LẬP KẾ HOẠCH
+ Số giờ: lý thuyết: 4 – bài tập: 2 + Mục tiêu của chương:
Nắm được khái niệm và các nội dung chính của cơng tác lập kế hoạch chuỗi cung ứng Hiểu được tầm quan trọng của công tác dự báo nhu cầu cũng như bản chất của các phương pháp dự báo
Xác định được mối liên hệ giữa khuyến mại và định giá từ đó lựa chọn được thời điểm khuyến mại phù hợp cho các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng.
Nắm được vai trị, mục tiêu và nội của cơng tác quản trị dự trữ, đánh giá và lựa chọn được thời điểm và sốlượng đặt hàng dữ trữ phù hợp với nhu cầu cảu thịtrường.
+ Tài liệu tham khảo
[1] ThS. Nguyễn Kim Anh, (2010), Quản lý chuỗi cung ứng, Đại học Mở bán công thành phố Hồ Chí Minh–chương 2
[2] Michael. H. Hugos, (2017), Nguyên lý quản trị chuỗi cung ứng, Nhà xuất bản Thế Giới –chương 2
+ Trang thiết bị cần cho việc dạy học: phòng học, máy chiếu
2.1. KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH CHUỖI CUNG ỨNG 2.1.2. Khái niệm
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản trị: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản trị bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản trị xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch. Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tất cảđều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản trị này. Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì: “Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản trị mong muốn cho tổ chức của họ”. Lập kế hoạch có thểví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây lớn, rồi từđó mọc lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yêú đối với mỗi nhà quản trị. Với cách tiếp cận theo quá trình: Kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là q trình liên tục xốy trơn ốc với chất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu đã đề ra. Theo Steyner thì: “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Lập kế hoạch
cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.”Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch được xem là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong mơi trường của mỗi tổ chức, đó là q trình thích ứng với sự khơng chắc chắn của mơi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động đểđạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức. Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trị thì theo Ronner: “Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt độngnhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh”. Theo Henrypayh: “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của q trình quản trị cấp cơng ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích xem xét các mục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. “Như vậy, Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào. Tức là, lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, xây dựng một chiến lược tổng thể đểđạt được các mục tiêu đã đặt ra, và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động.
2.1.2. Vai trò của lập kế hoạch
Kế hoạch là một trong những cơng cụ có vai trị quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản trị
Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp
Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao
Như vậy, nếu khơng có kế hoạch thì nhà quản trị có thể khơng biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ khơng có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Khơng có kế hoạch, nhà quản trị và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì.
2.2. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH CHUỖI CUNG ỨNG 2.2.1. Dự báo nhu cầu 2.2.1. Dự báo nhu cầu
a.Khái niệm dự báo
Trong quá trình điều hành và thực hiện các công việc hàng ngày, nhà quản trị luôn phải đưa ra các quyết định khác nhau mà không thể biết một cách chính xác tương lai sẽ xảy ra như thế nào. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bịcác nguồn lực như nguyên vật liệu, nhiên liệu,
lực lượng lao động, máy móc thiết bị và các nguồn lực khác mà khơng biết một cách chính xác doanh số bán hàng và nhu cầu khách hàng về sản phẩm sẽ là bao nhiêu. Để có thể đưa ra các quyết định này một cách tương đối chính xác, địi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác dự báo.
Dự báo được hiểu là việc ước lượng một sự kiện hoặc một điều kiện nào đó trong tương lai vốn nằm ngồi khả năng kiểm sốt của tổ chức nhằm cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định.
Dự báo là một khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai, trên cơ sở phân tích khoa học về các dữ liệu đã thu thập được.Tính khoa học của dự báo thể hiện ở chổ: để có được kết quả dự báo người ta dựa vào số liệu thu thập được ở kỳ trước kết hợp với những phương pháp tốn học hay những mơ hình dự báo tiên tiến. Tính nghệ thuật thể hiện: Có nhiều phương pháp dự báo khác nhau và kết quả dự báo cũng khác nhau, việc lựa chọn và sử dụng phương pháp hay điều chỉnh kết quả dự báo là nghệ thuật của người dự báo.
