2.2.2 . Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí nhân sự
Tổng giám đốc hội đồng quản trị: là người đại diện hợp pháp của công ty cũng là cấp quản lý cao nhất có quyền quyết định
mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đây là người có tồn quyền nhân danh cơng ty để phê chuẩn, thực hiện các quyết định cũng như các quyền và nghĩa vụ của công ty.
Quản lý truyền thông: Chịu trách nhiệm về các hoạt động truyền thông của công ty như các hoạt động từ quảng cáo
đến PR, từ thiết lập mối quan hệ truyền thông đến xử lý khủng hoảng thương hiệu, từ hoạt động đối ngoại đến PR nội bộ… Đây cũng là vị trí có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc thực hiện cơng tác truyền thơng nhằm tạo ra một hình ảnh đẹp, nổi bật của thương hiệu với mong muốn thơng qua những hình ảnh như vậy, cơng chúng sẽ trở nên gần gũi và dành nhiều thiện cảm, quan tâm hơn.
Chuyên viên truyền thông (5 nhân viên): làm việc dưới sự chỉ đạo và quản lý của quản lý truyền thơng. Theo đó,
các chun viên sẽ thực hiện những cơng việc chi tiết đã được đưa ra trong kế hoạch truyền thông (ví dụ: chạy quảng cáo, viết bài PR…) để mang lại hiệu quả và đạt được mục tiêu truyền thông của công ty.
Giám đốc Marketing: Chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu thị trường và từ đó đưa ra các thơng tin quan trọng phục
vụ cho công tác hoạch địch chiến lược của cơng ty. Những thơng tin quan trọng đó bao gồm: xu hướng tiêu dung của khách hàng trong lĩnh vực này, tiềm năng thị trường, các thị trường ngách, phần tram thị phần của công ty hiện tại cũng như của các đối thủ chiến lược.v.v. Đây cũng là vị trí địi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về sản phẩm cũng như có bề dày kiến thức chun mơn để đưa ra những nhận định khách quan và thực tế nhất cho cơng ty.
Giám đốc tài chính: Chịu trách nhiệm về mặt tài chính của cơng ty, trợ giúp Tổng giám đốc trong cơng tác quản lý
tài chính, điều động nguồn vốn, điều tiết dịng tiền. Đây là vị trí giúp công ty đảm bảo việc sử dụng vốn hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả, đôn đốc việc thanh quyết toán, quản lý thu hồi
công nợ, tổng hợp báo cáo tài chính, quản lý tổ chức bộ phận kế tốn. Ngồi ra, giám đốc tài chính cịn có nhiệm vụ đánh giá kết quả hoạt động của cơng ty theo kế hoạch, theo dõi quyết toán các hợp đồng kinh tế, quyết toán với cơ quan Nhà nước và các tổ chức Tài chính, Ngân hàng.
Các kế tốn trưởng tại 3 miền: Làm việc dưới sự giám sát và chỉ đạo của Giám đốc Tài chính. Lập và triển khai
các kế hoạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất cũng như yêu cầu của khách hàng; thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhân hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu. Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của Luật Hải Quan. Lập báo cáo thuế, theo dõi việc nộp thuế.
Kế toán viên: Làm việc dưới sự giám sát và điều tiết của kế tốn trưởng, có nhiệm vụ làm thủ tục bán hàng và
nhập hàng. Nộp báo cao và theo dõi tình hình đơn hàng và công nợ cụ thể. Tổng hợp báo cáo cụ thể của từng nhóm kinh doanh. Ở cả 3 miền kế tốn kiêm nghiệm cả vị trí thủ quỹ.
Thủ kho: quản lý tình trạng kho hàng. Đảm bảo hàng hóa ln ở trong điều kiện thích hợp nhất và đúng với quy
định. Bảo đảm hàng hóa khơng bị mất mát hay thất thoát. Điều tiết đơn hàng giao cho bộ phận giao hàng của công ty.
Trợ lý Tổng giám đốc: Tại Ollin có 2 vị trí Trợ lý Tổng giám đốc và thực hiện những công việc khác nhau
- Trợ lý 1: Quản lý, theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Rà sốt các khoản chi phí cũng như đánh
giá mức độ hiệu quả trong các hoạt động đầu tư của cơng ty. Từ đó đưa ra những nhân định, đề ra các mục tiêu cho các bộ phận thực hiện trên cơ sở quan điểm của Tổng giám đốc. Tập hợp và tổng hợp báo cáo kinh doanh. Sắp xếp những công việc khác cho Tổng giám đốc.
