CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG
3.2. Các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt hoạt động tại công ty Cổ
3.2.1.2. Các bƣớc lập dự toán
Thơng thƣờng để hoạch định dự tốn, phải thông qua 5 bƣớc:
@ Bƣớc 1: Lập ban hoạch định dự toán: Đối với công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ
Tiến Đạt, ban hoạch định dự tốn gồm có: 7 ngƣời, cụ thể nhƣ sau:
Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc;
Phó chủ tịch HĐQT kiêm kiểm sốt tài chính;
Phó giám đốc phụ trách KHSX kiêm TP. Kế hoạch;
Phó giám đốc Nguyên liệu kiêm TP. Nguyên liệu – Vật tƣ;
TP. Xuất nhập khẩu;
TP. Kế toán;
@ Bƣớc 2: Xác định nhân tố và dự toán quyết định
Căn cứ vào mục tiêu chiến lƣợc năm kế hoạch, nhận chỉ tiêu từ HĐQT, Ban hoạch định dự toán tiến hành họp và hoạch định các chỉ tiêu nhằm xác định kế hoạch phát triển công ty một cách bền vững;
Căn cứ vào điểm mạnh, điểm yếu của công ty để xác định điểm giới hạn của dự tốn;
Thơng thƣờng nhân tố dự toán bán hàng (doanh số) là nhân tố quyết định, tuy nhiên, trong điều kiện nguồn lực bị giới hạn, thì nguồn lực đó chính là nhân tố quyết định.
@ Bƣớc 3: Thu thập và tổng hợp thông tin
Căn cứ vào mục tiêu chung của tồn cơng ty, TGĐ giao cho các phòng liên quan lập dự tốn, thu thập thơng tin và tiến hành lập dự toán.
Thu thập thông tin từ nội bộ: Thông tin từ quá khứ trên báo cáo tài
chính, các báo cáo thống kê khác, báo cáo bán hàng...
Thu thập thơng tin bên ngồi: thông tin đối thủ cạnh tranh, thông tin định vị sản phẩm, thơng tin về tình hình kinh tế, chính trị...
@ Bƣớc 4: Hoạch định dự toán chi tiết và tổng hợp, căn cứ kết quả bƣớc 3, tiến hành hoạch định dự toán chi tiết và lập dự tốn tổng hợp thơng qua sơ đồ 3.2 : Quy
trình lập dự tốn
@ Bƣớc 5: Phê duyệt Dự toán: Sau khi bƣớc 4 xong, Kế toán cân đối kiểm tra,
Sơ đồ quy trình lập dự tốn chi tiết:
Sơ đồ 3.1 – Quy trình lập dự tốn
Căn cứ để lập dự toán chi tiết: số liệu quá khứ, định mức, khả năng phát triển
và xu hƣớng thị trƣờng năm cần xây dựng kế hoạch trên cơ sở:
Định hƣớng chiến lƣợc
Định mức giá thành, định mức các khoản mục chi phí hoạt động Dự báo Kết quả
kinh doanh (A)
Dự toán Thu tiền (3a)
Dự toán sản xuất (2) DT CPNVLTT (2a) DT CPNCTT (2b) DT CPSXC (2c) DT mua hàng/tồn kho (2a.1) Dự toán tiền mặt (3) Dự tốn Chi phí bán hàng (4) Dự toán về Giá vốn (5) Dự tốn Chi phí quản lý (6) Dự tốn Đầu tƣ (7) Dự báo LC tiền tệ (B) Dự toán Vay vốn và CP lãi vay (3b) Dự toán bán hàng (1)
Số liệu bình qn thực tế qua các năm (chi phí, doanh thu...)
Tỷ lệ biến động giá cả
Dự báo thị trƣờng nguyên vật liệu
Dự báo thị trƣờng, quy mơ thị trƣờng...
Dự tốn bán hàng (doanh số) (1): là dự toán về doanh số thực hiện, doanh số
ký hợp đồng.
