Tồn kho an tồn khi có cả biến động về nhu cầu và biến động về thời gian cung ứng
Khi cả biến động về nhu cầu và biến động về thời gian cung ứng đều xuất hiện và cả hai hồn tồn độc lập với nhau thì cơng thức tính tồn kho chính là tổng của hai cơng thức tồn kho nói trên:
Tồn kho an tồn = (Z * √𝑃𝐶/𝑇1 * 𝜎𝐷) + (Z * 𝜎𝐿𝑇 * 𝐷𝑡𝑏)
Tuy nhiên, khi biến động về nhu cầu và biến động về thời gian cung ứng có sự phụ thuộc lẫn nhau thì mức tồn kho an tồn để đảm bảo đáp ứng cả hai biến động này sẽ thấp hơn khi hai biến động độc lập và cơng thức khi đó là:
Tồn kho an tồn = Z * √(𝑃𝐶/𝑇1∗ 𝜎𝐷2 + (𝜎𝐿𝑇∗𝐷𝑡𝑏)2 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 50% 55% 60% 65% 70% 75% 80% 85% 90% 95% 99% 100% Mức dịch vụ khách hàng Chỉ số Z
1.3.5. Hoạt động quản lý kho (Warehousing)
“Kho bãi là một địa điểm trong hệ thống hậu cần, đó là nơi mà cơng ty lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong các giai đoạn khác nhau” (Coy et al., 2003, tr.285)
1.3.5.1. Chức năng và các hoạt động của quản lý kho
Theo Lambert et al. (1993), có 3 chức năng cơ bản của quản lý kho:
Lưu chuyển hàng hóa là chức năng cơ bản thứ nhất. Thực hiện qua các hoạt động sau:
o Nhận hàng vào từ nhà vận tải và tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng.
o Chuyển hàng từ khu vực nhận hàng đến các khu vực lưu trữ nhất định trong kho.
o Chuyển hàng ra khỏi kho để giao cho các khách hàng thông qua các phương thức vận tải khác nhau.
Lưu trữ hàng hóa là chức năng cơ bản thứ 2. Có 2 chức năng con là: (1) Lưu trữ hàng để đáp ứng các nhu cầu nhất thời của khách hàng, (2) Lưu trữ lượng tồn kho vượt mức nhu cầu nhất thời (cịn gọi là tồn kho an tồn hay tồn kho vượt trội). Thực hiện qua các hoạt động:
o Xác định loại hàng.
o Xác định vị trí để hàng.
o Bảo quản hàng.
o Quản lý mức sử dụng của kho và tối ưu hóa khơng gian kho.
Chức năng cuối cùng của kho bãi là truyền đạt thơng tin. Khi hàng hóa lưu chuyển hoặc lưu trữ trong kho thì truyền đạt thơng tin được thực hiện đồng thời, việc có được thơng tin chính xác và kịp thời là rất quan trọng để nhà quản lý có thể điều hành các hoạt động của kho hiệu quả. Chức năng này được thực hiện qua việc nhập dữ liệu trên hệ thống hoặc trên giấy tờ, làm báo cáo, thống kê về mức tồn kho, không gian kho đã sử dụng, hay các thông tin về khách hàng.
1.3.5.2. Kiểm kê kho
Theo Bùi Thị Tố Loan (2011) “Việc hiểu rõ thế nào là kiểm kê, có bao nhiêu
phương pháp kiểm kê, mục đích và ý nghĩa của từng phương pháp kiểm kê là vô cùng quan trọng đối với người quản lý kho”. Có hai phương pháp kiểm kê thường được sử
dụng là kiểm kê theo chu kỳ (cycle count) và kiểm kê định kỳ (periodic count)
Kiểm kê theo chu kỳ (Cycle count)
Mục đích: Phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai biệt giữa tồn kho thực
tế và tồn kho hệ thống, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến chênh lệch để khắc phục.
Phương pháp kiểm:
Kiểm thường xuyên theo tuần hoặc tháng.
Khơng cần kiểm tồn bộ hàng hóa vào mỗi lần kiểm. Chỉ cần kiểm một nhóm ngành hàng trong một lần kiểm. Thay đổi nhóm ngành hàng vào lần kiểm tiếp theo, sau một chu kỳ sẽ quay lại nhóm ngành hàng ban đầu.
Ưu tiên tần suất kiểm nhiều cho những mặc hàng giá trị cao, tần suất xuất nhập hàng nhiều. Cơng cụ phân tích ABC được áp dụng cho kiểm kê chu kỳ như trình, nhóm A sẽ có tần suất kiểm cao nhất, rồi đến nhóm B và cuối cùng là nhóm C
Chỉ cần nội bộ công ty kiểm, ngồi thủ kho là bắt buộc, có thể có sự tham gia của kế tốn và/ hoặc kiểm tốn nội bộ nhưng khơng bắt buộc.
Kiểm kê định kỳ chính thức (Periodic count)
Mục đích: mục tiêu chính của kiểm kê định kỳ chính thức là nhằm chứng
minh cho giá trị tài sản tồn kho của công ty trong bảng báo cáo tài chính hằng năm.
