7. Kết cấu đề tài:
2.3. Đánh giá chung về hoạt động tuyển dụng tại Công Ty Cổ Phần
Logistics Vinalink
Từ những con số và bảng số liệu trên tác giả có những nhận định sau về hoạt động tuyển dụng hiện tại của Công Ty.
2.3.1. Ƣu điểm trong hoạt động tuyển dụng của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink
- Hiện Vinalink có quy trình tuyển dụng rõ ràng và quy trình này được áp dụng trên tồn hệ thống Cơng ty từ trụ sở chính đến các văn phịng đại diện và chi nhánh.
58
- Công ty thực hiện ký kết hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội cho tất cả các nhân viên dù là nhân viên thử việc. Tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật.
- Cơng ty có tầm nhìn khi nhận thấy được sự phát triển mạnh mẽ của ngành vận tải – lĩnh vực mà Công ty đang hoạt động trong thời gian sắp tới cho nên Công ty muốn đa dạng hóa nguồn nhân lực nội tại nhằm kích thích sự sáng tạo và bắt kịp xu hướng phát triển cơng nghệ hiện tại. Vì vậy, Vinalink đã quyết định không chỉ tuyển dụng từ nguồn nội bộ thông qua CBCNV đang làm việc tại Cơng ty mà cịn tuyển dụng từ nguồn bên ngồi thơng qua các thơng cáo báo chí, phương tiện truyền thơng, website tuyển dụng trên Internet như vietnamworks, jobstreet, facebook,…, và xây dựng website cơng ty có mục tuyển dụng nêu rõ vị trí đang tuyển, các yêu cầu cho vị trí tuyển dụng, mơ tả cơng việc, các giấy tờ cần thiết khi ứng tuyển và có nêu ra các chính sách và phúc lợi dành cho ứng viên. Thêm vào đó, cách trình bày thơng tin tuyển dụng của cơng ty rất bắt mắt, dễ hiểu, đơn giản và rõ ràng.
- Địa điểm và thời gian phỏng vấn của Cơng ty khá thuận lợi cho ứng viên. Vì quy trình tuyển dụng là như nhau cho nên Cơng ty luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho ứng viên trong q trình thí sinh tham gia dự tuyển.
- Các thành viên trong ban phỏng vấn rất cởi mở, nhiệt tình và thân thiện với ứng viên, tạo cho họ cảm giác thoải mái khi tham gia quá trình tuyển dụng. Họ nêu rõ yêu cầu khi ứng viên tham gia làm bài kiểm tra. Khi phỏng vấn trực tiếp thì thành viên trong ban phỏng vấn sẽ nêu rõ yêu cầu chung của công việc theo hiểu biết của họ cùng các chính sách đãi ngộ của Công ty. Nếu ứng viên có điều gì chưa hiểu hoặc chưa nắm thì có thể trình bày để được ban phỏng vấn giải đáp.
- Môi trường làm việc của Công ty thoải mái, thân thiện. Khi các nhân viên thử việc hoặc nhân viên mới có thắc mắc, vướng mắc trong cơng việc có thể u cầu sự giúp đỡ hoặc hỏi bất kỳ ai trong Cơng ty có chun mơn và hiểu biết về lĩnh vực đó.
2.3.2. Hạn chế trong hoạt động tuyển dụng của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink
- Công ty vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tuyển dụng qua từng năm dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân sự hoặc nói cách khác là thiếu cân bằng trong nhu cầu nguồn nhân lực khi tình hình kinh doanh có sự biến động. Việc tuyển dụng theo nhu cầu thực tại của các phòng ban/ khối ngành đặt Công ty vào thế bị động trong công tác tuyển dụng. Không tuyển được người khi cần hoặc tuyển người không đảm bảo chất lượng, yêu cầu. Quá trình tuyển dụng cấp bách, kéo dài, làm hao hụt ngân sách.
- Đội ngũ trong ban phỏng vấn của Công ty không được đào tạo và thiếu các kỹ năng phỏng vấn. Chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và vốn tri thức, kỹ năng sẵn có. Điều này dẫn đến tình trạng việc nhân viên trong ban tuyển dụng tuyển dụng thiếu chuyên nghiệp, dễ đưa ra đánh giá sai lầm vì lựa chọn theo cảm tính hoặc đơi khi khơng thể đưa ra lựa chọn, quyết định chính xác dẫn đến chất lượng nhân viên được tuyển vào không đạt yêu cầu.
