Công cụ và kỹ thuật Ứng dụng
Biểu đồ quan hệ Ghép thành nhóm một số lƣợng lớn ý kiến, quan điểm hoặc vấn đề có liên quan về một chủ đề cụ thể
So sánh
theo chuẩn mức
So sánh một quá trình với các quá trình đã đuợc thừa nhận để xác định cơ hội cải tiến chất lƣợng
Tấn công não Xác định các giải pháp có thể cho các vấn đề và các cơ hội tiềm tàng cho việc cải tiến chất lƣợng
Biểu đồ nhân quả
Phân tích và thơng báo các mối quan hệ nhân quả
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết vấn đề từ triệu chứng, nguyên nhân đến giải pháp
Lƣu đồ Mô tả q trình hiện có
Biểu đồ cây Biểu thị mối quan hệ giữa chủ đề và các yếu tố hợp thành Biểu đồ kiểm sốt Phân tích: đánh giá sự ổn định cuả quá trình
Kiểm sốt: xác định khi nào một q trình cần điều chỉnh và khi nào cần để nguyên hiện trạng.
Xác nhận: xác nhận sự caỉ tiến cuả quá trình Biểu đồ cột Trình bày kiểu biến thiên cuả dữ liệu
Quyết định nơi cần tập trung nỗ lực cải tiến
Biểu đồ Pareto Trình bày theo thứ tự quan trọng sự đóng góp cuả từng cá thể cho hiệu quả chung.
Xếp hạng các cơ hội cải tiến
Biểu đồ tán xạ Phát hiện và xác nhận mối quan hệ giữa hai tập số liệu có liên hệ với nhau.
Xác nhận mối quan hệ dự tính giữa hai bộ số liệu có quan hệ vối nhau.
Áp dụng công cụ, kỹ thuật thống kê không phải là sử dụng các kỹ thuật kiểm tra mà là giải quyết các vấn đề chất lƣợng. Do vậy, không nên quá bận tâm đến các kỹ thuật cao siêu mà hãy chọn những kỹ huật đơn giản, mọi ngƣời trong tổ chức biết sử dụng. Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung cần thống kê, đặc điểm của hoạt động thống kê mà lựa
chọn công cụ và kỹ thuật phù hợp. Một số chỉ tiêu thơng dụng cần phân tích bằng kỹ thuật thống kê (bảng 3.5):
BẢNG 3.5: CÁC QUÁ TRÌNH/ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CẦN SỬ DỤNG SPC
Quá trình/
hoạt động Các chỉ tiêu cần phân tích Kỹ thuật thống kê gợi ý
Sản xuất
- Năng suất
- Hao phí vật tƣ – ngun liệu, kiểm sốt định mức
- Kiểm soát chỉ tiêu chất lƣợng - Tìm nguyên nhân sự cố
- Biểu đồ kiểm soát
- Biểu đồ kiểm soát, pareto
- Kiểm sốt, cột, tích lũy - Ishikawa (nhân quả) Mua hàng - Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng
- Giám sát nhà cung ứng
- Phiếu kiểm tra, biểu đồ cột - Phiếu kiểm tra
Quản lý nhân sự
- Tỷ lệ lao động (độ tuổi, văn hoá ) - Theo dõi biến động nhân sự
- Pareto, đồ thị quạt - Kiểm soát, cột Quản lý
thiết bị
- Nguyên nhân sự cố máy - Chi phí sửa chữa, bảo trì
- Nhân quả
- Biểu đồ cột, pareto Quản lý
chi phí
- Tỉ suất lợi nhuận - Hiệu quả kinh doanh
- Tỉ lệ chi phí khơng chất lƣợng
- Kiểm soát, Đồ thị quạt - Kiểm sốt, tích lũy - Đồ thị quạt, pareto Quản lý
Tồn kho
- Tỉ lệ hàng hoá tồn kho - Theo dõi định mức tồn kho
- Biểu đồ cột ,kiểm soát - Kiểm soát
3.2.5 Triển khai xây dựng và áp dụng chƣơng trình 5S
Nhằm cải thiện môi trƣờng làm việc, đặc biệt tại khu vực sản xuất, XPVN cần thiết triển khai xây dựng và áp dụng chƣơng trình 5S. Nội dung chƣơng trình 5S bao gồm:
− Seiri (Sàng lọc): Sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. − Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự để dễ tìm, dễ sử dụng. − Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó ln sạch sẽ.
− Seiketsu (Săn sóc): Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.
− Shitsuke (Sẵn sàng): Tạo thói quen tự giác làm việc theo phƣơng pháp đúng.
