3.3. Giải pháp hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Vietcombank
3.3.1.3. Hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân viên
Qua phân tích yêu cầu, mục đích tuyển dụng đáp ứng nhu cầu phát triển của Vietcombank ở phần thực trạng, chúng ta thấy công tác tuyển dụng của Vietcombank chỉ được thực hiện chủ yếu nhằm để ứng phó với sự thiếu hụt nhân sự tạm thời trong ngắn hạn; bên cạnh đó cơng tác tuyển dụng tại Vietcombank chưa được thực hiện minh bạch, chưa đưa ra được các tiêu chí cụ thể để tuyển dụng nguồn lao động kịp thời, đạt chất lượng cao hơn.
Do đó trong thời gian tới, Vietcombank nên căn cứ vào nhu cầu NNL thực tế qua công tác hoạch định nêu trên để đảm bảo đáp ứng chính xác nhu cầu thực tế về sự phát triển của Vietcombank, và phải công khai, minh bạch trong khâu tuyển dụng nhằm có được nguồn lao động phong phú, đạt chất lượng cao; sau đó xây dựng kế hoạch đào tạo kiến thức chun mơn theo đúng mục đích tuyển dụng nhằm đảm bảo việc bố trí được thuận lợi.
Để hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân viên, cần lưu ý đến các nội dung sau : Nguồn tuyển dụng
Xác định nguồn cung cấp nhân sự đạt yêu cầu : từ bên trong Vietcombank cần tuyển dụng như nguồn cán bộ thuyên chuyển từ các vị trí trong nội bộ của hệ thống Vietcombank, cán bộ có kinh nghiệm cơng tác lâu năm hay từ nguồn CBCNV được đào tạo Trung tâm Đào tạo của Vietcombank ; hoặc thông qua thi tuyển tự do từ bên ngoài, như các cơ quan giới thiệu việc làm, công ty tuyển dụng, sinh viên mới tốt nghiệp thuộc các chuyên ngành ngân hàng, kinh tế, quản trị kinh doanh, tài chính,…nhằm khắc phục hạn chế của Vietcombank về tính cục bộ, thiếu minh bạch trong tuyển dụng.
Để tạo điều kiện công bằng cho các ứng viên đồng thời tạo nguồn ứng viên dồi dào cho các chi nhánh tỉnh, Vietcombank nên bỏ quy định chỉ tiếp nhận những hồ sơ ứng viên tốt nghiệp trường công lập (khi công bố thông tin tuyển dụng và xem xét hồ sơ tuyển dụng ban đầu)..
Đối với những hồ sơ do quen biết hoặc được giới thiệu, hiện nay việc tuyển chỉ mang tính hình thức nên khơng đánh giá được năng lực của cá nhân và ảnh hưởng đến việc bố trí cơng tác tại các phịng nghiệp vụ. Đối với những trường hợp ưu tiên này cần tổ chức theo đúng quy trình tuyển dụng để có cách đánh giá chính xác năng lực của ứng viên và bố trí cơng tác theo năng lực khơng nên chỉ bố trí cơng việc theo nguyện vọng như hiện nay.
Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng bên ngồi thơng qua việc tiếp nhận sinh viên thực tập vào làm việc chính thức tại Vietcombank, cụ thể như sau : Vietcombank cần phối hợp với các Trường Đại học trên địa bàn trong việc tiếp nhận sinh viên thực tập có sàn lọc từ đầu vào để sau thời gian thực tập những sinh viên có tiềm năng có thể tiếp nhận cơng tác tại Vietcombank. Thực hiện được việc này, Vietcombank sẽ giảm được nhiều chí phí trong q trình tuyển dụng cũng như chi phí phát sinh khi đào tạo nhân viên tân tuyển.
Quy trình tuyển dụng
Trước khi thực hiện công tác tuyển chọn nhân viên mới theo nhu cầu công việc, cần phải ưu tiên đánh giá các giải pháp tác động đến hiệu quả kinh doanh rồi mới tính đến giải pháp tuyển thêm người. Các giải pháp tác động gồm có : việc bố trí lại lực lượng lao động hiện có, tăng giờ làm việc hiện tại, đánh giá chất lượng hoạt động của nhân viên,…Qua thực hiện đánh giá giúp động viên và thúc đẩy nhân viên trong Vietcombank có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp, tạo được bầu khơng khí hăng hái làm việc, cạnh tranh phát triển. Sau khi thực hiện giải pháp này vẫn khơng giải quyết vấn đề nhân lực thì Vietcombank bắt đầu thực hiện quá trình tuyển chọn nhân viên mới.