- Trợ lý 2: Quản lý, theo dõi và đảm bảo kết nối giữa công ty Ollin và hãng sản xuất Danone Nutricia. Rà soát và
theo dõi hợp đồng, cam kết giữa hai bên và đàm phán để đưa ra những quan điểm chung về giá cả, mục tiêu và chiến lược hợp tác. Đây cũng là vị trí có nhiệm vụ đảm bảo nguồn hàng của công ty và kết nối kịp thời về mọi mặt, mọi vấn đề có liên quan đến hãng sản xuất. Ngoài ra, trợ lý 2 sẽ làm nhiệm vụ đăng ký và quản lý mọi giấy tờ pháplý và giấy phép cho tất cả các sản phẩm của công ty. Sắp xếp những công việc khác cho Tổng giám đốc.
Các giám đốc chi nhánh của 3 miền: quản lý, thực hiện chức năng giao dịch giữa công ty với các đối tác, tham mưu
cho Tổng giám đốc về chính sách bán hàng, thúc đẩy thị trường, lập các dự án ngắn hạn và dài hạn phù hợp với điều kiện và tình hình của từng khu vực, từng thành phố. Quản lý việc tiêu thụ sản phẩm và xuất nhập hàng hóa phù hợp với tình hình chi nhánh. Ra soát nhân sự và đưa ra những quyết định đáng kể cho chi nhánh mà không ảnh hưởng lớn đến tồn hệ thống cơng ty.
Quản lý nhân sự từng miền: chịu trách nhiệm về cơng tác hành chính, quản trị nhân lực trong toàn bộ chi nhánh, tham
mưu, giúp việc cho Giám đốc chi nhánh, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ, chủ trương và đường lối của lãnh đạo về các lĩnh vực: tổ chức lao động, tiền lương, kỷ luật…
Quản lý kinh doanh: các quản lý kinh doanh được giao cho quản lý những khu vực cụ thể và giám sát, chỉ đạo
khoảng 10 nhân viên kinh doanh dưới quyền. Chịu trách nhiệm thực hiện các chiến lược của công ty về doanh số, quản lý dữ liệu khách hàng.
Nhân viên kinh doanh: làm việc dưới quyền các quản lý. Chịu trách nhiệm tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với khách
hàng, chăm sóc khách hàng theo quy định của công ty, lập hồ sơ đấu thầu các dự án đảm bảo chính xác, kịp thời, giá cả hợp lý có tính cạnh tranh, giành nhiều việc làm và hiệu quả kinh tế. Đây là lực lượng nịng cốt của cơng ty, đòi hỏi khả năng cao và kinh nghiệm dày dặn cũng như đạo đức và trách nhiệm nghề nghiệp lớn. Các khách hàng tiềm năng cũng như các đầu mối quan trọng đều được phát triển từ bộ phận này.
2.3Kết quả kinh doanh và tình hình nguồn nhân lực tại Cơng ty Cổ phần OLLIN từ năm 2014 đến 2018
2.3.1. Phân tích kết quả kinh doanh của cơng ty
Trong giai đoạn từ 2014 đến năm 2018, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần OLLIN được thể hiện ở bảng dưới đây.
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh 5 năm từ 2014 – 2018
(Đơn vị tính: tỷ đồng)
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Tổng doanh thu 54 69.66 107.28 180.22 277.55
Chi phí 50.5 62.84 85.17 125.71 168.5
Lợi nhuận 0.07 0.11 0.26 0.43 0.65
(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn cơng ty cổ phần OLLIN) Bảng số liệu trên cho ta thấy rằng doanh thu và lợi nhuận cơng ty có xu hướng tăng đều quá các năm, năm 2018 là năm có doanh thu cao nhất 277.56 tỷ đồng, tăng 54% so với năm 2014. Tình hình kinh doanh của cơng ty được đánh giá là tốt khi cả doanh số và lợi nhuận hầu như đều có xu hướng tăng lên và tăng đáng kể. Phần trăm doanh số tăng trung bình qua các năm là 51.25%, tuy nhiên năm 2018 tỉ lệ tăng doanh số thấp hơn so với năm 2017 do nhiều biến động trong nhân sự, điều này sẽ được nói rõ hơn ở phần sau của luận văn này. Có thể nhận thấy tình hình tiêu thụ sản phẩm của cơng ty cổ phần Ollin khá khả quan. Nguyên nhân của sự phát triển này đến từ nỗ lực mở rộng địa bàn kinh doanh (nhất là tại các bệnh viện lớn như bệnh viện Bạch Mai, viện 108, bệnh viện Từ Dũ…), sự tích cực chủ động hơn nữa trong cơng việc và sự tăng lên các dịng sản phẩm hằng năm (Trung bình hằng năm, cơng ty sẽ đăng ký và đưa vào kinh doanh 2 sản phẩm mới tại thị trường Việt Nam).
