- Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho, hoá đơn nhập hàng, mua hàng + Phiếu kiểm nghiệm kho, giấy báo giá…
+ Hóa đơn GTGT + Bảng kê mua hàng
+ Các chứng từ khác có liên quan - Tài khoản sử dụng:
+ TK 331: Phải trả cho người bán
+ TK 333: Thuế và các khoản thanh toán với nhà nước + TK 338: Phải trả khác
Và các tài khoản liên quan khác TK 141,138,...
TK 111
Thanh toán lương,thưởng Tiền tạm ứng, bồi thường khấu trừ vào lương CNV
Tiền lương phải trả cho nhân viên
TK 6421 TK 334
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản phải trả, phải nộp, trên cơ sở hóa đơn GTGT, phiếu nhập, xuất kho kế toán định khoản, nhập liệu vào máy vi tính, sau đó máy sẽ tự động phân bổ đến sổ chi tiết tài khoản 331, 333, 338 vào Nhật ký chung, sổ Cái tài khoản 331, 333, 338.
Quy trình kế toán các khoản phải trả được khái quát dưới dạng sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 10: KẾ TOÁN TỔNG HỢP KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN, PHẢI TRẢ KHÁC, THANH TOÁN VỚI NHÀ NƯỚC
TK 331,338,333 TK 111, TK 112
Trả nợ cho người bán
Vay thanh toán nợ cho người bán TK 311
TK 153, TK 156, TK 133
Trả lại hàng cho người bán TK 153, TK 156
Giảm giá hàng hóa
TK 153, TK 156 Mua hàng hóa nhập kho
TK 133 Thuế VAT
(nếu có)
TK 211, TK 213 Mua TSCĐ
Chi phí phải trả người nhận thầu XDCB
TK 241
Chi phí SX KD
TK 641 phải trả người cung cấp
2.2.6.7 Đặc điểm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.
Đặc điểm hàng hóa của công ty: Hàng hóa của công ty là các vật tư ngành nước như: Ống mạ kẽm, ống nhựa các loại, ống lạnh nhiệt, rắc co, măng sông, cút nhiệt, tê nhựa... công ty nhập hàng chủ yếu của công ty Thái Hòa, công ty cổ phần nhựa thiếu niên tiền phong...
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, doanh nghiệp thu hồi được vốn đã bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn lực để mở rộng kinh doanh. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty TNHH Thương mại Hà Dung có một số điểm sau:
Về phương thức bán hàng:
- Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty, bao gồm:
+ Bán buôn theo phương thức giao hàng trực tiếp qua kho. Theo hình thức này bên mua cử đại diện trực tiếp đến kho của công ty để nhận hàng, sau khi giao hàng đại diện bên mua sẽ kiểm tra hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chứng từ nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng công ty sẽ cho xe vận chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó quy định trong
hợp đồng đã ký. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty, chỉ khi nào bên mua kiểm nhận hàng hóa, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được xác định là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do công ty chịu và được tính vào chi phí bán hàng của mình. - Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, đơn vị kinh tế, tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Với phương thức này công ty áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm về vật chất, về số lượng hàng đã bán ở quầy hàng, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý tiền bán hàng trong ngày. Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách hàng.
- Chứng từ sử dụng:
+ Hoá đơn bán hàng ( Hoá đơn GTGT ) + Phiếu xuất kho
+ Phiếu thu
+ Giấy báo Có của Ngân hàng + Các chứng từ liên quan khác - TK sử dụng:
+ TK 511- Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ + TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
+ TK 632 - Giá vốn hàng bán + TK 641 – Chi phí bán hàng
+ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Và các tài khoản liên quan khác
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.
+ Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
+ Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Doanh thu cung cấp dịch vụ: Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp việc cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó. + Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán.
+ Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
- Doanh thu hoạt động tài chính: Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 02 điều kiện:
+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó. + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
Lợi nhuận được chia được ghi nhận khi công ty được quyền nhận cổ tức hoặc được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn.
