BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUN VẬT LIỆU CUỐI KÌ
Q III năm 2013
- Thời điểm kiểm kê: 8 giờ ngày 31 tháng 10 năm 2013 tại kho Cục Hải Quan Nghệ An
- Ban kiểm kê gồm:
Ông/ Bà:..Thái Ngọc Hà… Chức vụ:..TP kế hoạch vật tư….Trưởng ban Ơng/ Bà:….Nguyễn Hà Linh...Chức vụ:…Kế tốn……………Ủy viên Ông/ Bà:…Phạm Bảo Long..Chức vụ:….Thủ kho………….Ủy viên
Đã cùng nhau tiến hành kiểm kê và đi đến thống nhất như sau:
STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng
sổ sách
Số lượng
kiểm kê Chênh lệch Ghi chú
A B C (1) (2) (3) (4) … …… … … … …… … 45 Thép D18 KG 650,18 625,18 - 25 Thiếu trong định mức … …… … … … …… … 60 Thép D25 KG 4560,27 4560,27 0 Đủ ….. …….. …….. ………. ………. …………. ………. Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
Kết quả kiểm kê phát hiện vật tư thép D18 thiếu 25kg và xác định được nguyên nhân là do thiếu trong định mức khi đó kế tốn xác định được giá trị của thép bị hao hụt theo công thức:
Giá trị hao hụt = số lượng hao hụt x đơn giá
Do đó giá trị thép D18 thiếu = 25 x 14.545 = 363.625 (đồng)
Trước khi gửi báo cáo lên cho giám đốc, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê, định khoản:
Nợ TK 642: 363.625 Có TK 152: 363.625
B. Đánh giá thực trạng, đưa ra các giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn nguyên vật liệu tại công ty
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ADP là một Cơng ty xây dựng nên chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn ngun vật liệu nói riêng được quan tâm sâu sắc.Qua thực tiễn trong q trình thưc tập tại Cơng ty Cổ phần đầu tư phái triển ADP em xin đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty.
a. Những kết quả đạt được
Thứ nhất: Về phân công nhiệm vụ theo dõi vật tư cho các bộ phận.
+ Tại kho: Nhằm đảm bảo NVL không bị hao hụt, công ty ADP thực hiện mỗi cơng trình là 1 kho. Như vậy đã giúp kế tốn thuận lợi hơn trong q trình hạch tốn giúp cho cơng tác kiểm tr quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng NVL được dễ dàng hơn.
Thủ kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tư về mặt giá trị. Thực hiện quy trình đúng quy định nhập - xuất vật tư. Ghi chép đày chủ, chính xác, kịp thời số lượng mỗi lần nhập, xuất.
Thủ kho các trách nhiệm báo cáo tình hình vật tư tại kho cho phịng kế tốn tài chính để có kế hoạch mua vật tư khi cần thiết. Định kỳ 3-5 ngày, thủ kho giao cho kế toán các chứng từ liên quan.
Tại các cơng trình: Theo dõi trực tiếp tình hình thực hiện tiến dộ thi cơng cơng trình, xem xét về nguyên vật liệu thừa thiếu để kịp thời gửi giấy đề nghị cung ứng vật tư để nhận vật tư đưa vào thi cơng kịp tiến độ.
Tại phịng tài chính kế tốn: Kế tốn vật tư có trách nhiệm theo dõi vật tư cả về mặt số lượng và giá trị. Kết hợp với các phịng ban liên quan trong cơng tác kiểm nghiệm, kiểm kê vật tư. Khi nhận được các chứng từ do thủ kho gửi lên thì kế tốn các cơng trình có trách nhiệm thống kê số liệu để nhanh chóng gửi số liệu về cho kế tốn vật tư - thiết bị để nhập số liệu vào sổ sách.
Nhờ có sự phân cơng nhiệm vụ rõ ràng nên trong q trình SXKD cơng ty đã tránh được các sự cố khơng mong muốn. Cơng tác tập hợp chi phí cho các cơng trình cũng chính xác hơn.
Thứ hai: Về bộ máy quản lý:
Các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của cơng ty. Với quy mơ quản lý hơp lý đó tạo điều kiện cho quản lý chủ động trong sản xuất, quan hệ với khách hàng và ngay càng có uy tín trên thị trường, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh.
Thứ ba: Về tổ chức bộ máy kế toán:
Cơng ty tổ chức cơng tác kế tốn tập trung sẽ tạo điều kiện để kiểm tra nghiệp vụ và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng và ban GĐ..Ngồi ra, Cơng ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế tốn vững vàng và có bề dày kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn, áp dụng kịp thời các chế độ kế toán hiện hành., đồng thời phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người.
Thứ tư: Về công tác thu mua cung ứng vật tư:
Cơng ty có đội ngũ cán bộ thu mua vật tư hoạt bát, nhanh nhẹn nắm vững được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu SXKD của công ty.
