2.2. Tổ chức hạch toỏn nguyờn liệu vật liệu tại Cụng ty CP Bỡnh Dương
2.2.1.1. Thủ tục nhập kho và quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập kho
- Thủ tục nhập kho
* Đối với NVL mua ngoài: Bộ phận ung ứng vật tư đề nghị kiểm nhận hàng.
Căn cứ vào cỏc điều khoản trong hợp đồng kinh tế mà Cụng ty đó ký kết với nhà cung cấp, khi vật liệu về đến nơi, doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mó, quy cỏch của vật tư và lập biờn bản kiểm nghiệm. Dựa vào húa đơn và biờn bản kiểm nghiệm, phũng kế toỏn lập phiếu nhập kho gồm 3 liờn.
Liờn 1: Lưu tại quyển.
Liờn 2: Giao cho cung ứng vật tư để thanh toỏn tạm ứng. Liờn 3: Giao cho thủ kho nhập kho và ghi vào thẻ kho.
Thủ kho ghi vào thẻ kho sau đú chuyển cho phũng kế toỏn. Kế toỏn trưởng ký vào phiếu nhập kho, kế toỏn vật tư ghi sổ kế toỏn và bảo quản lưu trữ chứng từ.
* Đối với NVL thuờ ngoài gia cụng chế biến:
Trờn cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia cụng chế biến NVL, phũng kế toỏn lập phiếu nhập kho. Thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, vào thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn vật tư ghi sổ kế toỏn.
- Quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập kho thể hiện bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập kho
(Nguồn: PhũngTC- kế toỏn)
Căn cứ theo phiếu yờu cầu cung ứng vật tư đó được phờ duyệt phụ trỏch bộ phận viết đơn mua hàng.
Kế toỏn trưởng Thủ kho Kế toỏn vật tư Lập phiếu nhập kho Đề nghị kiểm nghiệm hàng Kiểm nghiệm hàng nhập kho Ký duyệt phiếu nhập Cung ứng vật tư Tiến hành nhập kho, ghi thẻ kho. Ban kiểm nghiệm Ghisổ kế toỏn và lưu trữ Kế toỏn vật tư
Biểu 2.3: Trớch mẫu đơn đặt hàng:
Đơn vị:Cụng ty CP Bỡnh Dương Địa chỉ: số 209,đường Lờ Duẩn, phường Trung Đụ,TPVinh ,NAN
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Kớnh gửi : Cụng ty TNHH XD & Thương Mại Hải Long
Tụi tờn là: Nguyễn Doón Linh
Địa chỉ: Phũng cung ứng vật tư, Cụng ty CP Bỡnh Dương - Số 209 - Đường Lờ Duẩn -Phường Trung Đụ - TP Vinh.
Điện thoại: 0383 554889.
Hụm nay ngày 23 thỏng 02 năm 2014.
Hiện nay Cụng ty chỳng tụi đang cú nhu cầu mua nguyờn vật liệu như sau:
TT Tờn vật tư ĐVT Khối lượng
01 Xi Măng Tấn 20
Thời điểm giao - nhận hàng: 09 h ngày 24/02/2014. Địa chỉ giao hàng: Kho cụng trỡnh Chung Cư Trung Đụ
Giỏ cả thanh toỏn: Theo giỏ thị trường ngày 24/02/2014.
Vậy chỳng tụi làm đơn này kớnh đề nghị quý Doanh nghiệp quan tõm xem xột. Xin cảm ơn và mong sự hồi đỏp sớm nhất của quý Doanh nghiệp với chỳng tụi.
Biểu 2.4: Trớch mẫu húa đơn giỏ trị gia tăng
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AP/11P Liờn 2: Giao khỏch hàng 0000002 Ngày 24 thỏng 02 năm 2014
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH XD & Thương Mại Hải Long Mó số thuế: 2900780236
Địa chỉ: Số 194 – đường Lờ Duẩn – Phường Trường Thi – TP Vinh Tài khoản: 0101001077175 – Ngõn hàng Vietcombank Việt Nam Điện thoại: 0383.840105
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Doón Linh Tờn đơn vị: Cụng ty CP Bỡnh Dương
Địa chỉ: Số 209 – Đường Lờ Duẩn – Phường Trung Đụ - TP Vinh Hỡnh thức thanh toỏn : CK MS:2900588324
STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh số lượng đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Xi măng Hoàng Mai + CP vận chuyển Tấn 20 1.363.636 27.272.727
Cộng tiền hàng: 27.272.727 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 2.727.273 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 30.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Ba mươi triệu đồng chẵn)
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2.5: Trớch mẫu biờn bản kiểm nghiệm
Đơn vị:Cụng ty CP Bỡnh Dương
Địa chỉ:số 209,đường Lờ Duẩn,phường Trung Đụ,TPVinh ,Nghệ An
Mẫu số: 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ
Ngày 24 thỏng 02 năm 2014
Số: 0108
Căn cứ vào húa đơn số: 0000002 ngày 24/02/2014 của Cụng ty TNHH XD & Thương Mại Hải Long
Ban kiểm nghiệm gồm:
ễng: Nguyễn Lờ Bằng Chức vụ: Đội trưởng đội XD số 1 (trưởng ban) ễng: Nguyễn Văn Mai Chức vụ: Kỹ thuật (ban viờn)
ễng: Nguyễn Doón Linh Chức vụ: Phũng cung ứng vật tư (ban viờn) ễng: Vũ Anh Tỳ Chức vụ: Thủ kho (ban viờn)
Đó kiểm nghiệm cỏc loại
STT cỏch vật tư, cụng cụ,Tờn, nhón hiệu, quy sản phẩm, hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đỳng quy cỏch phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch phẩm chất
1 Xi Măng Hoàng Mai Tấn 20 20 0
í kiến của Ban kiểm nghiệm: Vật tư trờn đó được kiểm tra, đảm bảo chất lượng, đạt yờu cầu của đơn đặt hàng, được phộp nhập kho đưa vào sử dụng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Biểu 2.6: Trớch mẫu phiếu nhập kho được sử dụng: