Loại Trước điều chỉnh (sản phẩm) Tỷ lệ (%) Sau điều chỉnh (sản phẩm) Tỷ lệ (%) Thay đổi (%) A 9 20 11 24 4 B 11 24 15 33 9 C 25 56 19 42 -13 Tổng 45 100 45 100 0
3.2.1.2. Thực hiện quản trị tồn kho theo phân loại ABC
Theo kết quả phân tích ở chương 2, sau khi phân loại ABC thì cơng tác thực hiện quản lý hàng theo ABC chưa được thực hiện triệt để, các mặt hàng vẫn được quản lý dàn trải làm hao tốn nguồn lực và hiệu quả thấp. Như vậy, hành động cần thực hiện sau khi phân loại ABC chính là lên kế hoạch kiểm soát cho các loại A,B và C với nguồn lực và tầng suất khác nhau. Điều này sẽ được thực hiện như sau:
(1) Việc theo dõi đặt hàng cho các sản phẩm loại A được thực hiện 2 lần 1 tuần, loại B 1 lần 1 tuần, và loại C là 2 tuần 1 lần.
(2) Các hoạt động cải thiện công tác quản trị tồn kho và tiết kiệm chi phí cần được tập trung nhiều vào nhóm A, sau đó là nhóm B, và nhóm C sẽ được thực hiện cuối cùng khi đã thực hiện tốt ở A và B.
(3) Xác định mức CCFOT mục tiêu cho các loại: - Loại A: 96%
- Loại B: 97% - Loại C: 98%
(4) Xác lập tần suất kiểm kê theo chu kỳ cho các loại, loại A với cường độ cao nhất, rồi tới loại B và loại C là thấp nhất.
Các vấn đề (3) và (4) sẽ được phân tích rõ hơn trong các giải pháp tiếp sau.
3.2.1.3. Tự động hóa việc phân loại ABC
Việc tính tốn ABC bằng tay thường mất nhiều thời gian; vì vậy, 6 tháng cơng ty mới thực hiện phân loại ABC lại. Chính điều này làm các sản phẩm chậm được cập nhật, và khơng cịn phù hợp với tình hình sản xuất, mua bán thực tế của sản phẩm.
Để khắc phụ việc này, công ty cần tận dụng hệ thống đang có sẵng để thực hiện việc phân tích ABC tự động. Giải pháp này hoàn tồn khả thi vì hệ thống SAP ln lưu lại tồn bộ lịch sử bán hàng của các sản phẩm; các thông tin về giá cả sản phẩm và hạn sử dụng của sản phẩm đều sẵng có trên SAP. Để có thể tính tốn phân loại ABC chỉ cần liên kết các thông tin của sản phẩm trên SAP với hệ thống chạy báo cáo BW (BW là môi trường báo cáo hoạt động song song với SAP, có khả năng tự lấy dữ liệu từ SAP và thực hiện các tính tốn do người lập trình viết ra, về cơ bản thì BW hoạt động tính tốn trên nền Microsoft Excel). Như vậy bộ phận IT có thể lập trình cho BW lấy doanh số bán hàng và hạn sử dụng của các sản phẩm, sau đó tự động phân loại ABC theo nguyên tắc các sản phẩm đóng góp 80% doanh số đầu tiên là loại A, 15% doanh số tiếp theo là loại B và 5% cuối cùng là loại C. Sau đó BW sẽ tự đề nghị điều chỉnh phân loại ABC theo hạn sử dụng.
Việc tự động phân loại ABC sẽ có ích khơng chỉ cho ngành hàng thực phẩm mà còn cho tồn bộ cơng ty Unilever Việt Nam. Phương pháp phân loại ABC là một công cụ cơ bản cho tất cả các ngành hàng trong việc xác định các sản phẩm tối quan trọng,
quan trọng và ít quan trọng. Từ đó nhân viên sẽ có được định hướng để phẩn bổ thời gian và công sức cho việc quản lý các sản phẩm một cách phù hợp nhất.