Vietcombank cần đổi mới cách thức ra đề thi. Đề thi phải sát thực tế, phù hợp với yêu cầu từng vị trí tuyển dụng. Vietcombank cần phối hợp với các Trường Đại học (Đại học Ngân hàng, Đại học Kinh tế, Đại học Ngoại thương, …) và các Phòng nghiệp vụ để xây dựng Ngân hàng đề thi, mỗi môn từ 500 đến 1000 đề, cấu trúc đề thi phải hướng đến kỹ năng thực hành.
Phòng Tổ chức Cán bộ cần chú trọng việc phân tích cụ thể cơng việc cho các vị trí tuyển dụng trong các tiêu chuẩn tuyển chọn.
Ngoài ra, trong điều kiện thị trường lao động chưa hoàn hảo như hiện nay, các ứng viên giỏi và có đầy đủ tiềm năng như mong muốn khơng có nhiều, nên khi tuyển chọn phải đặt thứ tự ưu tiên cho từng loại tiêu chuẩn và áp dụng thống nhất các tiêu chí tuyển chọn thì mới bảo đảm được độ tin cậy và hiệu quả của công tác tuyển dụng. Dựa trên kết quả thi tuyển và phỏng vấn để lựa chọn những người có tiềm năng và cho phép họ có chương trình ứng tuyển với những vị trí khác nhau. Phịng Tổ chức Cán bộ (tại HSC) và Phòng hành chánh Nhân sự (tại các Chi nhánh và đơn vị trực thuộc) có trách nhiệm lưu giữ thông tin của ứng viên với chương
trình ứng tuyển phù hợp và tiếp nhận khi có nhu cầu.
Để việc tuyển chọn được khoa học, minh bạch, có được nguồn lao động đạt chất lượng, sau đây là quy trình tuyển dụng tác giả đề xuất theo Phụ lục 15.
Theo quy trình tuyển dụng tác giả đề xuất, các bước cơng việc phải thực hiện như sau:
Bước 1 : Hoạch định NNL
Cuối tháng 10 và giữa tháng 5 của năm nay, các bộ phận, phòng ban, chi nhánh trong toàn hệ thống Vietcombank có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho cả năm sau. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận, chi nhánh, phòng ban cung cấp, Phịng Nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu sử dụng nhân lực, đánh giá giải pháp thuyên chuyển công tác trong nội bộ hay tăng giờ, bố trí lại cơng việc qua việc lập bảng phân tích cơng việc, bảng tiêu chuẩn cơng việc, sau đó xác định số lượng cần tuyển, chi phí và thời gian cần sử dụng.
Các phòng ban, chi nhánh hiện có và dự kiến mở rộng sau khi xác định được nhu cầu nhân viên cần tuyển cho các vị trí, cơng việc sắp tới sẽ có yêu cầu tuyển dụng báo cáo, đề xuất đến Phòng Tổ chức Cán bộ.
Trưởng Phòng Tổ chức Cán bộ xem xét yêu cầu tuyển dụng, kiểm tra tiêu chuẩn, phản hồi thông tin cho bộ phận sử dụng nhân lực nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình Ban Tổng Giám đốc duyệt. Nếu thấy khơng cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả lời bằng văn bản cho chi nhánh, phòng ban đề xuất tuyển dụng.
Phòng Tổ chức Cán bộ trình Ban Tổng Giám đốc ký duyệt đề xuất tuyển dụng. Khi Ban Tổng giám đốc đã ký duyệt, văn bản yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận tuyển dụng, bộ phận này sẽ lên kế hoạch tuyển
dụng, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch.
Bước 2 : Xác định nguồn cung cấp nhân lực và Thông báo tuyển dụng
Thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động, xác định nguồn cung cấp lao động cho ngân hàng, có ưu tiên NNL có kinh nghiệm cơng tác tại các ngân hàng trên địa bàn. Ngân hàng cần ưu tiên nguồn nội bộ từ các phòng ban chi nhánh của hệ thống trước, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên tại đơn vị. Đồng thời, có cơng khai tuyển dụng từ bên ngoài để thu hút được nguồn lực đạt chất lượng cao đáp ứng nhiệm vụ mới đói hỏi có kiến thức quản lý dự án ngân hàng theo phương pháp hiện đại.
