(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning – TS. Nguyễn Vân Thùy Anh, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân)
2.4.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên quan trọng trong việc xây dựng chiến lược đào tạo của doanh nghiệp. Đào tạo là hoạt động vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên, cần phải đào tạo đúng và đủ thì mới có thể nâng cao chất lượng hiệu quả công việc và tránh thiệt hại về thời gian, chi phí, cơng sức. Hơn nữa, nếu xác định không đúng nhu cầu đào tạo và phát triển thì chẳng những doanh nghiệp khơng thu được lợi ích mà cịn gặp bất lợi trong việc tiến tới mục tiêu chiến lược phát triển, sự bất hợp lý trong cơ cấu lao động càng trở nên trầm trọng, lòng nhiệt huyết và niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp bị giảm sút…
Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo
Lựa chọn đối tượng đào tạo
Xác định chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Dự tính chi phí đào tạo
Thiết lập quy trình đánh giá
Đánh giá lại nếu cần thiết Các quy trình đánh giá được xác định phần nào bởi sự có thể đo lường được các mục tiêu
25
Trong Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực (2016), ThS. Lê Trường Diễm Trang và ThS. Phan Thị Thanh Hiền cho rằng nhu cầu đào tạo được xác định như sau:
Đào tạo thường được thực hiện khi người lao động khơng có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc thông qua sự phàn nàn của khách hàng; kỹ thuật và năng lực nhân viên còn non kém dẫn đến sự lãng phí quá mức về nguyên vật liệu, sự gia tăng các vụ tai nạn lao động; tỷ lệ nghỉ việc cao… hoặc khi doanh nghiệp có sự thay đổi một hệ thống nào đó và người lao động cần phải học những kỹ năng mới thích ứng với sự thay đổi đó. Trong trường hợp người lao động đã có khá đầy đủ kỹ năng và các hệ thống đã được thiết lập hồn chỉnh thì việc đào tạo cho người lao động học cách làm việc tốt hơn sẽ được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp nên tập trung vào khả năng học tập của từng cá nhân hay để các nhóm nhân viên học tập lẫn nhau? Để có được giải đáp chính xác cho những vấn đề như trên thì nhà quản lý phải xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu này chủ yếu thơng qua việc phân tích ba khía cạnh sau:
• Phân tích doanh nghiệp
• Phân tích cơng việc
• Phân tích năng lực cá nhân
Phân tích doanh nghiệp sẽ tập trung vào các vấn đề như văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu chiến lược, đường lối, phương hướng phát triển cũng như sự biến động của các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp… Mục đích phân tích cơng việc là để xác định nhu cầu tổng thể của doanh nghiệp và mức độ hỗ trợ của doanh nghiệp đối với hoạt động đào tạo. Việc phân tích sẽ làm rõ doanh nghiệp cần bao nhiêu người, ở bộ phận nào, trình độ kỹ năng cần có là gì và khi nào cần những người đó để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp, ngồi ra sẽ xác định được chương trình đào tạo có nên được thực hiện hay khơng và hình thức đào tạo nào là phù hợp nhất.
Phân tích cơng việc: đây là quá trình xem xét, so sánh yêu cầu của công việc được phản ánh trong bản tiêu chuẩn cơng việc với quy trình làm việc thực tế của người lao động để phát hiện ra sự thiếu hụt, sự yếu kém về kiến thức, kỹ năng của người lao động so với yêu cầu của cơng việc. Dạng phân tích này thường được sử dụng để xác định nhu
26
cầu đào tạo cho nhân viên mới hoặc công việc mới chưa được thực hiện trước đây đối với nhân viên.
Phân tích năng lực cá nhân ở đây bao gồm là phân tích năng lực làm việc dựa trên kết quả thực hiện công việc và năng lực tiếp nhận đào tạo. Thông thường, hoạt động phân tích nhân viên địi hỏi có sự đánh giá xếp loại khả năng thực hiện công việc của nhân viên nhằm xác định xem cá nhân hoặc nhóm nhân viên nào yếu về những kỹ năng nào. Nguồn cung cấp thông tin đánh giá xếp loại này là từ các giám sát bộ phận hoặc từ chính bản thân nhân viên đánh giá về mình và đồng nghiệp đánh giá họ về khả năng thực hiện công việc. Năng lực của mỗi nhân viên là khác nhau do đó nhu cầu đào tạo của họ cũng khơng giống nhau.
Ngoài ra, nhu cầu đào tạo cịn xác định dựa trên các thơng tin khác như: chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo, mong muốn của nhân viên, nhân viên mới cần đào tạo để hội nhập, sự thay đổi của kinh tế – xã hội…
2.4.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Theo Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning – TS. Nguyễn Vân Thùy Anh cho rằng khi các nhu cầu đào tạo đã được xác định, cần chuyển các nhu cầu này thành mục tiêu đào tạo, chính là kết quả mong muốn của hoạt động đào tạo bao gồm: kiến thức, kỹ năng có được sau đào tạo; trình độ đạt được; khả năng vận dụng; số lượng đào tạo; cơ cấu học viên…
Việc xác định mục tiêu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả đào tạo và là cơ sở đánh giá chất lượng đạt được sau khi kết thúc công tác đào tạo. Mục tiêu đào tạo cần phải xuất phát từ nhu cầu đào tạo và phải cụ thể, rõ ràng.
