CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
2.1.2. Phân loại phần mềm và các tính năng
Theo giáo trình Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp của Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự năm 2012, phần mềm kế toán được phân loại theo nguồn gốc và mục đích hình thành thì phần mềm kế toán được chia thành:
Phần mềm kế toán Việt Nam
+ Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết:
Các phần mềm kế toán do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết thường đơn giản, phù hợp với yêu cầu xử lý dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp, dễ sử dụng. Tuy nhiên tính kiểm sốt của phần mềm khơng cao, xét cả dưới góc độ của người quản lý doanh nghiệp và góc độ người sử dụng phần mềm kế tốn. Bên cạnh đó, tính ổn định và bảo
mật của các phần mềm này khơng cao, do đó, các doanh nghiệp này thường gặp lúng túng và khó khăn khi cập nhật và nâng cấp phần mềm.
+ Phần mềm kế tốn đóng gói (Cịn gọi là phần mềm thương phẩm):
Các phần mềm kế toán Việt Nam được viết theo dạng đóng gói và bán cho người sử dụng hiện nay rất phong phú và đa dạng. Các phần mềm này phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, có tính ổn định cao, việc cập nhật, bảo trì hay nâng cấp dễ dàng. Có thể chia thành hai nhóm : Nhóm các phần mềm có tính linh hoạt cao – cho phép người dùng thay đổi giao diện nhập liệu hay báo cáo và nhóm phần mềm khơng có tính linh hoạt. Đối với phần mềm có tính linh hoạt cao, hệ thống báo cáo kế toán phong phú và đa dạng hơn nên khả năng cung cấp thông tin tốt hơn.
Phần mềm kế tốn nước ngồi: Có khả năng xử lý đa dạng, phong phú,
tính ổn định, tính kiểm sốt, tính chun nghiệp cao… tuy nhiên một số phần mềm nước ngồi chưa được việt hóa nên áp dụng khơng khơng phù hợp. Chi phí đầu tư cho phần mềm cao.
Phần mềm ERP (Hệ thống hoạch định/quản trị nguồn nhân lực) : Phần mềm
này phù hợp với các doanh nghiệp lớn có chi phí đầu tư rất cao và nó được sản xuất từ cơng ty phần mềm có nguồn nhân lực hùng hậu.
2.1.3. Tính ưu việt của phần mềm kế tốn so với kế tốn thủ cơng.
Việc phát triển cơng nghệ thơng tin mang lại cho doanh nghiệp nói riêng và cho xã hội nói chung những lợi ích to lớn. Những doanh nghiệp nắm bắt được xu thế của thời cuộc đã nhanh chóng ứng dụng cơng nghệ thơng tin phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Và thực tế phần mềm kế tốn đã chứng minh nhiều tính ưu việt của mình, cụ thể:
+ Tính hiệu quả: Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thơng tin chính là sức mạnh,
ai có thơng tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế tốn giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, cơng tác kế tốn thủ cơng địi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế tốn do tự động hóa hồn tồn các cơng đoạn tính tốn,
lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
+ Tính chính xác: Phần mềm được thiết kế bằng cơng thức và việc tính tốn
được thực hiện một cách tự động khi nhận được “lệnh” từ người sử dụng. Do đó việc tính tốn của phần mềm đảm bảo chính xác nếu như q trình nhập liệu ban đầu là chính xác, dữ liệu tính tốn kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế tốn mang tính nhất qn cao. Trong khi đó, với cơng tác kế tốn thủ cơng, thơng tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế tốn viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo cơng tác kế tốn tổng hợp bị sai lệch. Và khi phát hiện sai sót thì việc chỉnh sửa báo cáo cũng mất nhiều thời gian do phải chỉnh sửa lại số liệu từ đầu.
+ Tính kịp thời : Khi ứng dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn, nhà quản lý sẽ
được cung cấp thơng tin kế tốn bất kỳ lúc nào và bất kỳ thời điểm nào mà họ yêu cầu. Điều này giúp cho nhà quản lý kịp thời hoạch định và điều chỉnh kế hoạch hoạt động một cách nhanh chóng và hiệu quả.