Nhìn chung, tình hình tài chính của cơng ty trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2018 tăng trưởng nhanh và hầu hết các chỉ số quan trọng tăng đều hằng năm. Điều này chứng tỏ, công ty đã làm tốt trong việc hoạch định chiến lược và đề ra chủ trương kinh doanh, thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng. Đáng chú ý, công ty cịn rất thành cơng trong việc mang đến một nhận thức rất mới về sức khỏe cũng như việc bổ sung dinh dưỡng trong quá trình điều trị và phục hồi sau điều trị của các bệnh nhân cũng như của các y bác sĩ.
2.3.2 Tình hình nguồn nhân lực tại Cơng ty Cổ phần OLLIN
2.3.2.1. Số lượng nguồn nhân lực tại công ty Cổ phần OLLIN
Giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2018, với quy mô hoạt động kinh doanh không ngừng được mở rộng và phát triển, số lượng lao động của Cơng ty do đó cũng khơng ngừng tăng lên.
Bảng 2.3: Số lượng lao động trong cơng ty
(Đơn vị tính: Người) Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Bộ phận truyền thông 2 2 2 2 6 Bộ phận Marketing 1 1 1 1 1 Trợ lý Tổng giám đốc 0 0 1 1 2 Giám đốc chi nhánh 1 2 2 3 3 Bộ phận tài chính - kế tốn 7 10 13 17 19 Bộ phận hành chính nhân sự 2 3 3 3 3 Bộ phận kinh doanh 50 125 203 232 253 Tổng số 63 143 225 259 287
(Nguồn: Bộ phận Hành chính nhân sự Cơng ty Cổ phần OLLIN) Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng lao động của cơng ty có xu hướng tăng dần qua các năm nhưng mức tăng không đông đều và tỉ lệ tăng lao động qua từng năm có xu hướng giảm mạnh. Biểu đồ sau đây thể hiện sốlượng lao động của công ty qua các năm:
Biểu đồ 2.1: Số lượng lao động công ty cổ phần Ollin giai đoạn 2014 đến 2018
(Nguồn: Bộ phận Hành chính nhân sự Cơng ty Cổ phần Ollin) Từ biểu đồ và từ số liệu đã cung cấp ở trên ta thấy năm 2015 là năm có mức tăng số lượng lao động nhiều nhất (127%). Để lý giải cho điều này, ta cần nhìn vào lịch sử phát triển công ty, chi nhánh Hà Nội (được thành lậpnăm 2014) chính thức đi vào hoạt động mạnh mẽ và rộng khắp vào năm 2015. Chính vì vậy đây có thể được coi là năm bước ngoặt trong việc mở rộng kinh doanh của Công ty Cổ phần Ollin, đồng nghĩa với việc công ty cần tăng số lượng lao động trên hầu hết các bộ phận.
Năm 2016 là năm có mức tăng lao động mặc dù thấp hơn nhiều so với 2016 nhưng cũng khá cao (57%) bởi đây cũng là giai đoạn công ty ổn định những chi nhánh lớn và mở rộng nhân sự ra các vùng lân cận. Đặc biệt lực lượng lao động trong bộ phận kinh doanh tăng lên đáng kể trong khi những bộ phận khác khơng có biến động gì nhiều. Đây là một thơng tin dễ hiểu bởi như đã đề cập ở phần chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận thì kinh doanh là lực lượng nịng cốt đem lại doanh thu cho công ty vì vậy đây là bộ phận được chú ý phát triển nhất trên chặng đường xây dựng và phát triển của cơng ty.
Năm 2017 và năm 2018 có mức tăng số lượng lao động không nhiều (lần lượt là 15% và 11%) và việc tăng lao động vẫn tập trung chủ yếu lực lượng kinh doanh. Điều này chứng tỏ việc sử dụng lao động tại Công ty Cổ phần Ollin đã ngày càng trở nên hiệu quả hơn và mang lại những kết quả khả quan. Bởi mức tăng doanh số 2 năm này lớn hơn nhiều so với mức tăng về nhân sự của cơng ty. Có thành cơng này là nhờ vào việc công ty đã tái cơ cấu lại lực lượng lao động để phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty qua từng thời kỳ nhằm giảm thiểu chi phí và hiệu quả hóa cơng tác quản lý vì vậy lực lượng lao động có tăng nhưng tăng khơng đáng kể và chủ yếu là do công ty mở rộng địa bàn và kinh doanh them những sản phẩm mới mỗi năm.
