3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị NNL tạ
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực
3.2.1.1 Hồn thiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực
Như đã phân tích ở chương 2, hoạt động hoạch định NNL của BHXH tỉnh Long An chỉ dừng lại ở các kế hoạch ngắn hạn một cách cứng nhắc và thiếu khoa học. Chính vì thế, một quy trình hoạch định khoa học, rõ ràng là biện pháp cần thiết đầu tiên cho công tác QTNNL tại BHXH tỉnh Long An, cụ thể:
Thứ nhất, Ban lãnh đạo BHXH tỉnh Long An cần xác định mục tiêu và chiến lược phát triển của toàn ngành và của đơn vị trong ngắn hạn lẫn dài hạn.
Thứ hai, phịng TC-HC thường xun cập nhật dữ liệu thơng tin về NNL hiện có (chức danh, cơng việc, có nằm trong diện quy hoạch khơng, có vi phạm hay bị kỷ luật khơng, có nằm trong diện sắp nghỉ hưu khơng). Từ đó, thường xun phân tích hiện trạng NNL hiện có và đề ra các chiến lược NNL phù hợp với mục tiêu và chiến lược phát triển chung của đơn vị.
Thứ ba, từ các chiến lược NNL đã đề ra, phòng TC-HC thực hiện dự báo nhu cầu NNL về sự thừa-thiếu trong ngắn hạn và dài hạn. Tổng hợp cung cầu NNL của toàn đơn vị nên được thực hiện trên cơ sở phối hợp phân tích: nhu cầu nhân lực tổng hợp từ các phịng ban, các nhóm chức danh và nhu cầu nhân lực được tính tốn ở cấp tồn đơn vị về mối quan hệ tỷ lệ giữa khối lượng công việc và nhân sự, các yếu tố ảnh hưởng.
Thứ tư, phòng TC dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo cần xây dựng chi tiết các kế hoạch, chính sách, chương trình thực hiện cụ thể về NNL trong hiện tại và tương lai.
Thứ năm, phòng TC- HC tổ chức thực hiện theo kế hoạch đã đề ra, tuy nhiên trong q trình thực hiện, cần có sự phối hợp giữa ban lãnh đạo BHXH, phòng TC- HC và các đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh Long An.
Thứ sáu, cần có sự kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh quá trình thực hiện theo kế hoạch của Ban lãnh đạo, phịng TC-HC để nhận định tình hình và chủ động thích ứng trước những thay đổi.
3.2.1.2 Hồn thiện phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị nguồn nhân lực xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt cơng việc. Nhờ nó nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc tuyển dụng đúng người, đúng việc. đánh giá đúng năng lực thực hiện cơng việc. Từ đó có thể trả lương, kích thích kịp thời, chính xác. Phân tích cơng việc sẽ giúp nhà quản trị biết được lao động có dư thừa hay khơng, để có các chính sách tinh giảm biên chế cho hợp lý. Công việc này hiện nay BHXH tỉnh Long An thực hiện chưa tốt, do vậy trong thời gian tới phải nhanh chóng tiến hành tổ chức phân tích chi tiết tất cả các cơng việc tại đơn vị, để biết công việc nào thừa người, cơng việc nào thiếu. Từ đó tái cấu trúc lại nguồn nhân lực và tiến hành tinh gọn bộ máy. Dưới đây là các bước đề xuất cho việc phân tích cơng việc:
Xác định mục đích của phân tích cơng việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thơng tin phân tích cơng việc hợp lý nhất
Thu thập các thơng số cơ bản có sẵn trên cơ sở các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn
Bước 1: liệt kê tất cả các chức danh công việc của BHXH tỉnh Long An
Bước 2: dựa vào mục tiêu đã định, lựa chọn một số chức danh cơng việc cần phân tích hoặc tất cả các chức danh công việc
Bước 3: thiết kế mẫu các văn bản phân tích cơng việc và lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích cơng việc
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thơng tin, xử lý thơng tin thu thập được và viết các văn bản kết quả phân tích cơng việc
Bước 6: chuẩn hoá các văn bản kết quả phân tích cơng việc và đưa vào sử dụng.
