Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN OLLIN
2.4. Thực trạng quản trị nhân lực tại Công ty Cổ phần Ollin
2.4.1. Thực trạng công tác lập chiến lược kế hoạch nguồn nhân lực
Đây là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng cho yêu cầu mở rộng và phát triển không ngừng của công ty và xây dựng kế hoạch lao động để đáp ứng mục tiêu cơng việc đó.
Cơng tác lên kế hoạch nguồn nhân lực hiện tại ở Công ty dựa trên cơ sở tình hình kinh doanh hiện tại ở các địa bàn đã hoạt động cũng như đánh giá tiềm năng tại các địa bàn chưa được khai thác và đồng thời dựa trên chiến lược và mục tiêu phát triển của Công ty. Mục tiêu cụ thể là “Đưa Ollin ở thành nhà phân phối sữa hàng đầu và có mặt tại tất cả các bệnh viện trên khắp lãnh thổ Việt Nam”. Từ nhu cầu thực tế của Cơng ty và kế hoạch (hay cịn gọi là mục tiêu doanh số) đặt ra cho mỗi nhóm, các quản lý kinh doanh sẽ lập ra một bản danh sách cụ thể những yêu cầu về nhân lực để hoàn thành mục tiêu đề ra. Bản kế hoạch này được trình trực tiếp lên Giám đốc khu vực đó. Giám đốc khu vực xem xét sự hợp lý của đề xuất từ quản lý, nếu có thể chấp nhậnsẽ tiếp tục trình lên Tổng giám đốc Hội đồng quản trị để phê duyệt, phục vụ cho hoạt động kinh doanh và lợi ích trước mắt cũng như dài hạn của Cơng ty. Kế hoạch nhân sự sau khi được phê duyệt sẽ được bộ phận hành chính – nhân sự của miền tương ứng tiếp nhận xử lý.
Công tác kế hoạch nguồn nhân lực được bộ phận hành chính – nhân sự tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Các quản lý là người đưa ra những dự báo về nhu cầu nhân lực của nhóm mình. Dự báo nhu cầu nhân lực này được các quản lý đưa ra dựa trên tình hình, kế hoạch và kết quả kinh doanh cụ thể của nhóm đó, các yếu tố tiềm ẩn, số lượng và chất lượng nhân lực hiện tại của nhóm và nhu cầu trong tương lai. Từ đó đưa ra những đề xuất đối với việc tuyển dụng , sa thải hợp lý nhằm cải thiện hiệu suất kinh doanh của nhóm đồng thời tiết kiệm những chi phí khơng phù hợp. Bên cạnh đó, các quản lý cũng phải đưa ra cam kết trách nhiệm của mình trong đề xuất biến động nhân sự của họ.
Bước 2: Trên cơ sở ý đề xuất của các trưởng nhóm, giám đốc khu vực sẽ xem xét, cân nhắc và tổng hợp để trình lên Tổng giám đốc để được phê duyệt.
Bước 3: Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt đề xuất nhân sự, bộ phận hành chính nhân sự sẽ bắt tay vào thực hiện. Cụ thể, các quản lý nhân sự sẽ tổ chức thực hiện những chương trình cụ thể như tuyển dụng, sa thải hoặc đào tạo nhân viên đáp ứng được yêu cầu và tính chất phức tạp của từng cơng việc khác nhau.
Việc lên kế hoạch nguồn nhân lực tại Công ty về cơ bản được thực hiện theo 3 bước trên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc tuyển dụng sẽ khơng theo quy trình này mà linh hoạt để tiết kiệm thời gian hoặc nhằm mục tiêu nào đó của lãnh đạo. Ví dụ như: một số nhân viên được Tổng giám đốc phát hiện và trực tiếp mời về công ty làm việc mà không phải thông qua kế hoạch hay quá trình xem xét nào của các cấp khác.
