Phong cách điều hành, triết lý lãnh đạo
Hệ thống KSNB có được thiết lập và vận hành có hiệu quả hay khơng là nhờ các nhà lãnh đạo điều hành DN đặt nền móng. Bất kể là trong một tổ chức như thế nào với tâm lý chung “trăm nghe không bằng một thấy” nên khơng có một khn mẫu nào có tầm ảnh hưởng lớn hơn là cách ứng xử của người lãnh đạo. Đó là một chuẩn mực để mọi nhân viên tuân theo. Một người lãnh đạo phải đảm bảo 3 yếu tố: khả năng tạo tầm nhìn, khả năng truyền cảm hứng và khả năng gây ảnh hưởng. Nếu người quản lý nhận thức và coi hoạt động kiểm sốt là quan trọng và thơng qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho nhân viên thì nhân viên trong DN cũng sẽ nhận thức được điều đó và tuân thủ nghiêm túc theo hệ thống kiểm soát đã được thiết lập. Mặc khác nếu nhân viên trong DN nhận thấy kiểm sốt khơng phải là vấn đề quan trọng đối với nhà quản lý thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm sốt của nhà quản lý sẽ không đạt được một cách hiệu quả.
Chính sách nhân sự
Một trong những yếu tố tạo nên thành cơng của các DN đó là con người. Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức DN, vận hành DN và quyết định sự thành bại của DN. Vì vậy mới có câu “Nhân sự là chìa khóa thành cơng của mọi DN” hay “con người là tài sản quý nhất”. Quản lý nhân sự hiệu quả là việc khơng đơn giản, điều đó địi hỏi nghệ thuật của người lãnh đạo. DN phải xây dựng chính sách thích hợp, thỏa đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc kiểm sốt có hiệu quả.
Chính sách nhân sự là khía cạnh quan trọng trong KSNB. Xây dựng chính sách nhân sự đảm bảo có đội ngũ nhân viên về chất lượng và số lượng, giúp DN khai thác khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động từ đó tạo lợi thế cạnh tranh. Để tìm kiếm, duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên chất lượng thì chính sách nhân sự cần thực hiện các nội dung cơ bản: phân tích cơng việc, tuyển dụng nhân viên, đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên, nâng cao hiệu quả sử dụng thơng qua hệ thống kích thích vật chất và tinh thần cho nhân viên. Chính vì vậy mà nhà lãnh đạo, điều hành DN cần thiết lập cơ cấu tổ chức và cụ thể đến từng vị trí chức danh cơng việc, tương ứng theo đó là xây dựng các bản mơ tả công việc của từng chức danh. Các bản mô tả công việc giúp DN tuyển dụng đúng người cho đúng việc và được xem xét trong quá trình phỏng vấn tuyển lựa, là căn cứ để tổ chức phân công công việc một cách khoa học, cụ thể đến từng nhân viên giúp tránh được tình trạng chồng chéo, trùng lắp hay bỏ sót cơng việc. Hơn nữa, nó cũng là căn cứ đầy ý nghĩa để đo lường, phân tích, đánh giá tính hiệu quả trong cơng việc cũng như cơng nhận cơng lao đóng góp của từng cá nhân vào thành quả đạt được đối với mục tiêu chung của DN hay mục tiêu của bộ phận. Trong bản mô tả công việc cần xác định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu về trình độ năng lực phù hợp để hồn thành cơng việc cũng như xác định các rủi ro dẫn đến việc không hoàn thành nhiệm vụ.
Qua khảo sát cho thấy các DN chế biến thủy sản xuất khẩu ở tỉnh Bình Định hiện nay chỉ thực hiện tuyển dụng khi có nhu cầu mà chưa có kế hoạch tuyển dụng lâu dài đối với các tầng lớp kế thừa, chính sách giữ lại người có kinh nghiệm - là lực lượng đầu tàu với chức năng đào tạo cho lực lượng lao động kế thừa. Đây là sự lãng phí về thời gian và tiền của của DN. Do đó các DN phải xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch xây dựng đội ngũ nhân viên có chất lượng trong lâu dài. Ngồi ra, đối với DN quy mơ vừa và nhỏ thì cơng tác tuyển dụng có vai trị càng lớn vì một người làm không tốt sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của DN. Các DN này với quy mô vừa, năng lực tài chính thấp nên ngồi năng lực chuyên môn, người lao động phải thực hiện thêm một số cơng việc linh tinh tại cơ quan địi hỏi phải có sự nhiệt tình, năng động, có tinh thần ham học hỏi, có kỹ năng cá nhân.