Bước 3 : Tiếp nhận hồ sơ các ứng viên và tổ chức nghiên cứu hồ sơ
Phòng Tổ chức Cán bộ nhận và kiểm tra hồ sơ, phân loại, thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ, chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu, lọc hồ sơ và lập danh sách mời phỏng vấn sơ bộ, các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như :
Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí tham dự tuyển dụng, họ tên ứng viên và các thông tin cụ thể của cá nhân để ngân hàng có thể liên hệ khi có nhu cầu.
Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chun mơn cũng như các kiến thức theo yêu cầu cần tuyển dụng thơng qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thơng qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Bước 4 : Kiểm tra trắc nghiệm về độ nhanh nhạy trong giao tiếp, trình độ
chun mơn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học.
Các ứng viên đều phải vượt qua vòng thi trắc nghiệm IQ, thi nghiệp vụ, ngoại ngữ và tin học. Đối với các ứng viên nội bộ được miễn thi các vòng IQ, ngoại
ngữ và tin học.
Phòng Tổ chức Cán bộ trực tiếp chấm bài thi của ứng viên và lập danh sách các ứng viên trúng tuyển, thông báo mời phỏng vấn.
Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Trưởng/Phó Phịng Tổ chức Cán bộ, chi nhánh và bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng tham dự.
Nếu tuyển các chức danh quản lý, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Ban Tổng giám đốc, Giám đốc Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc có nhu cầu. Trong quá trình phỏng vấn, mỗi phỏng vấn viên phải đưa ra kết quả đánh giá riêng và sau đó trao đổi thống nhất, nếu khơng thống nhất được ý kiến, Ban Tổng Giám đốc là người quyết định cuối cùng.
Bước 5 : Tiếp nhận các ứng viên trúng tuyển, ký kết hợp đồng lao động thử
việc
Căn cứ vào kết quả phỏng vấn, Phòng Tổ chức Cán bộ sẽ gởi danh sách và hồ sơ của các ứng viên trúng tuyển kèm theo thông tin liên lạc để từng chi nhánh và các đơn vị trực thuộc sẽ mời các ứng viên ký kết hợp đồng thử việc bằng điện thoại và thơng báo bằng văn bản.
Phịng Nhân sự của chi nhánh và các đơn vị trực thuộc phối hợp cùng các trưởng các phòng ban hướng dẫn nhân viên mới làm các thủ tục nhận việc, phổ biến nội qui, chính sách,…của ngân hàng qua buổi đào tạo hội nhập.
Bước 6 : Đánh giá sau thử việc ký kết hợp đồng lao động chính thức hoặc kết thúc hợp đồng thử việc
Phịng Nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách nhân viên sắp hết thời hạn thử việc cho trưởng phòng ban, chi nhánh hoặc người trực tiếp quản lý nhân viên mới trước 01 tháng. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hồn thành cơng việc của nhân viên mới, trưởng bộ
phận quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về Phòng Nhân sự.
Trưởng bộ phận sử dụng nhân lực đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng thử việc đối với ứng cử viên không đạt, thủ tục các ứng cử viên đạt sang chính thức.
Các nhân viên mới sau khi đã qua thời gian thử việc và được trưởng phòng ban , chi nhánh đánh giá đạt yêu cầu, ban nhân sự sẽ ra quyết định nhận việc chính thức, nhân viên được ký kết hợp đồng lao động chính thức và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy chế của ngân hàng.
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện chức năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
3.3.2.1. Hội nhập vào môi trường làm việc
Theo kết quả nghiên cứu ở Chương 2, phần lớn nhân viên Vietcombank cảm thấy khó khăn trong việc thích ứng với mơi trường làm việc khi mới thử việc hoặc chuyển sang công việc khác, bộ phận khác.