Dự báo có vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động cung ứng. Nó giúp giảm chi phí hoạt động, tăng năng suất, tăng hiệu quả hoạt động cung ứng, nói riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nói chung. Dự báo giúp ước tính được số lượng sản phẩm cần sản xuất, từ đó xác định nhu cầu nguyên vật liệu, lập được kế hoạch cung ứng, dự trữ nguyên vật liệu. Nếu dự báo khơng chính xác có thể gây ra cạn dự trữ, thiếu hụt nguyên vật liệu, phản ứng kém với những biến động của thị trường, sụt giảm doanh số, giảm lợi nhuận (dự báo thiếu), tăng chi phí tồn kho (dự báo dư).
❖ Các loại dự báo - Theo thời gian dự báo:
Dự báo ngắn hạn: là những dự báo có thời gian ngắn, phổ biến là những dự báo dưới 3 tháng như hoạch định tiến độ sản xuất, hoạch định mua hàng, hoạch định nhu cầu lao động ngắn hạn.
Dự báo trung hạn là những dự báo có thời gian từ 3 tháng đến 3 năm. Dự báo trung hạn được sử dụng cho hoạch định sản lượng, hoạch định doanh số, hoạch định về hoạt động điều hành…
Dự báo dài hạn là những dự báo có thời gian từ 3 năm trở lên. Dự báo dài hạn được sử dụng để hoạch định sản phẩm mới, phân bổ nguồn vốn, mở rộng quy mô và nghiên cứu phát triển
- Theo lĩnh vực dự báo:
Dự báo kinh tế do các cơ quan kinh tế, cơ quan nghiên cứu, cơ quan dịch vụ thông tin, các bộ phận tư vấn trong các cơ quan nhà nước thực hiện. Dự báo kinh tế cung cấp những thơng tin về: Chủ trương chính sách của nhà nước, tổng sản phẩm xã hội, tỷ lệ thất nghiệp, tỷ lệ lạm phát, xu hướng kinh doanh, điều kiện kinh doanh…
này rất quan trọng trong những ngành có hàm lượng kỹ thuật cao như: năng lượng, máy tính, điệntử
b.Các phương pháp dự báo
Có hai nhóm phương pháp dự báo: dự báo định tính và dự báo định lượng.
❖Các phương pháp dự báo định tính
Các phương pháp dự báo định tính là các phương pháp dự báo bằng cách phân tích định tính dựa vào suy đốn, cảm nhận. Các phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của nhà quản trị, của những chuyên gia, khách hàng, người bán hàng, người quản lý. Phương pháp định tính thường được sử dụng khi dữ liệu lịch sử khơng có sẵn hoặc có nhưng khơng đầy đủ, hoặc khơng đáng tin cậy, hoặc những đối tượng dự báo bị ảnh hưởng bởi những nhân tố khơng thể lượng hóa được như sự thay đổi tiến bộ kỹ thuật.
Hiện nay, phương pháp dự báo định tính được chấp nhận ở nhiều nơi nên vẫn cịn sử dụng phổ biến. Thậm chí, khi có các cơng cụ thống kê, thì phán đốn cá nhân vẫn là sự lựa chọn cho nhiều nhà quản lý cấp cao vì đơn giản, khơng u cầu người dự báo phải am hiểu về mơ hình tốn, mơ hình thống kê hoặc kinh tế lượng,dễ thực hiện thời gian nghiên cứu dự báo nhanh, chi phí dự báo thấp và kết quả dự báo trong nhiều trường hợpcũng rất tốt. Tuy nhiên, kết quả dự báo định tính dựa vào ý kiến chủ quan nên dễ bị sai lệch, khơng chính xác một cách ổn định theo thời gian, khơng có phương pháp hệ thống để cải thiện mức độ chính xác và địi hỏi người dự báo phải tích lũy kinh nghiệm trong một thời gian dài.
Một số phương pháp dự báo định tính chủ yếu: - Lấy ý kiến của ban quản lý điều hành
Đây là phương pháp dự báo được sử dụng khá rộng rãi. Trong phương pháp này, cần lấy ý kiến của các nhà quản trị cao cấp, những người phụ trách các công việc quan trọng thường hay sử dụng các số liệu thống kê, chỉ tiêu tổng hợp của doanh nghiệp. Ngoài ra cần lấy thêm ý kiến đánh giá của các cán bộ điều hành marketing, kỹ thuật, tài chính và sản xuất.
Phương pháp này sử dụng được trí tuệ và kinh nghiệm của những cán bộ trực tiếp liên quan đến hoạt động thực tiễn. Tuy nhiên, nó có nhược điểm là mang yếu tố chủ quan và ý kiến của những người có chức vụ cao nhất thường chi phối ý kiến của những người khác.
