2.3.2 .2Thông tin và truyền thông
2.3.2.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ cơng chức cịn
hạn chế:
Đối với cán bộ công chức ở bất cứ phần hành nào việc nắm bắt, ghi nhớ, vận dụng các văn bản có liên quan đến phần cơng việc của mình đóng vai trị vơ cùng quan trọng. Tuy nhiên lượng văn bản ngày càng nhiều, chế độ kế tốn thường xun thay đổi địi hỏi cán bộ cơng chức cần có một phương pháp làm việc hiệu quả để nhớ, hiểu và vận dụng đúng vào thực tế. Hiện tại đối với các văn bản mà mỗi cán bộ công chức kho bạc phải nắm bắt, đa phần cán bộ công chức gạch dưới phần quan trọng mà mình cần nhớ, khi cần tra cứu cán bộ công chức mang toàn bộ tập văn bản ra và đọc lại phần mình đã đánh dấu. Điều này gây mất thời gian trong việc tra cứu, khó ghi nhớ các nội dung quan trọng.
2.3.2.2.8 Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chƣơng trình kế tốn sai:
Các lỗi sai của cán bộ cơng chức trong q trình hạch tốn và nhập máy vào chương trình KTKB như mã địa bàn hành chính, niên độ, mục lục ngân sách, tỷ lệ điều tiết, nhập nhầm tạm ứng sang thực chi và ngược lại, mã cơ quan thu… chủ yếu là do: nhập sai mục lục ngân sách, nhập sai thực chi và tạm ứng, nhập sai tài khoản, mã đơn vị quan hệ ngân sách, mã nguồn ngân sách, mã niên độ ngân sách. Nguyên nhân do: kế toán chấm lại chứng từ sau khi kế tốn trưởng đã khóa sổ ngày và phát hiện ra hoặc dù đã chấm lại chứng từ nhưng do lượng chứng từ nhiều hoặc do bất cẩn kế tốn viên khơng phát hiện ra và chỉ phát hiện ra khi đối chiếu với khách hàng vào cuối quý. Đối với lỗi hạch toán tạm ứng nhầm sang thực chi hoặc ngược lại: do kế tốn khơng nhìn phần đánh dấu tạm ứng và thực chi của đơn vị và hạch tốn theo thói quen. Khi nhập máy kế tốn nhìn vào phần hạch tốn để nhập máy. Đối với lỗi sai do hạch toán nhầm tài khoản của đơn vị này sang đơn vị khác: do kế toán viên bất cẩn, thiếu tập trung.
Trong quá trình làm việc trên chương trình KTKB, qua phỏng vấn các kế tốn viên có các đề xuất để chương trình và cơng việc ngày một tốt hơn gồm:
- Chương trình KTKB chưa có báo cáo theo dõi tồn quỹ ngân sách phường trong thời gian chỉnh lý quyết toán tách tồn quỹ năm trước và năm nay để việc kiểm soát thanh tốn được thuận lợi hơn. Chưa có báo cáo theo dõi tồn quỹ ngân sách quận.
- Đối chiếu hàng tháng với đơn vị chương trình KTKB chưa kết xuất được mẫu báo cáo khiến cho việc đối chiếu còn mất nhiều thời gian
- Một số mẫu báo cáo quản trị, Ban giám đốc yêu cầu cán bộ công chức phụ trách thu, chi ngân sách cung cấp nhưng chương trình chưa kết xuất được.
2.3.2.2.10 Tài liệu tham khảo về cơng tác chun mơn cịn hạn chế:
Các tài liệu tham khảo về chế độ kế toán ngân sách và kho bạc cụ thể là việc hạch tốn kế tốn; các văn bản kiểm sốt chi có liên quan cịn hạn chế. Các sách tham khảo thường sử dụng nội dung từ các văn bản là chủ yếu. Việc định khoản kế toán biểu diễn dưới dạng sơ đồ chữ T giúp người đọc dễ hình dung và dễ hiểu chưa có và chưa thể cập nhật kịp thời.
