Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: Hình thức kế toán Nhật kí chung
Hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những qui định cụ thế về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào qui mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lí, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phù hợp và phải tuân thủ đúng qui định của hình thức sổ kế toán đó. Các qui định bao gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán.
Hình thức kế toán Nhật kí chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật kí, mà trọng tâm là sổ Nhật kí chung theo trình tự thời gian và nội dung phát sinh nghiệp vụ. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật kí để ghi Sổ cái.
Hình Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung
Hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật kí- Sổ cái. Căn cứ để ghi Nhật kí- Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chừng từ.
Hình Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp vừa ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ vừa ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
Hình Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ - Ghi sổ
Hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian với hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh theo nội dung.
Kết hợp việc hạch toán tổng hợp và chi tiết trên cùng một sổ kế toán.
Hình thức kế toán trên máy tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong số bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán qui định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ qui trình ghi sổ kế toán, nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo qui định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ) Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 – TSCĐ)
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 03 - TSCĐ) Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04 – TSCĐ)
Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ)
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 – TSCĐ) Các chứng từ liên quan: Hóa đơn mua hàng, tờ khai thuế …
Qui trình luân chuyển chứng từ
Qui trình luân chuyển chứng từ dựa vào chu kì của tài sản cố định bắt đầu từ thời điểm mà tài sản cố định được thu vào/ ghi nhận bởi công ty đến thời điểm mà nó được kiểm soát, giữ gìn và kết thúc tại thời điểm thanh lí, nhượng bán tài sản cố định đó. Người ta có thể chia qui trình tài sản cố định gồm có 5 qui trình phụ để dựa vào đó lập nên qui trình luân chuyển chứng từ: Qui trình mua sắm TSCĐ, Qui trình nhận dạng và ghi chép, Qui trình kiểm soát vật chất, Qui trình sửa chữa và bảo trì TSCĐ, Qui trình thanh lí TSCĐ.
Qui trình mua sắm TSCĐ
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, PGĐ phụ trách kĩ thuật trực tiếp thực hiện mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn, có các công việc: xem xét các báo giá (ít nhất 3 báo giá 3 nơi khác nhau) để chọn nhà cung cấp phù hợp, kí hợp đồng mua sắm tài sản, thông báo tiến trình mua sắm cho các Bộ phận có liên quan.
Bộ phận kế hoạch vật tư nhận dạng hồ sơ chứng từ tài sản từ Bộ phận kĩ thuật, khi TSCĐ mua về được đưa vào sử dụng thực hiện:
Lập phiếu nhập kho tài sản
Chuyển hồ sơ chứng từ tài sản và phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán theo dõi
Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, phiếu nhập kho tài sản, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận, theo dõi hoạt động và theo dõi thanh toán cho tài sản nêu trên.
Đối với các Tài sản không thỏa mãn điều kiện là TSCĐ, được xem là công cụ dụng cụ, kế toán TSCĐ sẽ hạch toán vào chi phí trong kì, chuyển cho bộ phận Quản trị hành chính quản lí các TSCĐ này.
Qui trình nhận dạng và ghi chép
Sau khi Kế toán trưởng đã cho phép việc ghi nhận TSCĐ nhất quán theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và qui định nội bộ của công ty, giám đốc sẽ kí ghi nhận TSCĐ. Kế toán TSCĐ cập nhật mô đun TSCĐ bằng cách mã hóa TSCĐ.
Cuối mỗi tháng, Kế toán TSCĐ sẽ chạy phân hệ TSCĐ của hệ thống kế toán để tính và phân phối chi phí khấu hao đến các bộ phận thích hợp.
Để nhận dạng hàng quí đáp ứng nhu cầu đảm bảo số liệu được lưu trữ của bộ phận kế toán TSCĐ thực tế là thích hợp, cuối mỗi quí, kế toán TSCĐ sẽ gửi nhật kí TSCĐ được in ra từ phân hệ TSCĐ để kểm tra, phân tích trách nhiệm, sắp xếp và kiểm tra quyền sở hữu.
Liệt kê các máy móc không còn sử dụng, hư hỏng, xin thanh lí, sửa chữa. Các danh mục thiết bị cho mượn.
Lập hội đồng kiểm kê tài sản (Đại diện bp Kĩ thuật, kế toán TSCĐ/ Kế toán tổng hợp, kế toán trưởng, đại diện ban giám đốc)
Lập biên bản kiểm kê TSCĐ
So sánh báo cáo kiểm kê chuẩn bị trước với nhật kí tài sản, khác nhau sẽ được ghi vào báo cáo kiểm kê với chữ kí người đại điện của hai bộ phận.
Kế toán TSCĐ điều tra phỏng vấn người sử dụng để phát hiện nguyên nhân của những khác biệt. nếu cần thiết điều chỉnh số dư của sổ, Kế toán TSCĐ sẽ điều chỉnh thích hợp trong báo cáo kiểm kê.
Qui trình sửa chữa và bảo trì TSCĐ
Khi phát sinh nhu cầu sửa chữa TSCĐ, các bộ phận có liên quan lập Phiếu đề nghị cấp vật tư sửa chữa, có phê suyệt của Trưởng bộ phận và chuyển cho Bộ phận kĩ thuật
Bộ phận kĩ thuật sữ phê duyệt Phiếu đề nghị cấp vật tư sửa chữa: Kiểm soát việc sử dụng hợp lí, không vượt định mức
Phê duyệt việc sử dụng công cụ, phụ tùng.
Sau khi bộ phận kĩ thuật phê duyệt, bp Kế hoạch vật tư lập Phiếu xuất vật tư và trình Trưởng phòng phê duyệt để kiểm soát sử dụng trong định mức và phê duyệt chấp nhận việc xuất kho
bởi bộ phận kế toán để nhận dạng chi phí, vốn thiết bị hoặc chi phí trả trước theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Chi phí những hoạt động thực tế chi ra cho sửa chữa TSCĐ phải được so sánh
với dự toán. Cuối tháng, kế toán tổng hợp và lập báo cáo chi phí sửa chữa TSCĐ kèm theo so sánh đối chiếu với dự toán trình BGĐ kiểm tra.
Qui trình thanh lí TSCĐ
Các bộ phận, phòng ban khi có nhu cầu thanh lí TSCĐ, lập tờ trình (V/v thanh lí thiết bị) chuyển cho Kế toán trưởng, Bộ phận kinh doanh, Ban giám đốc.
Ban giám đốc sẽ xem xét và ra quyết định thanh lí thiết bị và bàn giao cho Ban thanh lí tài sản thực thiện quyết định. Ban thanh lí TSCĐ ra Biên bản thanh lí TSCĐ. Bộ phận kế hoạch vật tư tổ chức thực hiện đấu thầu thanh lí dựa trên quyết định của hội đồng đánh giá TSCĐ, Biên bản giải quyết việc đấu giá, Hóa đơn bán tài sản thanh lí. Sau đó chuyển các chứng từ trên cho bộ phận kế toán hạch toán nghiệp vụ giảm TSCĐ.