Chương 4 TỔ CHỨC NGHIÊN CỨU ĐIỂM TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA
4.1. Phân tích q trình cung ứng DVHCC tại Bộ phận một cửa của UBND huyện Đức
4.1.1. Quá trình thực hiện CCM Cở huyện Đức Phổ
Căn cứ Quyết định số 38/2004/QĐ-UB về việc Phê duyệt Đề án áp dụng cơ chế “một cửa” trong quan hệ giải quyết công việc giữa UBND huyện Đức Phổ với tổ chức và công dân22; UBND huyện Đức Phổ ban hành Quy định về trình tự, thủ tục tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo CCMC trong quan hệ giải quyết công việc với tổ chức và công dân để tổ chức thực hiện, bao gồm lĩnh vực: đăng ký kinh doanh; địa chính; xây dựng và nhà ở; cơng chứng, chứng thực; giải quyết chính sách, lao động-thương binh và xã hội23(Hiện nay, huyện Đức Phổ đang triển khai việc thực hiện CCMC theo Quyết định số 93/2007/QĐ- TTg24 và Quyết định số 49/QĐ-UBND25, đến này đã xây dựng xong Đề án và trình UBND tỉnh phê duyệt-Quyết định số 496/QĐ-UBND Phê duyệt Đề án thực hiện CCMC hiện đại tại UBND huyện Đức Phổ26 để thực hiện các bước tiếp theo).
Về ban hành văn bản triển khai thực hiện CCMC: căn cứ văn bản chính sách của
trung ương và UBND tỉnh về các quy định áp dụng CCMC, một cửa liên thông tại cơ quan HCNN địa phương, UBND huyện Đức Phổ đã ban hành Đề án thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo CCMC của UBND huyện; ban hành quyết định thành lập, quy định thủ tục hành chính và trình tự giải quyết hồ sơ cơng việc của tổ tiếp nhận và trả kết quả, và trách nhiệm phối hợp trong giải quyết công việc theo CCMC, CCMC liên thơng27.
Về bố trí phịng làm việc và trang thiết bị phục vụ tiếp nhận, giải quyết công việc của cơng dân, tổ chức: Văn phịng HĐND và UBND huyện đã bố trí một phịng làm việc
khoảng 20m2, ngay tại mặt trước của UBND huyện, nơi rất thuận tiện cho người dân trong q trình giao dịch, trong đó có bàn ghế, tủ đựng hồ sơ của cán bộ; khu vực ghế ngồi cho công dân ngồi chờ đến lượt giao dịch; bảng hướng dẫn, tra cứu các thủ tục và kiểm tra kết
22 UBND tỉnh Quảng Ngãi (2004)
23 UBND huyện Đức Phổ (2004a)
24
Thủ tướng Chính phủ (2007)
25 UBND tỉnh Quảng Ngãi (2007)
26 UBND tỉnh Quảng Ngãi (2013b)
quả giải quyết của cơng dân tìm hiểu khi đến giao dịch…Về cơ bản phịng làm việc bố trí hợp lý, liên thơng giữa các bộ phận, lĩnh vực; nhưng diện tích phịng làm việc nhỏ, thiếu trang thiết bị hiện để để tra cứu hồ sơ, thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.
Về bố trí cán bộ-cơng chức tại nơi tiếp nhận hồ sơ: tổng cộng có 04 cơng chức
được bố trí làm việc kiêm nhiệm, được điều động đến từ các phòng, ban của huyện để giải quyết công việc của tổ chức và cơng dân theo CCMC. Về trình độ, đều tốt nghiệp đại học các ngành nghề có liên quan, am hiểu pháp luật, có tinh thần trách nhiệm. Tuy nhiên, bố trí cơng chức của Tổ tiếp nhận và trả kết quả đến từ các phịng, ban khác nhau đơi khi khơng hiệu quả, do việc tách rời những người này ra khỏi địa điểm làm việc chính của họ, nơi mà họ có thể tác nghiệp tốt với hệ thống văn bản, tài liệu, phương tiện hỗ trợ đầy đủ cho cơng việc của họ.
Về quy trình xử lý hồ sơ, thủ tục hành chính: có 18 loại công việc được công bố
thành quy trình chuẩn và giải quyết thông qua CCMC. Quy định quy trình xử lý hồ sơ, phân công nhiệm vụ cho cán bộ-cơng chức thuộc các phịng, ban liên quan thực hiện; mỗi loại cơng việc đều có quy định về trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết, làm cho việc giải quyết hồ sơ giao dịch được công khai, minh bạch, giảm bớt phiền hà, đi lại nhiều lần. Tuy quy trình đã được chuẩn hóa nhưng chưa gắn liền với đơn giản hóa về thủ tục hành chính đã gây khó khăn trong việc thực hiện của người dân.
Về cách thức niêm yết công khai: chủ yếu là hình thức niêm yết cơng khai văn bản
giấy tại bảng tin của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, chưa sử dụng máy tính, màn hình cảm ứng để hướng dẫn, tra cứu các thủ tục và kiểm tra kết quả giải quyết hồ sơ. Như vậy, việc niêm yết cơng khai cịn khá thơ sơ, gây khó khăn cho người dân tìm hiểu thủ tục trong cùng một lúc, mỗi khi muốn tìm thủ tục hiểu phải đến trụ sở UBND huyện, tốn kém thời gian, chi phí đi lại của người dân.
Về cách thức nhập số liệu, quản lý sổ sách trong công tác tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: chủ yếu sử dụng sổ mục kê, sổ cái, phiếu hẹn để ghi chép, tiếp nhận và giải quyết hồ
sơ, máy tính chủ yếu sử dụng cho soạn thảo báo cáo. Cách thức tổ chức tiếp nhận và quản lý hồ sơ còn lạc hậu, thủ cơng, gây khó khăn cho việc tổng hợp, kiểm tra, theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ, cách thức quản lý này chỉ thuận tiện khi số lượng người dân đến giao dịch thấp và hồ sơ chưa nhiều. Với một huyện Đức Phổ đang xây dựng phát triển trở thành thị xã trong năm 2015, quan hệ xã hội ngày càng mở rộng, số lượng giao dịch ngày
khơng cịn phù hợp, cần phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và thiết bị hỗ trợ hiện đại trong việc tổ chức giải quyết hồ sơ như máy nhận số thứ tự; máy tra cứu, hướng dẫn thủ tục hồ sơ; hệ thống máy tính nối mạng sử dụng các phần mềm tác nghiệp được chuẩn hoá.
Về cơ chế kiểm tra, giám sát: Tổ tiếp nhận và trả kết quả chỉ có trách nhiệm theo
dõi, kiểm tra, đơn đốc q trình giải quyết hồ sơ của các phịng, đơn vị có liên quan. Cán bộ-cơng chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đều kiêm nhiệm, vừa chịu sự quản lý hoạt động của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện và vừa chịu sự quản lý về nghiệp vụ chun mơn, biên chế của thủ trưởng phịng, ban chủ quản.
Từ năm 2007-2012 lĩnh vực đăng ký kinh doanh tiếp nhận: 1.056 hồ sơ, giải quyết đúng hẹn: 1.056 hồ sơ; cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở: tiếp nhận: 347 hồ sơ; giải quyết đúng hẹn: 332 hồ sơ; cấp phép xây dựng: tiếp nhận 325 hồ sơ; giải quyết đúng hẹn: 325 hồ sơ; đăng ký quyền sử dụng đất, tiếp nhận: 10.024 hồ sơ; giải quyết đúng hẹn: 9.492 hồ sơ28
.