3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị NNL tạ
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện chức năng đào tạo và phát triển
Qua phân tích thực trạng cơng tác đào tạo tại BHXH tỉnh Long An, nhận thấy rằng: đào tạo chỉ đáp ứng yêu cầu trước mắt, chưa mang tính lâu dài, chuyên sâu, chưa tạo điều kiện tốt cho CBCC tham gia các khố đào tạo chun mơn, chun sâu nhằm nâng cao kiến thức, chưa thành lập bộ phận đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới tuyển dụng để trang bị kiến thức một cách bài bản, giúp họ nhanh chóng tiếp cận công việc một cách hiệu quả, chưa đánh giá kết quả sau đào tạo để so sánh chi phí bỏ ra với kết quả đào tạo. Để khắc phục hạn chế trên, tác giả đề xuất quy trình hồn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực như sau:
Bước 1: Phân tích nhu cầu đào tạo.
Phân tích nhu cầu đào tạo một cách khoa học và rõ ràng thông qua việc thiết lập các quy tắc đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực cán bộ. Các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện công việc của CBCC được thiết lập và sau đó đối chiếu với từng nhân viên để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Từ đó xác định đối tượng cần được đào tạo cũng như xây dựng các chương trình và hình thức đào tạo phù hợp.
Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo cần thực hiện các nghiên cứu:
Doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu ở mức độ như thế nào (phân tích doanh nghiệp/ tổ chức)?
Đội ngũ lao động cần có những kỹ năng nào để thực hiện tốt các cơng việc (Phân tích tác nghiệp)?
Điểm mạnh và yếu của đội ngũ lao động trong doanh nghiệp là gì (Phân tích nhân viên)?
Sơ đồ 3.1: Xác định nhu cầu đào tạo
Nguồn: Quản trị nguồn nhân lực – PGS. TS Trần Kim Dung Phân tích doanh nghiệp/ tổ chức
BHXH tỉnh Long An cần đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, nhân viên và môi trường tổ chức.
Phân tích tổ chức bao gồm việc phân tích các tiêu thức tổ chức như năng suất, chất lượng thực hiện cơng việc, chi phí lao động, vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển, kỷ luật lao động, tai nạn, v.v…sẽ giúp cho lãnh đạo BHXH tỉnh Long An xác định những vấn đề cơ bản của tổ chức và xác định sự cần thiết áp dụng các hình thức đào tạo. Mặc dù các yếu tố này chịu tác động của rất nhiều yếu tố nhưng BHXH tỉnh Long An cần đánh giá được khả năng ảnh hưởng do nhân viên không được đào tạo đầy đủ. Phân tích tác nghiệp Phân tích doanh nghiệp/ tổ chức Phân tích nhân viên
Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, BHXH tỉnh Long An cần xác định được những chức vụ sẽ trống và cách thức chuẩn bị ứng viên cho các chức vụ đó. Đối với những chức vụ đề bạt nội bộ thì BHXH tỉnh Long An cần có dự kiến các chương trình đào tạo để giúp nhân viên có được kỹ năng theo u cầu của cơng việc. Trong phân tích mơi trường tổ chức cần đánh giá đầy đủ quan điểm, tình cảm, niềm tin của các CBCC trong tổ chức đối với tổ chức và tác động của vấn dề đào tạo không đầy đủ đến những điểm không tốt trong môi trường tổ chức.
Phân tích tác nghiệp
Phân tích tác nghiệp xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho nhân viên để thực hiện tốt cơng việc. Phân tích tác nghiệp hơi giống với phân tích cơng việc, tuy nhiên phân tích tác nghiệp là định hướng nhân viên không phải là định hướng cơng việc. Phân tích tác nghiệp sẽ chú trọng xác định xem nhân viên cần làm gì để thực hiện cơng việc tốt. BHXH tỉnh Long An cần sử dụng phân tích này để xác định nhu cầu đào tạo đối với các nhân viên mới hoặc các công việc mới được thực hiện lần đầu đối với nhân viên.
Phân tích nhân viên
Loại phân tích này chú trọng lên các năng lực và đặc tính cá nhân của nhân viên, được sử dụng để xác định ai là người cần thiết được đào tạo và những kiến thức, kỹ năng, quan điểm nào cần thiết được lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo, phát triển. BHXH tỉnh Long An nên chú trọng và đối tượng thực sự cần thiết đào tạo. Đào tạo kiểu phong trào, lôi kéo cả những người khơng có nhu cầu đào tạo sẽ vừa làm lãng phí tài chính, thời gian cho tổ chức, vừa gây khó chịu cho nhân viên. Phân tích nhân viên đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên. Để làm được điều này BHXH tỉnh Long An cần xác định khung năng lực công việc: kiến thức, kỹ năng cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt cơng việc. Sau đó so sánh kiến thức, kỹ năng hiện có của người đảm nhận công việc với khung năng lực của cơng việc. Ngồi ra, các số liệu về nhu cầu đào tạo có thể thu thập thơng qua
Quan sát tình hình thực tế thực hiện cơng việc
Thực hiện trắc nghiệm và bảng câu hỏi điều tra nhằm tìm hiểu kiến thức và hiểu biết của nhân viên về cơng việc
Phân tích kết quả đánh giá chung về tình hình thực hiện cơng việc.
Bước 2: Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp.