Bước 7: cập nhật và xem xét định kỳ các văn bản phân tích cơng việc.
Xây dựng bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Đây là kết quả của q trình thực hiện phân tích cơng việc. BHXH tỉnh Long An cần đổi mới xây dựng lại nội dung của hai bảng này với các tiêu chí rõ ràng cụ thể cho từng vị trí chức danh cơng việc. Theo đó, BHXH tỉnh Long An có thể học tập BHXH TPHCM trong việc đưa hệ thống tiêu chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong tiến trình phân tích cơng việc từ đó xây dựng các bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc một cách khoa học và tối đa hoá được hiệu quả đem lại. Tác giả đề xuất giải pháp cụ thể cho cơng tác phân tích cơng việc trên cơ sở hồn thành bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc của Trưởng phịng tổ chức – hành chính ở phụ lục 5.
Nếu như chỉ dừng lại ở việc phân tích cơng việc thì chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế của cơng việc. Do đó, dựa trên bảng mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn công việc, BHXH tỉnh Long An nên tiến hành bố trí, sắp xếp NNL để có hướng đi đúng đắn trong tương lai.
Nhằm nâng cao cơng tác cơng tác bố trí, sắp xếp NNL BHXH tỉnh Long An cần thực hiện các nội dung sau:
Thứ nhất, công tác này được thực hiện dựa vào nền tảng là phân tích cơng
việc thơng qua bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc đã xây dựng ở phần trên. Chính vì vậy, BHXH tỉnh Long An nên chú trọng xây dựng các nội dung trong bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc rõ ràng, mạch lạc để làm cơ sở khoa học cho việc bố trí, sắp xếp nhân sự.
Thứ hai, đối với công tác quy hoạch CBCC cần điều tra, xem xét kỹ lưỡng
nguồn gốc bản thân, trình độ, năng lực cơng tác, ý thức kỷ luật của từng nhân viên. Phải đánh giá điểm mạnh cũng như điểm yếu của các nhân viên cũng như dự báo được tiềm năng, tâm huyết, sự gắn bó với nghề của nhân viên, từ đó làm cơ sở để sắp xếp quy hoạch lực lượng cán bộ nguồn cho BHXH. Việc bố trí, sử dụng cơng chức trong quy hoạch không nên theo kiểu xếp hàng tuần tự mà phải căn cứ và tiêu chuẩn, năng lực, hiệu quả thực hiện công việc thực tế của từng cơng chức, xem xét uy tín và khả năng phát triển của mỗi người. Làm tốt công tác quy hoạch sử dụng cán bộ trên cơ sở tiêu chuẩn, lấy hiệu quả cơng tác thực tế và sự tín nhiệm của quần chúng làm thước đo chủ yếu. Đồng thời nên chú trọng đổi mới, trẻ hoá đội ngũ cán bộ lãnh đạo và quản lý, kết hợp các độ tuổi, tính liên tục, kế thừa và phát triển, đồng thời tăng cường công tác quy hoạch cán bộ nữ để khơi dậy, phát huy tiềm năng của người phụ nữ, đảm bảo bình đẳng giới và nêu cao vai trị, trách nhiệm của người phụ nữ trong giai đoạn cách mạng mới.
Thứ ba, công tác luân chuyển CBCC là một việc làm thường xuyên trong
BHXH. Công tác này nên thực hiện minh bạch theo hướng đảm bảo sự gắn kết chặt chẽ và đồng bộ với các nội dung khác trong công tác cán bộ (từ đánh giá, quy hoạch đến đào tạo, bồi dưỡng cơng chức; bố trí sử dụng cơng chức phải có mối quan hệ qua lại, làm tiền đề và thúc đẩy cho nhau cùng phát triển). Theo đó, việc luân chuyển CBCC phải thực hiện theo quy hoạch, đảm bảo nguyên tắc tập trung, dân chủ, chống tư tưởng cục bộ, khép kín trong từng phịng ban. Bên cạnh đó, đơn vị phải làm tốt công tác tư tưởng để công chức tự giác thực hiện quyết định luân chuyển.