Năm 2018 cho thấy sự tăng đáng kể số lao động ở bộ phận truyền thơng và tài chính kế tốn, đây là sự bổ sung cần thiết trong bối cảnh công ty lúc bấy giờ. Về bộ phận truyền thông, sau những năm đầu tiên thành lập và tập trung chủ yếu vào việc làm việc với các bệnh viện và bác sĩ, công ty đã đưa ra chiến lược mở rộng hình ảnh đến gần hơn tới đối tượng khách hàng đích, tuy vẫn duy trì kênh kinh doanh qua các bệnh viện và thông qua những y bác sĩ nhưng đồng thời mở rộng những kênh không cần qua một đối tượng trung gian. Chính vì vậy, việc tăng cường truyền thơng là công tác cần thiết và chủ chốt để thực hiện hóa chiến lược kinh doanh của công ty trong năm2018, điều này dẫn đến sự gia tăng nhân sự đáng kể của bộ phận truyền thông trong năm này. Về bộ phận tài chính kế tốn, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công ty, việc quản lý tài chính cũng trở nên rất quan trọng bởi tạo ra doanh số mà khơng kiểm sốt tốt dịng tiền, cơng nợ cũng như chi phí thì cơng ty khơng thể phát triển bền vững. Do đó, việc tăng cường nhân sự cho bộ phận tài chính - kế tốn là một việc làm rất cấp thiết của công ty trong năm 2018. 2.3.2.2. Chất lượng và cơ cấu nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Ollin Trong giai đoạn 2013 – 2015 lãnh đạo Cơng ty và
phịng hành chính
nhân sự đã có những chiến lược nhằm nâng cao chất lượng nhân sự tại đây. Cụ thể, dưới đây là những thông tin về chất lượng và cơ cấu lao động của công ty cổ phần Ollin.
a) Cơ cấu lao động theo giới tính
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo giới tính của Cơng ty Cổ phần Ollin giai đoạn 2014 – 2018
Năm Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Giới tính Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Nam 14 22.22% 35 24.48% 51 22.67% 63 24.32% 74 25.78% Nữ 49 77.78% 108 75.52% 174 77.33% 196 75.68% 213 74.22% Tổng 63 100.00% 143 100.00% 225 100.00% 259 100.00% 299 100.00%
(Nguồn: Bộ phận Hành chính Nhân sự cơng ty Cổ phần Ollin)
Từ bảng số liệu trên, ta có thể thấy được tỷ lệ chênh lệnh rất lớn giữa lao động nam và nữ của Cơng ty. Có thể thấy lực lượng lao động nữ chiếm chủ yếu trong cơ cấu lao động. Nguyên nhân đến từ đặc trưng nghề nghiệp. Những bộ phận thường xun làm việc trong văn phịng như tài chính - kế tốn, hành chính nhân sự hầu hết đều là lao động nữ. Bên cạnh đó, bộ phận kinh doanh cũng chiếm chủ yếu là lao động nữ do đặc thù kinh doanh của công ty là các sản phẩm dinh dưỡng y tế, thiên về lĩnh vực chăm sóc và sứckhỏe; đây chính là lĩnh vực ưu thế của phái nữ - với thiên chức chăm sóc và sự ân cần đặc trưng.
Tuy nhiên vẫn có lực lượng lao động nam đáng kể làm việc tại công ty và số lượng cũng tăng đều theo từng năm. Những lao động nam này chủ yếu làm ở các vị trí như giao hàng và kinh doanh tại các tỉnh lân cận - những vị trí cần đi lại nhiều và cần nhiều sức khỏe hơn. Tỉ lệ lao động nam và nữ dao động khá ổn định qua từng năm (khoảng gần 80% lao động nữ và trên 20% lao động nam), điều này cho thấy chiến lược phân bố nhân sự theo giới tính khá ổn định của Cơng ty Cổ phần Ollin. Có thể thấy ngay từ đầu cơng ty đã có định hướng cơ cấu nhân sự theo giới tính và thực hiện cho đến hiện tại. Qua đó thấy rằng việc tuyển dụng lao động nam đối với cơng ty khá khó khan và bên cạnh đó đặc thù ngành nghề của cơng ty dẫn đến sự vượt trội