Căn cứ số liệu lịch sử và xu thế phát triển của thị trường
Căn cứ hợp đồng đã ký và kế hoạch thực hiện trong năm, phó chủ tịch HĐQT đưa ra tiến độ thu tiền(3a) cho công ty (tháng-Quý- năm).
Dự toán sản xuất (2): là dự toán về khối lượng sản xuất trong năm căn cứ vào dự toán về doanh số thực hiện và ký hợp đồng (Quý-6Tháng-năm)
Dự tốn chi phí Ngun vật liệu (2a)
Căn cứ vào dự toán sản xuất (Số lượng, chủng loại, giá cả, tiến độ giao hàng...) phó giám đốc nguyên liệu kiêm trưởng phòng nguyên vật liệu và trưởng phịng kế tốn lập dự tốn ngun vật liệu cần có để có thể đáp ứng yêu cầu về kế hoạch sản xuất đã đặt ra.
Căn cứ vào lượng tồn kho đầu năm, CB cung ứng sẽ đưa ra tiến độ và dự toán mua hàng từng tuần- tháng-Quý-năm (2a.1).
Căn cứ số liệu lịch sử và xu thế của thị trường
Từ đó đƣa ra dự tốn tiền mặt cho tồn cơng ty (3)
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp (2b)
Căn cứ vào dự toán sản xuất (số lượng sản phẩm cần sản xuất, bậc thợ...)
Căn cứ vào định mức khốn nhân cơng cho từng sản phẩm tại các nhà máy
Căn cứ số liệu lịch sử và xu thế của thị trường
Phòng kế toán lập kế hoạch về lao động trực tiếp: Số công nhân, định mức
tiền lƣơng từng sản phẩm, số lƣợng sản phẩm, sau đó lập dự tốn về chi phí nhân cơng cần thiết để có thể đáp ứng yêu cầu về kế hoạch sản xuất đã đặt ra.
Dự tốn chi phí sản xuất chung (2c)
Căn cứ vào dự toán sản xuất
Căn cứ dự toán bán hàng (doanh số thực hiện)
Căn cứ quy mô các hợp đồng đã ký kết
Căn cứ số liệu lịch sử và xu thế của thị trường
Phịng kế tốn lập kế hoạch về chi phí gián tiếp tại các nhà máy sau đó lập dự
tốn cần thiết về chi phí sản xuất chung của cơng ty để có thể đáp ứng yêu cầu về kế hoạch sản xuất/doanh thu đã đặt ra.
Dự tốn chi phí bán hàng (4)
Căn cứ vào dự toán bán hàng (doanh số ký hợp đồng, doanh số thực hiện)
Căn cứ vào số liệu quá khứ các năm trước và dự báo ước tính chi phí bán hàng trong năm
Phịng xuất nhập khẩu tiến hành lập dự tốn chi phí bán hàng cần thiết thực
hiện tốt kế hoạch doanh thu đã đặt ra.
Dự toán giá vốn hàng bán (5)
Căn cứ vào dự toán bán hàng (doanh số thực hiện)
Căn cứ vào định mức giá thành sản phẩm
Dự tốn chi phí quản lý (6)
Căn cứ vào số liệu quá khứ các năm trước và dự báo ước tính chi phí quản lý trong năm
Dự tốn đầu tƣ (7)
Căn cứ số liệu dự báo về định hướng phát triển trong tương lai, chiến lược cơng ty.