Công ty tiến hành ký hợp đồng với các nhà cung ứng lớn nhằm ổn định về giá cả, chất lượng tốt, đảm bảo thời gian cung ứng kịp thời. Và đồng thời hoạt động mua được gắn chặt chẽ với các bộ phận và các phịng ban trong cơng ty nhằm đạt được thành cơng trong việc giữ cho chi phí vật tư là thấp nhất. Giá cả vật tư tăng và năng lượng đầu vào quyết định giá thành của các sản phẩm bán ra thị trường, vì vậy cơng ty phải kiểm sốt được đầu vào.
Thứ năm: Phương pháp hạch toán
Phương pháp thẻ song song được sử dụng trong việc hạch toán HTK nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo chỉ dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì Cơng ty ln chú trọng việc bảo tồn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật tư, hạ giá thánh sản phẩm cũng như góp phần ngày một hồn thiện cơng tác quản lý và hạch toán vật tư.
Thứ sáu : Về hệ thống kho:
Các kho nguyên vật liệu được sắp xếp ngay tại chân cơng trình nên thuận lợi cho việc bảo quản cũng như xuất nguyên vật liệu vào sử dụng. các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, cơng dụng củ từng loại vật liệu. Các kho rộng rãi, thoáng mát đủ điều kiện thuận tiện cho công tác cung ứng và kiểm kê vật tư.
Thứ bảy: Đối với trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho:
Công ty đã áp dụng đơn giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Phương pháp này thấy ngay được trị giá vốn vật tư nhập kho, đảm bảo nguyên tắc phù hợp của kế toán....vv...
b. Những tồn tại tại công ty
Bên cạnh những thành công đã đạt được Công ty cần khắc phục một số tồn tại sau:
Thứ nhất: Hệ thống danh mục vật tư được xây dựng chưa khoa học, ít mang
tính gợi nhớ cho kế tốn trong q trình sử dụng. Cần xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất tồn cơng ty để tiện việc theo dõi vật tư.
Thứ hai: Việc phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:
Để xây dựng và hồn thiện một cơng trình, Cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu gồm nhiều loại với các thành phần, tính năng khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt thì cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học.
Thứ ba: Về hạch toán chi tiết chi tiết nguyên vật liệu:
Theo phương pháp thẻ song song dẫn đén ghi chép cịn trùng lặp giữa kho và kế tốn. Khối lượng ghi chép nhiều, chủng loại nguyên vật liệu nhiều, việc nhập – xuất diễn ra thường xuyên nên nếu công việc kiểm tra không thường xuyên mà dồn chủ yếu vào cuối tháng thì sé gây khó khăn trong việc nắm bắt tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu.
Thứ tư: Việc ghi chép phản ánh số liệu còn chung chung chưa chi tiết, rõ ràng, cụ thể cho từng loại vật tư:
- Thẻ kho còn theo dõi chung các vật tư cùng loại Ví dụ như thẻ kho thép theo lý thuyết là phải theo dõi riêng từng loại thép nhưng công ty lại tiến hành theo dõi chung các loại thép D10,D12,D22..vv vào một thẻ kho làm cho việc theo dõi, kiểm kê, đánh giá gặp nhiều khó khăn
- Sổ chi tiết không theo dõi theo mẫu về số lượng, đơn giá, thành tiền mà chỉ theo dõi riêng vè mặt giá trị (thành tiền) từ đó dễ dẫn đến hiện tượng tham ơ, biển thủ làm hao hụt vật tư
Thứ năm: Về cơng tác kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu:
Tại Công ty khi xuất vật tư vào sử dụng thi công đều lập phiếu xuất kho nhưng có một số loại vật tư do đặc điểm khó cân đong đo đếm như sỏi, đá, cát...nên thường đến cuối mới xác định được số tồn và tính ra được số xuất trong kỳ.
Trên phiếu nhập kho ngoài việc phản ánh giá trị, số lượng, đơn giá vật tư còn phản ánh thêm cả thuế GTGT vào nữa làm cho việc hạch toán thêm phức tạp, gây nhầm lẫn cho kế toán.
Thứ sáu: Về trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Trong điều kiện nền kinh tế gay gắt, các DN luôn phải cạnh tranh nhau mà Công ty lại chưa lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.Hàng hóa và NVL được mua bán với sự đa dạng, giá cả thường không ổn định. Hiện nay, Cơng ty chưa tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho làm cho cơng tác hạch tốn gặp khó khăn.
c. Kiến nghị phương hướng khắc phục
Qua nhưng thưc tế em thấy và những kiến thức em đã được học ở trong nhà trường với tư cách là một người sinh viên em xin có một số giải pháp nhằm phần nào đó khắc phục những tồn tại tại quý công ty như sau:
* Thứ nhất: Về việc luân chuyển chứng từ
Do đặc điểm và địa bàn hoạt động của Cơng ty rộng, các cơng trình nằm ở các nơi, vì vậy các chứng từ, thơng tin về các cơng trình gửi về phịng kế tốn chậm. Sau khi nhận được chứng từ, kế toán phải tiến hành sắp xếp, phân loại một lượng chứng từ khá lớn. Như vậy, dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót nhất là ở những kỳ tiến độ thi công gấp rút, thi cơng nhiều cơng trình và chi phí ngun vật liệu lớn.
