Phát triển Đông Thịnh Phát
Hiện tại, công tác tuyển dụng nhân lực của cơng ty được phịng Hành chính nhân sự đảm nhiệm. Công tác tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện của phòng, tuy nhiên, do số lượng nhân sự trong phịng ban cịn ít, mà khối lượng cơng việc của phịng Hành chính nhân sự tương đối lớn nên chưa phân công được bộ phận chuyên trách về tuyển dụng. Khi có các đợt tuyển dụng thì trong phịng cân đối cơng việc và triển khai thực hiện tuyển dụng song song với các công việc về nghiệp vụ
chun mơn khác, do đó chất lượng cơng tác tuyển dụng cũng chưa thực sự đạt được hiệu quả tối đa.
Phịng Hành chính nhân sự Cơng ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Đơng Thịnh Phát gồm có 04 người, trong đó có 01 Trưởng phịng. Trưởng phịng Hành chính nhân sự là những người đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực nhân sự, tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị nhân sự ở trường Đại học có tiếng trên cả nước như: Đại học Kinh tế Quốc dân. Các cán bộ nhân viên trong phòng hầu hết là những cán bộ trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình và đam mê công việc, họ được đào tạo bài bản, đa số được làm việc đúng chuyên ngành đào tạo trong các trường Đại học. Phịng Hành chính nhân sự có 04 cán bộ nhưng chủ yếu là cán bộ nữ, tỷ lệ cán bộ nữ chiếm 75% tổng số cán bộ trong phòng tương đương với 03 người, còn lại 01 cán bộ là nam.
Để có nguồn nhân lực phù hợp đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, chiến lược kinh doanh thì điều đó trước tiên phụ thuộc vào công tác tuyển dụng. Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Đông Thịnh Phát đặc biệt chú trọng đến công tác này. Để đảm bảo cho việc tuyển dụng có cơ sở khoa học và thực tiễn, qua đó lựa chọn được những người có đủ phảm chất cần thiết đáp ứng được yêu cầu công việc, Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Đông Thịnh Phát đã thực hiện quá trình tuyển dụng nhân sự theo 5 bước sau:
Hình 2.2: Quá trình tuyển dụng nhân sự
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự)
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Tuyển mộ nhân lực
Tuyển chọn nhân lực
Hội nhận nhân lực mới
2.2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Ông Trần Thanh Long – Tổng giám đốc Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Đông Thịnh Phát cho biết hiện tại nhu cầu tuyển dụng của Công ty chủ yếu được áp dụng theo quy trình từ dưới lên. Tùy thuộc vào tình hình lao động của mỗi phịng ban tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng được hết khối lượng cơng việc thì trưởng các phịng ban sẽ đề nghị lên Tổng giám đốc để tuyển thêm người. Ngồi ra, khi có lao động chấm dứt hợp đồng, phịng Hành chính nhân sự xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các đơn vị trong Cơng ty. Nếu thiếu thì phịng xác định nhu cầu tuyển dụng lao động rồi trình duyệt.
Trong những năm gần đây, vị trí quản lý cấp trung bao gồm: phó giám đốc, trưởng – phó phịng khơng có sự thay đổi nên tuyển dụng từ nguồn nội bộ của cơng ty khơng thực hiện. Điều này góp phần đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty đi đúng theo phương hướng phát triển trong thời gian tới bởi họ có cách nhìn tồn diện và sâu sắc về hoạt động của công ty.
Phạm vi áp dụng đối với nguồn tuyển bên ngồi cơng ty là : nhân viên kế tốn, nhân viên kinh doanh, cán bộ vật tư, cơng nhân,…. Trước khi tuyển dụng từ nguồn bên ngồi, cơng ty ln có sự ưu tiên đối với con em trong ngành, sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty. Những người lao động là con em, người quen của cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty có đầy đủ các tiêu chuẩn của công việc được giới thiệu và tham gia tuyển. Đây là nguồn tuyển dụng hiện được cơng ty rất quan tâm. Nguồn này có ưu điểm là người lao động có thể hịa nhập ngay vào cơng việc của cơng ty, có ý thức tự vươn lên. Cơng ty thường tuyển dụng theo nguồn này vì vừa tiết kiệm được chi phí, vừa rút ngắn được thời gian hội nhập với môi trường làm việc của công ty qua người thân của họ.