Dự tốn thu - chi (3)
Căn cứ kế hoạch về thu tiền
Tiến độ, kế hoạch thực hiện các hợp đồng
Dự báo kết quả kinh doanh (A)
Căn cứ kế hoạch dự toán về doanh số
Căn cứ kế hoạch dự toán về giá vốn
Căn cứ kế hoạch dự toán về các loại chi phí
Dự báo lƣu chuyển tiền tệ (B)
Căn cứ kế hoạch dự toán về thu tiền
Căn cứ kế hoạch dự toán về chi tiền
Căn cứ kế hoạch dự toán tiền mặt và kế hoạch vay vốn
3.2.2. Xây dựng hệ thống kiểm sốt chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí định mức
Để kiểm sốt tốt chi phí sản xuất, các doanh nghiệp phải thực hiện việc kiểm soát ở cả 3 giai đoạn: trƣớc khi tiến hành sản xuất, trong quá trình sản xuất, và sau khi sản xuất. Trƣớc q trình sản xuất: Định mức chi phí tiêu hao và lập dự tốn chi phí. Trong q trình sản xuất: Kiểm sốt để chi tiêu trong định mức. Sau q trình sản xuất: Phân tích sự biến động của chi phí để biết mức độ tăng, giảm chi phí, từ đó tìm ra ngun nhân tăng, giảm chi phí để đƣa ra biện pháp khắc phục, tiết kiệm chi phí cho kỳ sau.
Nhƣ vậy, để xây dựng đƣợc hệ thống kiểm sốt chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí định mức, cơng ty cần thực hiện theo quy trình sau:
Bƣớc 1: Phân loại chi phí sản xuất chung tại cơng ty theo cách ứng xử chi phí
Bƣớc 2: Xây dựng giá thành định mức theo hướng phân định biến phí và định
phí
3.2.2.1. Phân loại CPSXC tại cơng ty theo cách ứng xử chi phí
Nhƣ thực trạng lập dự tốn CPSX đƣợc trình bày ở chƣơng 2 cho thấy cơng ty đã lập dự tốn CPNVLTT , dự tốn CPNCTT, dự toán CPSXC. Tuy nhiên, hạn chế của dự tốn CPSXC của cơng ty là chƣa nêu rõ những chi phí sản xuất chung nào là định phí, những chi phí nào là biến phí. Vì vậy, cơng ty nên lập dự tốn CPSXC theo hƣớng có phân loại thành biến phí và định phí sản xuất chung. Trên cơ sở đó, cơng ty sẽ xác định đƣợc giá thành định mức theo hƣớng phân định CPSXC thành biến phí và định phí.
CPSXC phải đƣợc phân định thành định phí và biến phí. CPSXC của cơng ty gồm: chi phí lƣơng nhân viên phân xƣởng, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng tại phân xƣởng, chi phí dịch vụ mua ngồi( gồm chi phí nƣớc sản xuất, chi phí vận chuyển vật tƣ, vật liệu, chi phí điện sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngồi khác), các chi phí bằng tiền khác phát sinh tại phân xƣởng sản xuất gồm (tiền ăn ca CNSX, chi phí thuê đất SX, chi phí bằng tiền khác).
Cơng ty có thể tách chi phí sản xuất chung thành biến phí và định phí dựa vào bảng 3.1.
Bảng 3.1 – Bảng phân loại CPSXC tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt theo cách ứng xử chi phí
Yếu tố Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp
1. Chi phí lương nhân viên phân xưởng x
2. Chi phí vật liệu x
3. Chi phí dụng cụ sản xuất x
4. Chi phí khấu hao TSCĐ x
5. Chi phí dịch vụ mua ngồi:
- Chi phí nƣớc SX x
- Chi phí vận chuyển vật tƣ, vật liệu x
- Chi phí điện SX x
- Chi phí dịch vụ mua ngồi khác x
6. Chi phí bằng tiền khác:
- Tiền ăn ca CNSX x
- Chi phí thuê đất SX x
- Chi phí bằng tiền khác x
Phần chi phí hỗn hợp này, cơng ty có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp sau để phân tích các chi phí hỗn hợp thành yếu tố định phí và biến phí:
- Phƣơng pháp cực đại, cực tiểu; - Phƣơng pháp đồ thị phân tán; - Phƣơng pháp bình phƣơng bé nhất.
Trên cơ sở thu thập chi phí điện phát sinh từ quý 1/2010 đến quý 4/2011 ta thấy chi phí này biến động liên tục qua các q. Vì vậy, cơng ty có thể sử dụng Phƣơng pháp bình phƣơng bé nhất để phân tích chi phí điện sản xuất tại phân xƣởng thành yếu tố định phí và biến phí.