+ Tính tiết kiệm thời gian: Nếu như kế tốn thủ cơng mất ít nhất vài ngày để
chỉnh sửa lỗi do cộng sai số tổng cộng của sổ, chuyển sổ, phân bổ chi phí … thì phần mềm kế toán chỉ mất vài phút để chỉnh lại các sai sót đã thực hiện. Do phần mềm được cài công thức tự động, chỉ cần chỉnh lại một thơng số thì lập tức số liệu trên các báo cáo cũng thay đổi theo.
+ Tính tiết kiệm chi phí: Phần mềm kế tốn ứng dụng tự động hóa hồn tồn
các cơng đoạn tính tốn, lưu trữ và kết xuất báo cáo nên bộ phận kế tốn máy chỉ cần ít nhân sự so với khi thực hiện cơng tác kế tốn thủ cơng.
+ Tính chuyên nghiệp: Bằng việc sử dụng phần mềm kế tốn, tồn bộ hệ thống
sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (khơng bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm
tốn và đầu tư. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình.
+ Tính cộng tác: Các phần mềm kế tốn ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần
hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,... cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế tốn. Như vậy, trong mơi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và tồn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.
+ Thuận tiện trong định dạng dữ liệu các báo cáo: Dữ liệu được lưu trữ trong
phần mềm kế toán. Hầu hết các mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước và yêu cầu của doanh nghiệp điều được thiết lập sẵn. Khi cần người dùng có thể dùng lệnh để kết xuất ra màn hình dưới các dạng file word, PDF, Excel …
2.2. Khái niệm và đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa 2.2.1. Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa 2.2.1. Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa
Trên thế giới, khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa rất đa dạng nhưng chủ yếu đều căn cứ vào vốn và lao động. Ngồi ra, một số nước cịn gắn vốn và lao động với đặc điểm từng ngành nghề, có nước cịn căn cứ vào doanh thu hàng năm,…
Tại Việt Nam, để xác định thế nào là doanh nghiệp nhỏ và vừa để áp dụng thì phải căn cứ vào từng tiêu chí khác nhau trong từng trường hợp khác nhau của văn bản luật.
Tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa để gia hạn nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế GTGT năm 2013 theo TT16/2013/TT-BTC thì căn cứ vào Doanh thu và Số lao động. Doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ là doanh nghiệp sử dụng dưới 200 lao động làm việc tồn bộ thời gian năm và có doanh thu năm khơng q 20 tỷ đồng.
Theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 thì doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ và vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn
tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế tốn của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình qn năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên). (Phụ lục I)
2.2.2. Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam
Theo nghiên cứu của Phạm Ngọc Toàn (2010), các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam có những đặc điểm sau đây:
- Tham gia vào mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh với nhiều loại ngành nghề khác nhau và không ngừng phát triển về số lượng theo từng năm.
- Giữ một vị trí chủ yếu trong sự tăng trưởng của nền kinh tế quốc dân.
- Còn non kém trong kinh nghiệm thương trường, thiếu kinh nghiệm quản lý, đội ngũ cán bộ nhân viên không được đào tạo một cách chuyên nghiệp, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng kinh doanh còn chưa đáp ứng được sự thay đổi nhanh chóng của mơi trường kinh doanh hiện nay.
Với các đặc điểm trên cho thấy rằng, các doanh nghiệp nhỏ và vừa do đặc thù kinh doanh nhiều ngành nghề khác nhau nên việc áp dụng một PMKT chung cho tất cả các ngành nghề đó là khơng thể. Địi hỏi các doanh nghiệp phải yêu cầu các đơn vị triển khai phần mềm thiết kế một PMKT đặc trưng cho mỗi ngành nghề khác nhau. Và như vậy chi phí cho việc thiết kế và triển khai thơng thường sẽ cao hơn so với một PMKT đã được lập trình có sẵn. Điều này gây cản trở đến ý định sử dụng PMKT của các doanh nghiệp này. Hơn nữa, các doanh nghiệp nhỏ và vừa với đặc điểm là thiếu kinh nghiệm quản lý và đội ngũ nhân viên không được đào tạo chuyên nghiệp, do vậy việc áp dụng PMKT là tương đối khó khăn. Việc tiếp thu và ứng dụng cơng nghệ địi hỏi phải tốn nhiều thời gian, chi phí và cơng sức đào tạo, gây cản trở cho việc ứng dụng PMKT cho doanh nghiệp.