- Phương pháp lấy ý kiến của lực lượng bán hàng
Những người bán hàng là người hiểu rõ nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Họ có thể dự báo được lượng hàng hố, dịch vụ có thể bán được trong tương lai tại khu vực mình bán hàng.Tập hợp ý kiến của nhiều người bán hàng tại nhiều khu vực khác nhau, có thể dự báo nhu cầu hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp.
Phương pháp này có nhược điểm là phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của người bán hàng. Một số người bán hàng thường có xu hướng đánh giá thấp lượng hàng hố, dịch vụ bán được để dễ đạt định mức, ngược lại một số khác lại chủ quan dự báo ở mức quá cao để nâng danh tiếng của mình.
- Phương pháp nghiên cứu thịtrường người tiêu dùng
Đây là phương pháp lấy ý kiến khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Việc nghiên cứu thường do bộ phận nghiên cứu thị trường thực hiện bằng nhiều hình thức như tổ chức các cuộc điều tra lấy ý kiến của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, gửi phiếu điều tra tới gia đình hoặc cơ sở tiêu dùng.
Phương pháp nghiên cứu thị trường người tiêu dùng giúp doanh nghiệp không chỉ chuẩn bị dự báo nhu cầu của khách hàng mà cịn có thể hiểu được những đánh giá của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp để có biện pháp cải tiến, hồn thiện cho phù hợp. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi tốn kém về tài chính, thời gian và phải có sự chuẩn bị cơng phu trong việc xây dựng câu hỏi. Đơi khi phương pháp này cũng vấp phải khó khăn là ý kiến của khách hàng không xác thực hoặc quá lý tưởng.
- Phương pháp chuyên gia
Phương pháp chuyên gia là phương pháp thu thập và xử lý những đánh giá dự báo bằng cách tập hợp và hỏi ý kiến các chuyên giathuộc một lĩnh vực hẹp của khoa học - kỹ thuật hoặc sản xuất.
Phương pháp chuyên gia dựa trên cơ sở đánh giá tổng kết kinh nghiệm, khả năng phản ánh tương lai một cách tự nhiên của các chuyên giavà xử lý thống kê các câu trả lời một cách khoa học. Nhiệm vụ của phương pháp là đưa ra những dự báo khách quan về tương lai phát triển của khoa học kỹ thuật hoặc sản xuất dựa trên việc xử lý có hệ thống các đánh giá dự báo của các chuyên gia.
Phương pháp chuyên gia được áp dụng đặc biệt có hiệu quả trong các trường hợp sau đây:
- Khi đối tượng dự báo có tầm bao quát lớn phụ thuộc nhiều yếu tố mà hiện tại cịn chưa có hoặc thiếu những cơ sở lý luận chắc chắn để xác định.
- Trong điều kiện cịn thiếu thơng tin và những thống kê đầy đủ, đáng tin cậy về đặc tính của đối tượng dự báo.
Trong điều kiện có độ bất định lớn của đối tượng dự báo, độ tin cậy thấp về hình thức thể hiện, về chiều hướng biến thiên về phạm vi cũng như quy mô và cơ cấu.
- Khi dự báo trung hạn và dài hạn đối tượng dự báo chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố, phần lớn là các nhân tố rất khó lượng hố đặc biệt là các nhân tố thuộc về tâm lý xã hội (thị hiếu, thói quen, lối sống, đặc điểm dân cư...) hoặc tiến bộ khoa học kỹ thuật. Vì vậy trong quá trình phát triển của mình đối tượng dự báo có nhiều đột biến về quy mô và cơ cấu mà nếu không nhờ đến tài nghệ của chun gia thì mọi sự trở nên vơ nghĩa.
- Trong điều kiện thiếu thời gian, hoàn cảnh cấp bách phương pháp chuyên gia cũng được áp dụng đểđưa ra các dự báo kịp thời.
Quá trình áp dụng phương pháp chuyên gia có thể chia làm ba giai đoạn lớn: - Lựa chọn chuyên gia
- Trưng cầu ý kiến chuyên gia;
- Thu thập và xửlý các đánh giá dự báo.
Chuyên gia là người thấy rõ nhất những mâu thuẫn và những vấn đề tồn tại trong lĩnh vực hoạt động của mình, đồng thời về mặt tâm lý họ luôn luôn hướng về tương lai để giải quyết những vấn đề đó dựa trên những hiểu biết sâu sắc, kinh nghiệm sản xuất phong phú và