I. TỔNG QUAN VỀ CễNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU
3. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toỏn tại cụng ty
3.3. Tổ chức hạch toỏn kế toỏn.
* Chế độ chứng từ kế toỏn: Cụng ty sử dụng hầu hết cỏc chứng từ kế toỏn do Bộ Tài chớnh ban hành thống nhất trong cả nước từ 1 - 1 - 1996 (Quyết định số 1141 TC(CĐKT ngày 1 - 11 - 1995). Nhưng cũng tuỳ theo từng phần hành cụ thể mà bộ phận kế toỏn ỏp dụng cỏc chứng từ phự hợp với phần phành đú. Vớ dụ khi hạch toỏn về tiền mặt thỡ kế toỏn cần phải viết phiếu, chi là cỏc hoỏ đơn bỏn hàng, giấy đề nghị cho tạm ứng, cỏc hoỏ đơn mua hàng... Cỏch thức ghi vào cỏc chứng từ về cơ bản là giống như chế độ đó ban hành hướng dẫn cho cỏc doanh nghiệp (yếu tố cần thiết), tuy nhiờn để cụ thể hơn cho cỏc bộ phận phũng ban và cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty thỡ trong một số chứng từ của cụng ty cú thờm yếu tố bổ sung. Đặc biệt khi hạch toỏn về NVL kế toỏn thường sử dụng thờm cỏc chứng từ do BTC hướng
Kế toán tr ởng Tr ởng phịng tài vụ Phó phịng tài vụ KT TSCĐ & XDCB Phó phịng tài vụ KT thuế - tiêu thụ Thủ quỹ KT - TSCĐ KT - NVL KT - ngân hàng T.hợp KT - Thành phẩm KT - L ơng BH T.ứng KT - công nợ KT - tiền mặt
dẫn vớ dụ như phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biờn bản kiểm nghiệm, phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ... thường thỡ chứng từ được sử dụng trong cụng ty được viết thành ba liờn: Liờn màu tớm (màu đen) dựng để lưu, liờn màu đỏ dựng để giao cho khỏch hàng, liờn màu xanh dựng để giao cho thủ quỹ hoặc thủ kho ghi sổ sau đú được chuyển cho kế toỏn. Để biết cụ thể hơn về cỏc chứng từ cụng ty đang sử dụng và cỏc chứng từ khụng được ỏp dụng tại cụng ty cú thể xem thờm ở phần.
Như vậy cụng ty sử dụng hầu hết cỏc chứng từ: Lao động, tiền lương, hàng tồn kho, bỏn hàng, tiền tệ và TSCĐ chỉ cú một số chứng từ hướng dẫn cụng ty khụng sử dụng như phiếu bỏo làm giờ, hợp đồng giao khoỏn.Thờm vào đú là một số chứng từ cụng ty khụng sử dụng đến đo đặc điểm sản xuất của cụng ty như hoỏ đơn cho thuờ nhà, hoỏ đơn bỏn vàng bạc đỏ quý, hoỏ đơn khối lượng xõy dựng cơ bản hoàn thành, bảng kờ vàng bạc đỏ quý.
* Hệ thống tài khoản sử dụng tại cụng ty: Cụng ty sử dụng hầu hết cỏc tài khoản đó được ban hành trước đõy và một số tài khoản bổ sung theo thụng tư số 105/2003/TT - BTC ngày 04/11/2003 của Bộ tài chớnh (từ Tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, loại 6, loại 7, loại 8, loại 9 và cỏc tài khoản ngoài bảng). Hiện nay cụng ty vẫn chỉ để số hiệu tài khoản ở cấp hai chứ chưa chi tiết nhỏ hơn mặc dự trong một số trường hợp là cần thiết. Vớ dụ như khi xuất NVL cho cỏc phõn xưởng thỡ lại khụng cú số hiệu tài khoản riờng của từng phõn xưởng mà chỉ ghi chung một số hiệu và ghi chỳ bờn cạnh. Bờn canh đú, cụng ty Bỏnh kẹo Hải Chõu là cụng ty sản xuất do đú cỏc tài khoản được dựng trong xõy lắp chủ yếu là khụng sử dụng đến (vớ dụ như TK 337), hay cỏc tài khoản dựng trong trường hợp doanh nghiệp hạch toỏn theo phương phỏp KKĐK như TK611, TK631... thỡ cụng ty cũng khụng sử dụng.
