2.2 Đánh giá thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
2.2.3.1 Xây dựng và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát
Kết quả khảo sát về việc xây dựng và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm sốt được trình bày tại phụ lục 10.
Hiện tại, gần 50% các đơn vị trong Ngành Y tế tỉnh Long An chưa quan tâm đến việc xây dựng chính sách và thủ tục kiểm soát. Đây là một trong những nguyên nhân mà nhiều sai sót tại các đơn vị chưa được phát hiện kịp thời, gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng và có nhiều trường hợp đến nay vẫn chưa giải quyết được:
- Tuyển sinh chưa đúng quy định (không thực hiện công khai, khách quan, công bằng, Hội đồng tuyển sinh không thực hiện kiểm tra hồ sơ) đối với 55 học sinh theo kết luận kiểm tra số 11332/BGDĐT-TTr ngày 09/12/2008 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc phản ánh của các báo tại Trường trung học Y tế Long An. Hiện này, vụ việc vẫn chưa được giải quyết dứt điểm.
- Chi tạm ứng không đúng quy định tại Văn phòng Sở Y tế và đến nay vẫn chưa thu hồi được số tiền 136.306.002 đồng (Ban giám đốc cũ đã nghỉ hưu).
- Lãnh đạo một số đơn vị xử lý trực tiếp các công việc mặc dù khơng có chun mơn về lĩnh vực đó (khơng sử dụng các bộ phận chức năng để tham mưu) gây ra sai sót…
2.2.3.2 Hoạt động kiểm sốt
Kết quả khảo về hoạt động kiểm soát của các đơn vị thuộc Ngành Y tế tỉnh Long An được trình bày tại phụ lục 11 (tổng hợp số liệu hoạt động kiểm soát), cụ thể như sau:
Các đơn vị trong ngành thường xuyên đánh giá việc thực hiện mục tiêu (tháng, quý, sáu tháng, năm, giai đoạn) và báo cáo về Sở Y tế. Thông qua việc đánh giá này, các đơn vị có cơ sở để đề ra những giải pháp khắc phục rủi ro, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra. Ngoài ra, Sở Y tế cũng tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ hoạt động của các đơn vị để kịp thời đưa ra các giải pháp khắc phục những rủi ro trên phương diện quản lý toàn ngành. Cuối năm, Sở Y tế tiến hành đánh giá kết quả thực hiện của các đơn vị trong ngành, có những chính sách động viên phù hợp cũng như đưa ra kế hoạch hoạt động của ngành năm tiếp theo.
Trong những năm qua, Ngành Y tế tỉnh Long An đã và đang quan tâm đầu tư công nghệ thông tin phục vụ cho cơng tác quản lý và cải cách hành
chính, hiện có đến 54/58 (93,10%) đơn vị có ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý, cụ thể:
- Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước tại Sở Y tế tỉnh Long An giai đoạn 2005 - 2007: thực hiện theo Quyết định số 2567/QĐ-UB ngày 28/7/2004 của UBND tỉnh Long An về việc phê duyệt đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước, tổng mức đầu tư là 5.237.662.480 đồng.
- Ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý trong công tác quản lý bệnh viện: thực hiện theo Quyết định số 473/QĐ-SKHĐT ngày 26/10/2009 của Sở Kế hoạch và Đầu tư về việc phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng và kế hoạch đấu thầu, dự án Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý bệnh viện giai đoạn I (2010 – 2011), tổng mức đầu tư là 5.264.933.000 đồng.
- Ngoài ra, Ngành Y tế tỉnh Long An còn nhận được vốn đầu tư nâng cấp hệ thống thông tin y tế thông qua các dự án Hỗ trợ pháp triển chính thức (ODA) như: Dự án Y tế nông thôn (Ngân hàng Phát triển Châu Á tài trợ), Dự án Hỗ trợ y tế vùng đồng bằng sông Cửu Long (Ngân hàng Thế giới tài trợ); các Tổ chức phi Chính phủ (NGO) như: Cơ quan kiểm sốt và phịng ngừa bệnh tật Hoa Kỳ (Centers for Disease Control and Prevention), Quỹ tồn cầu phịng chống AIDS, Lao và Sốt rét; các nguồn kinh phí Chương trình mục tiêu quốc gia: Dự án Nâng cao chất lượng thông tin quản lý chuyên ngành thuộc Chương trình mục tiêu quốc gia Dân số - Kế hoạch hóa gia đình…
Vì thế hiện nay hầu hết các đơn vị trong ngành đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thực hiện lưu trữ và sao lưu dự phịng tốt, có sử dụng hệ thống ngăn chặn virus tự động.
Tuy nhiên, còn một số đơn vị chưa thực hiện tốt việc bảo mật thông tin trong ngành (khi sử dụng phải có khai báo tên và mật khẩu), chưa tận dụng các ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin (dữ liệu mặc định, dữ liệu tự động nhằm giảm thời gian và tránh được sai sót).
Để hoạt động kiểm sốt hữu hiệu thì một cá nhân không được tham gia thực hiện tồn bộ quy trình nghiệp vụ cũng như kiêm nhiệm chức năng ở các khâu quan trọng. Hiện tại, việc phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt, thực hiện, ghi chép, bảo vệ tài sản chưa đảm bảo, một số đơn vị (27/58 đơn
vị - 46,55%) cịn phân cơng cán bộ kiêm nhiệm các chức năng trên do số lượng cán bộ khơng đủ; chưa xây dựng được quy trình luân chuyển chứng từ, hồ sơ.