Để nhận định khách quan thực tế công tác lập chiến lược kế hoạch nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Ollin, ta có kết quả khảo sát trên 50 nhân viên bất kỳ và ra được bảng kết quả sau:
Bảng 2.7 : Đánh giá công tác chiến lược kế hoạch nguồn nhân lực
Chiến lược kế hoạch nguồn nhân lực Số ý kiến trả lời theo các mức độ
1 2 3 4 5
Cơng tác kế hoạch nguồn nhân lực có mục
tiêu dài hạn 0 0 25 17 8
Theo anh/chị, Công ty chủ động được NNL hợp lý đáp ứng được nhu cầu công việc
2 9 27 10 2
Công tác hoạch định được Lãnh đạo công
ty quan tâm đúng mức 0 3 11 21 15
(Nguồn: Cơng ty Cổ phần Ollin) Trong đó:
1: Rất bất đồng/Rất không đúng 2: Không đúng/Không đồng ý 3: Chưa đúng lắm
4: Đúng/Đồng ý 5: Rất đúng/Rất đồng ý
Nhận xét: Thông qua kết qủa khảo sát ta thấy các Lãnh đạo được nhìn nhận là đã quan tâm đúng mực tới cơng tác hoạch định chiến lược của Công ty. Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa hoàn toàn chủ động được nguồn nhân lực hợp lý đáp ứng nhu cầu công việc cũng như có kế hoạch nhân lực dài hạn. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng nguồn nhân lực của Công ty trong thời gian trung và dài hạn, cần phải có những kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực hợp lý hơn.
2.4.2. Thực trạng cơng tác phân tích và thiết kế công việc
Công ty cho đến nay vẫn thực hiện chặt chẽ cơng tác phân tích cơng việc thơng qua bảng phân tích cơng việc và bản mơ tả công việc nhằm giúp người lao động hiểu rõ hơn về đặc thù và yêu cầu của công việc. Trên cơ sở yêu cầu của từng vị trí cụ thể và tính chất của từng cơng việc khác nhau cũng như mục tiêu và lợi ích của cơng ty mà bảng phân tích cơng việc, tiêu chuẩn cơng việc và bản mơ tả công việc được lập lên. Việc này giúp cho q trình hoạch định, tuyển dụng cũng như cơng tác quản lý tại công ty trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.
Cơng ty về cơ bản đã hình thành một hệ thống nội dung, nhiệm vụ cho từng công việc cụ thể của từng bộ phận. Bên cạnh những chức năng nhiệm vụ chính, các vị trí cịn được xác định các trách nhiệm phải gánh vác, mối quan hệ với ban giám đốc điều hành cũng như với những bộ phận, vị trí khác. Cấp quản lý và nhân viên cấp dưới cũng được xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ ràng và minh bạch. Nhìn chung, cơng ty đã thực hiện tốt việc phân tích cơng việc cho từng vị trí cụ thể trong hệ thống.
Cơng tác phân tích và thiết kế cơng việc tại Cơng ty Cổ phần Ollin đang được thực hiện như sau:
Bước 1: Ban giám đốc u cầu phịng hành chính nhân sự và các bộ phận liên quan phối hợp cùng nhau để thực hiện cơng tác phân tích và thiết kế cơng việc cho từng vị trí cụ thể. Giai đoạn này nhằm đảm bảo sự phân công rõ ràng và minh bạch trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm công việc khác nhau. Điều này giúp người lao động chủ động ý thức được công việc cần làm và trách nhiệm cần đảm đương; tạo cơ sở cho công tác quản lý nhân sự của Công ty.
Bước 2: Sau khi các quản lý của bộ phận liên quan và bộ phận nhân sự đã thống nhất đưa ra được bản phân tích cơng việc thơng qua quá trình quan sát các nhân viên thực hiện cơng việc cũng như kinh nghiệm cá nhân, bản phân tích này sẽ được đưa ra cho các nhân viên tham khảo và đề xuất ý kiến sửa đổi bổ sung nếu có. Thường việc này sẽ được thực hiện thông qua một cuộc họp giữa cấp quản lý, bộ phận nhân sự và các nhân viên dưới quyền.
Bước 3: Bộ phận nhân sự và các bộ phận liên quan sẽ trình Giám đốc khu vực và Tổng Giám Đốc thông qua và phê duyệt và bản phân tích cơng việc cuối cùng sẽ được đưa đến các các bộ phận và lưu trữ lại.
Như vậy, cơng tác phân tích cơng việc tại Cơng ty Cổ phần Ollin được tiến hành theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc thơng qua bộ phận hành chính nhân sự và các phịng ban liên quan nhằm giúp người lao động nắm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Bộ phận nhân sự và các phịng ban liên quan phối hợp với nhau để đưa ra một bản phân tích đầy đủ và súc tích nhất. Vì vậy, bản phân tích cơng việc
là thành quả của sự phối hợp công tác giữa nhiều bộ phận chứ không từ một bộ phận riêng rẽ nào. Điều này đảm bảo tính khách quan và hiệu quả cho bản phân tích cơng việc này, tránh được sự một chiều của văn bản.