Phương pháp:
Kiểm kê định kỳ chính thức cần phải có nhiều bộ phận tham gia do quy mô lớn và cần kiểm toàn bộ lượng hàng có trong kho. Mục đích cũng khơng nhằm điều chỉnh kịp thời tồn kho hệ thống khớp với tồn kho hệ thực tế, nên kiểm kê định kỳ chính thức khơng cần làm thường xuyên theo từng tuần hoặc từng tháng. Tuy nhiên, bắt buộc một năm phải chính thức ít nhất một lần làm kiểm kê kiểm kê định kỳ chính thức.
Bắt buộc có sự tham gia của các bộ phận: quản lý kho (thủ kho + quản lý kho), kế tốn, kiểm tốn nội bộ cơng ty. Có thể có sự tham gia của một cơng ty kiểm tốn độc lập nếu quy mơ tồn kho lớn.
1.4. Đo lường hiệu quả của hoạt động quản trị tồn kho:
Hiệu quả của hoạt động quản trị tồn kho thường được dánh giá thông qua số ngày tồn kho, hệ số vòng quay tồn kho và chỉ số dịch vụ khách hàng.
1.4.1. Số ngày tồn kho
Số ngày tồn kho chính là tổng số tồn kho đang nắm giữ trong tay được quy ra thành số ngày bán hàng tương ứng.
Số ngày tồn kho = Tổng giá trị tồn kho đang có trung bình giá vốn hàng bán mỗi ngày
Đây là chỉ số hết sức quan trọng trong việc đo hiệu quả quản trị tồn kho của mỗi doanh nghiệp. Số ngày tồn kho càng cao chứng tỏ lượng hàng tồn kho cao và điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang tốn nhiều chi phí cho hàng tồn kho.
1.4.2. Hệ số vòng quay tồn kho
Hệ số vòng quay hàng tồn kho là thước đo hiệu quả của việc sử dụng tồn kho của doanh nghiệp (Arnold et al, 2008). Vòng quay hàng tồn kho là số lần mà hàng hóa tồn kho bình qn luân chuyển trong kỳ. Hệ số vòng quay hàng tồn kho được xác định bằng giá vốn hàng bán chia cho bình qn hàng tồn kho.
Vịng quay hàng tồn kho = Tổng giá vốn hàng bán trong năm
Bình quân hàng tồn kho
Trong đó:
Bình qn hàng tồn kho = Giá trị tồn kho đầu năm+Giá trị tồn kho cuối năm
2
Hệ số vòng quay hàng tồn kho thường được so sánh qua các năm để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm. Hệ số này lớn cho thấy tốc độ quay vịng của hàng hóa trong kho là nhanh và ngược lại. Nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp. Cần lưu ý, hàng tồn kho mang đậm tính chất ngành nghề kinh doanh nên không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều. Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có giá trị giảm qua các năm.
Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng khơng tốt, vì như vậy có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần. Hơn nữa, dự trữ nguyên liệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất khơng đủ có thể khiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ. Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
Để có thể đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền…, cũng như nên được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp.
1.4.3. Chỉ số dịch vụ khách hàng – CCFOT
Chỉ số dịch vụ khách hàng CCFOT – Customer case fill on time – được hiểu là tỷ lệ đơn hàng được giao đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng thời gian. Đây là một công cụ đo lường giúp các doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động cung ứng, phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và cho thấy những phạm vi cần điều chỉnh, hoàn thiện. CCFOT giúp xác định nguồn gốc tổn thất khi hết hợp với bảng mô tả tổn thất và từ đó xác định nguyên nhân cốt lõi để khắc phục.
Mục tiêu của CCFOT: tạo ra một công cụ nhất quán trong việc đo lường dịch vụ khách hàng xuyên suốt cả công ty, cung cấp hệ thống phân tích nguyên nhân cốt lõi và tạo ra sự cải tiến liên tục (Kambarami et al., 2012)
Nguyên tắc tính CCFOT:
Đo lường dựa vào các nhu cầu đặt hàng không bị hạn chế của khách hàng. Đo lường khả năng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng đúng thời điểm. Đo lường tất cả các tổn thất gồm cả bên trong và bên ngoài.
Luôn nhận biết rằng cách đo lường CCFOT này khơng hồn hảo tuy nhiên nó nó là hướng đi ổn định để đạt các mục tiêu của công ty.
CCFOT là một trong những thước đo sức khỏe của quan hệ khách hàng và nó khơng phản ánh các hoạt động cá nhân riêng lẻ.
Cơng thức tính CCFOT:
CCFOT = Số thùng hàng được giao Tổng số thùng hàng được đặt x
Số thùng hàng được giao đúng thời gian Số thùng hàng được giao
Người ta sử dụng đơn vị là thùng hàng để tính tốn CCFOT và đơn vị của CCFOT sẽ là phần trăm. Trong công thức:
Số thùng hàng được đặt chính là số hàng mà khách hàng cần bất kể số hàng đó có đang sẵng có tại tồn kho của doanh nghiệp hay không.