- Công ty không xây dựng được triết lý tuyển dụng để dựa vào đó vạch ra những hành động cụ thể, đi đúng hướng và Vianlink cũng chưa đưa ra được các tiêu chí đánh giá khi thực hiện công tác kiểm tra và phỏng vấn nhằm giúp thành viên trong ban tuyển dụng dễ dàng lựa chọn và có cái nhìn khách quan hơn đối với từng ứng viên.
- Các bản mô tả công việc khơng cụ thể cho từng vị trí chức danh cơng việc mà rất chung chung. Cụ thể, trong phòng ban kế tốn. Bản mơ tả cơng việc chỉ mơ tả cơng việc chung cho kế tốn nhưng lại không mơ tả cho cụ thể cho vị trí kế tốn cơng nợ phải thu, kế toán thuế, kế toán tổng hợp… Đồng thời, trong bản mô tả công việc của công ty không nêu rõ trách nhiệm của người làm ở vị trí đó. Dễ dàng xảy ra tình trạng đổ trách nhiệm cho nhau, người này làm trùng công việc của người kia. Người đi trước hướng dẫn cho người đi sau theo kinh nghiệm và kiến thức cá nhân, không rõ ràng, thiếu trước hụt sau. Việc này làm cho nhân viên mới cảm thấy công việc quá tải, “sốc” tâm lý khi cơng việc hồn tồn khơng giống như những gì đã
60
được trao đổi dẫn đến tình trạng tự ý nghỉ việc, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khơng có ý định gắn kết lâu dài với Cơng ty.
- Công ty chưa xây dựng bản tiêu chuẩn cơng việc cho từng vị trí chức danh cụ thể.
- Quy trình hoạt động của Cơng ty khơng được nêu rõ sau khi nhân viên nhận việc, quy trình hoạt động của từng phịng ban/khối ngành cũng chỉ là do nhân viên tự nhận thức, đúc kết trong quá trình thử việc, làm việc ở phịng ban/khối ngành đó. Điều này dẫn đến nhiều hệ lụy như: hiểu sai quy trình hoạt động, làm việc xảy ra nhiều sai sót, ảnh hưởng đến các nhân viên, phịng ban khác, trì trệ tiến độ, năng suất làm việc giảm và Công ty phải đứng ra giải quyết vấn đề, gây thất thốt tài chính, để lại những hậu quả nghiêm trọng.
2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trong hoạt động tuyển dụng của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink
Sau khi thu nhận kết quả thông qua các phương pháp nghiên cứu và công cụ hỗ trợ nghiên cứu, tác giả đã phân tích và đưa ra các nhận định về thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty Vinalink. Đặc biệt là các hạn chế đang cịn tồn đọng tại Cơng ty thì tác giả đã thực hiện phỏng vấn chuyên sâu đối với một số nhân viên đang chuẩn bị nghỉ việc và đã nghỉ việc ở Cơng ty Vinalink để tìm ra ngun nhân chính xác cho lý do nghỉ việc của nhân viên. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp, đúng đắn để cải thiện hoạt động tuyển dụng cho Công ty.
Theo nguồn số liệu tác giả trích lọc được từ Báo cáo của phịng Hành Chính – Nhân Sự (xem bảng 2.4, tr.28) thì từ cuối năm 2017 đến tháng 6/2018, số lượng nhân viên nghỉ việc là 75 người. Trong đó chỉ tính tại thời điểm tháng 6 thì lượng lao động nghỉ việc là 40 người. Và lý do của việc nghỉ việc rơi vào hai lý do sau: “Công việc không phù hợp”; “Bận việc riêng”.
Như trong phần Mở đầu, tác giả đã có đề cập đến lý do “Cơng việc khơng phù hợp” khơng chỉ do tính chất cơng việc mà con do một số yếu tố khách quan khác. Và cụ thể ở Vinalink là do địa điểm làm việc bị chuyển đổi do dự án Vinhomes Golden River .