Từ phƣơng trình tuyến tính căn bản & tập hợp chí phí điện phát sinh ở n q ta có hệ phƣơng trình: xy = a∑x2 + b∑x (1)
∑y = a∑x + nb (2)
Giải hệ phƣơng trình ta đƣợc các nghiệm a và b. Đây cũng chính là biến phí và định phí đƣợc tách ra từ chi phí hỗn hợp.
Để hiểu rõ về kỹ thuật tách chi phí hỗn hợp tại cơng ty thành biến phí và định phí, chúng ta tiến hành tách chi phí điện và chi phí điện thoại thành biến phí và định phí.
(Xem phụ lục 05)
3.2.2.2. Xây dựng giá thành định mức theo hƣớng phân định biến phí và định phí
Trên cơ sở số liệu thực tế tại công ty, tác giả đề xuất công ty nên căn cứ vào từng khoản mục chi phí sản xuất cụ thể (chi phí nhân viên phân xƣởng, chi phí khấu hao, chi phí dịch vụ mua ngồi....) đã phát sinh để dự toán CPSXC theo từng khoản mục định phí và biến phí sản xuất chung cho từng đơn hàng.
CPSXC tại công ty phân bổ cho từng đơn hàng dựa vào tỷ lệ phân bổ CPSXC cho từng đơn hàng.
Hiện nay, tại công ty CPSXC phân bổ cho từng đơn hàng đƣợc xác định nhƣ sau:
T lệ phân bổ CPSXC cho đơn
hàng i
Tổng CPN LTT của đơn hàng i phát sinh trong quý n Tổng CPN LTT phát sinh của tất cả các đơn hàng trong quý n =
Sau khi công ty xác định đƣợc tỷ lệ phân bổ CPSXC cho từng đơn hàng, công ty sẽ xác định đƣợc CPSXC phân bổ cho từng đơn hàng theo từng khoản mục dựa vào thiết kế bảng 3.2 đƣợc đề xuất nhƣ sau:
Bảng 3.2 - Bảng CPSXC theo khoản mục phân bổ cho đơn hàng i
STT Tên chi phí Thực tế quý
X/N
Đơn hàng i Đơn hàng i (Thực tế) (Dự toán)
A B (1) (2) (3)
I Định phí
1 Chi phí lƣơng nhân viên phân xƣởng 2 Chi phí dụng cụ sản xuất
3 Chi phí khấu hao TSCĐ 4 Chi phí nƣớc SX
5 Chi phí điện SX 6 Chi phí thuê đất SX
II Biến phí
1 Chi phí vật liệu
2 Chi phí vận chuyển vật tƣ, vật liệu 3 Chi phí điện SX
4 Chi phí dịch vụ mua ngồi khác 5 Tiền ăn ca CNSX
6 Chi phí bằng tiền khác
Cách lập bảng 3.2, cơng ty có thể tham khảo chú thích bảng 3.2
@ Chú thích bảng 3.2:
- Số liệu từng dịng trong cột (1) đƣợc thu thập thực tế tại công ty
- Số liệu từng dòng trong Cột (2) đƣợc xác định bằng cách lấy số liệu từng dòng trong cột (1) x Tỷ lệ phân bổ CPSXC cho đơn hàng i.