Thơng qua chƣơng trình này sẽ giúp cho mơi trƣờng làm việc của công ty trở nên thuận tiện và an tồn hơn, tất cả những gì khơng cần thiết sẽ bị loại bỏ khỏi nơi làm việc, những gì cần thiết đƣợc xếp đặt ở những vị trí thuận tiện, dễ sử dụng. Do đó, 5S giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm lãng phí và tác nghiệp không cần thiết; tận dụng mặt bằng, nâng cao hiệu quả sử dụng nhà xƣởng, máy móc, thiết bị; giảm bớt tình trạng trục trặc nâng cao tính năng của máy móc, thiết bị; tăng hiệu suất sử dụng máy móc, giảm bớt việc sử dụng nhầm lẫn trong sản xuất, giảm phế thải, phế phẩm, nguyên vật liệu ứ đọng, tồn kho, tránh đƣợc lãng phí về mặt tài nguyên, các vật dụng dƣ thừa; đảm bảo an toàn cho ngƣời lao động, nâng cao năng suất, giảm chi phí và giao hàng đúng hẹn. Để chƣơng trình hoạt động có hiệu quả, cơng ty cần thành lập Đội 5S cơ sở - là Đội 5S thực hiện tại đơn vị với thành viên tham gia trong đội chính là những nhân viên trực thuộc đơn vị đó và chƣơng trình này do Phịng Quản lý chất lƣợng chịu trách nhiệm và điều phối chính. Và cơng tác thực hiện 5S đƣợc thực hiện theo một số bƣớc sau đây:
− Đánh giá viên (ĐGV) cần cập nhật kế hoạch đánh giá để tiến hành đánh giá đúng thời gian, đơn vị.
− Trƣớc ngày đánh giá 1 ngày ĐGV liên hệ với nhân viên điều phối 5S (ngƣời chịu trách nhiệm chính chƣơng trình 5S, do Trƣởng Phịng quản lý chất lƣợng chỉ định)
, checklist các qui định liên quan
, pin, sạc, cáp…).
Bƣớc 2: Chọn mẫu và tần suất đánh giá:
− Chọn mẫu:
Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên điều phối 5S về số lƣợng phiếu đánh giá cho
mỗi đơn vị của mỗi đợt đánh giá, ĐGV tiến hành kiểm tra hồ sơ đánh giá 5S của Đội 5S cơ sở để chọn mẫu đánh giá hoặc có thể chọn mẫu ngẫu nhiên (cá nhân: tối thiểu 2 phiếu
Ƣu tiên đánh giá nhân viên chƣa đạt 5S tại thời điểm đánh giá.
− Tần suất đánh giá: theo kế hoạch điều phối của nhân viên điều phối 5S, đảm bảo:
Mỗi đơn vị đƣợc định kỳ đánh giá giám sát ít nhất 1 lần/tháng (đánh giá checklist
và đánh giá chụp ảnh).
Đối với các đơn vị có kết quả thực hiện 5S chƣa cao, ĐGV sẽ tăng cƣờng tần suất
đánh giá và tái đánh giá.
Bƣớc 3: Thực hiện đánh giá: ĐGV thực hiện đánh giá theo một số công việc sau:
− Chụp ảnh: ĐGV sử dụng máy ảnh là công cụ chủ yếu để ghi nhận lại tình hình thực tế tại nơi làm việc của các cá nhân và tình hình thực hiện 5S tại đơn vị. Khi thực hiện theo phƣơng pháp này, ĐGV cần tuân thủ một số quy tắc sau:
Máy .
Khi ch
.
. Điểm ảnh là bằng chứng cho kết quả của đợt đánh giá.
.
. Không chụp ảnh các tài liệu, hồ sơ trên bàn làm việc khi nhân viên đang làm việc với các hồ sơ, tài liệu này.
Loại ảnh: đạt và chƣa đạt 5S.
Số lƣợng ảnh chụp: ảnh đạt không giới hạn, ảnh chƣa đạt là bằng chứng của tiêu
chí chƣa 5S trong phiếu checklist của đơn vị và cá nhân.
Chất lƣợng ảnh: ảnh chụp phải thể hiện rõ nội dung đạt, chƣa đạt.
− 5S :
(đối chiếu kế hoạch đánh giá đã lập với kết quả thực hiện)
Xem xét và kiểm tra kết quả đánh giá của đội 5S (vấn đề ghi nhận của Đội 5S cơ
sở hàng tuần, kết quả của phiếu checklist cá nhân lần gần nhất)
Hồ sơ theo dõi các hành động khắc phục
Ghi nhận và góp ý cho Đội 5S cơ sở về các vấn đề liên quan đến chƣơng trình 5S
− Đánh giá theo bảng checklist cá nhân:
Thực hiện đánh giá trong giờ làm việc.
.
Trƣờng hợp nhân viên không đạt ch
Đội 5S cơ sở để tiến hành rà soát, theo dõi hành động khắc phục.