Đầu năm 2018, ông Phạm Nhật Vượng đang có ý định phát triển dự án với quy mô lớn hơn bằng cách thu mua thêm những tịa nhà, lơ đất hiện đang nằm ven sơng Sài Gịn và khu vực này chính là đường Nguyễn Tất Thành - tuyến đường nối dài của đường Tơn Đức Thắng. Thật khơng may, trụ sở chính của cơng ty Vinalink lại nằm ở địa chỉ 145 – 147 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, Tp. Hồ Chí Minh - bên mép sơng Sài Gịn. Vào tháng 3/2018, ơng Nguyễn Nam Tiến – hiện đang là Tổng giám đốc kiêm Phó Chủ tịch HĐQT cũng là chủ của tòa nhà Vinalink đã ký kết hợp đồng chuyển giao quyền sở hữu đất ở đây cho tập đồn Vingroup. Dự kiến trong cuối năm nay, Cơng ty sẽ di dời đến địa điểm khác nằm ở đường Lê Văn Sỹ, Quận Tân Bình. Điều này gây nên một chấn động lớn đối với đa số nhân viên văn phòng – đặc biệt là nhân viên nữ đã có gia đình hoặc đang mang thai vì vị trí làm việc dự kiến quá xa đối với họ. Trong số 40 người nghỉ việc trong tháng 6/2018 thì tác giả có liên hệ trực tiếp và gián tiếp thông qua điện thoại với 23 người và khỏang 10 người xin nghỉ vì “lý do cơng việc khơng phù hợp” vì địa điểm làm việc được thông báo sẽ dời đến trong tương lai không thuận tiện cho việc đi lại, đưa đón con cái hoặc tình trạng sức khỏe của họ khơng cho phép họ đi làm quá xa đặc biệt là phụ nữ đang trong thời gian mang thai, dưỡng thai. Những nhân viên này than phiền rằng công ty thay đổi nơi làm việc mà lại khơng có chính sách hỗ trợ xe đưa rước đối với những người ở xa như quận 9, Thử Đức, quận 7, quận 4, quận 8 và quận Nhà Bè,…cũng như những người đang có tình trạng sức khỏe khơng ổn định.
Trong số 13 người còn lại thì có 7 người nghỉ việc vì họ cảm thấy công việc quá tải, không giống như khi trao đổi với thành viên trong ban phỏng vấn và khi làm việc họ không nắm được quy trình làm việc của Phịng ban/khối ngành mình làm, khơng thấy có bản mơ tả cơng việc cụ thể ra sao, trách nhiệm của từng vị trí, từng phịng ban, thường hay có các cuộc tranh luận gay gắt, đổ lỗi cho nhau khi gặp vấn đề ảnh hưởng đến quyền lợi của nhau. Họ cảm thấy không thể đặt niềm tin vào Vinalink và duy chỉ có 6 người thực sự bận việc riêng như: về q lấy chồng, gia đình có biến cố, đi du học...
62
Để xác thực lại tình trạng Cơng ty khơng có bản mơ tả cơng việc hoặc bản mơ tả cơng việc hời hợt thì tác giả có làm thử nghiệm là phỏng vấn chuyên sâu ngẫu nhiên đối với 35 nhân viên đang làm việc tại Công ty từ lâu năm cho đến mới vào (Xem thêm phụ lục 11).
Sau khi thực hiện phỏng vấn tay đôi thì kết quả thu được như sau: khoảng 20 nhân viên (tức là 57%) họ không quan tâm đến bản mô tả công việc, 13 người (khoảng 36%) thừa nhận chưa bao giờ nhìn thấy bản mô tả công việc của Công ty hoặc có nghe nhắc đến nhưng chưa thực sự nhìn thấy nó trơng như thế nào, 7% cịn lại có từng được nhân viên phịng Hành Chính – Nhân Sự đưa cho xem qua bản mơ tả cơng việc vì họ u cầu Cơng ty cung cấp. Tuy nhiên, bản mô tả công việc được viết rất hời hợt, không nêu cụ thể cho vị trí cơng việc nào cả và cũng khơng đề cập đến trách nhiệm của vị trí chức danh đó.
Bản mơ tả cơng việc thực tế của Cơng ty cho vị trí Nhân viên kinh doanh được tác giả trình bày trong phụ lục 12. Thêm vào đó, cơng ty hồn tồn khơng có bản tiêu chuẩn công việc.
Việc Công ty không thực hiện hoạt động phân tích cơng việc nên khi các nhiệm vụ mà Công ty phân công cho nhân viên mới là không phù hợp, công tác bố trí cơng việc cho nhân viên cũng gặp nhiều khó khăn. Biểu hiện rõ ràng nhất là thông qua tỷ lệ nhân viên nghỉ việc mỗi năm vì cơng việc khơng phù hợp là rất cao.
