2.2 Đánh giá thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
2.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Qua tìm hiểu về việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của các đơn vị trong Ngành Y tế tỉnh Long An tại phụ lục 6 (tổng hợp số liệu về phân định quyền hạn và trách nhiệm), ta có những nhận xét sau:
- 98,28% (57/58) các đơn vị trong ngành có thực hiện phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân hay từng nhóm trong giải quyết cơng việc (có một đơn vị không trả lời). Điều này thể hiện sự tin tưởng và mạnh dạn phân quyền của Ban giám đốc các đơn vị. Việc phân quyền đã giúp cho công việc được xử lý nhanh hơn, tránh tình trạng ứ đọng cơng việc, điều này thể hiện rõ nhất tại các cơ quan hành chính (Sở Y tế, Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm). Trước đây, việc cấp giấy phép hành nghề y, dược… phải chờ thông qua hội đồng họp xét duyệt, nhiều hồ sơ bị chậm trễ so với thời gian quy định do một số thành viên trong hội đồng bận công tác không thể xếp lịch họp được. Hiện nay, các hồ sơ xin phép được giao trực tiếp cho các phịng chun mơn xem xét (Nghiệp Vụ y, Nghiệp Vụ dược, Thanh tra…) thống nhất trình Lãnh đạo phê duyệt trong vịng 15 ngày làm việc, sớm hơn so với quy định hiện hành 15 ngày (tại khoản 3, điều 68, Thông tư số 01/2004/TT-BYT ngày 06/01/2004 của Bộ Y tế hướng dẫn về hành nghề y dược tư nhân quy định “Sau 30 ngày làm việc, kể từ ngày ghi trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ, nếu khơng có yêu cầu bổ sung thì
Sở Y tế phải tổ chức thẩm định để cấp hoặc gia hạn Giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề đối với các hình thức hành nghề y”).
- Bên cạnh việc phân quyền từ cấp lãnh đạo, đa số nhân viên trong các đơn vị hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến KSNB nên họ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao, nhân viên trong cơ quan có tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong thực hiện nhiệm vụ.
- Việc phân quyền giúp cho công việc được giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên, nhà quản lý phải có các biện pháp quản lý hữu hiệu sau khi phân quyền để tránh tình trạng lạm quyền của cấp dưới để đạt được những lợi ích cá nhân, đi ngược lại mục tiêu chung của tổ chức. Ban giám đốc các đơn vị trong Ngành Y tế tỉnh Long An có xu hướng phân quyền cho cấp dưới vì nhiều nguyên nhân (phong cách lãnh đạo, lĩnh vực quản lý quá rộng nhưng nhà quản lý chỉ có chun mơn trong một lĩnh vực…). Tuy nhiên, chỉ có 60,34% các đơn vị xây dựng thủ tục kiểm soát hiệu quả hoạt động của các bộ phận và 85,71% trong số đó là vận hành hiệu quả. Đây là vấn đề mà lãnh đạo Ngành Y tế tỉnh Long An cũng như lãnh đạo các đơn vị cần phải quan tâm và có giải pháp khắc phục để đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu chung của từng đơn vị và của toàn ngành.