Bảng 2.8: Đánh giá hoạt động phân tích và thiết kế cơng việc
Phân tích và thiết kế cơng việc Số ý kiến trả lời theo các mức độ
1 2 3 4 5
Nội dung công việc anh/chị đang làm được thể hiện đầy đủ trong bảng mô tả
công việc
0 0 14 31 5
Nội dung bảng mô tả công việc được cập nhật kịp thời và
liên tục 0 0 4 32 14
Công việc được mơ tả và phân tích hợp lý và khách quan
0 0 6 42 2
(Nguồn: Cơng ty Cổ phần Ollin) Trong đó:
1: Rất bất đồng/Rất không đúng 2: Không đúng/Không đồng ý 3: Chưa đúng lắm
4: Đúng/Đồng ý 5: Rất đúng/Rất đồng ý
Từ kết quả khảo sát, ta có thể thấy Cơng ty đang thực hiện khá tốt cơng tác phân tích cơng việc. Tỉ lệ hài lịng về nội dung bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc cho các vị trí khác nhau khá cao, phần nào chứng tỏ được sự hiệu qủa trong cơng tác này. Cơng tác phân tích cơng việc đã được Công ty tiến hành một cách chỉn chu và khách quan, bao hàm cả điều kiện làm việc cũng như tiêu chuẩn khi thực hiện công việc.
Nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Thu nhận hồ sơ Thành lập hội đồng Phỏng vấn Ra quyết định tuyển dụng Dưới đây là sơ đồ quy trình tuyển dụng tại Cơng ty Cổ phần Ollin
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng tại cơng ty
(Nguồn: Cơng ty Cổ phần Ollin) • Nhu cầu tuyển dụng
Trên cơ sở kế hoạch và mục tiêu kinh doanh thường niên, nguồn nhân lực hiện tại, quản lý các bộ phận xem xét và cân nhắc liệu với những tài nguyên nhân lực hiện tại thì có đủ đáp ứng được u cầu cơng việc đề ra khơng. Nếu kế hoạch địi hỏi 1 số lượng và chất lượng vượt quá khả năng nguồn nhân lực hiện tại, các quản lý sẽ đưa ra đề xuất lên Giám đốc khu vực và sau đó là Tổng giám đốc.
• Lập kế hoạch tuyển dụng
Căn cứ vào đề xuất của các quản lý, Tổng giám đốc sẽ yêu cầu Giám đốc khu vực và bộ phận nhân sự rà sốt lại tình hình lao động tại Cơng ty, trên cơ sở đó lập nên danh sách những bộ phận cần bổ sung nhân lực. Từ danh sách đó, Tổng giám đốc sẽ quyết định phê duyệt số lượng cần bổ sung và bộ phận nhân sự sẽ thơng báo lại cho các bộ phận lien quan
• Thu nhận hồ sơ
Kế hoạch tuyển dụng sau khi đã được hoàn thành và phê duyệt bởi các cấp lãnh đạo thì bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm thơng báo tuyển dụng và thu hút nhân lực theo đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng như đã đề ra. Một số hình thức thơng báo tuyển dụng của Cơng ty Cổ phần Ollin có thể kể đến như: thơng báo tuyển dụng trên website hay trang facebook của Công ty, đưa thông báo tuyển dụng lên những website tuyển dụng phổ biến như vietnamwork.vn hoặc khuyến khích các nhân viên giới thiệu những ứng viên tiềm năng. Thường thông báo sẽ được xuất bản vào 30-60 ngày trước khi tiếp nhận hồ sơ.
Một bộ hồ sơ gồm có: Sơ yếu lý lịch; Đơn Xin Việc (viết tay hoặc đánh máy); bản tường trình quá trình lao động (CV); Bản sao Giấy khai sinh (Cơng chứng); Bản sao có cơng chứng Sổ Hộ Khẩu; Bản sao có cơng chứng chứng minh thư nhân dân; Bản gốc hoặc bản sao có cơng chứng các văn bằng chứng chỉ lien quan đến u cầu cơng việc.
• Thành lập Hội đồng tuyển dụng
Trước ngày hết hạn nộp hồ sơ khoảng 5 ngày, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện lập danh sách những thành viên trong Hội đồng tuyển dụng và tiến hành họp Hội đồng để phục vụ cho công tác tuyển dụng lao động. Hội đồng tuyển dụng thông thường tại Công ty sẽ bao gồm: Giám đốc khu vực, Bộ phận nhân sự của khu vực, Quản lý từ các nhóm có trong danh sách bổ sung
nhân lực.