Để khắc phục tình trạng này, theo em Cơng ty nên thúc dẩy nhân viên kế tốn ở các cơng trình định kỳ gửi số liệu thu thập về phịng kế toán. Như vậy sẽ cung cấp kịp thời các báo cáo về nguyên vật liệu.
* Thứ hai: Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho tồn cơng ty.
Với số lượng vật tư phong phú và đa dạng như tại cơng ty thì phải xây dựng một hệ thống quản lý vật tư chặt chẽ. Cần trang bị đày đủ các dụng cụ để có thế cân, đong, đo, đếm các loại vật tư. Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, công ty nên mở " sổ danh điểm vật tư". Sổ danh điểm vật tư được mở theo tên gọi, quy cách vật liệu... bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính.
Sổ danh điểm vật tư giúp cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất kỳ khi nào, mặt khác việc mở sổ danh điểm vật tư giúp cho việc xác định mức dự trữ vật tư cần thiết một cách chính xác, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành SXKD kịp thời.
* Thứ ba: Việc ghi chép, phản ánh số liệu
Công ty cần theo dõi vật tư theo cụ thể theo từng loại cho dễ quản lý, tránh tình trạng tham ơ, biển thủ gây thất thốt vật tư trong quá trình SXKD.
- Về thể kho cần theo dỏi riêng cho từng loại vật tư
- Về phiếu nhập kho công ty không nên phản ánh cả thuế GTGT vào trong đó mà chỉ theo dõi về mặt số lượng đơn giá, thành tiền của lượng vật tư nhập kho còn thuế GTGT nên theo dõi riêng để cho cơng tác kế tốn được dễ dàng, thuận tiện
- Về sổ chi tiết công ty nên theo mẫu sổ chi tiết của QĐ 15 của BTC tức là phải phản ánh cụ thể đơn giá, số lượng, thành tiền của mỗi lần nhập, xuất, tồn.
* Thứ tư: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Do việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết, lập sự phịng giúp cơng ty bình ổn giá trị vật liệu, tránh được những rủi ro do sự biến động của thị trường giá cả. Việc lập dự phòng còn là bằng chứng quan trọng của cơng tác kiểm tốn và kiểm tra kế tốn và mức dự phòng được xác định như sau:
Mức dự phòng Lượng vật tư Giá gốc Giá trị thuần Giảm giá = hàng hóa thực x hàng tồn kho - có thể thực Vật tư tế tồn kho tại thời theo sổ hiện được của Hàng hóa điểm lập BCTC kế toán hàng tồn kho Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán.
Sau khi xác định được mức trích lập dự phịng thì Cơng ty sử dụng TK 159 " Dự phịng giảm giá hàng tồn kho" để hạch toán
Hạch tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho như sau: Nợ TK 632
Có TK 159.
Khơng những thế, kế tốn cần lập " Sổ chi tiết dự phòng giảm giá nguyên vật liệu" để thấy rõ được phần chênh lệch.
* Thứ năm: về tổ chức bộ máy kế tốn và cơng tác đào tạo chun mơn
nghiệp vụ cho kế toán viên. Do tính chất và quy mơ SXKD của cơng ty lớn, khối lượng cơng việc kế tốn nhiều mà mỗi cán bộ kế toán kiêm hai đến ba phần hành kế toán nên áp lực công việc sẽ lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả tiến độ công việc. Ban giám đốc công ty nên chú trọng công tác bổ sung nhân sự cho phịng kế tốn, bảo đảm mỗi nhân viên đảm nhiệm một phần hành kế toán. Như vậy mới đảm bảo được nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho ban quản trị.
KẾT LUẬN
Trong môi trường cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường thì vấn đề tổ chức tốt cơng tác kế tốn ngun vật liệu – cơng cụ dụng cụ khơng chỉ góp phần nâng cao hiệu quản quản lý, hiệu quả sử dụng mà cịn có ý nghĩa hết sức thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư. Sử dụng vật tư có hiệu quả, tối thiểu hóa chi phí sản xuất là một trong những mục tiêu quan trọng đảm bảo cho khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu được trong quá trình sản xuất của bất kì một doanh nghiệp sản xuất nào đặc biệt là trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì chi phí ngun vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành cơng trình, đặc biệt là trong tình hình hiện nay khi Nguyên vật liệu ngày càng khan hiếm và chịu nhiều biến động của thị trường. Vì vậy việc quản lí tốt nguyên vật liệu là hết sức quan trọng sẽ tránh được hư hỏng, mất mát gây lãng phí tiền của của cơng ty. Ngồi ra quản lí tốt sẽ đảm bảo cho q trình sản xuất của cơng ty diễn ra liên tục không bị gián đoạn.. Nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ADP đã và đang đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn nguyên vật liệu nói riêng và cơng tác kế tốn nói chung. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được trang bị những kiến thức thực tế cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy, cơ giáo và các anh chị trong phịng tài chính kế tốn đã giúp em hồn thành được bài khóa luận của mình.
Với tất cả nội dung đã trình bày chắc chắn báo cáo của em khơng tránh khỏi