− :
Áp dụng cho các đơn vị trực thuộc công ty.
làm việc .
Bƣớc 4: Báo cáo kết quả đánh giá:
− Đội 5S cơ sở gửi báo cáo rà soát về nhân viên điều 05 của tháng tiếp theo.
− ĐGV sau khi kết thúc việc đánh giá phải hoàn thành và gửi báo cáo về nhân viên điều phối 5S trong vòng 2 ngày làm việc.
− Đánh giá viên tuân thủ đúng quy định về mẫu báo cáo, kích cỡ ảnh chụp.
− Nhân viên điều phối 5S sau khi nhận kết quả của ĐGV sẽ kiểm tra và gửi báo cáo cho các đơn vị trong vòng 2 ngày làm việc. Trƣờng hợp báo cáo đánh giá không đạt yêu cầu, nhân viên điều phối 5S sẽ chuyển kết quả đến ĐGV liên quan tiếp nhận xử lý. Trong vịng 2 ngày làm việc, ĐGV phải hồn thành việc chỉnh sửa và gửi báo cáo về nhân viên điều phối 5S.
− ĐGV chịu trách nhiệm trong việc trả lời thƣ phản hồi và giải đáp thắc mắc của các đơn vị liên quan đến kết quả đánh giá.
Kết quả đánh giá của nhân viên và đơn vị đƣợc ghi nhận và làm cơ sở cho việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và đơn vị.
3.2.6 Thành lập nhóm chất lƣợng
Để tập trung vào việc tổng hợp các góp ý từ CBCNV cũng nhƣ tìm nguyên nhân và đƣa ra các biện pháp cải thiện tiến độ cung ứng vật tƣ, nâng cao chất lƣợng hoạt động sản xuất, giảm sai hỏng trong sản xuất, giảm số lƣợng khiếu nại của khách hàng về chất lƣợng, … cần thành lập nhóm chất lƣợng. Đồng thời nhóm chất lƣợng cũng là đội ngũ thực hiện cơng tác đánh giá, duy trì và triển khai các Kaizen. Nhóm chất lƣợng thƣờng từ bốn đến bảy thành viên thuộc các bộ phận khác nhau nhƣng có liên quan đến chất lƣợng hoạt động sản xuất nhƣ: Phòng mua hàng, Phòng cung ứng, Phòng sản xuất, Phịng quản lý chất lƣợng. Khi có vấn đề về chất lƣợng sản phẩm, Ban lãnh đạo sẽ phân cơng nhóm này thảo luận và tìm ra các nguyên nhân gây ra khuyết tật của sản phẩm, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo chất lƣợng sản phẩm tạo ra, tăng năng suất, giảm chi phí do làm lại.
Để nhóm chất lƣợng hoạt động hiệu quả, cần bầu ra trƣởng nhóm, ngƣời này sẽ chỉ huy và động viên cả nhóm giải quyết những vấn đề chung có liên quan tới công việc, lập kế hoạch và điều khiển các cuộc họp nhóm chất lƣợng.
Nhóm chất lƣợng cần phải đƣợc đào tạo về cách sử dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý chất lƣợng nhƣ: biểu đồ Pareto, biểu đồ xƣơng cá (biểu đồ nhân quả), chu trình PDCA, lƣu đồ, phƣơng pháp động não (Brain Storming). Việc đào tạo ban đầu sẽ mời giảng viên bên ngoài về hƣớng dẫn, hoặc ngƣời trong nội bộ am hiểu về các công cụ này, các lần đạo tạo sau sẽ do trƣởng nhóm chất lƣợng đào tạo lại cho các thành viên mới trong nhóm. Đồng thời, cần có sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ từ Ban lãnh đạo; cần đƣa ra các mục tiêu hoạt động của nhóm rõ ràng; liên tục đào tạo cập nhật kiến thức quản trị chất lƣợng; giao việc đúng ngƣời đúng nhiệm vụ; ln ln thúc đẩy và hƣớng dẫn các nhóm. Cần tránh các lý do thƣờng dẫn đến thất bại nhƣ thành viên nhóm chất lƣợng nhiệt tình nhƣng hiểu khơng đầy đủ về nhiệm vụ và thiếu kỹ thuật thực hiện; nhóm quá
3.2.7 Một số giải pháp khác
Công ty cần xem xét lại công tác mua hàng và đảm bảo rằng nhà cung cấp đã áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO9001:2008, khi đó chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào đƣợc đảm bảo thì chất lƣợng sản phẩm đầu ra sẽ đạt chất lƣợng cao. Việc cạnh tranh hạ giá thành sản phẩm bằng thay thế các nguyên vật liệu kém chất lƣợng hơn, nếu khơng đƣợc kiểm sốt chặt chẽ sẽ là một thảm họa lớn trong tƣơng lai, chính vì thế cơng ty cần thực hiện chặt chẽ hơn và thực hiện đúng theo các quy định trong việc mua hàng.
