1.3. Đặc điểm của hãng tàu container
1.3.3. Cơ cấu tổ chức của một chi nhánh hãng tàu container
Đứng đầu chi nhánh là giám đốc điều hành hay người trưởng văn phòng đại diện, người thay mặt hãng tàu điều hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh. Trước kia, người trưởng đại diện thường là người mang quốc tịnh của nước có hãng tàu đang hoạt động. Ngày nay, do có sự sát nhập và lớn mạnh của các hãng tàu lớn, một số hãng tàu đã mạnh dạn sử dụng người giám đốc điều hành khơng mang quốc tịnh của nước mình. Cơ cấu tổ chức của một chi nhánh hãng tàu thường được chia thành 6 phòng dưới sự điều hành trực tiếp của người trưởng đại diện.
1.3.3.1 Phòng Marketing - sales
Đứng đầu là người trưởng phịng Marketing, người vừa kiêm cơng tác nghiên cứu thị trường, vừa phụ trách bộ phận tiếp thị. Cơng việc của người trưởng phịng địi hỏi áp lực và trình độ rất cao. Người trưởng phịng thường xun phải phân tích, tổng hợp xử lý thơng tin, nhằm đánh giá được tình hình thị trường và xu thế phát triển của thị trường. Phác họa được những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh cũng như những cơ hội và những nguy cơ đang đe dọa hoạt động của hãng tàu mình. Trên cơ sở đó xây dựng một chiến lược phát triển cho hãng tàu trong tương lai. Đánh giá được thị trường cũng đồng nghĩa với việc nắm được những thông tin về khả năng và nhu cầu của khách hàng, về lượng hàng xuất đi và nhập về trên thị trường; về giá cước đang tồn tại cùng những thủ pháp bán hàng mà đối thủ cạnh tranh đang vận dụng trên thị trường. Người trưởng phòng phải vạch ra được những mục tiêu mà hãng tàu cần đạt được trong tương lai cùng những giải pháp cần thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu đã vạch ra.
Bên cạnh bộ phận nghiên cứu thị trường là đội ngũ những người bán hàng. Đây là những người xơng xáo, năng động trong việc chủ động tìm nguồn hàng. Nhiệm vụ chính của người bán hàng là tìm khách hàng mới và tìm cách lấy lại những khách hàng đã mất. Ngoài việc bán dịch vụ các nhân viên bán hàng còn thực hiện việc quảng cáo cho hãng tàu và giữ quan hệ tốt với khách hàng. Khi đã tìm được khách hàng, nhân viên bán hàng thường chuyển khách hàng đó cho phịng phục vụ khách hàng.
1.3.3.2 Phòng phục vụ khách hàng
Phòng phục vụ khách hàng gồm những người trực tiếp đáp ứng ngay và tìm mọi cách thỏa mãn tối đa những yêu cầu của khách hàng. Ví dụ: khi khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ của hãng tàu đã đưa ra thì hãng tàu phải gởi lại cho khách hàng giấy xác nhận chỗ trên tàu (booking note). Sau đó, kết hợp với phịng khai thác để tạo mọi điều kiện thuận lợi cho khách hàng có thể lấy được container dễ dàng cũng như thường xuyên theo dõi khách hàng cho đến khi hàng đã đủ điều kiện xuất lên tàu tại cảng. Bên cạnh đó cịn thường xun trả lời những câu hỏi của khách liên quan đến lô hàng mà khách đã và sẽ đi. Đối với hàng nhập, cung cấp tồn bộ những thơng tin về lô hàng như tên tàu, ngày dự kiến hàng về, giá cước vận tải v.v...
1.3.3.3 Phòng chứng từ
Đối với hàng xuất, sau khi hàng được xếp lên tàu, bộ phận chứng từ sẽ phát hành bộ vận đơn (Bill of lading) cho khách hàng. Nội dung phần mơ tả hàng hóa phản ánh đúng thực tế đóng hàng đồng thời vận đơn phải theo đúng những yêu cầu như quy định trong thư tín dụng hoặc trong hợp đồng mua bán.
Đối với hàng nhập, nhiệm vụ của bộ phận chứng từ là kiểm tra số liệu và lập bản kê khai hàng hóa (manifest) để gởi cho các bên liên quan như: cảng, hải quan,… Sau đó làm bản “thơng báo tàu đến” gởi đến cho từng khách hàng. Chuẩn bị lệnh giao hàng cùng các chứng từ có liên quan khác để giao cho người nhận hàng.
1.3.3.4 Phòng khai thác
Nhiệm vụ của phòng khai thác là giám sát việc giao nhận container giữa hãng tàu, cảng và khách hàng một cách chặt chẽ. Điều phối container rỗng về các cảng, Depot để phục vụ cho việc lấy container rỗng đóng hàng xuất khẩu của khách hàng hay xuất container rỗng. Nhập số liệu container nhập, xuất thực tế vào hệ thống mạng để các bộ phận có liên quan sử dụng và tiếp tục xử lý.
Khi có những khiếu nại của khách hàng về tình trạng hàng hóa như: hàng bị ướt, hư hỏng, mất mát… khi cịn đang ở trong container, thì sẽ phối hợp với tàu, cảng và các bên liên quan để giải quyết cho khách hàng.
Bên cạnh đó cịn phụ trách việc khai báo thủ tục với Cảng vụ, Hoa tiêu, Hải quan… để đưa tàu vào khai thác tại các cảng.
1.3.3.5 Phịng kế tốn tài vụ
Phịng kế tốn tài vụ có nhiệm vụ giải quyết tất cả các vấn đề có liên quan đến tài chính kế tốn của cơng ty. Phịng kế tốn theo dõi và giám sát tất cả các khoản thu, các khoản chi theo đúng luật định. Tất cả các khoản thu, chi đều phải lập chứng từ và báo cáo định kỳ cho tổng giám đốc và trung tâm điều phối khu vực cũng như các cơ quan thuế Nhà nước sở tại.
1.3.3.6 Phịng cơng nghệ thơng tin
Do đòi hỏi của hãng tàu trong việc trao đổi thông tin là rất lớn, nên hầu hết các hãng tàu lớn đều xây dựng cho mình một hệ thống nối mạng tồn cầu để có thể liên lạc trực tiếp với các đại lý của mình trên tồn thế giới. Chính vì vậy mà hãng tàu phải thiết lập phịng cơng nghệ thơng tin. Nhiệm vụ của phòng này là giải quyết mọi việc liên quan đến hệ thống thông tin như: đảm bảo mạng làm việc liên tục, đảm bảo các máy tính hoạt động tốt, tạo những chương trình phụ trợ giúp các bộ phận làm việc tốt.