- Ở cột (3): + dòng I Cột (3) = dòng I Cột (2)
+ dòng II Cột (3) = dòng III Cột (3) - dòng I Cột (3)
Trên cơ sở đó, cơng ty sẽ xác định đƣợc tỷ lệ phân bổ BPSXC định mức và ĐPSXC định mức cho từng đơn hàng dựa vào khối lƣợng m3
gỗ tinh định mức và thực tế của từng đơn hàng. Khối lƣợng m3 gỗ tinh định mức và thực tế của từng đơn hàng có thể đƣợc xác định dựa vào thiết kế bảng 3.3 đƣợc đề xuất nhƣ sau:
Bảng 3.3 – Khối lƣợng m3 gỗ tinh định mức & thực tế phục vụ kiểm soát đơn
hàng i Sản phẩm Mã sản phẩm Số lƣợng sản xuất Lƣợng định mức m3 tinh/sp Lƣợng m3 gỗ tinh thực tế/sp Tổng tiêu hao định mức m3 gỗ tinh Tổng tiêu hao thực tế m3 gỗ tinh A B (1) (2) (3) (4) (5) 1. Sản phẩm A 2. Sản phẩm B 3. Sản phẩm C 4. Sản phẩm D ...... Tổng cộng
Cách lập bảng 3.3, cơng ty có thể tham khảo chú thích bảng 3.3
@ Chú thích bảng 3.3:
- Số liệu từng dòng trong cột A, B, (1), (2), (3) đƣợc thu thập thực tế tại công ty - Số liệu Cột (4) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (1) x (2)
- Số liệu Cột (5) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (1) x (3)
Từ đây, công ty sẽ lập đƣợc dự toán CPSXC và giá thành định mức cho từng đơn hàng. Để lập đƣợc dự toán CPSXC và giá thành định mức cho từng đơn hàng, cơng ty có thể dựa vào thiết kế bảng 3.4 và bảng 3.5 đƣợc đề xuất nhƣ sau:
Cách lập bảng 3.4, cơng ty có thể tham khảo chú thích bảng 3.4
@ Chú thích bảng 3.4:
- Số liệu từng dòng trong cột A, B, C, (1), (2) đƣợc thu thập thực tế tại công ty - Số liệu Cột (3) đƣợc xác định bằng cách lấy cột (2) x Tỷ lệ phân bổ BPSXC định mức
- Số liệu Cột (4) đƣợc xác định bằng cách lấy cột (2) x Tỷ lệ phân bổ ĐPSXC định mức.
- Số liệu Cột (5) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (3) + (4) - Số liệu Cột (6) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (1) x (5)
Bảng 3.4 - BẢNG DỰ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ĐƠN HÀNG KEBON i Đvt:đồng Sản phẩm Mã sản phẩm Loại gỗ Số lƣợng sản xuất Định mức m3 gỗ tinh/sp Biến phí SXC /sp Định phí SXC/sp Chi phí SXC/sp Tổng CP SXC A B C (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1. Sản phẩm A 2. Sản phẩm B 3. Sản phẩm C 4. Sản phẩm D ...... Tổng cộng
Bảng 3.5 - BẢNG GIÁ THÀNH ĐỊNH MỨC - ĐƠN HÀNG i Đvt: đồng Đvt: đồng Sản phẩm Mã sản phẩm Số lƣợng sản xuất CPNVLTT định mức/sp CPNCTT định mức/sp CPSXC định mức Giá thành định mức Tổng giá thành định mức BP SXC/sp ĐP SXC/sp A B (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1. Sản phẩm A 2. Sản phẩm B 3. Sản phẩm C 4. Sản phẩm D ...... Tổng cộng
Cách lập bảng 3.5, cơng ty có thể tham khảo chú thích bảng 3.5
@ Chú thích bảng 3.5:
- Số liệu từng dòng trong cột A, B, (1), (2), (3) đƣợc thu thập thực tế tại công ty - Số liệu Cột (4), (5) đƣợc xác định ở cột (3), (4) bảng 3.4
- Số liệu Cột (6) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (2) + (3) + (4) + (5) - Số liệu Cột (7) đƣợc xác định bằng cách lấy Cột (1) x (6)
Để hiểu rõ cách thức xây dựng giá thành định mức theo hƣớng phân định biến phí và định phí cho từng đơn hàng, cơng ty có thể tham khảo cách thức xây dựng giá thành định mức cho đơn hàng KEBON 02
(Xem phụ lục 05)
3.2.3. Xây dựng hệ thống báo cáo thành quả kiểm soát hoạt động
Để thực hiện đƣợc việc đánh giá thành quả kiểm sốt hoạt động tại cơng ty Cổ