2.4.3. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Đào tạo nguồn nhân lực là một trong những chiến lược phát triển quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy không được thực hiện một cách bừa bãi và ồ ạt mà phải xác định rõ từng bước theo quy trình. Và sau khi xác định được nhu cầu, mục tiêu thì cần phải xác định đúng đối tượng đào tạo để tránh tổn hao vô cớ tài nguyên chi phí, thời gian, cơng sức lao động. Đối tượng được đào tạo phải nằm trong nhu cầu đào tạo và cần xem xét đến mong muốn, trình độ, khả năng tiếp nhận đào tạo, xu hướng gắn bó với doanh nghiệp… xem có phù hợp để đào tạo hay khơng.
27
2.4.4. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Trong Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning – TS. Nguyễn Vân Thùy Anh cho rằng chương trình đào tạo là hệ thống các bài học sử dụng để giảng dạy, bao gồm những kiến thức, kỹ năng cần được dạy và thời gian giảng dạy. Từ việc xác định được nhu cầu, mục tiêu và đối tượng đào tạo như trên, ta bắt đầu xây dựng chương trình đào tạo tương ứng. Sau đó, nhân viên phụ trách đào tạo dựa vào chương trình đào tạo để lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp.
Theo quan điểm trên, chương trình đào tạo phải được xây dụng cụ thể bao gồm: số lượng bài học, chủ đề, tài liệu giảng dạy – học tập, số giờ học, chi phí, trang thiết bị…
Có nhiều phương pháp khác nhau cho việc đào tạo, doanh nghiệp cần đánh giá kĩ càng để lựa chọn phương pháp phù hợp, có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp kết hợp sao cho mang lại hiệu quả đào tạo cao nhất.
2.4.5. Lựa chọn và đào tạo giáo viên
ThS. Lê Trường Diễm Trang và ThS. Phan Thị Thanh Hiền (2016) cho rằng đội ngũ giáo viên là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành cơng của chương trình đào tạo. Có hai nguồn giảng viên đó là nội bộ và th ngồi. Doanh nghiệp có thể chọn giáo viên bên ngồi hoặc bên trong hoặc cả hai sao cho tối đa hóa thành cơng của chương trình đào tạo.
Giảng viên nội bộ là những công nhân lành nghề, quản lý làm việc tại doanh nghiệp, có nhiều kinh nghiệm và được đào tạo nghiệp vụ giảng dạy. Nếu sử dụng lực lượng giảng viên này sẽ tiết kiệm được chi phí hơn cũng như là học viên có thể hiểu sát với thực tế cơng việc do giảng viên nắm rõ về doanh nghiệp. Tuy nhiên, kiến thức được truyền đạt có phần gói gọn trong nội bộ, khơng cập nhật nhiều kiến thức bên ngồi và cách giảng dạy đôi khi không chuyên nghiệp như ở các trung tâm đào tạo.
Giảng viên th ngồi có thể là giảng viên bên ngồi được th về giảng dạy tại doanh nghiệp hoặc giảng viên giảng dạy tại trung tâm đào tạo. Nếu lựa chọn nguồn giảng viên này có thể được tiếp cận nhiều kiến thức mới theo kịp sự tiến bộ của ngành nghề. Tuy nhiên, chi phí có phần cao hơn và ít có sự quen thuộc đối với công việc cụ thể của học viên.
28
2.4.6. Dự tính chi phí đào tạo
ThS. Lê Trường Diễm Trang và ThS. Phan Thị Thanh Hiền (2016) cho rằng chi phí đào tạo bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Trong đó:
− Chi phí cho việc học tập: chi phí cho nguyên vậy liệu dùng trong học tập
− Chi phí phải trả cho người lao động khi tham gia đào tạo, chi phí hỗ trợ ăn uống, đi lại.
− Những chi phí về đào tạo như: tiền lương cho người quản lý trong thời gian quản lý học tập, thù lao cho giáo viên giảng dạy trực tiếp hoặc các trung tâm giáo dục, chi phí cho dụng cụ dạy và học bao gồm máy chiếu, tài liệu, sách…
− Chi phí doanh nghiệp phải chịu liên quan đến giá trị hàng hóa người lao động làm khơng đúng khi thực hành trong quá trình học tập.
2.4.7. Thiết lập quy trình đánh giá
Theo Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning – TS. Nguyễn Vân Thùy Anh, bước thiết lập quy trình đánh giá được trình bày như sau:
Chương trình đào tạo có thể được đánh giá theo các tiêu thức như: mục tiêu đào tạo có đạt được hay khơng? Những điểm yếu điểm mạnh của chương trình đào tạo và đặc tính hiệu quả kinh tế của việc đào tạo thông qua đánh giá chi phí và kết quả của chương trình, từ đó so sánh chi phí và lợi ích của chương trình đào tạo.
Kết quả của chương trình đào tạo bao gồm: kết quả nhận thức, sự thoả mãn của người học đối với chương trình đào tạo, khả năng vận dụng những kiến thức và kỹ năng lĩnh hội được từ chương trình đào tạo, sự thay đổi hành vi theo hướng tích cực... Để đo lường các kết quả trên, có thể sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, điều tra thông qua bảng hỏi, quan sát, yêu cầu người học làm bài kiểm tra.
29