3.2.2. Xác định mức tồn kho tối ưu
Mức tồn kho hiện tại của ngành hàng thực phẩm được xác định đồng đều cho các sản phẩm và sau đó có sự điều chỉnh tùy theo kinh nghiệm của nhân viên kế hoạch. Điều này dẫn đến có sản phẩm thì thiếu tồn kho trong khi sản phẩm khác lại thừa tồn kho. Việc áp dụng phương pháp tính tốn tồn kho tối ưu theo King (2011) sẽ giúp hợp lý hóa mức tồn kho của các sản phẩm thơng qua việc cân nhắc ảnh hưởng của các yếu tố: độ lệch chuẩn chênh lệch giữa dự báo và nhu cầu thực tế, độ lệch của thời gian cung ứng, mức dịch vụ khách hàng CCFOT và hạn sử dụng của sản phẩm.
3.2.2.1. Cách thức xác định tồn kho tối ưu
Để xác định mức tồn kho tối ưu công ty cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Xác định mức dịch vụ khách hàng CCFOT mục tiêu trong năm 2014, với mục
tiêu CCFOT trung bình của công ty là 96.5% cho 2014 ta sẽ thiết lập CCFOT cho phân loại ABC như sau:
- Loại A: 96% - Loại B: 97% - Loại C: 98%,
Như vậy loại C được xác định CCFOT cao nhất và loại A có mức thấp nhất vì các lý do sau:
Khi CCFOT cao sẽ cho chỉ số Z cao và mức tồn kho của sản phẩm cũng sẽ cao tương ứng, đối với loại C là sản phẩm chiểm doanh số nhỏ nhất và đồng thời cũng có giá trị tồn kho thấp nhất nên khi để tồn kho của C cao sẽ không ảnh hưởng nhiều đến tổng giá trị tồn kho của ngành hàng
Loại C là sản phẩm có hạn sử dụng lớn hơn 9 tháng nên rủi ro hết hạn sử dụng không cao, trong trường hợp hết hạn sử dụng và phải tiêu hủy thì tổn thất cũng khơng đáng kể.
Khi để tồn kho C cao thì rủi ro hết hàng thấp, như vậy nhân viên kế hoạch sẽ tốn ít thời gian hơn trong việc quản lý loại C và có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc quản lý loại A và loại B.
Loại A chiếm tỷ trọng doanh số tới 80% và đồng thời cũng sẽ chiếm đa số giá trị tồn kho của ngành hàng thực phẩm. Vì vậy, việc quản lý tồn kho của A tốt sẽ đem lại hiệu quả cao cho toàn bộ ngành hàng.
Như vậy với việc xác định mục tiêu CCFOT nói trên đã thể hiện rất rõ việc áp dụng triệt để phân loại ABC vào hoạt động quản trị tồn kho.
Bước 2: Xác định chỉ số Z dựa vào mức CCFOT mục tiêu (phụ lục 3):
- Loại A: 96% chỉ số Z là 1,75 - Loại B: 97% chỉ số Z là 1,88 - Loại C: 98% chỉ số Z là 2,05
Bước 3: Tính tốn độ lệch chuẩn của chênh lệch nhu cầu thực tế và dự báo (𝜎𝐷). Độ lệch chuẩn giữa nhu cầu thực tế và dự báo cho thấy độ sai lệch của dự báo nhu cầu tiêu thụ, độ lệch chuẩn càng cao cho thấy dự báo càng khơng chính xác. Để tính tốn giá trị này cơng ty cần tổng hợp thực tế bán hàng trong vòng 52 tuần (1 năm) của các sản phẩm ngành hàng thực phẩm. Thời gian là 52 tuần là khoản thời gian phản ánh tốt nhất biến động của sản phẩm thực phẩm, các yếu tố về mùa vụ đều được thể hiện qua số liệu 52 tuần bán hàng. Trong đề tài này người thực hiện lấy số liệu bán hàng từ tuần 39 năm 2012 đến tuần 38 năm 2013 (từ ngày 23/9/2012 đến ngày 21/9/2013).
Dựa trên số liệu đã có, ta lấy hiệu của lượng bán thực tế với lượng dự báo theo từng tuần, và sử dụng hàm STDEV trong Excel để tính độ lệch chuẩn của 52 tuần này.