Để cho nhân viên mới bớt băn khoăn lo lắng khi mới vào làm việc tại Vietcombank, giải pháp khả dĩ nhất xuất phát từ trưởng đơn vị (nơi nhân viên được phân cơng về cơng tác). Phịng Tổ chức Cán bộ gởi văn bản cho các trưởng đơn vị thống nhất về chủ trương giúp đỡ các nhân viên mới sớm hồ nhập với mơi trường làm việc mới. Văn bản nêu rõ yêu cầu các trưởng đơn vị và các trưởng bộ phận phải luôn nổ lực giúp cho nhân viên này hội nhập với tập thể bằng cách giới thiệu nhân viên mới với các nhân viên cũ cũng như tạo mọi điều kiện để cho họ tiếp xúc nhau một cách thân mật. Xem việc hồ nhập nhanh với mơi trường mới, công việc mới là góp phần giảm chi phí đào tạo ban đầu cho NNL mới.
Trưởng đơn vị ln là người trực tiếp giải thích cho nhân viên mới hiểu cụ thể công việc ra sao, làm như thế nào,… bên cạnh đó cịn có sự hướng dẫn nhiệt tình từ phía trưởng bộ phận và các nhân viên cũ trong Vietcombank.
Để tạo cho nhân viên mới một ấn tượng tốt đẹp, cấp trên trực tiếp đón tử tế và giới thiệu với nhân viên cũ, được cung cấp mọi thông tin cần thiết khi nhân viên mới bước chân vào cơ quan trong ngày đầu tiên làm việc.
Trong quá trình giao việc cho các nhân viên mới, các trưởng chi nhánh/đơn vị trực thuộc có thể cung cấp địa chỉ email, thùng thư,…để các nhân viên mới có thể góp ý (khơng cần tiết lộ tên người gởi) về thái độ của các trưởng bộ phận, các nhân viên cũ trong quá trình giúp đỡ các nhân viên mới. Căn cứ theo các email và thăm dị q trình thử việc, trưởng chi nhánh/đơn vị trực thuộc sẽ đánh giá đây là một trong các tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
3.3.2.2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Qua khảo sát đánh giá công tác đào tạo tại Vietcombank trong chương 2, ta nhận thấy Vietcombank chưa có bộ phận phụ trách chuyên trách về đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ cho nhân viên, đặc biệt là các nhân viên mới được tuyển dụng. Việc đào tạo, bồi dưỡng do chính chi nhánh/đơn vị trực thuộc tiếp nhận sử dụng thực hiện, dẫn đến đào tạo không bài bản, nhân viên tiếp thu quy trình đào tạo khơng giống nhau, chất lượng và kỹ năng không đồng đều, nhân viên thử việc phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm và thái độ của người hưuớng dẫn. Năm 2009, Vietcombank có thành lập Trung tâm Đào tạo trực thuộc HSC nhưng chưa phát huy được vai trò trong đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho CBCNV. Việc đào tạo chỉ thực hiện các lớp ngắn hạn, chủ yếu cập nhật kiến thức pháp luật liên quan đến ngành ngân hàng, thiếu kế hoạch đào tạo rõ ràng, chi phí chi cho đào tạo thấp. Do đó, giải pháp cho hoạt động đào tạo và phát triển NNL như sau:
Xác dịnh lại nhu cầu đào tạo : Vietcombank phải căn cứ vào chi tiết công
việc kết hợp với quá trình tuyển dụng nhân viên để biết nhân viên đó cịn thiếu những kỹ năng gì. Trên cơ sở đó, người quản lý trực tiếp sẽ so sánh yêu cầu cần có về kiến thức, kỹ năng cơng việc và năng lực, trình độ chun mơn thực tế của mỗi người để xác định nhu cầu đào tạo. Vai trò của Phòng Tổ chức Cán bộ là phải xây dựng kế hoạch đào tạo thật cụ thể, căn cứ vào:
Các chủ trương, phương hướng phát triển của Vietcombank trong tương lai.
Xác định chính xác nhu cầu đào tạo của các phịng ban, chi nhánh, phịng giao dịch qua cơng tác sắp xếp lại nhân sự và tuyển dụng nhân viên mới. Nhu cầu và nguyện vọng đào tạo của các cá nhân, bộ phận.
Thực hiện kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt.
Khi thực hiện đào tạo phải dựa vào nguyên tắc phục vụ cho việc nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, tay nghề có liên quan đến cơng việc, vị trí đang đảm nhận, phải phù hợp với kế hoạch và định hướng phát triển của ngân hàng, không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả đào tạo cao.