1.1 Tóm lƣợc q trình hình thành và phát triển
1.1.6 Tổ chức bộ máy kế toán
Nhằm ảm bảo sự cung ứng theo nhu cầu về số liệu cung cấp cho quản lý, bộ phận Kế tốn ra ời. Bên cạnh ó, bộ phận Kế tốn cịn chịu trách nhiệm làm việc với các cơ quan ban ngành nhƣ Cục thuế, Bảo hiểm xã hội, các ngân hàng,… Do ó, Kế tốn là bộ phận khơng thể thiếu trong q trình hoạt ộng và phát triển.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế tốn tại Cơng ty Tex Year Việt Nam ƣợc tổ chức theo mơ hình tập trung: ảm bảo sự thống nhất và chặt chẽ trong tao iều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và ra quyết ịnh kịp thời, chun mơn hóa từng nhân viên, ồng thời sử dụng những cách tính tốn một cách có hiệu quả. Toàn bộ các nghiệp vụ kế toán
13 ƣợc tập trung xử lý tại phòng kế tốn của Cơng ty. Từ các công việc kiểm tra chứng từ, ghi chép các loại sổ sách ến việc lập các báo cáo tài chính ều do nhân viên phịng kế tốn thực hiện.
Bộ phận Kế toán gồm 04 ngƣời, ƣợc thể hiện trong sơ ồ dƣới ây:
“Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn”
“Hình thức, chế độ kế tốn:”
Hình thức ghi sổ của cơng ty là hình thức “Nhật ký chung” và dùng 01 phần mềm bổ sung. Các nghiệp vụ kinh tế khi có phát sinh phải ƣợc ghi vào sổ Nhật ký chung, các sổ cái, “sổ chi tiết các tài khoản. Bên cạnh ó, tất cả các nghiệp vụ phát sinh cũng ƣợc ƣa lên 01 phần mềm hệ thống khác của tổng công ty, số liệu ở ây sau khi thao tác chốt sổ sẽ trực tiếp chạy về tổng công ty. Cuối tháng, các bộ phận trong phịng kế tốn phải tiến hành ối chiếu, sửa chữa sao cho số liệu trên hai phần mềm trùng khớp.
14
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự kế tốn theo hình thức Sổ Nhật ký chung.
Việc sử dụng “hình thức nhật ký chung” cùng sự trợ giúp của máy tính của Cơng ty (phần mềm xử lý kế tốn Simsoft65) nên cơng việc kế toán hết sức ơn giản, ngƣời làm kế toán chỉ việc “kiểm tra chứng từ” sau ó nhập chúng vào máy là máy sẽ tự ộng xử lý và ghi sổ (cần ảm bảo sự chính xác trong suốt quá trình nhập dữ liệu).
“Khi có nghiệp vụ” kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ nhân viên kế toán sẽ thực hiện nhập dữ liệu vào máy tính. Định khoản các tài khoản liên quan chi tiết cho từng loại hàng hóa, từng khách hàng bằng cách dựa vào mã hàng hóa, mã khách hàng ã ƣợc ặt trƣớc.
Đồng thời, với một số các nghiệp vụ cần phải theo dõi nhƣ công nợ khách hàng, xuất nhập tồn kho,… kế tốn cần lập thêm một sổ theo dõi thơng qua công cụ excel, cuối kỳ ối chiếu, so sánh và tìm ra các sai lệch.
Cuối kỳ, dựa trên các số liệu ã ƣợc ghi nhận trên phần mềm máy tính tiến hành kết xuất các sổ và báo cáo cần thiết cho Ban giám ốc, khách hàng hay cơ quan thuế.
Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ Tài chính ban hành căn cứ theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 làm cơ sở cho
15 việc hạch tốn. (Bên cạnh ó, việc lên số liệu ở phần mềm thứ 02 của tổng công ty cũng phải làm theo hệ thống kế toán tại Đài Loan, nhằm hỗ trợ việc theo dõi số liệu của công ty mẹ).
Kỳ kế toán năm bắt ầu từ ngày 01/01/2019 kết thúc vào ngày 31/12/2019 (năm dƣơng lịch).
Hệ thống tài khoản:
Hiện nay cơng ty sử dụng tài khoản kế tốn theo “thông tƣ 200/2014/TT-BTC, “bên cạnh ó các tài khoản chi tiết cấp 2 ƣợc xây dựng ể thể hiện rõ các ối tƣợng, bao gồm các tài khoản sau:
- Loại 1 gồm : TK 1111, 1112; TK 1121C, 1121ID, 1121S, 1122C, 1122ID, 1122S (chi tiết cho từng ngân hàng giao dịch); TK 1281; TK 1311; TK 1331; TK 1381; TK 141; TK 152D, 152G, 152N (chi tiết cho từng dạng NVL); TK 1531;...
