CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO
2.3.1 Các yếu tố của mơi trường bên ngồi cơng ty
2.3.1.1 Nhu cầu của thị trường thế giới
Theo kết quả chấm điểm từ bảng 2.10, đây được đánh giá là yếu tố bên ngồi có ảnh hưởng khá mạnh đến hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo (3.55 điểm). Điều này chứng tỏ rằng hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo chịu ảnh hưởng rất nhiều của những thay đổi trong nhu cầu của thị trường thế giới đối với hàng hoá xuất khẩu từ Việt Nam.
Nền kinh tế thế giới đã và đang tham gia vào quá trình tồn cầu hố ngày càng sâu rộng. Sự thay đổi trong nhu cầu của thị trường thế giới ảnh hưởng đến các nước như Việt Nam, vốn đang tham gia sản xuất, xuất khẩu hàng hoá cung ứng cho thị trường hơn 6 tỉ người này.
Ví dụ: nếu nhu cầu lương thực của thị trường thế giới tăng lên, hoạt động xuất khẩu gạo của Việt Nam cũng gặp cơ hội thuận lợi để gia tăng sản lượng. Nhu cầu sử dụng container, đặc biệt là container 20DC cũng sẽ gia tăng nhanh chóng khi các doanh nghiệp chế biến và xuất khẩu gạo Việt Nam nắm bắt được cơ hội như vậy.
2.3.1.2 Tính mùa vụ của hàng xuất khẩu
Một số mặt hàng mang tính mùa vụ như hàng nơng sản có nhu cầu sử dụng container tăng giảm theo mùa.
Ví dụ: vào thời gian từ tháng 12 đến tháng 2 trước Tết là cao điểm thu hoạch và xuất khẩu mặt hàng cà phê. Nhu cầu về container 20DC loại A đủ tiêu chuẩn đóng hàng thực phẩm tăng đột biến.
Ngồi ra cịn có những mùa xuất khẩu hàng may mặc hoặc đồ gỗ sang thị trường nước ngoài phục vụ nhu cầu tiêu dùng vào các mùa lể hội như Giáng sinh, năm mới. Nếu không được chuẩn bị tốt, hiện tượng thiếu container chắc chắn diễn ra, con số dự báo không theo kịp nhu cầu sử dụng trên thực tế.
Điều khó khăn ở đây là cần tính tốn như thế nào để dự báo lượng container tăng thêm cho phù hợp?
2.3.1.3 Sự hợp tác của khách hàng
Khách hàng là đối tượng phục vụ của công ty, cũng là người tiêu dùng cuối cùng – người sử dụng các container rỗng được chuẩn bị cho hàng xuất khẩu. Hoạt động dự báo số lượng container rỗng đóng vai trị quan trọng trong quá trình chuẩn bị container rỗng để cung cấp cho khách hàng, sự hợp tác của khách hàng là một mắt xích chủ lực trong hoạt động này, nhất là khi sự hợp tác giữa khách hàng và cơng ty cịn một số điểm còn ảnh hưởng chưa tốt tới chất lượng của hoạt động dự báo, theo ý kiến của các chuyên gia, đó là:
Khách hàng chưa cung cấp dự báo nhu cầu container
Hiện nay, việc cung cấp dự báo về nhu cầu container rỗng chưa phải là yêu cầu bắt buộc đối với khách hàng, một số khách hàng chỉ thơng báo khi có những đơn hàng cần sử dụng một lượng container rỗng lớn. Một số khách hàng chưa có thói quen chủ động cung cấp dự báo hay thông tin về nhu cầu container rỗng của họ đối với Maersk Line trong các tuần sắp tới. Các phòng, ban chỉ biết được lượng container khách hàng cần sử dụng khi họ gửi yêu cầu đặt chỗ, có khi chỉ các ngày lấy container một tuần. Nếu là các đơn hàng có số lượng container lớn và trùng hợp với lúc Maersk Line
khơng có nhiều container dự trữ, không chỉ độ chính xác của dự báo bị ảnh hưởng mà lịch đóng hàng của khách hàng cũng có khi phải thay đổi, chờ đến khi có đủ container.
Khách hàng khơng chọn được container phù hợp
Theo tìm hiểu của người viết, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc khách hàng không chọn được container phù hợp, trong đó các nguyên nhân chính là:
- Container được cung cấp không đạt yêu cầu chất lượng
Nguồn container rỗng của Maersk Line TPHCM chủ yếu chuyển về từ các vùng khác trong nước và các nước trong khu vực Châu Á. Vấn đề lớn nhất là chất lượng số container rỗng khơng thể dự đốn trước, chỉ khi tàu cập cảng và dỡ container rỗng xuống, phòng Điều hành và Vận chuyển mới biết được chất lượng thực tế của số lượng container đợt này; đó là chưa kể một thực tế là chi phí sửa chữa và nâng cấp container tại Việt Nam tương đối thấp hơn so với các nước trong khu vực, do đó các nước khác “ưu tiên” chuyển các container hư hỏng về Việt Nam để sửa chữa.