Các hình thức đào tạo có thể được lựa chọn phải đảm bảo nguyên tắc: tối thiểu hố chi phí và tối đa hố hiệu quả đạt được. Ngồi các hình thức đào tạo đã được áp dụng tại BHXH tỉnh Long An, cần triển khai thêm phương pháp đào tạo tại nơi làm việc, đây là hình thức đơn giản và có chi phí thấp nên tận dụng thực hiện. Trong hình thức này, tất cả các nhân viên ở các chức vụ khác nhau đều rút ra được kinh nghiệm làm việc cho mình để thực hiện cơng việc tốt hơn thông việc hướng dẫn của cấp trên. Đồng thời các nhân viên cịn thiếu kinh nghiệm, trình độ chun mơn nghiệp vụ cịn yếu có thể học tập kinh nghiệm của các nhân viên có kinh nghiệm, có năng lực trình độ chun mơn giỏi.
Tổ chức các hội thi nghiệp vụ: hàng năm, BHXH tinh Long An nên tổ chức một số hội thi nghiệp vụ về các chuyên đề như giám định BHYT, hỏi đáp chế độ BHXH, xử lý vi phạm pháp luật về Thu BHXH.v.v... Qua các hội thi nghiệp vụ này, các cá nhân có thành tích xuất sắc sẽ được khen thưởng và động viên kịp thời. Đây là hình thức đào tạo mang lại hiệu quả cao. BHXH tỉnh Long An nên duy trì và phát triển các hội thi nghiệp vụ này thành nét văn hoá đặc trưng riêng trong việc đào tạo và quản trị NNL giai đoạn sắp tới.
Nguồn ngân sách chi cho đào tạo của BHXH tỉnh Long An hằng năm còn tương đối thấp, dẫn đến số lượng CBCC cũng như chương trình đào tạo cịn hạn chế, chưa được mở rộng. Chính vì vậy BHXH nên phân phối lại nguồn ngân sách cho đào tạo theo hướng tăng thêm mức trợ cấp 100% kinh phí học tập cho các trường hợp CBCC được cử đi đào tạo trong diện quy hoạch cũng như các trường hợp xuất phát từ nguyện vọng cá nhân với cam kết phục vụ cho đơn vị mà không phải bỏ thêm chi phí cá nhân cho các khố đào tạo.
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, cần mạnh dạn đưa cán bộ lãnh đạo, quản lý đi nghiên cứu, học tập ở nước ngồi nhằm góp phần cho cán bộ mở rộng tầm nhìn,
học tập kinh nghiệm của các nước, trau dồi khả năng ngoại ngữ, khắc phục những hạn chế mà việc đào tạo trong nước chưa đáp ứng được. Những năm trước mắt, ưu tiên gửi cán bộ đến học tại các nước có thế mạnh về các lĩnh vực mà chúng ta đang cần nhưng các cơ sở đào tạo trong nước chưa đáp ứng được như: quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, cải cách hành chính, chính phủ điện tử.
Bước 3: Xây dựng quy trình đánh giá sau đào tạo
Để công tác đào tạo đạt hiệu quả cần phải có cơng tác đánh giá sau đào tạo. Hiện nay tại BHXH tỉnh Long An, theo như khảo sát ở chương 2 thì cơng tác đánh giá hiệu quả sau đào tạo chưa được thực hiện tốt, trong thời gian tới công việc này cần được cải tiến và hoàn thiện
Việc đánh giá sau đào tạo giúp cho công ty biết được cơng tác đào tạo có đạt được mục tiêu đề ra khơng, hiệu quả của việc đào tạo như thế nào, có đem lại kết quả như mong muốn và chi phí đào tạo bỏ ra có hiệu quả khơng. Từ đó có kế hoạch cải tiến quy trình đào tạo.
Sau khi đào tạo, kết quả đào tạo cần được đánh giá cụ thể về mặt hiệu quả đạt được, so với mục tiêu đào tạo, khả năng ứng dụng. Công tác đánh giá sau đào tạo cần được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Ngay sau khi kết thúc khoá đào tạo, mỗi học viên phải làm bài kiểm
tra kết thúc khoá đào tạo, đối với các CBCC chưa đạt phải tiếp tục tham gia khoá đào tạo sau khi đơn vị mở lớp mới. Những CBCC đạt yêu cầu sẽ được cấp chứng chỉ hồn thành khố đào tạo.
Bước 2: Hàng quý, các phòng ban, các đơn vị trực thuộc tiến hành đánh giá
kết quả làm việc của các CBCC được tham gia khoá đào tạo, đánh giá những tiến bộ sau khi kết thúc khố, có những nhận xét về chun mơn và thành tích làm việc để đối chiếu với khả năng ứng dụng những bài học của khố đào tạo và cơng việc thực tế của nhân viên, phiếu đánh giá được đề xuất ở Phụ lục 6.
Bước 3: So sánh tổng chi phí đã bỏ ra cho khoá đào tạo với những kết quả mà
khoá đào tạo mang lại cho đơn vị. Việc lượng hố kết quả cơng tác đào tạo là việc làm khó, do khơng thể tính chính xác hiệu quả thực mà nó mang lại, cơng ty cần có
tiêu chí đánh giá cụ thể, như nghiệp vụ của nhân viên được tăng lên không, năng suất lao động, khối lượng công việc giải quyết, mức độ hài lịng của doanh nghiệp có tăng lên hay khơng.
Việc đánh giá hiệu quả sau đào tạo cũng nên đưa vào thành một tiêu chí trong bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên để xét lương, thưởng và thăng tiến.