Tóm tắt chƣơng 2:
Qua khảo sát các quy trình nghiệp vụ và mơ tả hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước quận 10, chúng tơi nhận thấy có hai bộ phận chưa hồn thiện đó là đánh giá rủi ro, thơng tin và truyền thông. Đối với đánh giá rủi ro vấn đề chưa hồn thiện đó là nhận dạng các rủi ro và biện pháp phòng tránh của cơng tác kế tốn chưa có văn bản hướng dẫn. Đối với thơng tin và truyền thơng có mười vấn đề cần hồn thiện bao gồm: khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách, sai số tiền bằng chữ, sai hồ sơ kèm theo, có khoản chi sai chế độ, đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ, giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian, truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ công chức cịn hạn chế, kế tốn nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình kế tốn sai, chương trình kế tốn chưa hồn thiện, tài liệu tham khảo về cơng tác chun mơn cịn hạn chế. Chương tiếp theo sẽ trình bày các giải pháp để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI KHO BẠC NHÀ NƢỚC QUẬN 10 TPHCM
Từ những nguyên nhân dẫn đến sự chưa hồn thiện của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 nói riêng và các kho bạc nhà nước quận huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh nói chung, với cơ sở lý luận là báo cáo COSO 1992, chúng tôi xin đưa ra các giải pháp để khắc phục như sau:
3.1 Giải pháp hoàn thiện về đánh giá rủi ro:
Kế tốn đóng vai trị quan trọng trong việc ghi chép, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin ngân sách cho các ban ngành cần thông tin. Tuy nhiên hiện nay kho bạc nhà nước chưa có văn bản nhận dạng rủi ro và biện pháp phòng tránh trong cơng tác kế tốn. Tơi xin kiến nghị kho bạc nhà nước cần có các văn bản hướng dẫn về vấn đề này giúp các cán bộ công chức làm công tác kế tốn có tài liệu tham khảo để nhận biết và phịng tránh các rủi ro về kế toán trong xử lý công việc hàng ngày cụ thể về các vấn đề : Mở tài khoản; Kiểm soát chi các đơn vị thuộc ngân sách trung ương, thành phố, quận huyện, phường xã, đơn vị mở tài khoản tại kho bạc; Chế độ báo cáo hàng tháng, năm, báo cáo quyết tốn; Cơng tác kế tốn nội bộ; Cơng tác thanh tốn trái phiếu, cơng trái; Cơng tác thanh tốn liên kho bạc; Cơng tác thu ngân sách. Dưới đây là một số vấn đề theo chúng tơi văn bản cần có:
Nhận dạng rủi ro Phân tích và đánh giá rủi ro
Biện pháp phòng tránh Mở tài khoản Do việc lập các liên trên
giấy đề nghị mở tài khoản và giấy thay đổi mẫu dấu chữ ký, kế toán trưởng lập bằng tay, rủi ro có thể xảy ra: ghi sai tài khoản, sai ngày, tháng, năm mở tài khoản.
Kiểm tra lại trước khi trả khách hàng và lưu hồ sơ ngay khi làm xong và định kỳ.
Kiểm soát chi các đơn vị thuộc ngân sách trung ương, thành phố, quận huyện, phường xã Mỗi cấp ngân sách có đặc thù riêng về chế độ, định mức chi. Việc cập nhật văn bản không kịp thời và chưa hiểu đúng văn bản là một rủi ro ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác kiểm sốt chi ngân sách.
Có các buổi huấn luyện nghiệp vụ về các văn bản mới ban hành cho từng cán bộ công chức, tập hợp tài liệu tham khảo về các văn bản mới ban hành một cách có hệ thống. Hồn thiện hệ thống văn bản pháp quy, cung cấp đầy đủ chế độ
cho các khoản chi ở từng cấp ngân sách. Chế độ báo cáo tháng,
năm, báo cáo quyết toán Mẫu báo cáo được ban hành đầy đủ, tuy nhiên một số báo cáo chương trình phần mềm chưa in được, cán bộ công chức lập bằng tay rủi ro có thể xảy ra: sai mẫu biểu, ngày tháng, số liệu.
Các báo cáo cần được cập nhật để có thể in trực tiếp từ chương trình phần mềm. Cán bộ công chức cần nắm vững phương pháp lập báo cáo
Cơng tác kế tốn nội bộ Kế toán nội bộ về hoạt động của kho bạc nhà nước các rủi ro có thể xảy ra: hạch toán chưa đúng tài khoản, mẫu biểu báo cáo lập chưa đúng theo chế độ quy định, chứng từ chưa hợp lệ.
Việc kiểm tra định kỳ cơng tác kế tốn nội bộ là điều kiện để hạn chế các rủi ro đã nêu
Cơng tác thanh tốn trái phiếu công trái
Do trái phiếu, công trái được nhập ở hai chương trình BMS và KTKB, rủi ro có thể xảy ra: số liệu trên hai chương trình khơng khớp.