Kế toán tổng hợp doanh thu tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH Thương mại Hà Dung được khái quát theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 11: KẾ TOÁN TỔNG HỢP DOANH THU TIÊU THỤ
TK911 TK 511 TK 111,112, 131… Kết chuyển doanh thu Doanh thu tiêu thụ theo giá
thuần về tiêu thụ bán không có thuế
TK 33311 Thuế
GTGT
Tại công ty hàng hóa tiêu thụ không có chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại nên trên sơ đồ không phản ảnh kết chuyển chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí:
+ Các khoản chi phí tài chính được ghi nhận vào chi phí tài chính bao gồm: Chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay hoặc đi vay vốn, các khoản lỗ do thay đổi tỷ giá hối đoái của các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ. Các khoản đó được ghi nhận theo tổng số phát sinh trong kỳ, không bù trừ với doanh thu hoạt động tài chính.
+ Chi phi bán hàng của công ty bao gồm: Chi phi khấu hao TSCĐ, chi phi dịch vụ mua ngoài ( điện, nước, vận chuyển, thuê bốc vác …), chi phí bằng tiền khác trong quá trình tiêu thụ.
+ Chi phi quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phi công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phi dịch vụ mua ngoài, chi phi bằng tiền khác. Tổng giá thanh toán ( cả thuế GTG T)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như: Phiếu xuất kho hàng hóa, phiếu thu, chi, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ … kế toán định khoản, cập nhật vào máy vi tính.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên tài khoản 641, 642 ( phát sinh Nợ ) rồi thực hiện bút toán khóa sổ để kết chuyển chi phí sang tài khoản 911.
Kế toán tổng hợp chi phi bán hàng, chi phi quản lý doanh nghiệp tại công ty TNHH Thương mại Hà Dung được khái quát theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 12: KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG, CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
xác định kết quả K/ C CP BH, QL TK 911 TK 641, 642 Dịch vụ mua ngoài, TK 111, 112 Chi phí CCDC TK 153 Khấu hao TSCĐ TK 214 Tiền lương nhân viên BH, QL TK 334
- Phương pháp xác định kết quả kinh doanh: Lãi (lỗ) thuần = Lãi (lỗ) gộp + Thu tài chính - Chi tài chính - Chi phí BH - Chi phí QL Trong đó:
Lãi (lỗ) gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán
Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Chiết khấu thương mại - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại - Thuế TT ĐB, Thuế GTGT , thuế xuất khẩu
Tuy nhiên, ở Công ty TNHH Thương mại Hà Dung, sản phẩm tiêu thụ không có chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại hay giảm giá hàng bán. Công ty lại tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. Nên: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên các TK 511, TK 632, TK 641, TK 642 rồi thực hiện bút toán khoá sổ để lên Sổ Cái TK 911. Sau đó máy tính sẽ tự tổng hợp kết quả tiêu thụ về số lượng, doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý Công ty trong tháng.
SƠ ĐỒ 13: KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÀ DUNG
TK 515, TK 711 TK 911 TK 632 TK 511 TK 641, TK 642 TK 421 TK 635, TK 811 TK 821 TK 421
KC Giá vốn KC Doanh thu thuần
KC DT hoạt động TC KC CP bán hàng KC CP quản lý DN KC Thu nhập khác KC CP hoạt động TC KC CP thuế TNDN
KC Lãi trong kỳ KC Lỗ trong kỳ KC CP khác
PHẦN 3
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÀ DUNG 3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán.
3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán.
Cùng với xu hướng phát triển, thay đổi chung của nền kinh tế, hoạt động kinh doanh đã có những biến đổi theo chiều hướng tích cực được thể hiện bằng quá trình tổ chức, sắp xếp bộ máy quản lý, tổ chức các phòng ban, lực lượng lao động ở tất cả các phòng ban và sự nỗ lực của toàn bộ công nhân viên trong công ty để khắc phục khó khăn vươn lên khẳng định mình. Trong quá trình đó hệ thống tài chính kế toán không ngừng được đổi mới, hoàn thiện cả về cơ cấu tổ chức, phương pháp hạch toán, Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho mỗi kế toán viên. Toàn bộ công việc liên quan đến tài chính, kế toán được tập trung tại phòng kế toán để xử lý, hạch toán. Do vậy đã giúp cho các kế toán viên thuận tiện trong công việc của mình, bên cạnh đó công ty nên thường xuyên đào tạo, kiểm tra thêm các kiến thức về chuyên ngành kế toán, kinh tế nhằm
đảo bảo cho việc thực hiện công tác kế toán tại công ty đúng chế độ, chuẩn mực và các quy định hiện hành… các thông tin do kế toán cung cấp có tin cậy, chính xác hay không để đạt được hiệu quả tối đa nhất. Ngoài ra công ty nên trang bị thêm cho bộ máy kế toán các trang thiết bị hiện đại để nâng cao hiệu quả công việc.