Thứ tư, chế độ nghỉ hưu phải thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của Nhà
nước. Người đến tuổi về hưu nhưng là những công chức, chuyên gia giỏi, nếu có nguyện vọng tiếp tục cơng tác nên chuyển sang hình thức hợp đồng để tận dụng tài năng và uy tín của họ. Ngược lại, những người chưa đến tuổi nghỉ hưu nhưng không đảm đương được cơng việc, hoặc hiệu quả cơng tác kém thì giải quyết nghỉ hưu sớm theo quy định.
Việc bố trí lại CBCC cũng góp phần giúp cho CBCC đảm nhận công việc phù hợp với năng lực, sở trường góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.
3.2.1.3 Hồn thiện cơng tác tuyển dụng
Công tác tuyển dụng của BHXH tỉnh Long An từ khi BHXH Việt Nam quy định tất cả các trường hợp vào làm việc phải thông qua thi tuyển mỗi năm tổ chức một lần đã hạn chế được sự bất cập, thiếu công bằng và đã tuyển chọn được được những người đáp ứng yêu cầu của công việc. Về công tác này, tác giả đưa ra một số nhận định và hướng giải quyết như sau:
Đầu tiên, cần thấy rằng, hàng năm nếu có sự thừa thiếu nhân sự, BHXH tỉnh Long An sẽ đề xuất BHXH Việt Nam để xin chỉ tiêu thông qua kỳ thi tuyển, được tổ chức hàng năm. Với quy chế tuyển dụng đã được TGĐ BHXH và các cấp ban ngành có liên quan xét duyệt và thơng qua thì trước hết vấn đền cần xem xét ở đây là ý thức thực hiện quy chế tuyển dụng đã sẵn có. Cụ thể, ban lãnh đạo cần tập trung chú trọng vào việc nâng cao ý thức thực hiện thật tốt quy chế tuyển dụng đang hiện hành và có những thay đổi, cải tiến cho phù hợp với xu thế mới là điều cần thiết trước tiên để cải tiến công tác tuyển dụng. Theo đó, việc kiểm tra, sơ loại hồ sơ của các thí sinh nên được thực hiện đúng quy trình với tiêu chí rõ ràng cơng khai, minh bạch. Đối tượng dự thi nên tuyển chọn theo tiêu chí của tồn ngành đã được niêm yết cơng khai, hạn chế triệt để các trường hợp ưu ái con em trong ngành không đủ tiêu chuẩn vẫn được dự thi.
Công tác tuyển dụng là xử lý “đầu vào” của đội ngũ CBCC, đây là khâu cơ bản và quan trọng của cả quá trình xây dựng đội ngũ CBCC. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng của BHXH tỉnh Long An hiện nay cũng như của các cơ quan nhà nước nói chung cịn phụ thuộc quá nhiều vào các văn bản, nghị quyết, quy định, thông tư của Nhà nước mà thiếu đi sự tự chủ trong việc đề ra chỉ tiêu biên chế cần thiết cho đơn vị. Chính vì vậy, từng khâu trong quy trình tuyển cần được nghiêm túc thực hiện, đặc biệt, khâu chấm thi nên được triển khai một cách khoa học, nhanh chóng rút ngắn thời gian thơng báo kết quả cho thí sinh. Một mặt đáp ứng ngay nhu cầu đang thiếu của đơn vị, mặt khác tạo sự thuận lợi cho người dự thi. Ngoài ra để khắc
phục sự bất cập trong việc tuyển dụng lao động hợp đồng tạm thời và hình thức tuyển dụng đặc cách tác giả đề xuất một quy trình tuyển dụng gồm có 10 bước như sau:
Bước 1: Hoạch định nhu cầu tuyển dụng
Việc tuyển dụng xuất phát từ hoạch định nhu cầu tuyển dụng NNL, tức phòng TC-HC cần xác định được kế hoạch tuyển dụng với số lượng bao nhiêu, cần tuyển vào những chức danh gì và xây dựng các tiêu chuẩn về kinh nghiệm, trình độ, sức khoẻ, hình thức, v.v.. phù hợp cho từng chức danh cụ thể.