Kế tốn cần phải đối chiếu, kiểm tra hàng ngày và định kỳ. Có sự kiểm sốt lại của tổ kiểm tra
Cơng tác thanh tốn liên
kho bạc Dữ liệu được nhập từ hai chương trình liên kho bạc và KTKB. Liên kho bạc đến sẽ được đẩy từ chương trình Liên kho bạc vào chương trình KTKB, ngược lại liên kho bạc đi đẩy từ KTKB vào liên kho. Do đó việc nhập liệu, hạch toán vào hai chương trình do kế toán ngân sách và kế toán liên kho bạc thực hiện. Rủi ro có thể xảy ra: kế tốn nhập vào chương trình KTKB chưa đúng, kế tốn liên kho bạc khơng phát hiện
Có sự đối chiếu hàng ngày giữa kế toán liên kho bạc và kế tốn viên khi có phát sinh báo có, báo nợ về các yếu tố tài khoản, mục lục ngân sách, tính chất nguồn kinh phí, ký hiệu thống kê, niên độ ngân sách, số tiền. Kế toán liên kho và kế toán viên cần chấm lại chứng từ hàng ngày.
ra và duyệt đi. Kế toán liên kho bạc duyệt chứng từ từ chương trình liên kho vào chương trình KTKB sai các yếu tố tài khoản, tính chất nguồn kinh phí, mục lục ngân sách, ký hiệu thống kê, niên độ ngân sách, số tiền. Công tác thu ngân sách Mục tiêu của thu ngân
sách: là thu đúng, đủ và điều tiết kịp thời cho từng cấp ngân sách. Rủi ro có thể xảy ra: nhập sai tài khoản, sai mục lục ngân sách, sai tỷ lệ điều tiết…
Kiểm tra, rà soát hàng ngày phát hiện sai sót và điều chỉnh.
3.2 Giải pháp hồn thiện về thơng tin và truyền thông: 3.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách:
Để khắc phục sai sót này cán bộ cơng chức yêu cầu khách hàng xem lại quyết định số 32/2008/QĐ-BTC về hướng dẫn trích khấu hao tài sản cố định. Phổ biến đến khách hàng quyết định 1441/QĐ-BTC là văn bản hướng dẫn mục lục ngân sách của bộ tài chính dùng cho các đơn vị trực thuộc. Tuy đây là văn bản chỉ áp dụng cho các đơn vị trực thuộc Bộ Tài Chính nhưng nó là tài liệu tham khảo rất có ích giúp đơn vị hạn chế những sai sót do hạch tốn sai mã nội dung kinh tế.
3.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ:
Hiện tại trên diễn đàn Kho bạc thành phố Hồ Chí Minh, cũng như các trang web trên mạng có phần mềm chuyển số tiền bằng số thành số tiền bằng chữ rất tiện lợi. Khi cài vào máy tính phần mềm tự động thêm vào thanh công cụ của Word và Excel nên Cán bộ công chức kho bạc sẽ thông báo cho khách hàng biết để khách hàng cài phần mềm này vào máy tính sử dụng ở đơn vị để tránh xảy ra sai sót này.
3.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo:
Để khắc phục rủi ro trên cán bộ công chức làm cơng tác kiểm sốt chi hướng dẫn kế toán đơn vị kiểm soát hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý trước khi mang ra kho bạc. Có sự phối hợp tốt giữa đơn vị và kho bạc sẽ giúp giảm thời gian làm việc của cả kho bạc và đơn vị.