XPVN cần xem xét và bổ sung qui trình tác nghiệp của từng phịng ban từ việc nhận đơn hàng, thiết kế, thiết lập kế hoạch sản xuất, sản xuất mẫu, kiểm tra chất lƣợng và xuất hàng theo kế hoạch.
Quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm cần có phƣơng pháp theo dõi và cập nhật các thông tin liên quan việc xem xét, kiểm tra, xác nhận giá trị sử dụng thích hợp theo hoạch định. Đồng thời phải áp dụng nghiêm túc thủ tục thiết kế phát triển sản phẩm đã ban hành
Cơng ty cần có qui trình thực hiện định kỳ để nhận đƣợc đánh giá của khách hàng nhằm thực hiện phƣơng châm “đã tốt, làm sao để tốt hơn nữa”. Không chỉ khi khách hàng phản ảnh sai sót về XPVN mới thực hiện các hành động khắc phục và trả lời cho qua, mà cần tìm hiểu rõ nguyên nhân cốt lõi để giải quyết triệt để nhằm tránh lặp lại trong các lần sau, vì thế hành động phòng ngừa phải đƣợc chú trọng hơn là hành động khắc phục.
Vận dụng các nguyên tắc quản lý chất lƣợng, các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động tác nghiệp hàng ngày nhằm phát huy tính hiệu quả và hiệu lực của HTQLCL.
Phòng Quản lý chất lƣợng phải chủ động trong việc cung cấp, trao đổi thông tin nhằm khơng ngừng hồn thiện HTQLCL. Trƣởng các phịng ban phải là một hạt nhân tích cực trong việc thực hiện ISO 9001 thể hiện qua việc tham gia vào công tác triển khai ISO 9001:2008, đánh giá và theo dõi việc thực hiện HTQLCL tại phịng ban.
Tính hiệu quả kinh tế cho các giải pháp đƣợc đề xuất:
- Chi phí cho các giải pháp ở chƣơng 3 khơng q lớn bởi vì các giải pháp đều sử dụng nguồn lực nội tại của công ty và phần lớn là các công cụ quản lý sản xuất cơ bản nhƣ 5S, PDCA, Kaizen. Các giải pháp liên quan nhiều đến cam kết duy trì HTQLCL của Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan tại XPVN.
- Hiệu quả mang lại là rất lớn vì cơng ty sẽ vƣợt qua đƣợc các vấn đề tồn tại để hƣớng đến một HTQLCL theo ISO 9001:2008 hồn thiện hơn. Có nhƣ vậy, khách hàng mới đặt niềm tin, quay trở lại với những đơn đặt hàng và giúp XPVN thành công trên thƣơng trƣờng.
KẾT LUẬN
Xu hƣớng hội nhập kinh tế khu vực và thế giới đòi hỏi các tổ chức phải tích cực và khẩn trƣơng trang bị cho mình những yếu tố cần thiết để cạnh tranh và hòa nhập vào thị trƣờng. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn quốc tế cũng là một cách thức giúp các tổ chức nâng cao năng lực quản lý, năng lực cạnh tranh nhằm vƣợt qua đƣợc hàng rào kỹ thuật trong thƣơng mại quốc tế. Nhận thấy đƣợc điều đó, cơng ty XPVN xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 từ năm 2008 đến nay. Mặc dù trong quá trình áp dụng HTQLCL đã góp phần nâng cao năng lực quản lý nhƣng vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần phải hoàn thiện.
Trên cơ sở vận dụng những kiến thức cùng với hoạt động thực tiễn tại công ty XPVN, tác giả đã phân tích thực trạng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và xác định các vấn đề tồn tại cụ thể liên quan đến việc lập mục tiêu hoạt động, hệ thống tài liệu, việc trao đổi thông tin, quản lý nguồn lực, đo lƣờng, phân tích và cải tiến các q trình, … nhƣ đã nêu trên. Từ đó, để hồn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả áp dụng HTQLCL luận văn đã đề xuất các giải pháp tƣơng ứng với từng vấn đề.
Thông qua những giải pháp này, với sự cam kết quyết tâm của Ban lãnh đạo và sự phát huy vai trò của tập thể XPVN, sẽ thực hiện đƣợc, làm tiền đề cho việc cải tiến liên tục và không ngừng nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lƣợng của cơng ty. Qua đó góp phần thúc đẩy mở rộng và nâng cao sức cạnh tranh trong môi trƣờng cạnh tranh.
1. Tạ Thị Kiều An, Ngô Thị Ánh, Nguyễn Thị Ngọc Diệp, Nguyễn Văn Hóa,