Phương pháp tuyển mộ thường được công ty áp dụng đối với nguồn tuyển bên ngoài là: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Internet, tờ rơi,…; Thơng báo được gửi đến văn phịng giới thiệu việc làm của các trung tâm xúc tiến việc làm. Theo số liệu của Phịng Hành chính nhân sự của Cơng ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Đông Thịnh Phát, nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty qua các năm như sau:
Bảng 2.3: Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Cơng ty
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự) ĐVT: Người
Nhu cầu tuyển dụng
Năm
2015 2016 2017
Tổng số lao động công ty 77 85 93
Nhu cầu tuyển dụng 30 33 31
Vị trí quản lý cấp trung Khơng tuyển dụng
Phịng Hành chính nhân sự 1 2 1
Phòng Kỹ thuật 2 4 3
Phòng Vật tư – Thiết bị 2 1 1
Phịng Tài chính kế tốn 2 2 2
Phòng Đầu tư – Kinh doanh 3 4 4
Công nhân 20 20 20
Qua bảng nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Đơng Thịnh Phát, có thể thấy rằng nhu cầu tuyển dụng lao động của Công ty tăng đều hàng năm. Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Đông Thịnh Phát là một doanh nghiệp đã hoạt động được trên 10 năm nên đội ngũ nhân viên gián tiếp tại các phịng, ban gắn bó lâu dài. Vì vậy, nhu cầu tuyển dụng của các phịng, ban qua các năm khơng cao và ít biến động. Phịng Kỹ thuật và phịng Đầu tư – Kinh doanh là hai phòng thường xuyên làm việc dưới áp lực công việc cao nên nhân sự thường xuyên thay đổi, đòi hỏi nhu cầu tuyển dụng nhân sự lớn hơn.
Xét thấy, mặc dù nhu cầu tuyển dụng hàng năm tương đối lớn nhưng quy mô nhân sự của công ty hàng năm tăng lên không nhiều. Nguyên nhân chủ yếu là do sự thay đổi của lực lượng công nhân. Hằng năm, Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Đông Thịnh Phát buộc phải chấm dứt hợp đồng lao động khoảng 10 – 20 cơng nhân. Đa
phần do trình độ dân trí thấp, lực lượng cơng nhân thường vị phạm một số nội quy của công ty như: nghỉ lễ quá số ngày quy định, tệ nạn xã hội, gây ảnh hưởng đến tình hình an ninh trật tự,…. Đặc thù ngành nghề của cơng ty là hoạt động thi cơng xây dựng cơng trình nên số lượng lao động cơng nhân ln phải đảm bảo để đáp ứng tiến độ thi công do chủ đầu tư đặt ra. Trung bình nhu cầu tuyển dụng của đội thi cơng khoảng 20 người/năm. Do đó, việc xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự là một vấn đề luôn được công ty đặt lên hàng đầu.
Để tránh việc thu động trong q trình tuyển dụng cũng như khó khăn trong công việc sắp xếp nhân sự để đáp ứng được yêu cầu về tính chất và khối lượng cơng việc thì hàng năm, phịng Hành chính nhân sự sẽ tổng hợp lại nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, đội xây dựng và soạn thảo trình lên Tổng Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt.
Sau khi xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng trong năm, phịng Hành chính nhân sự sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng bao gồm: nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng và thời gian tuyển dụng. Thực hiện theo đúng quy trình tuyển dụng của cơng ty, đó là: quy trình tuyển mộ, quy trình tuyển chọn, hội nhập nhân viên mới và đánh giá kết quả tuyển dụng.
2.2.2 Tuyển mộ nhân lực
Hàng năm sau khi ban giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của những năm tới, công ty sẽ tiến hành kế hoạch hố nguồn nhân lực. Căn cứ vào khối lượng cơng việc và mục tiêu cụ thể, các đơn vị có nhu cầu thay thế bổ sung nhân lực lập phiếu yêu cầu tuyển dụng, có xác nhận của thủ trưởng đơn vị gửi về phịng Hành chính nhân sự.