3.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ:
Là nhân tố ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc của công chức kho bạc. Đối với những khách hàng hiểu và cập nhật chế độ nhanh, kịp thời, làm
việc cẩn thận, cơng việc kiểm sốt chứng từ của cán bộ cơng chức kho bạc sẽ ít rủi ro tiềm tàng hơn. Ngược lại sẽ làm tăng rủi ro tiềm tàng. Việc cập nhật các văn bản pháp quy mới ban hành là nhiệm vụ của tất cả các cá nhân và đơn vị có liên quan. Tuy nhiên có một số khách hàng do bận việc ít cập nhật văn bản, do đó dẫn đến tham mưu cho thủ trưởng đơn vị khơng chính xác. Việc này dẫn đến một rủi ro lớn cho kho bạc và khách hàng. Để khắc phục lỗi này đòi hỏi các kế toán đơn vị cần phải cập nhật văn bản nhanh chóng, kịp thời để thực hiện chi ngân sách theo đúng luật. Đối với những văn bản hướng dẫn chế độ, hạn mức chi về khen thưởng, điện thoại cho cán bộ cấp cao, cơng tác phí, tiếp khách, hội nghị… Đây là những văn bản mà kho bạc và đơn vị giao dịch đều phải nắm bắt và thực hiện đúng theo quy định. Cán bộ cơng chức kho bạc sau khi đã có sơ đồ tóm tắt các văn bản theo phương pháp Sơ đồ tư duy của Tony Buzan sẽ cho khách hàng mượn tham khảo. Điều này có lợi là giúp khách hàng biết về một phương pháp làm việc mới để ghi nhớ được các ý chính của văn bản. Thêm vào đó nhờ cập nhật kịp thời khách hàng sẽ không chi sai, kho bạc khơng mất nhiều thời gian kiểm sốt và từ chối những chứng từ chi sai quy định. Qua đó cịn tạo được sự gần gũi với khách hàng do khách hàng thấy được sự nhiệt tình trong cơng tác, cán bộ cơng chức ở các đơn vị sẽ học tập và thay đổi để làm việc ngày một tốt hơn. Tạo được sự chuyển biến về chất lượng làm việc của cán bộ công chức ở các cơ quan hành chính sự nghiệp. Dần dần khiến xã hội có cái nhìn tích cực, mới mẻ về cán bộ cơng chức.
3.2.5 Khách hàng đƣa dự tốn đầu năm ra kho bạc trễ:
Tôi xin kiến nghị các cơ quan chủ quản giao dự toán cho đơn vị đúng thời hạn để đơn vị chủ động trong việc sử dụng dự toán. Việc giao đúng thời hạn sẽ giúp giảm công việc đầu năm của cả khách hàng và kho bạc.
3.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian:
Để công việc được giải quyết nhanh hơn, tơi xin có đề xuất như sau: Hai tờ phiếu giao nhận hồ sơ sẽ do khách hàng lập, khi khách hàng mang hồ sơ ra kho bạc, kho bạc sẽ nhận hồ sơ cùng phiếu giao nhận, kiểm tra số lượng chứng từ và các giấy tờ có liên quan do khách hàng đánh lên hồ sơ và trả lại khách hàng một liên. Đồng thời đơn vị lập một quyển sổ nhận chứng từ ở kho bạc để lại tại kho bạc, để khi ra nhận hồ sơ giao hôm trước, khách hàng ghi vào và nhận hồ sơ về. Việc phải có quyển sổ giao nhận hồ sơ là do một số khách hàng làm mất phiếu giao nhận hồ sơ và cũng tiện cho việc đối chiếu hồ sơ giao trả giữa kho bạc và khách hàng. Quyển sổ giao nhận này gồm các cột:
Ngày tháng Loạichứng từ Số chứng từ
Số tiền Bên giao Bên nhận
3.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ cơng chức cịn hạn chế:
Qua việc tham khảo quyển sơ đồ tư duy của Tony Buzan và quyển “Tôi tài giỏi, bạn cũng thế” của Adam Khoo. Chúng tơi có đề xuất giúp việc ghi
nhớ và nắm bắt văn bản, chế độ của cán bộ công chức kho bạc ngày một tốt hơn. Đó là việc chúng tơi sử dụng sơ đồ tư duy trong việc tóm tắt văn bản, dùng các hình ảnh để việc ghi nhớ được tốt hơn. Cụ thể của phương pháp sơ đồ tư duy như sau:
Chúng tôi sẽ gạch dưới những từ quan trọng trong tài liệu cần tóm tắt. Sau đó chúng tơi làm bốn bước như sau:
Bước 1: Vẽ chủ đề ở trung tâm (đặt nằm ngang) Quy tắc vẽ chủ đề:
1. Bạn cần phải vẽ chủ đề ở trung tâm để từ đó phát triển ra các ý khác. 2. Bạn có thể tự do sử dụng tất cả màu sắc mà bạn thích.
3. Bạn khơng nên đóng khung hoặc che chắn mất hình vẽ chủ đề vì chủ đề cần được làm nổi bật dễ nhớ.
4. Bạn có thể bổ sung từ ngữ vào hình ảnh chủ đề nếu chủ đề khơng rõ