Bảng 2.4 Bảng kế hoạch mua một số thiết bị năm 2014
2.5.3 Tình hình và kết quả mua hàng theo phương thức mua
Có 2 cung cách mua phổ biến trên thị trường hiện nay và được trung tâm áp dụng: hình thức mua trực tiếp (liên hệ với các nhà cung cấp) và hình thức đấu thầu
Với hình thức mua trực tiếp, các mặt hàng được trung tâm áp dụng với những mặt hàng có giá trị nhỏ lẻ, có giá trị khơng lớn. Có thể đó là những mặt hàng văn phòng phẩm dùng hàng ngày, hay sự thay đổi về một vài vật dụng bị hỏng hóc trong q trình sử dụng, hay cũng có thể là các mặt hàng dầu mỡ bơi trơn giúp máy móc vận hành tốt, nhưng mua với số lượng nhỏ lẻ và có giá trị khơng cao. Nhưng khơng vì thế mà trung tâm tỏ ra không quan tâm tới việc mua bán bằng hình thức trực tiếp. Vẫn quản lý sát sao hình thức mua như thế này, ln nâng cao tinh thần trách nhiệm, tiết kiệm chi phí cho Quốc gia, cho nên trong việc lựa chọn nhà cung cấp hay các dịch vụ hậu mãi sau mua luôn được trung tâm chú ý đến.
Và khi tìm hiểu về các nhà cung cấp, trung tâm luôn lựa chọn được nhà cung cấp bán hàng với chất lượng tốt, đạt yêu cầu của trung tâm và giá cả hợp lý nhất với dịch vụ chăm sóc tốt, cam kết về chất lượng cũng như đảm bảo thời gian, cung cách giao hàng.
Ưu điểm của hình thức mua trực tiếp: - Thời gian mua hàng, giao hàng nhanh
- Nhà cung cấp có sẵn danh sách từ trước, chỉ phải tìm hiểu thêm một số nhà cung cấp khác để so sánh về giá cả, chất lượng, cũng như tìm hiểu về mặt hàng mà trung tâm yêu cầu xem có đúng với u cầu hay khơng
- Có thể tìm được nhiều mặt hàng với giá rẻ hơn ngoài thị trường hiện bán - Giao dịch nhanh chóng, khơng rườm rà
- Được các nhà cung cấp chăm sóc tốt,dịch vụ hậu mãi được chú trọng Nhược điểm:
- Nhà cung cấp đơi khi cịn pha tạp, vì tìm hiểu trên thị trường đôi khi khơng tránh được những điều đó
56
- Một số nhà cung cấp bn bán đứt đoạn, nên dịch vụ có thể bị sao nhãng - Hàng hay bị trì hỗn, vì những nhà cung cấp nhỏ lẻ thường khơng có sẵn hàng, phải đặt lại của các nhà cung cấp hoặc của hãng.
Với hình thức đầu thầu, các mặt hàng được áp dụng thường có giá trị lớn, cần phải xem xét về mặt số lượng, chất lượng, thời gian cũng như nhiều vấn đề liên quan khác. Với hình thức này, trước tiên Trung tâm sẽ cơng bố về thơng tin gói thầu cho các nhà thầu. Sau đó là khoảng thời gian chuẩn bị cho các nhà thầu. Các nhà thầu tìm hiểu tất cả các thơng tin liên quan đến gói thầu, điều kiện nhà thầu, cung cách đấu thầu… để xem xét và nộp hồ sơ cho trung tâm, để tham gia vào q trình thầu. Các nhà thầu khơng đủ khả năng cũng sẽ dựa trên các thơng tin có sẵn tự thấy lợi thế, bất lợi của mình để khơng tham gia vào q trình thầu
Tiêu chí chọn nhà thầu:
- Giá cả: giá cả luôn là hợp lý nhất
- Phương thức giao hàng: giao hàng tận nơi hay xuất tại kho, hoặc một địa điểm nào đó.
- Thời gian giao hàng: cam kết thời gian sau khi hoàn thành đầu thầu, hay từ khi hợp đồng ký kết có hiệu lực
- Chất lượng sản phẩm: cam kết về sản phẩm có chất lượng như thế nào? Ít nhất phải đảm bảo được chất lượng như trung tâm đã đưa ra.
- Dịch vụ sau bán: bảo hành, chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc… Kết quả đấu thầu: Trung tâm chọn được nhà thầu có giá cả hợp lý nhất với chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ, cũng như sự nhạy bén, chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp đó
Ưu điểm của đấu thầu:
- Loại bỏ được những nhà cung cấp không cần thiết, không đủ năng lực ngay từ đầu. Tức là các nhà cung cấp đã tìm hiểu đượcthơng tin về gói thầu và u cầu với các nhà cung cấp, cho nên đã loại được một số nhà cung cấp ngay từ vòng này.
57
- Khơng có sự hỗn tạp trong q trình mua bán, bởi các nhà thầu được chọn lựa đều là những doanh nghiệp có uy tín trên thị trường, có tính chun nghiệp cao.
- Thơng tin về các nhà cung cấp luôn được đảm bảo, vì đều là doanh nghiệp có chữ tín.
- Đảm bảo được thời gian giao hàng ln chính xác - Dịch vụ sau mua luôn được đảm bảo tốt nhất. Nhược điểm:
- Mất nhiều thời gian hơn trong quá trình đấu thầu, vì các nhà cung cấp phải quan một loạt các giai đoạn như nộp hồ sơ, chờ đợi, xét duyệt… Cho nên thời gian sẽ kéo dài hơn.
- Nhiều tiêu chí chọn nhà thầu, xuất hiện các nhà thầu có điều kiện tương tự nhau.
- Có thể sẽ xảy ra một vài q trình khơng minh bạch trong quá trình đấu thầu. - Khơng kiểm sốt được hết các hoạt động.
- Đưa ra các tiêu chí chọn nhà thầu khó khăn hơn.