• Phỏng vấn
Bộ phận nhân sự xem xét những hồ sơ đủ điều kiện yêu cầu và có những ưu điểm phù hợp với định hướng và kế hoạch của Cơng ty. Sau đó phụ trách nhân sự lien lạc với các ứng viên bằng cách gọi điện và gửi thư điện tử mời đến công ty phỏng vấn sơ bộ. 10 ngày làm việc sau khi phỏng vấn, ứng viên phù hợp sẽ được gọi đến để phỏng vấn lần 2 nhằm giải đáp những thắc mắc phát sinh và phổ biến quy định lao động của Cơng ty. Sau 2 vịng phỏng vấn, nếu 2 bên đưa ra được sự đồng tình và thống nhất với nhau sẽ ký hợp đồng thử việc trong vịng 1 tháng.
• Ra quyết định tuyển dụng
Bản quyết định tuyển dụng chỉ rõ: chức vụ, bộ phận làm việc, lương, phúc lợi của công ty, thời gian thử việc,… Trong thời gian thử việc, ứng viên trúng tuyển sẽ được sắp xếp về bộ phận phù hợp để tập sự cũng như hiểu rõ hơn quy định của công ty và của bộ phận để bắt kịp với nhịp làm việc của công ty cũng như là cho phép các cấp quản lý có thời gian xem xét khả năng và mức độ phù hợp của ứng viên.
Sau khi hết 1 tháng thử việc, bộ phận nhân sự cùng quản lý trực tiếp của ứng viên sẽ đưa ra bảng nhận xét sau quá trình thử việc của ứng viên. Đổi lại nhân viên tập sự sẽ viết báo cáo về công việc và nêu y kiến và đề xuất nếu có sau trải nghiệm cơng việc tại công ty. Nếu hai bên thống nhất tiếp tục hợp tác lâu dài, ứng viên sẽ cần hồn thành nốt hồ sơ nếu cịn thiếu hoặc thủ tục cần bổ sung. Sauk hi ký hợp đồng lao động, người lao động được hưởng 100% hệ số lương (trong thời gian thử việc là 85% lương) và được đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp; hưởng những phúc lợi theo luật định và quy định của cơng ty; đồng thời tham gia đóng góp vào những trách nhiệm tập thể như quỹ cơng đồn.
Nguồn tuyển dụng của cơng ty bao gồm nguồn bên trong và bên ngồi. Với nguồn bên trong, con em và người than của các nhân viên đang làm việc cho Công ty sẽ được ưu tiên xem xét hồ sơ và phỏng vấn. Tuy nhiên những đối tượng này cũng cần đảm bảo yêu cầu cơ bản của cơng ty về trình độ chun mơn hay khả năng hợp tác lâu dài với doanh nghiệp. Đây được đánh giá là một nỗ lực của Công ty trong việc tạo điều kiện cho gia đình những nhân viên đã và đang cống hiến cho Công ty và thể hiện sự quan tâm của Công ty đến cuộc sống những nhân viên này. Với nguồn bên ngồi, cơng ty lựa chọn hồ sơ ứng viên thu thập được qua các kênh thu hút nhân lực như đã đề cập ở trên.
Dưới đây là đánh giá hoạt động tuyển dụng của Công ty dựa trên kết quả từ 50 nhân viên bất kỳ.
Bảng 2.9: Điều tra đánh giá hoạt động tuyển dụng
Công tác tuyển dụng
Số ý kiến trả lời theo các mức độ
1 2 3 4 5
Thông tin tuyển dụng được thơng báo rộng rãi
0 0 0 48 2
Q trình tuyển dụng cơng khai minh bạch
0 0 2 39 9
Quá trình tuyển dụng đạt hiệu quả cao
0 0 17 25 8
(Nguồn: Công ty Cổ phần Ollin) Trong đó:
1: Rất bất đồng/Rất khơng đúng 2: Khơng đúng/Không đồng ý 3: Chưa đúng lắm
4: Đúng/Đồng ý 5: Rất đúng/Rất đồng ý
hợp tình, hợp lý trong quy trình tuyển dụng, nhờ đó mà chất lượng nhân lực của Cơng ty Ollin khá tốt, đem lại hiệu quả cao và phát triển qua từng năm. Tuy nhiên, mặt khác, chính sách của Công ty trong việc xem xét ưu tiên tuyển dụng những người than