- Loại 2 gồm : TK 2111, 2112, 2113 (chi tiết cho từng loại TSCĐ); TK 213;
TK 2141, 2143; TK 2293, 2294;...
- Loại 3 gồm : TK 3311K, 3311VL (chi tiết người bán trong nước và nước ngoài); TK 33311, 33312;TK 3333, 3334;...
- Loại 4 gồm : TK 411; TK 41311, 41312, 41313, 41314 (chi tiết từng đối
tượng đánh giá chênh lệch); TK 421;...
- Loại 5 gồm : TK 5111, 5112 (doanh thu trong nước và nước ngoài); TK 515;…
- Loại 6 gồm : TK 62711, 62712, 6272G, 6272N (chi tiết từng mục đích sử
dụng); TK 632; TK 635; TK 641; TK 642,...
- Loại 7 : TK 711
- Loại 8 gồm : TK 811; TK 821 - Loại 9 gồm : TK 911
16 “Phần mềm kế toán đang sử dụng: “
Hiện tại, công ty ang sử dụng phần mềm kế tốn Simsoft6.5 có giao diện chính nhƣ sau:
Hình 1.3: Giao diện chính phần mềm Simsoft.
Simsoft6.5 là phần mềm dành cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp với hình thức giao diện khoa học, rõ ràng, dễ hiểu cũng nhƣ gần gũi. Đây là cơng cụ giúp kế tốn có thể nhập dữ liệu cũng nhƣ tham chiếu thông tin một cách nhanh chóng. Đồng thời, ngƣời sử dụng có thể tìm kiếm, kết xuất các dữ liệu của nhiều kỳ nhƣng vẫn ảm bảo an tồn do nó có phân chia quyền hạn ngƣời sử dụng.
Chức năng:
- Cho phép kết xuất dữ liệu trên cơng cụ Excel ể có thể các thao tác tính tốn
ơn giản, tiết kiệm thời gian so sánh ối chiếu.
- Chứng từ sau khi nhập vào, bằng thao tác bấm chọn xử lý, phần mềm sẽ tự
ộng cập nhật tình hình số liệu về tồn kho, các khoản chi phí, doanh thu hiện tại trong kỳ.
- Giao diện và báo cáo với nhiều ngôn ngữ.( Hoa, Việt, Anh,..)
17
- Tự ộng hạch toán thuế GTGT ( ầu vào, ầu ra) bằng cách thiết lập trƣớc tài
khoản hạch tốn, phần trăm tính thuế trong q trình nhập dữ liệu.
- Có thao tác xử lý phân bổ chi phí trả trƣớc, CCDC, trích khấu hao TSCĐ.
- Tự ộng tính giá thực tế nhập kho NVL với các khoản “chi phí mua hàng, thuế nhập khẩu “bằng thao tác click chuột vào nút chọn.
- Hỗ trợ theo dõi công nợ bằng cách ặt trƣớc mã khách hàng, nhà cung cấp ồng theo ơn vị ồng hoặc các loại ngoại tệ.
- Định kỳ sẽ có thơng báo u cầu sao lƣu, bảo trì giúp hạn chế các tác hại gây ảnh hƣởng ến dữ liệu các kỳ trƣớc (virus, hƣ hỏng phần cứng,…)
- Bảo mật và an toàn dữ liệu.
- Trình bày các sổ sách kế tốn úng các biểu mẫu, trình bày khoa học, nhất qn và dễ nhìn.
- Có 11 phân hệ nghiệp vụ: “Kế toán bán hàng, kế tốn” mua hàng, cơng nợ, kế tốn hàng tồn kho, kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán tài sản cố ịnh, báo cáo thuế, kế tốn chi phí, kế tốn cơng trình xây dựng, kế tốn giá thành sản xuất, kế toán tổng hợp, quản trị hệ thống.
Các phương pháp kế toán:
- “Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:” Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo
“phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. “Số liệu hiện hành ƣợc trình bày qua các tài khoản kế toán hàng tồn kho, ồng thời ghi nhận các phát sinh tăng, giảm của vật tƣ hàng hóa. Cuối kì kế tốn, căn cứ số liệu thực tế tồn kho và so sánh với số lƣợng tồn kho trên sổ sách; nếu có chênh lệch thì phải lên kế hoạch tìm nguyên nhân và ƣa ra biện pháp xử lí kịp thời.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá mua thực tế, áp dụng ơn giá bình qn gia quyền cuối kì tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho.
- Phương pháp kế toán TSCĐ: khấu hao theo phƣơng pháp ƣờng thẳng. - Ghi nhận” chi phí phải trả: Ghi nhận các” khoản ƣớc tính cho các khoản phát sinh thƣờng xuyên, ịnh kỳ hàng tháng nhƣng chƣa có chứng từ gốc.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng “phƣơng pháp tính thuế” GTGT khấu trừ.
- Kỳ lập báo cáo: BCTC của “công ty” ƣợc lập hàng năm.
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí
18