2.3. Lý thuyết về ý định hành vi và chấp nhận công nghệ của người tiêu dùng dùng
2.3.1. Khái niệm về ý định hành vi
Ý định là dự định hay kế hoạch do con người đặt ra cho mình để hành động theo một cách nào đó. Cụ thể theo Ajzen (1991, trang 181) ý định hành vi bao gồm các yếu tố động cơ có ảnh hưởng đến hành vi của mỗi cá nhân, các yếu tố này cho
thấy được mức độ sẵn sàng hoặc nỗ lực mà mỗi cá nhân sẽ bỏ ra để thực hiện hành vi. Khi con người có ý định mạnh mẽ để tham gia vào một hành vi nào đó thì họ có khả năng thực hiện hành vi đó nhiều hơn. Islam và cộng sự (2013) đã xác định ý định hành vi như ý định của một cá nhân, để thực hiện một hành động nhất định mà có thể dự đốn hành vi tương ứng khi một cá nhân hoạt động tự nguyện. Bên cạnh đó, ý định hành vi là xác suất chủ quan của việc thực hiện hành vi và cũng là nguyên nhân của hành vi sử dụng nhất định (Yi, Jackson, Park và Probst, 2006).
Ý định hành vi là đo lường ý định để thực hiện một hành vi đặc biệt (Fishbein và Ajzen, 1975). Sự đo lường ý định hành vi bao gồm ý định, dự báo, kế hoạch sử dụng công nghệ (Suha A. và Anne M., 2008). Ý định hành vi có thể được sử dụng mô tả việc sử dụng thực tế vì có nghiên cứu thực nghiệm cho rằng có sự tương quan đáng kể với hành vi thực sự ( Davis, 1989).
2.3.2. Mơ hình tham khảo
Ý định hành vi có vai trị như một yếu tố dự báo quan trọng của hành vi sử dụng và đã được đề cập trong nhiều nghiên cứu. Có nhiều mơ hình chấp nhận CNTT khác nhau đã được phát triển, sau đây là một số tiêu biểu:
2.3.2.1 Thuyết hành động hợp lý (TRA)
Thuyết hành động hợp lý TRA (Theory of Reasoned Action) được Ajzen và Fishbein xây dựng từ năm 1975 và được xem là học thuyết tiên phong trong lĩnh vực nghiên cứu tâm lý xã hội. Mơ hình TRA cho thấy hành vi được quyết định bởi ý định thực hiện hành vi đó. Mối quan hệ giữa ý định và hành vi đã được đưa ra kiểm chứng thực nghiệm trong rất nhiều nghiên cứu ở nhiều lĩnh vực (Ajzen,1991; Ajzen và Fishbein, 1975).
Hai yếu tố chính ảnh hưởng đến ý định là thái độ cá nhân và chuẩn chủ quan. Theo Fishbein và Ajzen (1975), Thái độ là cảm xúc tích cực hay tiêu cực của một các nhân về hành vi thực hiện mục tiêu, được đo lường bằng niềm tin và sự đánh giá đối với kết quả của hành vi đó; Chuẩn chủ quan (Subjective Norms) là nhận thức của những người ảnh hưởng sẽ nghĩ rằng cá nhân đó nên thực hiện hay khơng thực hiện hành vi đó. Mơ hình TRA được trình bày ở Hình 2.1 sau:
Hình 2.1. Thuyết hành động hợp lý (TRA)
(Nguồn: Davis, Bagozzi và Washaw, 1989, trích trong Chutter M.Y.,2009,tr3)
2.3.2.2 Thuyết hành vi dự định (TPB)
Thuyết hành vi dự định (Ajzen, 1991) là sự phát triển và cải tiến của thuyết hành động hợp lý (TRA). Trong mối quan hệ giữa ý định hành vi và hành vi thực sự, Ajzen (1991) cho rằng ý định hành vi không phải bao giờ cũng dẫn đến hành vi thực tế. Vì vậy, Ajzen đã tiến hành chỉnh sửa mơ hình TRA bằng cách thêm khái niệm kiểm soát hành vi cảm nhận (Perceived Behavioral Control) vào TRA. Biến này được Ajzen (1991) định nghĩa là việc cảm nhận dễ dàng hay khó khăn trong việc thực hiện hành vi. Trong bối cảnh nghiên cứu hệ thống thơng tin thì kiểm sốt hành vi cảm nhận được định nghĩa là nhận thức hạn chế của bên trong và bên ngoài của hành vi (Tayloe và Todd, 1995b).