Các thành viên trong Ban lãnh đạo của Công ty chưa thực sự dành sự quan tâm nhiều đến hoạt động tuyển dụng của Công ty, họ không nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tuyển dụng. Thêm vào đó, những người này khơng đủ kiến thức, kỹ năng, trình độ, hiểu biết về chun mơn để có thể hiểu được sự cần thiết trong việc hoạch định nguồn nhân lực và lập kế hoạch tuyển dụng cho từng năm.
Đồng thời, người quản lý cấp trung và các nhân viên phụ trách hoạt động tuyển dụng cũng không làm những công việc đang lẽ ra họ phải làm hoặc tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty để cải tiến hoạt động tuyển dụng. Họ chỉ muốn yên phận nên chỉ hồn thành các cơng việc được giao phó.
Do đó, Vinalink chưa bao giờ ở tư thế chủ động trong công tác tuyển dụng. Khi có nhu cầu tuyển dụng phát sinh thì Công ty luôn trong trạng thái tuyển dụng cấp bách, đưa ra mức lương cao và các phúc lợi tốt nhằm thu hút ứng viên nhưng thực sự không tuyển được nguồn lao động có chất lượng, xứng đáng với mức lương Công ty đưa ra, làm thâm hụt ngân sách và một số hậu quả khó có thể nhìn thấy như việc tiêu tốn quá nhiều thời gian cho hoạt động tuyển dụng khi cứ phải thực hiện lặp đi lặp lại một cơng việc, tiêu tốn chi phí đăng tin tuyển dụng, mất thời gian để tổ chức kiểm tra, soạn đề thi, ảnh hưởng đến công việc của một số nhân viên khác như quản lý cấp trung khi cứ phải bỏ dở công việc mà họ đang làm để tham gia quá trình tuyển dụng, gián đoạn công việc, ảnh hưởng tới hoạt động của công ty, mà cuối cùng lại khơng đạt hiệu quả.
Thêm vào đó, thành viên Ban phỏng vấn không được đào tạo bài bản mà khi thực hiện công tác phỏng vấn, họ không đánh giá được thí sinh một cách khách quan, câu hỏi cùng các quyết định đưa ra thường bị cảm xúc chi phối. Tác phong trong quá trình phỏng vấn thiếu chuyên nghiệp, sự thiếu hiểu biết về vị trí chức danh công việc cần tuyển, cách truyền đạt thông tin, yêu cầu của Công ty đến ứng viên không cụ thể, chi tiết; phần giải đáp các thắc mắc của ứng viên về công việc và yêu cầu công việc trong quá trình phỏng vấn quá chung chung làm cho xác suất chọn nhầm ứng viên là khá cao. Các ứng viên được chọn khi bắt đầu cơng việc thì cảm thấy khơng hài lịng vì công việc họ làm không giống như lúc trao đổi và đa số họ quyết định không làm việc cho Công ty, tự ý nghỉ ngang hoặc làm một thời gian ngắn thì xin nghỉ việc vì lý do “cơng việc không phù hợp”.
Thực trạng này chỉ ra rằng không chỉ hoạt động phỏng vấn của Công ty khơng có hiệu quả mà Cơng ty cịn bị ứng viên cho là khơng trung thực khi nói một đằng, làm một nẻo, họ bị mất niềm vào Công ty. Danh tiếng của Cơng ty ít nhiều cũng bị ảnh hưởng.
64
Tóm tắt chƣơng 2
Trong chương 2, tác giả đã cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết về Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink.
Sau đó, tác giả trình cách tác giả thu thập dữ liệu và các phương pháp tác giả sử dụng cho nghiên cứu của mình cùng với sự hỗ trợ của cơng cụ SPSS 20.0. Tiếp theo, tác giả trình bày kết quả thu thập được rồi đưa ra nhận xét của mình về từng hoạt động tuyển dụng của Cơng ty. Từ đó tác giả đưa ra đánh giá chung về hoạt động tuyển dụng tác giả trình bày thơng qua ba phần: Ưu điểm trong hoạt động tuyển dụng của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink, hạn chế trong hoạt động tuyển dụng của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink, nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trong hoạt động tuyển dụng của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink.
Ngoài ra, trong chương này tác giả còn sử dụng phương phỏng vấn chuyên sâu và tay đôi để kiểm chứng lại đánh giá của nhân viên về hoạt động phân tích và bố trí cơng việc của Cơng ty và tìm ra lý do thực sự của sự gia tăng đột biến về tỷ lệ nghỉ việc tróng tháng 6/2018.
Dựa vào những phân tích và nhận định có cơ sở trên tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp cụ thể giúp Vinalink hoàn thiện hoặt động tuyển dụng của mình được