CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH TÂN TIẾN
2.1.3 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Giới thiệu bộ máy kế toán của công ty
Tại Công ty TNHH Tân Tiến, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán tập trung tại Bộ phận Kế toán và được phân chia thành nhiều phân hệ kế toán khác nhau để đảm bảo tính chuyên môn cao trong quản lí và hiệu quả công việc.
Hình Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại Công ty Kế toán trưởng
Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty. Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của công ty theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính,
- Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bối dưỡng nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong công ty.
- Kế toán trưởng phải giám sát việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các chính sách chế độ với người lao động.
- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong công ty một cách thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn hiệu quả kế hoạch kinh doanh của công ty , phát hiện những lãng phí, thiệt hại đã xảy ra, những việc không có hiệu quả, những sự trì trệ trong kinh doanh để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động của Công ty ngày càng tăng.
- Thông qua công tác tài chính kế toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức kinh doanh, xây dựng phương án kinh doanh, cải tiến quản lý kinh doanh nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và năng cao không ngừng hiệu quả của đồng vốn.
Kế toán bán hàng
- Xuất hàng khi có yêu cầu của trình dược viên, hoặc khi phòng chăm sóc khách hàng có đơn hàng yêu cầu, kiểm kho khi hàng về và khi có yêu cầu kiểm kê tài sản của công ty.
- Lập các phiếu thu, hạch toán, theo dõi, kiểm tra, đối chiếu số liệu với khách hàng và lập bảng xác nhận công nợ với khách hàng vào cuối tháng. Đôn đốc đòi nợ khách hàng.
- Nhận bảng tính khuyến mại từ phòng Quản trị bán hàng để bù trừ tiền khuyến mại vào công nợ của khách hàng. Lưu trữ chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đầy đủ.
Kế toán tài sản cố định
- Kế toán phản ánh, theo dõi kịp thời số hiện có, tình hình biến động của TS, đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác sử dụng đúng mục đích có hiệu quả.
- Phải lập hồ sơ cho mọi TS trong doanh nghiệp : biên bản giao nhận, hoá đơn mua TS, và các chứng từ khác có liên quan
- Phản ánh giá trị hao mòn trong quá trình sử dụng, tham gia lập kế hoạch sửa chữa TS, kiểm kê, đánh giá định kỳ TS trong những trường hợp cần thiết.
Kế toán tiền lương
- Kế toán tính lương phải trả cho nhân viên, cùng các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn….. Ngoài ra, kế toán còn phải phân tích tình hình sử dụng và chi tiêu quỹ lương , cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Kế toán tổng hợp
- Lập các phiếu chi căn cứ vào các chứng từ hợp lệ đã được ký duyệt. Các nội dung trên phiếu chi phải đúng, đầy đủ và chính xác.
- Hạch toán các nghiệp vụ ngân hàng vào sổ sách, báo cáo tài khoản ngân hàng. Theo dõi các hợp đồng vay ngân hàng, báo cáo thời gian trả nợ và số tiền nợ phải trả, tổng tiền nợ của các hợp đồng vay cho kế toán trưởng trước hạn thanh toán 1 tuần.
- Giao dịch với ngân hàng: Làm các thủ tục liên quan đến ngân hàng để vay tiền, mở tài khoản.., lấy sổ phụ tài khoản ngân hàng. Sổ phụ phải lấy hết vào ngày cuối cùng
- Lưu trữ và đảm bảo chứng từ, sổ sách và báo cáo đầy đủ.
- Kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá về giá trị và hiện vật để biết chính xác giá thực tế của từng loại đảm bảo kế hoạch mua, dự trữ và xuất bán đạt hiệu quả
- Kế toán vật tư theo dõi lượng và quản lý hàng tồn trong kho, yêu cầu nhập thêm hàng hoá khi có đơn đặt hàng từ trình dược viên mang về.
- Tính thưởng cho trình dược viên, thưởng doanh thu và chiết khấu bán hàng của công ty cho khách hàng.
- Lên BC tổng hợp gửi kế toán trưởng khi có yêu cầu.
Kế toán thuế
- Cập nhật chứng từ kế toán thuế, phản ánh, hạch toán, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ sách kế toán của công ty.
- Hoàn thiện toàn bộ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết cho công việc hạch toán kế toán như: Hợp đồng lao động, các loại hợp đồng khác nếu phát sinh …
- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thuế và quyết toán của công ty theo chế độ quy định như: Báo cáo tài chính. Lưu trữ chứng từ, sổ sách thuế và báo cáo thuế đảm bảo chứng từ sổ sách, báo cáo đầy đủ.
- Đại diện Công ty giao dịch với cơ quan thuế, tham gia quyết toán thuế, có kết quả tốt sau khi giao dịch và quyết toán thuế.
Bộ phận quỹ
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách và báo cáo đầy đủ, kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày, đối chiếu số tiền thực tế với sổ quỹ.
- Cùng nhân viên kế toán, kế toán trưởng kiểm quỹ vào cuối hàng tháng. Lập biên bản kiểm quỹ có chữ ký đầy đủ của 03 bên. Lập báo cáo tồn quỹ cuối tháng.
Hệ thống tài khoản kế toán
Kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán DN theo quyết định 15/2006 – BTC và thông tư 60 /2012/ TT - BTC và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của DN.
Hình thức tổ chức công tác kế toán
Công ty TNHH Tân Tiến hiện đang áp dụng chế độ kế toán công ty theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006, áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư phòng hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Các chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty như sau:
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho: ghi nhận theo trị giá gốc.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định theo nguyên giá
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Niên độ kế toán là 1 năm từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là Việt Nam đồng. - Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng: Nhật kí chung.