TPB sau đó được chấp nhận rộng rãi và chỉnh sửa với nhiều khái niệm hơn nữa trong khoa học xã hội giúp các nhà khoa học dự đoán hành vi của con người. Ngồi ra thuyết TPB có thể bao gồm các hành vi khơng ý chí của người tiêu dùng, cái mà lý thuyết TRA khơng thể giải thích được.
Hình 2.2. Mơ hình thuyết hành vi dự định (TPB)
(Nguồn: Ajzen, I., The theory of planned behavior, 1991, trang 182)
2.3.2.3 Mơ hình chấp nhận cơng nghệ (TAM/TAM2)
Thái đơ ̣
Chuẩn chủ quan
Ý định
hành vi Hành vi thực sự
Thái độ
Kiểm soát hành vi cảm nhận
Ý định hành vi Hành động thực sự Chuẩn chủ quan
Mơ hình chấp nhận cơng nghệ (Technology Acceptance Model-TAM) được phát triển bởi Fred Davis và Richard Bagozzi (Fred Davis, 1989; Fred Davis, Bagozzi và Warshaw, 1992). Mơ hình này là một mở rộng của thuyết hành động hợp lý được sử dụng trong nghiên cứu sự chấp nhận công nghệ, TAM đã thay thế hai biến thái độ và chuẩn chủ quan bằng hai biến khác đó là hiệu quả mong đợi và tính dễ sử dụng để đo lường cho phù hợp với nghiên cứu sự chấp nhận cơng nghệ mới. Mơ hình TAM cho rằng các hành động thực tế được xác định bởi các ý định hành vi và sau đó các ý định hành vi được xác định bởi thái độ hoặc trong các trường hợp khác ý định hành vi bị ảnh hưởng gián tiếp bởi các biến bên ngồi thơng qua tính dễ sử dụng và hiệu quả mong đợi.
Hình 2.3. Mơ hình chấp nhận cơng nghệ (TAM)
(Nguồn: Fred Davis,1989)
Hiệu quả mong đợi
Tính dễ sử dụng mong đợi
Mơ hình TAM sau này được mở rộng thành mơ hình TAM2 để chỉ ra sự thiếu sót tồn tại ở mơ hình TAM. Có thể thấy TAM2 đã mở rộng thêm nhiều biến trong đó có một biến quan trọng là chuẩn chủ quan.
Hình 2. 4. Mơ hình chấp nhận cơng nghệ mở rộng (TAM2)
(Nguồn: Venkatesh và Davis, 2000)
2.3.2.4 Thuyết hợp nhất về việc sử dụng và chấp nhận công nghệ (UTAUT) của Venkatesh và cộng sự (2003)
Lý thuyết UTAUT nhằm mục đích giải thích ý định sử dụng một hệ thống công nghệ thông tin và hành vi sử dụng sau này. Lý thuyết này bao gồm bốn nhân tố (hiệu quả mong đợi, tính dễ sử dụng, ảnh hưởng của xã hội và điều kiện hỗ trợ) tác động trực tiếp đến ý định và hành vi sử dụng (V.Venkatesh và cộng sự, 2003). Bên cạnh đó giới tính, độ tuổi, kinh nghiệm và sự tự nguyện sử dụng được xác định là trung gian sự tác động của bốn nhân tố chính lên ý định và hành vi sử dụng (V.Venkatesh và cộng sự, 2003). Lý thuyết được phát triển thơng qua việc tích hợp những biến dự đốn tốt nhất về ý định hành vi của tám mơ hình trong các nghiên cứu trước có liên quan đến hành vi sử dụng công nghệ thông tin (thuyết hành động hợp