Phân chia trách nhiệm, quyền hạn
Để phát huy mọi năng lực, trí tuệ, sáng kiến của nhân viên cho công việc chung của DN, giúp mỗi người ý thức hơn vai trị, trách nhiệm của mình, tạo được tinh thần hợp nhất và sự đoàn kết, hợp tác làm việc trong một tập thể, tránh tình trạng người thì ơm đồm mọi việc, người khác lại cảm thấy thừa thãi vì chẳng biết làm gì phải có sự phân cơng, phân nhiệm cụ thể. Nhờ được trao nhiệm vụ rõ ràng,
mọi người sẽ không thụ động, ỷ lại và có điều kiện làm tốt cơng việc của mình, góp phần trong việc phát triển của DN. Phân công phân nhiệm là nền tảng của sự kiểm soát: ai được làm gì, khơng được làm gì, và phải chịu trách nhiệm gì? Hoạt động kiểm sốt chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm quyền hạn phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân liên quan, bao gồm cả việc ủy quyền. Việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng sẽ đảm bảo hoạt động kiểm sốt được thực hiện thơng suốt, khơng bị chồng chéo, bỏ sót, gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả và hiệu quả của hoạt động
Khi phân công, phân nhiệm các DN cần đảm bảo một số nguyên tắc sau: - Phân công là xếp người vào việc chứ khơng phải là phân việc vào người có nghĩa là căn cứ vào bản chất, quy trình của từng hoạt động để bố trí phịng ban, nhân viên nhằm tăng cường giám sát lẫn nhau, tránh sự chồng chéo, nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB. Trước khi phân cơng, phải có sự cân nhắc, xem xét năng lực của từng người để phân công đúng người, đúng việc.
- Đảm bảo sự giám sát lẫn nhau giữa các phịng ban, bộ phận, nhân viên hay nói cách khác một nghiệp vụ từ lúc phát sinh đến khi kết thúc không tập trung vào một người hoặc một bộ phận. Khi phân công cần đảm bảo đối chiếu giữa các chức năng: chức năng bảo quản tài sản, chức năng ghi chép kế toán, chức năng xét duyệt phê chuẩn, chức năng thực hiện nghiệp vụ.
- Khi phân cơng, khơng nên để tình cảm, hay quan hệ riêng tư chi phối, tránh thiên vị, phân biệt đối xử.
- Phân công phải rõ ràng, cụ thể, nên ghi rõ trên giấy tờ, tránh tình trạng phân cơng bằng miệng dễ quên, sót. Cũng nên xác định rõ quyền hạn, nhiệm vụ và thời gian phải hoàn thành. Người được phân công không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm, nên thường xuyên trao đổi với người có trách nhiệm về cơng tác đang và sẽ thực hiện.
- Đối với hoạt động ủy quyền: Khi trao việc cho người được ủy quyền cần nắm vững tiến độ cơng việc, khơng nên phó mặc hồn tồn cho người được ủy quyền, cũng không can thiệp vào khi không thật sự cần thiết. Cần phải tin tưởng, khích lệ, tạo điều kiện để cấp dưới hồn thành nhiệm vụ, giúp giải quyết những khó khăn gặp phải.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, được chuyên mơn hóa thành những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác
nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức, tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng và tiến tới những mục tiêu xác định.
Một cơ cấu tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện tích cực trong việc tăng cường kỷ luật nội bộ, củng cố hệ thống nguyên tắc của tổ chức từ đó củng cố kỷ cương, góp phần vào việc sử dụng tốt hơn năng lực công tác của đội ngũ nhân viên trong DN. Cơ cấu tổ chức giúp nhà quản trị phát huy tính độc lập sáng tạo và tinh thần trách nhiệm trong công việc, tập trung thời gian, sức lực vào các công tác quan trọng liên quan đến cả tổ chức. Nó đảm bảo cho tổ chức vận hành thơng suốt, khoa học và có hiệu quả, tạo ra sự năng động và khả năng thích ứng trước các yếu tố chi phối đến hoạt động của DN. Cơ cấu tổ chức hợp lý là nhằm tạo ra một mơ hình phù hợp với quy mơ và tình hình sản xuất kinh doanh của DN để đạt được hiệu quả cao nhất trong cơng tác tổ chức quản lý, từ đó thúc đẩy DN có mơ hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo ra mơi trường kiểm sốt tốt góp phần làm nên một hệ thống KSNB hiệu quả.
Khi các DN ngày càng được mở rộng quy mơ thì độ phức tạp của hoạt động cũng phức tạp theo nên các nhà quản lý cần đưa ra một mơ hình bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của DN. Cịn đối với các DNVVN thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của DN. Có nhiều nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức một cách trực tiếp và gián tiếp, như: mục tiêu chiến lược, mơi trường bên trong, mơi trường bên ngồi, nguồn nhân lực, kỹ thuật cơng nghệ…. Trong đó, quan trọng hàng đầu là mục tiêu của tổ chức.
Khi xây dựng cơ cấu tổ chức ở bất kỳ quy mô nào cũng phải đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Phù hợp với mục tiêu và tầm quản lý: việc xây dựng cơ cấu tổ chức phải dựa trên thực trạng và phản ánh thực trạng của tổ chức.
+ Tính cân đối: phân chia các bộ phận, các chức năng phải đảm bảo tính thích hợp về cả số lượng và chất lượng của các mối quan hệ về trách nhiệm và quyền hạn đồng thời phát huy tính năng động sáng tạo trong việc thực hiện mục tiêu đã định.
+Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng với bất kì tình huống thay đổi nào xảy ra ở mơi trường bên ngồi và bên trong tổ chức.
+ Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức phải sử dụng chi phí thấp nhất về cả phương diện kinh tế và nhân lực, giữa chi phí đầu vào và kết quả đầu ra, tránh tình trạng cồng kềnh, tốn kém và hiệu quả thấp.