Số thùng hàng được giao chính là số lượng hàng được giao ra khỏi kho của doanh nghiệp để đáp ứng cho đơn đặt hàng.
Số thùng hàng được giao đúng thời gian được đo theo thời gian đã thõa thuận với khách hàng hoặc do khách hàng đề nghị.
Chỉ số dịch vụ khách hàng CCFOT càng cao chứng tỏ khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp càng tốt. Như vậy mức độ hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp cũng cao và doanh nghiệp có nhiều lợi thế trong hoạt động kinh doanh.
Tóm tắt chương 1
Chương 1 đã tổng kết các lý thuyết liên quan đến hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho. Trong đó hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ. Hàng tồn kho có các chức năng: liên kết, ngăn ngừa tác động của lạm phát và khấu trừ theo số lượng.
Quản trị tồn kho là một phần của quản trị kinh doanh liên quan đến việc hoạch định và kiểm sốt tồn kho. Quản trị tồn kho ln là một vấn đề hết sức quan trọng của tất cả các doanh nghiệp sản xuất. Quản trị tồn kho là việc quyết định quy mô và thời điểm nắm giữ tồn kho. Quản trị tồn kho luôn cần thiết ở mọi khâu trong chuỗi cung ứng để đảm bảo không bị thiếu nguyên liệu sản xuất và không thiếu hàng cung cấp cho khách hàng.
Tiếp theo, chương 2 sẽ phân tích thực trạng quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm tại công ty TNHH Unilever Việt Nam dựa trên cơ sở lý thuyết ở chương 1.
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TỒN KHO THÀNH PHẨM NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNILEVER VIỆT NAM
2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam và ngành hàng thực phẩm phẩm
2.1.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam
Unilever là tập đoàn quốc tế của Anh và Hà Lan, nổi tiếng thế giới về lĩnh vực sản xuất các sản phẩm tiêu dùng nhanh, bao gồm các sản phẩm chăm sóc vệ sinh cá nhân và gia đình, hàng ăn uống, trà và các đồ uống từ trà. Các nhãn hiệu tiêu biểu của Unilever được tiêu dùng và chấp nhận rộng rãi trên toàn cầu như Lipton, Knorr, Cornetto, Omo, Lux, Vim, Lifeboy, Dove, Close Up, Sunsilk, Clear, Pond’s, Hazeline, Vazeline. Với doanh thu hàng triệu đô la cho mỗi nhãn hiệu đã và đang chứng tỏ Unilever là một trong những công ty thành công nhất thế giới trong lĩnh vực kinh doanh hàng tiêu dùng.
Là một công ty đa quốc gia, việc mở rộng kinh doanh và đặt nhiều chi nhánh trên thế giới để chiếm lĩnh thị trường toàn cầu là một trong những mục tiêu của Unilever tồn cầu. Cơng ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam (gọi tắt là Unilever Việt Nam) được thành lập năm 1995 cũng là một bước đi trong chiến lược tổng thể của Unilever.
Unilever Việt Nam tiền thân là kết hợp giữa 2 công ty, công ty liên doanh Lever Haso và công ty liên doanh Lever Viso năm 1995. Đến năm 2000 hai công ty này xác nhập lại thành công ty liên doanh Lever Việt Nam, năm 2009 chính thức trở thành cơng ty 100% vốn nước ngồi Unilever Việt Nam.
Công ty Unilever Việt Nam hiện nay có 5 nhà máy tại Hà Nội, Củ Chi, Thủ Đức và khu công nghiệp Biên Hòa cùng nhiều đối tác sản xuất trên khắp cả nước. Công ty hiện tại có hệ thống phân phối bán hàng trên tồn quốc thơng qua 350 nhà phân phối lớn và hơn 150.000 cửa hàng bán lẻ. Hiện nay, cơng ty có mức tăng trưởng trên 20% mỗi năm và tuyển dụng trên 2000 nhân viên. Ngồi ra, cơng ty cịn hợp tác
với nhiều nhà máy, xí nghiệp trong nội địa trong các hoạt động sản xuất gia công, cung ứng nguyên vật liệu sản xuất và bao bì cho thành phẩm.
Các nhãn hiệu nổi tiếng của công ty Unilever Việt Nam như Omo, Sunsilk, Knorr, Dove, Clear, Comfort, Viso, Knorr, Lipton…đã được người tiêu dùng Việt Nam chấp nhận rộng rãi với ưu thế về chất lượng hoàn hào và giá cả hợp túi tiền của người tiêu dùng Việt Nam. Nhờ vậy, doanh thu của công ty đã tăng lên không ngừng qua các năm. Cụ thể, từ năm 2008 đến năm 2012, trung bình mỗi năm doanh thu cơng ty Unilever Việt Nam tăng 20,6% và đạt mức 738 triệu Euro vào cuối năm 2012. Với tốc độ tăng khá cao như vậy, công ty đã chứng tỏ mình là một trong những công ty nước ngồi thành cơng tại Việt Nam.
(Nguồn: Phịng kinh doanh cơng ty Unilever Việt Nam)