* Hỡnh thức sổ kế toỏn sử dụng ở cụng ty: Cụng ty sử dụng cả sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết. Do đặc thự của cụng ty là một doanh nghiệp vừa cú số lượng nghiệp vụ kinh tếphỏt sinh nhiều, yờu cầu quản lý cao, trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn cao và thường sử dụng mỏy vi tớnh vào kế
toỏn nờn sổ tổng hợp được ỏp dụng tại cụng ty là sổ nhật ký chung và vào sổ cỏi cho cỏc tài khoản. Ngoài ra khụng sử dụng cỏc loại sổ NK đặc biệt là vỡ hỡnh thức này cú đặc điểm:
Tỏch rời trỡnh tự ghi sổ theo thời gian với trỡnh tự ghi sổ phõn loại theo hệ thống toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh để ghi vào 2 sổ kế toỏn riờng biệt là sổ NKC và sổ cỏi.
Tỏch rời việc ghi chộp kế toỏn tổng hợp với kế toỏn chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toỏn là sổ kế toỏn tổng hợp và chi tiết.
Cuối thỏng phải lập bảng cõn đối TK để kiểm tra chớnh xỏc của việc ghi chộp ở cỏc TK tổng hợp.
Sơ đồ 3: Quỏ trỡnh hạch toỏn trờn hệ thống sổ kế toỏn đó mở theo hỡnh thức Nhật ký chung. Chứng từ gốc Nhật ký chung (Nhật ký chuyên dùng) Sổ kế toán chi tiết
Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ cái Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối TK
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác
Qua sơ đồ trờn cú thể hiệu trỡnh tự ghi sổ tổng hợp của cụng ty như sau: Căn cứ vào chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra kế toỏn viờn tiến hành ghi sổ, định khoản và vào sổ Nhật ký chung. Sau đú căn cứ vào số liệu của Nhật ký chung hàng ngày chuyển sang sổ cỏi cho những tài khoản tương ứng.
Cụng ty cũng sử dụng sổ kế toỏn chi tiết theo quy định của chế độ hiện hành.Tuy nhiờn do đặc thự của cụng ty là doanh nghiệp sản xuất nờn cú một số sổ thường xuyờn được sử dụng tại cụng ty như:
Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng húa. Thẻ kho.
Sổ chi phớ sản xuất kinh doanh (Dựng cho cỏc tài khoản 621, 622, 627, 154, 641, 642, 142, 335).
Khi ghi vào cỏc sổ kế toỏn ghi tiết này kế toỏn viờn cũng phải căn cứ vào cỏc chứng từ gốc để vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết. Cuối kỳ kế toỏn sẽ tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản .
Vào cuối kỳ bộ phận kế toỏn cụng ty sẽ thực hiện khoỏ sổ kế toỏn tớnh ra số dư cuối kỳ trờn sổ cỏi và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Khi lập bảng cõn đối phỏt sinh thỡ kế toỏn dựa trờn cơ sở số liệu của sổ cỏi, cũn khi lập bỏo cỏo kế toỏn thỡ dựa trờn cơ sở lập bảng cõn đối phỏt sinh và bảng tổng hợp chi tiết.
* Tổ chức luõn chuyển chứng từ: Nhỡn chung chế độ luõn chuyển chứng từ tại cụng ty cũng khụng cú gỡ khỏc so với quy trỡnh của chế độ kế toỏn nú cũng bao gồm cỏc giai đoạn chủ yếu sau:
Lập chứng từ: Khi lập cỏc chứng từ cũng tựy theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà kế toỏn sử dụng chứng từ thớch hợp. Vớ dụ như khi xuất nhập vật tư thỡ phải sử dụng phiếu nhập vật tư và phiếu xuất vật tư...
Kiểm tra chứng từ: Đõy là nhõn tố quan trọng và phải thực hiện ngay sau khi nhận được chứng từ (Cụ thể cần kiểm tra về cỏc yếu tố của chứng từ, chữ ký của người cú liờn quan, tớnh chớnh xỏc của số liệu trờn chứng từ).
Sử dụng chứng từ: Chứng từ được sử dụng để cung cấp thụng tin cần thiết cho lónh đạo nghiệp vụ, lập định khoản kế toỏn và vào sổ kế toỏn.
Chuyển chứng từ vào lưu và huỷ: Sau khi ghi sổ và kết thỳc kỳ hạch toỏn chứng từ được chuyển sang lưu trữ, bảo đảm an toàn. Khi kết thỳc thời hạn thanh toỏn chứng từ được đem huỷ.