Về cơng tác kiểm sốt vật chất: Các đơn vị trong ngành có hệ thống kho, tường rào, két sắt… tốt để bảo vệ tài sản. Điều này giúp đơn vị ngăn chặn những rủi ro liên quan đến việc thất thoát, mất mát, hư hỏng thuốc, hóa chất, vật tư y tế, tài sản…
Tuy nhiên, có đến 32,76% đơn vị được khảo sát chưa thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ sách với tài sản hiện có.
Về cơng tác xử lý nghiệp vụ kế tốn, các đơn vị điều thực hiện tốt từ việc kiểm soát chứng từ, ghi chép sổ sách, lập BCTC. Theo kết luận của Kiểm toán Nhà nước năm 2006, 2008, 2009, công tác kế toán của ngành ngày càng được hồn thiện.
Hiện nay, có 71,14% đơn vị trong ngành sử dụng phần mềm kế tốn (phần mến Misa) riêng 14 Phịng Y tế huyện, thành phố và Trung tâm Pháp y chưa sử dụng vì cơng việc kế tốn khơng nhiều.
Tóm lại, qua khảo sát về hoạt động kiểm sốt cho thấy một số đơn vị thực hiện tốt hoạt động kiểm soát, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế từ khâu thiết lập cơ chế chính sách đến các hoạt động kiểm sốt.
2.2.4 Thơng tin và truyền thơng
Thơng tin và truyền thơng chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Kết quả khảo sát về thực trạng thông tin và truyền thơng được trình bày ở phụ lục 12.
Về lĩnh vực thông tin và truyền thông của các đơn vị trong Ngành Y tế tỉnh Long An, cán bộ trong đơn vị được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Bên cạnh đó, mục tiêu, chỉ tiêu của cơ quan cũng được công bố rộng rãi thông qua Hội nghị tổng kết và Đại hội cán bộ công chức. Đối với các thơng tin về tài chính, các đơn vị thực hiện tốt việc công khai theo Thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện quy chế cơng khai tài chính đối với các đơn vị dự tốn ngân sách và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
Ngoài việc truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, lãnh đạo các đơn vị cũng quan tâm đến việc thu nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới thơng qua việc khuyến khích nhân viên cấp dưới báo cáo những điều không phù hợp cho cấp quản lý.
Ngoài ra, các đơn vị cịn sử dụng cơng cụ thông tin và truyền thông để động viên nhân viên thơng qua việc cơng khai thành tích của nhân viên trong cơ quan.
Đối với cấp độ ngành: ngoài việc cung cấp thông tin cho các đơn vị trực thuộc qua hình thức truyền thống (tập huấn, hội nghi, sao gởi văn bản…), Sở Y tế cũng đã xây dựng và duy trì trang web (http://yte.longan.gov.vn) để cung cấp tất cả các thông tin cần thiết của ngành.
Ngành Y tế tỉnh Long An đã quan tâm và thực hiện tốt công tác thông tin và truyền thông không những trong nội bộ ngành mà cịn thơng tin và truyền thơng cho các tồn thể nhân dân trong tỉnh về lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Lãnh đạo Ngành Y tế xem đây là một phương pháp hữu hiệu để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của ngành.
Tuy nhiên, một số cán bộ trong Ngành Y tế hiện nay chưa cập nhật kiến thức kịp thời từ các tổ chức y tế trên thế giới như: Tổ chức Y tế thế giới (World Health Organisation), Cơ quan kiểm sốt và phịng ngừa bệnh tật Hoa Kỳ…
2.2.5 Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá lại chất lượng của hệ thống KSNB. Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì, điều chỉnh những gì. Kết quả các chỉ tiêu liên quan đến bộ phận giám sát được trình bày tại phụ lục 13 (tổng hợp số liệu khảo sát bộ phận giám sát).
Hầu hết tất cả các đơn vị trong ngành giám sát hệ thống KSNB thông qua việc kiểm tra việc thực hiện mục tiêu của tổ chức và của các bộ phận. Đơn vị áp dụng nhiều hình thức kiểm tra: họp giao ban để báo cáo tiến độ thực hiện công việc hàng tuần, xét duyệt trực tiếp các công việc quan trọng, thực hiện giám sát định kỳ (tháng, quý, sáu tháng…). Ngồi ra, đơn vị cịn thực hiện công khai các hoạt động để toàn thể cán bộ công nhân viên và
những người dân có liên quan giám sát. Thơng qua giám sát việc thực hiện mục tiêu của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, đơn vị đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB, tìm ra những khiếm khuyết để từng bước hoàn thiện.
Mặc dù thường xuyên giám sát hệ thống KSNB của đơn vị nhưng vẫn còn một số đơn vị chưa xây dựng công cụ giám sát (bảng kiểm), chưa thường xuyên cập nhật và điều chỉnh bảng kiểm làm ảnh hưởng đến chất lượng giám sát.
Đối với cấp ngành, hàng năm Sở Y tế xây dựng bảng kiểm dựa theo hướng dẫn của Bộ Y tế và đặc thù của địa phương để đánh giá kết quả hoạt động cũng như hiệu quả quản lý tại các đơn vị trực thuộc.
Tóm lại, các đơn vị chú trọng đến việc giám sát hoạt động của mình thơng qua nhiều hình thức, tuy nhiên, một số đơn vị thực hiện giám sát chưa bài bản (khơng có cơng cụ giám sát, chưa thường xuyên cập nhật, điều chỉnh công cụ giám sát).