Bảng 2.4 Bảng kế hoạch mua một số thiết bị năm 2014
2.6. Công tác quản trị mua hàng tại doanh Trung tâm (theo quy trình mua
2.6.2. Xác định nhu cầu mua hàng
Trước tiên, trung tâm phải xác định được trung tâm cần mua những gì, số lượng bao nhiêu, chất lượng yêu cầu như thế nào. Vì trung tâm là trực thuộc tập đoàn điện lực EVN, chủ yếu hoạt động của trung tâm là điều hành hệ thống điện, mua các vật tư cần thiết để có thể phục vụ cho nhu cầu cung cấp điện.
Mặt hàng chủ yếu các thiết bị, hàng hóa phục vụ cho nhu cầu điều độ hệ thống điện của trung tâm. Ngồi ra cịn là những thiết bị phục vụ cho cơ sở vật chất của trung tâm, phục vụ cho quá trình làm việc của người lao động trong trung tâm như máy tính, bàn ghế …
Khi nào cần xác định nhu cầu mua hàng? Khi các thiết bị máy móc có tình trạng hỏng hóc khơng sửa chữa được hay các thiết bị máy móc cần thay thế theo định kỳ. Vậy làm sao để xác định được nhu cầu mua hàng, khi mà ban quản lý cấp cao không thể sát sao tới từng việc nhỏ như thế. Nhu cầu mua hàng được xác định khi các cán bộ, cơng nhân viên có nhu cầu. Họ là những người trực tiếp sử dụng các thiết bị hàng ngày, nên khi các thiết bị có vấn đề gì thì cán bộ cơng nhân viên là những người rõ nhất. Họ sẽ có kiến nghị lên ban quản lý cấp cao đề xuất ý kiến để được xét duyệt. Ban quản lý sẽ tùy vào tình hình tài chính, cũng như tình trạng máy móc để phê duyệt xem nên thay thế đổi mới hay sửa chữa.
Không chỉ cán bộ công nhân viên là những người trực tiếp đề xuất ý kiến để trang bị trang thiết bị cho trung tâm. Bản thân các nhà quản lý cũng chú ý tới tình trạng cụ thể của trung tâm như thế nào, tình trạng máy móc thiết bị ra sao (trực tiếp hoặc qua các báo cáo, phản ánh của nhân viên). Từ đó, ban quản lý sẽ xác định xem trung tâm cần thêm gì, cần thay đổi điều gì để có thể đề xuất vớihội đồng của trung tâm, với tập đoàn điện lực để bổ sung trang thiết bị phục vụ cho quá trình điều độ hệ thống điện của cả nước.