3.1.2 Về phân công lao động kế toán.
Mỗi kế toán được phân công một công việc nhất định, phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của mỗi người bên cạnh đó còn có sự kiêm nhiệm công việc nhất định, sự kiêm nhiệm này vẫn đảm bảo đúng pháp luật, hạn chế sai sót, gian lận nảy sinh đồng thời vẫn đảm bảo đúng, phù hợp với khả năng, trình độ mỗi người. Vì thế tạo ra được hiệu quả công việc cũng như sự kịp thời, chính xác trong việc hoàn thành công tác kế toán từng phần hành. Mỗi một kế toán thường xuyên được đào tạo nghiệp vụ, cập nhật các thông tin, chế độ kế toán mới nhất.
3.2 Đánh giá thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống kế toán.
3.2.1 Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Công ty TNHH Thương mại Hà Dung áp dụng đầy đủ, đúng phương pháp các chứng từ theo chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, sử dụng đúng, đủ loại các chứng từ liên quan đến các phần hành cụ thể từ đó đã giúp cho kế toán trưởng thuận lợi trong việc kiểm tra, lưu trữ chứng từ…
3.2.2 Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.
Công ty áp dụng hình thức Sổ Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô của mình, hệ thống sổ sách đơn giản, gọn nhẹ được thực hiện theo đúng quy định hiện hành. Hiện nay công ty đang sử dụng 03 phần mềm kế toán ( Sunsoft, Misa, Fast ) do công ty đặt hàng nhằm phục vụ cho công tác kế toán ở công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán đã hỗ trợ rất nhiều cho các nhân viên kế toán, trong việc tính toán lập các sổ sách, bảng biểu, báo cáo kế toán, rút ngắn thời gian cần thiết cho việc hạch toán kế toán và đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin tài chính của ban lãnh đạo công ty và các cơ quan chức năng. Tuy nhiên trong 3 phần
mềm có 1 phần mềm đã sử dụng từ lâu và là bản dùng thử rất hay bị lỗi, gây khó khăn cho kế toán viên.Mặt khác công ty đang sử dụng sổ chi tiết và sổ cái chi tiết các tài khoản là giống nhau, do đó gây sự trùng lặp trong công tác hạch toán cũng như phản ánh thông tin.
3.2.3 Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Do đặc điểm kinh doanh là thương mại nên để quản lý tốt tình hình tiêu thụ hàng hóa, ngoài sử dụng đúng các tài khoản quy định, công ty còn quản lý chi tiết từng mặt hàng kinh doanh theo mã hàng, mỗi mã hàng tương ứng cho một mặt hàng ( phân biệt cả về chủng loại, phẩm chất, quy cách ) tạo điều kiện cho kế toán thuận lợi trong kiểm tra, quản lý, giám sát hàng hóa, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho ban lãnh đạo công ty.
3.2.4 Về tổ chức vận dụng báo cáo kế toán.
Công ty sử dụng đúng, đủ các mẫu báo cáo kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp mẫu số: 03/TNDN ( Ban hành kèm theo Thông tư số 60/2007/TT - BTC ngày 14/6/2007 của Bộ Tài chính ).
3.2.5 Về kế toán trên một số phần hành.
3.2.5.1 Về kế toán tiền lương.
Tại công ty việc tiến hành trả lương cho công nhân theo hình thức trao tay ngay tại phòng kế toán. Công việc này tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng tới thời gian làm việc của công nhân khi họ thường tranh thủ lĩnh lương trong giờ hành chính, mặt khác nhân viên chưa có một ai đóng bảo hiểm xã hội và các khoản trích theo lương, toàn bộ tiền lương công nhân viên hưởng hết. Vì vậy công ty nên mở thẻ ATM cho toàn bộ công nhân viên và tiến hành trả lương qua thẻ ATM như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức của kế toán viên và công nhân viên. Bên cạnh đó công ty cũng nên làm các thủ tục cần thiết để công nhân viên trong công ty