2.2 Đánh giá thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
2.2.2.1 Nhận dạng rủi ro
Rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân từ cả bên trong và bên ngồi đơn vị, nó làm cho mục tiêu của đơn vị không thể đạt được. Nhà quản lý cần phải có biện pháp nhận dạng rủi ro để quản lý chúng. Để làm được điều này thì trước tiên đơn vị cần phải xác định được mục tiêu của mình là gì, thơng qua việc xác định mục tiêu đơn vị có thể nhận diện và phân tích được rủi ro, bởi vì những sự kiện có thể xảy ra và đe dọa đến mục tiêu của đơn vị đó chính là rủi ro.
Đối với mục tiêu dài hạn (quy hoạch phát triển sự nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân của tỉnh hoặc kế hoạch từng giai đoạn 5 năm, 10
năm), chỉ thực hiện ở cấp ngành và do Sở Y tế xây dựng hoặc thuê cơ quan có năng lực tư vấn thực hiện. Từ mục tiêu dài hạn, Sở Y tế tính tốn xác định chỉ tiêu chi tiết từng năm của ngành và các đơn vị căn cứ vào đó xây dựng kế hoạch hoạt động.
Đối với mục tiêu hàng năm, tồn ngành có 93,10% (54/58) đơn vị xây dựng mục tiêu chi tiết để thực hiện. Nhiều đơn vị còn triển khai xây dựng mục tiêu cụ thể của từng khoa phòng hàng năm để thực hiện. Riêng một số đơn vị nhỏ, mới thành lập (Trung tâm Pháp y, một số Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình huyện, thành phố) khơng xây dựng mục tiêu cụ thể mà căn cứ vào mục tiêu hàng năm của ngành để thực hiện.
Khi xây dựng mục tiêu, các đơn vị đều quan tâm đến mục tiêu hoạt động để hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn được giao. Bên cạnh mục tiêu hoạt động, các đơn vị cũng xây dựng mục tiêu tài chính (kế hoạch thu (ngân sách nhà nước cấp, các khoản thu phí, lệ phí, nguồn viện trợ…), kế hoạch chi, kinh phí tiết kiệm để chi lương tăng thêm…). Tuy nhiên, còn nhiều đơn vị chưa quan tâm đến việc đưa ra các mục tiêu tuân thủ. Mặc dù trong thời gian qua, Ngành Y tế vẫn còn xuất hiện các đơn thư khiếu nại, tố cáo (đa số là thư nặc danh) liên quan đến việc tuân thủ các quy định của pháp luật làm ảnh hưởng đến hình ảnh, hoạt động của ngành.
Hiện nay, các cán bộ quản lý của ngành đa số khơng có chun mơn về quản lý kinh tế (họ chỉ có chun mơn về y tế). Vì thế khi trao đổi về vấn đề quản lý tài chính tại đơn vị thì hầu như họ giao và tin tưởng vào sự tham mưu của cán bộ phụ trách kế tốn. Một số cán bộ lãnh đạo có tham gia khóa đào tạo về quản lý kinh tế y tế nhưng khơng nhiều (tồn ngành chỉ có gần 40% cán bộ lãnh đạo được cấp chứng chỉ). Tuy nhiên, khi được hỏi “cơ quan có thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động của mình khơng?” thì chỉ có 44,83% (22/58) đơn vị trả lời là có và chỉ có 34,48% đơn vị có xây dựng cơ chế để nhận dạng những thay đổi có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu. Như vậy, nhiều đơn vị trong ngành đang có nguy cơ xảy những rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức nhưng không được phát hiện kịp thời để xử lý.
Sau khi đã nhận dạng được các rủi ro đe dọa đến mục tiêu của tổ chức, các đơn vị cần phải tiến hành phân tích và đánh giá rủi ro. Mục tiêu của đánh giá rủi ro là xác định mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro, giúp đơn vị có kế hoạch đối phó phù hợp.
Cách thức được COSO đề cập đến để tiến hành đánh giá rủi ro là thông qua việc định tính và định lượng các rủi ro. Định tính tức là việc đánh giá phụ thuộc vào bản chất của vấn đề, rủi ro khơng thể cân đo được. Định lượng có nghĩa là rủi ro phải được quy ra thành một số tiền thiệt hại cụ thể, xác suất xảy ra rủi ro. Việc định lượng được rủi ro giúp đơn vị đánh giá rủi ro được chính xác hơn. Tuy nhiên, khi tiến hành khảo sát thì chỉ có 43,10% đơn vị là có đánh giá rủi ro và các đơn vị này chỉ đánh giá rủi ro thơng qua định tính. Họ chọn cách đánh giá này khơng phải vì lý do rủi ro trong đơn vị không thể định lượng được mà vì họ khơng biết định lượng rủi ro như thế nào.
Sau khi nhận dạng và đánh giá rủi ro, các đơn vị phải đề ra những giải pháp để đối phó với rủi ro. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát thì chỉ có 88% các đơn vị đã thực hiện nhận dạng và đánh giá rủi ro (37,93% so với tất cả các đơn vị được khảo sát) là có đưa ra các giải pháp nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro.
Như vậy, qua việc khảo sát thành phần đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB đối với các đơn vị thuộc Ngành Y tế tỉnh Long An cho thấy họ đã thực hiện tốt việc xây dựng mục tiêu của đơn vị. Tuy nhiên, nhiều đơn vị chưa quan tâm đến mục tiêu tuân thủ. Đối với việc nhận dạng, phân tích, đánh giá và đề ra giải pháp giảm thiểu rủi ro thì nhiều đơn vị chưa quan tâm thực hiện (trên 60% đơn vị được khảo sát)
2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách, thủ tục xây dựng nhằm đảm bảo đường lối, chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đúng cách và đúng thời gian.