Bước 1: xác định nhu cầu
Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ). Doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu thị trường từđó xác định nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu đó của thịtrường. Tiếp theo doanh nghiệp cần kiểm tra lượng hàng tồn kho và xác định nhu cầu lưu kho hàng hóa. Bên cạnh đó bộ phận sản xuất cần phối hợp với bộ phận marketing, bộ phân nghiên cứu phát triển… tiến hành mô tả sản phẩm, lập danh sách nguyên vật liệu, bán linh kiện, linh kiện cần thiết để sản xuất sản phẩm nhằm cung ứng ra thịtrường.
Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng
❖ Tìm kiếm nhà cung ứng
Có thể nói rằng, phần quan trọng nhất của việc thu mua là tìm đúng nhà cung cấp. Một nhà cung cấp được cho là chất lượng khi:
+ Đảm bảo về tài chính với triển vọng lâu dài.
+ Có khả năng và năng lực để cung ứng các nguyên vật liệu cần thiết. + Cung ứng một cách chính xác các nguyên vật liệu yêu cầu.
+ Gửi các nguyên vật liệu với chất lượng cao được bảo đảm. + Cung ứng đúng thời hạn, đáng tin cậy với thời gian ngắn. + Định giá và các thỏa thuận về tài chính chấp nhận được. + Nhạy bén với những nhu cầu và thay đổi của khách hàng. + Có kinh nghiệm và chuyên gia về sản phẩm của mình. + Có danh tiếng tốt.
+ Sử dụng các hệ thống thu mua dễ sử dụng và thuận tiện.
+ Đã từng hợp tác thành công trong quá khứ và có thể phát triển mối quan hệ dàihạn.
Trong các hoàn cảnh khác nhau, nhiều yếu tố khác có thể quan trọng, như vị trí thuận tiện, khả năng đáp ứng các yêu cầu đa dạng,…
Hầu hết các doanh nghiệp đều có danh sách nhà cung cấp đã từng cung cấp dịch vụ tốt trong quá khứ, hoặc những nhà cung cấp biết đến là uy tín. Nếu khơng có nhà cung cấp nào có thể chấp nhận trong danh sách, doanh nghiệp sẽ phải tìm ra một nhà cung cấp. Các nhà cung cấp những mặt hàng có giá trị thấp có thểđược tìm thấy trong các tạp chí thương mại, tờrơi hoặc thơng qua các tiếp xúc thương mại. Các mặt hàng đắt tiền hơn cần phải nỗ lực tìm kiếm và điều này có thể mất nhiều thời gian.
Cách hữu hiệu để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho một mặt hàng bao gồm các bước sau: + Làm rõ các tiêu chí đánh giá nhà cung ứng
+ Thiết lập trọng số cho từng tiêu chí đánh giá + Đưa ra các tiêu chí bộ phận đánh giá nhà cung ứng + Thiết lập trọng số cho các tiêu chí bộ phận
+ Cho điểm các tiêu chí và tiêu chí bộ phận + Đánh giá từng nhà cung ứng
❖ Lựa chọn nhà cung ứng
Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành:
+ Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
+ So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu. + Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thơng tin thu thập được.
+ Chọn nhà cung cấp chính thức
Bước 3: thương lượng hợp đồng
Thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp dựa trên một danh sách đã được lựa chọn ngày càng phổ biến trong kinh doanh. Thương lượng hợp đồng có thể giải quyết các vấn đề như danh mục sản phẩm, giá cả, mức phục vụ… Dạng thương lượng đơn giản là hợp đồng mua sản phẩm gián tiếp từ nhà cung cấp dựa vào mức giá thấp nhất. Dạng thương lượng phức tạp là hợp đồng mua nguyên vật liệu trực tiếp nhằm đáp ứng nhu cầu về chất lượng tốt, mức phục vụ cao và các kỹ thuật hỗ trợ cần thiết.
Các nhà cung cấp sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp đều cần phải thiết lập ra cho mình những năng lực chung. Để công tác mua hàng hiệu quả, nhà cung cấp phải thiết lập khả năng kết nối dữ liệu điện tử cho mục đích nhận đơn hàng, gửi thơng báo vận chuyển, gửi hóa đơn báo giá và nhận thanh toán. Quản lý tồn kho hiệu quả yêu cầu mức tồn kho phải cắt giảm. Như vậy, nhà cung cấp cần vận chuyển nhiều lần hơn, các đơn hàng phải được hồn thành chính xác và nghiêm túc hơn. Tất cả các yêu cầu trên địi hỏi phải có thương lượng về sản phẩm và giá cả bao gồm các yêu cầu dịch vụ giá trị
43
gia tăng. Mục tiêu thương lượng phải cụ thể và có những điều khoản ràng buộc về chi phí nếu như mục tiêu không đáp ứng yêu cầu.
Bước 4: Thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. công việc tương ứng để thực hiện hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh tốn, tiến hành đánh giá lại tồn bộ q trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.
Sau khi tiếp nhận vật tư cần: nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại vật tư), cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu
Trong q trình này ln theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn. + Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.
+ Nếu thực sự khơng đạt u cầu thì chọn nhà cung cấp khác
3.4. THUÊ NGOÀI 3.4.1. Khái niệm 3.4.1. Khái niệm
Thuê ngoài là hành động chuyển dịch một vài hoạt động nội bộ của DN và trách nhiệm quyết định cho nhà cung cấp bên ngồi.
Cũng có thể hiểu th ngồi là hình thức sử dụng những nguồn lực bên ngồi để thực hiện cơng việc và nghiệp vụ cụ thể của doanh nghiệp.
Hay thuê ngoài là việc doanh nghiệp thuê các nguồn lực bên ngoài để đảm nhận một vài khâu trong qui trình sản xuất của doanh nghiệp.
Thuê ngoài được coi là một biện pháp nhằm cắt giảm chi phí của doanh nghiệp. Th ngồi có tác động đến hàng loạt các công việc, từ hỗ trợ khách hàng, sản xuất đến hành chính
Các hoạt động thuê ngồi phổ biến hiện nay có thể kể đến: - CNTT: thiết kế hệ thống, phần mềm…
- Dịch vụ Logistic
- Gia công, lắp ráp sản phẩm -Nghiên cứu, phát triển sản phẩm - Trung tâm chăm sóc KH……
3.4.2. Lợi ích và rủi ro khi th ngồi
❖ Lợi ích
-Giảm thiểu và quản lí tốt hơn chi phí.
-Nâng cao chun mơn chính của cơng ty, từ đó cải tiến chất lượng và số lượng sản phẩm - Hợp tác với những công ty đứng đầu, tăng kỹ năng quản lý.
-Khai thông nguồn lực bên trong cho nhiều mục đích. -Nâng cao chất lượng những công việc tốn thời gian.
-Tận dụng tối đa những nguồn lực bên ngồi, tăng tính linh hoạt và tốc độ, gia tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường
-San sẻ rủi ro với những công ty đối tác
❖ Rủi ro
- Giảm khả năng kiểm soát - Gián đoạn q trình tác nghiệp
- Tính bảo mật bị đe dọa vì u cầu chia sẻ thơng tin trong q trình hợp tác là u cầu bắt buộc nhằm đảm bảo khả năng phối hợp giữa các doanh nghiệp.
- Chi phí hợp tác cao
3.4.3. Quy trình lựa chọn đối tác thuê ngoài