Bước 2: Chuẩn bị tuyển dụng
Thành lập Hội đồng tuyển dụng do các trưởng, phó phịng thuộc các phịng ban đảm nhiệm, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng; nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của Nhà nước có liên quan. Ở BHXH tỉnh Long An tiêu chuẩn tuyển chọn của từng vị trí tuân theo tiêu chuẩn chung đã được phê duyệt của BHXH Việt Nam cho tồn ngành.
Bước 3: Thơng báo tuyển dụng
Đơn vị nên kết hợp các hình thức thơng báo tuyển dụng sau: thơng báo trên báo, đài, tivi; và thông báo niêm yết trước cổng cơ quan, đơn vị. Thông báo nên ngắn gọn nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thơng tin cơ bản cho ứng viên như trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân. Riêng thông báo tuyển dụng trên tivi nên có thêm các nội dung sau:
Giới thiệu về BHXH tỉnh Long An, công việc chuyên môn để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong cơng việc.
Nêu các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong cơng việc.
Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển (lương, phúc lợi, cơ hội đào tạo, môi trường làm việc, thăng tiến) v.v…
Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với đơn vị, v.v…
Việc thông báo tuyển dụng của BHXH tỉnh Long An gần như đã được thực hiện hoàn chỉnh do tổ chức thi tuyển tập trung tồn ngành nên thơng tin tuyển dụng cơng chức cho tồn ngành và chỉ tiêu của tồn ngành nên thông tin tuyển dụng công chức cho toàn ngành và chỉ tiêu của từng đơn vị được thông báo công khai, rõ ràng, minh bạch ở các trang thông tin điện tử của BHXH Việt Nam cũng như được dán niêm yết tại đơn vị.
Bước 4: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Đây là bước khá quan trọng, quyết định sơ bộ về chất lượng cũng như số lượng của đối tượng dự thi đảm bảo đúng tiêu chuẩn của đơn vị. Tất cả mọi hồ sơ dự tuyển phải ghi vào sổ, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này.
Tuy nhiên, hiện nay các cơ quan nhà nước đều sử dụng chung một mẫu hồ sơ cho tất cả các ứng viên nên không thể hiện được các yêu cầu khác nhau của từng cơ quan đối với các chức danh, vị trí cơng việc khác nhau. Để có thể chun nghiệp hố hoạt động tuyển dụng, BHXH nên có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên ứng tuyển vào các chức danh, vị trí cơng việc khác nhau. Việc nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hồn tồn khơng đáp ứng tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. Do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho BHXH tỉnh Long An
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm
Áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm thường được sử dụng đối với ứng viên gồm: trắc nghiệm tìm hiểu về tri thức hiểu biết, tìm hiểu sự khéo léo và thể lực, tâm lý và sở thích, tìm hiểu thành tích, kiểm tra thực hiện mẫu cơng việc.
Hiện nay, công đoạn này đang được thực hiện bởi Ban Tổ chức cán bộ thực hiện soạn thảo đề cương đề hi chung cho tất cả các ứng viên trong toàn ngành dưới sự chỉ đạo của BHXH Việt Nam.
Đây là điểm cần bổ sung trong quy trình tuyển dụng tại BHXH. Với tình hình thi viết như hiện nay, không phản ánh đầy đủ các tiêu chuẩn của ứng viên. Khả năng giao tiếp, sự nhạy bén trong công việc, khả năng ứng xử, giải quyết vấn đề chỉ được biết thơng qua hình thức phỏng vấn. Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hồ đồng và những phẩm chất cá nhân thích hợp với các vị trí chun mơn nghiệp vụ của BHXH tỉnh Long An.
Bước 7: Xác minh, điều tra
Xác minh, điều tra để làm sáng tỏ thêm những vấn đề chưa rõ đối với những