Tại phịng Hành chính nhân sự, nhân viên phụ trách cơng tác tuyển dụng tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị, trình lên trưởng phịng Hành chính nhân sự xem xét và đề xuất lên Tổng giám đốc phê duyệt.
Sau khi đã có sự phê duyệt của Tổng giám đốc, phịng Hành chính nhân sự phốí hợp với các đơn vị xây dựng các tiêu chí tuyển dụng. Do chưa có bản mơ tả cơng việc cho
từng vị trí cụ thể nên việc xây dựng các tiêu chí tuyển dụng cịn sơ sài, chủ yếu dựa vào dự liệu, kinh nghiệm của người lãnh đạo trực tiếp cùng nhân viên tuyển dụng.
Bản tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty bao gồm các nội dung sau: - Tiêu chuẩn về sức khỏe: phải là người có sức khỏe tốt
- Tiêu chuẩn về gíới tính tùy thuộc vào từng vị trí.
- Tiêu chuẩn về trình độ chun mơn: Bằng cấp, chứng chỉ liên quan...
Khi đã xây dựng xong tiêu chuẩn tuyển dụng, phịng Hành chính tiếp tục thơng báo tìm nguồn ứng viên và thơng báo tuyển dụng. Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được Tổng giám đốc cơng ty duyệt, phịng Hành chính nhân sự ra thơng báo tuyển dụng tới các trung tâm tuyển dụng việc làm, trên các phương tiện truyền thông, và thông báo trên bảng tin tại doanh nghiệp. Thông báo tuyển dụng của công ty bao gồm các nội dung sau:
- Tên công ty.
- Số lượng lao động cần tuyển.
- Vị trí của cơng việc cần tuyển dụng.
- u cầu trình độ chun mơn, độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, kinh nghiệm - Các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồ sơ, địa chỉ liên hệ.
- Mức thù lao ban đầu.
- Điều kiện làm việc tại vị trí đó.
Về tính hấp dẫn, chọn lọc thông tun tuyển dụng: Hầu hết các bản thông báo tuyển dụng của Công ty đều theo một mẫu nhất định. Trong đó có bản “thơng báo tuyển dụng cho vị trí kỹ sư hiện trường của Cơng ty cổ phấn Đầu tư và Phát triển Đông Thịnh Phát” (tham khảo phụ lục 02). Nhìn chung trong thơng báo đã đề cập được một số vấn đề liên quan trực tiếp đến kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, độ tuổi và trách nhiệm đối với vị trí cơng việc cần tuyển dụng. Với những thơng tin này phần nào thu hút được một số lượng lớn ứng viên tham gia dự tuyển. Tuy nhiên, có thể thấy trong
thông báo các nhiệm vụ người lao động phải thực hiện khi đảm nhận vị trí cơng việc này cịn chung chung, chưa được đưa ra một cách cụ thể. Điều này dẫn đến tình trạng nhiều ứng viên thực sự có khả năng sẽ đánh giá khơng cao về cơng ty nên họ sẽ không tham gia ứng tuyển, đồng thời thực tế nhiều ứng viên không phù hợp với vị trí đó cũng vẫn tham gia ứng tuyển.
2.2.3 Tuyển chọn nhân lực
2.2.3.1 Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trưởng phịng Hành chính nhân sự trực tiếp làm nhiệm vụ tiến hành và xử lý hồ sơ của các ứng viên.Theo quy định của cơng ty thì hồ sơ xin việc gồm:
- Đơn xin việc. - Sơ yếu lý lịch.
- Các văn bằng chứng chỉ đào tạo.
- Giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe.
Căn cứ vào các tiêu chí tuyển dụng cho từng cơng việc, cán bộ phịng Hành chính nhân sự tiến hành nghiên cứu, phân loại đánh giá từng bộ hồ sơ, từ đó chọn ra những bộ hồ sơ phù hợp với tiêu chí tuyển dụng.
Khi đã chọn được những bộ hồ sơ đạt yêu cầu, cán bộ phịng Hành chính nhân sự tiến hành lập danh sách trích ngang các ứng viên và thông báo cho các ứng viên ngày giờ và địa điểm phỏng vấn.
