà nước ban hành đầy đủ, kịp thời
7. Cán bộ cơng chức có tài liệu tham khảo về sơ đồ hạch tốn khơng?
Khơng Kho bạc chưa có tài liệu tham khảo về sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ
8. Cán bộ cơng chức có kết xuất được từ chương trình mọi báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc không?
Không Cán bộ công chức lập trên excel, visual fox pro báo cáo tình hình sử dụng dự toán ngân sách phường, tồn quỹ ngân sách quận, đối chiếu dự toán, tạm ứng và thanh toán tạm ứng. 9. Cán bộ công chức có tóm tắt văn bản bằng cách gạch dưới những chỗ quan trọng trong văn bản khơng? Có Những chỗ quan trọng trong các văn bản được cán bộ công chức gạch dưới, khi cần tra cứu cán bộ công chức lấy ra xem lại chỗ đã gạch dưới
Giám sát
Ban giám đốc có giám sát việc thực thi công vụ của cán bộ cơng chức qua việc
Có Đây là hoạt động giám sát thường xuyên của Ban giám đốc
trực tiếp quan sát cán bộ công chức làm việc, báo cáo quản trị, ngân sách, phản ánh của khách hàng, báo cáo thống kê lỗi sai trên diễn đàn của các kho bạc quận huyện về hạch toán kế toán, báo cáo của các trưởng phó phịng khơng?
2.Có các cuộc thanh kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với hoạt động của kho bạc hay khơng?
Có Định kỳ và đột xuất có các cuộc thanh kiểm tra của thanh tra kho bạc nhà nước TPHCM, thanh tra KBNN, kiểm toán nhà nước, phịng tài chính quận, thanh tra Bộ Tài Chính.
Qua bảng câu hỏi chúng ta nhận dạng được hai bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ kho bạc nhà nước quận 10 cịn chưa hồn thiện đó là đánh giá rủi ro; thông tin và truyền thông. Dưới đây là những nguyên nhân dẫn đến việc chưa hoàn thiện của bộ phận thông tin truyền thông và đánh giá rủi ro của hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước quận 10 nói riêng và các kho bạc quận trên địa bàn TPHCM nói chung.