Trên bình diện lợi ích chung của tập đồn, việc này giúp tiết kiệm chi phí và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý. Tuy nhiên, việc nhập về quá nhiều container hư hỏng và không thể sử dụng ngay là một điểm bất lợi cho Việt Nam. Khi dự báo số lượng container cần sử dụng tại các phịng ban khơng thể dự tính được tỷ lệ hư hỏng trong số container được nhập về. Nếu gặp phải một đợt có nhiều container xấu, tình hình thiếu container chắc chắn sẽ diễn ra, dự báo trở nên kém chính xác.
Theo qui định, các khách hàng có hàng nhập khẩu sẽ rút hàng và trả container rỗng lại cho công ty để tiếp tục sử dụng cho hàng xuất khẩu. Các container này phải được kiểm tra để đảm bảo chúng vẫn đạt yêu cầu về chất lượng. Tuy nhiên vẫn có một số container “lọt sổ”, vượt qua hàng rào kiểm tra kiểm sốt trong khi vẫn cịn những chỗ hư hỏng cần sửa chữa. Nếu số lượng container kém chất lượng tăng lên số lượng đạt chuẩn để cấp cho khách hàng sẽ bị thiếu hụt.
- Khách hàng yêu cầu quá cao.
Một số khách hàng khó tính đặt ra những yêu cầu đặc biệt, ví dụ như:
• Container “ khơng được quá 10 tuổi” hay phải được sản xuất trong vịng 10 năm trở lại đây
• Container khơng được có vết hàn vá trên trần hay vách... Hiện tượng này thường xảy ra nhất với các khách hàng đóng hàng cà phê. Mặc dù Maersk Line đã có qui định là dành những container loại A – Loại tốt nhất cho hàng cà phê, vẫn có những khách hàng khó tính đặt ra những u cầu riêng để lựa chọn. Lúc đó, cho dù ngồi bãi cịn nhiều container, chỉ cần không đáp ứng một trong những yêu cầu của họ, họ cũng xem là khơng có container.
Hiện nay, khi tiến hành dự báo, phòng Kinh doanh khơng thể tính tốn được bao nhiêu container đưa về có thể đáp ứng yêu cầu gắt gao của các khách hàng này.
Khách hàng dự báo dư về nhu cầu container
Một số khách hàng có xu hướng đưa ra con số dự báo cao hơn nhu cầu sử dụng thực tế, vì: khả năng dự báo ngày làm xong hàng và số lượng
container họ cần hoặc họ muốn gây ấn tượng với nhân viên Kinh doanh để lấy được giá cước tốt, hay họ lo sợ việc thiếu container, nhất là trong mùa cao điểm.
Khách hàng huỷ đơn hàng sau khi đặt hàng
Một số khách hàng dự báo nhu cầu container rỗng của mình, thậm chí gửi đơn đặt hàng, một số lượng container tương ứng sẽ được “giữ trước” cho khách hàng trong dự báo cũng như trên thực tế. Tuy nhiên, có một số khách hàng huỷ đơn hàng sau khi dự báo vì một số lý do:
- Không chuẩn bị hàng hóa kịp nên phải huỷ cả đơn hàng, khi biết chính xác ngày hàng hố sẵn sàng mới có thể đặt đơn hàng mới.
- Không đạt được thoả thuận cuối cùng với người mua, đặc biệt về vấn đề thanh tốn nên phải có thời gian
- Không đồng ý về giá cả cước tàu với nhân viên kinh doanh; họ tìm được mức giá tốt hơn nên hủy đơn hàng.
Số lượng container này đã được tính toán trong dự báo nên việc khách hàng không sử dụng container dẫn đến việc dư thừa và kết quả là độ chính xác của dự báo bị ảnh hưởng
2.3.1.4 Thay đổi trong mùa cao điểm
Trong năm có những thời điểm như cuối năm, trước Tết… khi đó lượng hàng xuất khẩu thường tăng cao so với các thời điểm khác. Số lượng container được dự báo thường cũng tăng lên tương ứng. Tuy nhiên có những thay đổi đột xuất và bất ngờ có thể ảnh hưởng đến chất lượng của dự báo; Ví dụ:
- Tàu “Con” đi từ Việt Nam không đủ chỗ nên phải ngưng nhận hàng.
- Tàu “Mẹ” cũng đầy do đơn hàng và sản lượng hàng hoá xuất khẩu từ các nước khác trong khu vực cũng gia tăng.
Kết quả là một lượng container được dự báo nhưng khơng sử dụng tới, ảnh hưởng tới độ chính xác và chất lượng của hoạt động dự báo.
2.3.1.5 Năng lực của cảng, bãi container
Hiện nay Maersk Line chủ yếu sử dụng dịch vụ của các cảng và bãi container theo hợp đồng, chỉ có một bãi container riêng ở Biên Hoà. Năng lực phục vụ khách hàng và chất lượng dịch vụ của các cảng và bãi container này không đồng đều nhau.
Khi khách hàng đi lấy container rỗng, năng lực phục vụ khách hàng và chất lượng dịch vụ kém sẽ gây ra các sự cố như:
- Xử lý chậm, thống kê khơng chính xác, khơng cịn container nhưng khơng báo về cho văn phòng Maersk Line tại Cát Lái khiến cho khách hàng không thể lấy container như dự kiến
- Khách hàng khơng có chỗ đóng hàng cho các đơn hàng đóng tại bãi…
Kết quả là một lượng container đáng lẽ được sử dụng trong tuần này như dự báo có thể chuyển sang tuần sau, ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động dự báo, đặc biệt là độ chính xác.