Bảng 2.4: Tổng hợp hồ sơ đăng ký tuyển dụng
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự)
Vị trí cần tuyển dụng Năm 2015 Năm 2016 Năm 201
Vị trí quản lý cấp trung Khơng tuyển dụng
Nhân viên Hành chính nhân sự 3 5 5
Nhân viên Kỹ thuật 6 8 10
Nhân viên Tài chính kế tốn 5 6 7
Nhân viên Vật tư – Thiết bị 3 3 3
Nhân viên Kinh doanh 8 9 9
Thợ lành nghề 24 26 31
Tổng cộng 49 57 65
Qua bảng tổng hợp trên, ta thấy số lượng hồ sơ đăng ký vào công ty qua các năm đều tăng. Trong đó, số lượng ứng viên cho vị trí công nhân luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng số lượng hồ sơ, lần lượt là 9%, 46%, 48%. Vị trí kỹ sư, kế tốn và kinh doanh ln thu hút được nhiều ứng viên đến đăng ký tuyển dụng. Năm 201 , số lượng hồ sơ đăng ký là 65 hồ sơ, ứng tuyển vào vị trí kỹ thuật có 10 hồ sơ chiếm 15%, vị trí kế tốn có hồ sơ chiếm 10.8% và vị trí kinh doanh có 9 hồ sơ chiếm 13.8%. Phịng hành chính nhân sự và vật tư - thiết bị là 2 phịng có số lượng ứng viên đăng ký thấp nhất. Trong thời gian tới, Công ty sẽ tiến hành xem xét công tác tuyển dụng nhằm thu hút thêm ứng viên tham gia nộp hồ sơ vào vị trí hai bộ phận trên.
2.2.3.2 Phỏng vấn
Phịng Hành chính nhân sự kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn là sơ bộ hay chuyên sâu còn tùy thuộc vào các vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ, cơng nhân trực tiếp hay cán bộ quản lý.
Với lao động thời vụ, công nhân trực tiếp, phương pháp phỏng vấn chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Và việc phỏng vấn chỉ do trưởng bộ phận tuyển dụng tiến hành.
Mục đích của cuộc phỏng vấn này là tìm hiểu sơ bộ về ứng viên về tên, tuổi,địa chỉ, sức khỏe và đánh giá các tiêu chuẩn cơ bản về ngoại hình, tác phong lao động, mức độ tin cậy.
Phương thức tiến hành phỏng vấn: Đại diện của phịng Hành chính nhân sự hỏi trực tiếp ứng viên, đồng thời căn cứ vào kinh nghiệm của cán bộ phỏng vấn để quyết định ứng viên có trúng tuyển hay khơng.
* Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật:
Với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn sâu qua hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng của công ty bao gồm:
+ Chủ tịch hội đồng là Tổng giám đốc công ty.
+ Các thành viên trong hội đồng gồm : Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng, cán bộ kỹ thuật liên quan, trưởng phòng tổ chức lao động.
Mục đích của cuộc phỏng vấn này là đánh giá trọng tâm về trình độ nghiệp vụ, chuyên môn, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của ứng viên.
Phương thức tiến hành phỏng vấn: Hội đồng tuyển dụng của công ty sẽ lần lượt phỏng vấn ứng viên về các vấn đề chung nhất như sự nhiệt tình, lịng u nghề, khả năng giao tiếp...đến các tình huống chun mơn nghề nghiệp. Trong q trình phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng của công ty luôn chú ý sao cho các ứng viên cảm thấy tự tin, và chú ý điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hướng. Thơng qua q trình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng qt ứng viên về : Tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục đích khi hợp tác với cơng ty. Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá cúng như thông tin trong cuộc họp, và đưa ra ý kiến đánh giá thống nhất. Kết thúc q trình này cán bộ phịng tổ chức lao động sẽ trình các kết quả đánh giá lên Tổng giám đốc.
Bảng 2.5: Tổng hợp ứng viên tham gia phỏng vấn
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự)
Vị trí cần tuyển dụng
Năm 2015 Năm 201 Năm 2017
Nộp hồ sơ Thưc tế phỏng vấn Nộp hồ sơ Thực tế phỏng vấn Nộp hồ sơ