7. Kết cấu đề tài:
2.2. Phân tích thực trạng tuyển dụng nhân sự tại Công Ty Cổ Phần Logistics
2.2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công Ty Cổ Phần Logistics
Vinalink trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh
Q trình tuyển dụng nhân sự tại Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink là do phịng Hành Chính – Nhân Sự đảm nhiệm. Cơng ty có quy trình tuyển dụng riêng cho mình. Nhưng nhìn chung, tất cả các vị trí tuyển dụng của Cơng ty sẽ áp dụng theo quy trình chuẩn chung mà Cơng ty đã xây dựng. Thêm vào đó, tùy vào từng vị trí, chức danh cơng việc, Cơng ty sẽ có thêm những u cầu và cách thức riêng biệt để đánh giá các ứng viên – thường là thông qua bài kiểm tra, trắc nghiệm kiến thức chuyên ngành.
Các vị trí quản lý cấp cao như: Giám đốc, Phó Giám đốc,…. thường được đề bạt, bổ nhiệm hoặc thuyên chuyển trong Công ty. Đối với các vị trí quản lý cấp trung như: Giám sát, Trưởng bộ phận,… cũng thường được đề bạt, bổ nhiệm hoặc thuyên chuyển trong Công ty, tuy nhiên nếu muốn tuyển nhân sự mới thì Cơng ty sẽ tuyển từ bên ngồi. Cịn ở các vị trí khác, Cơng ty sẽ sử dụng cả hai nguồn tuyển dụng là nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Nguồn tuyển dụng bên trong mà Công ty hay sử dụng nhất chính là thuyên chuyển những nhân viên đang công tác tại Công ty từ các bộ phận khác sang.
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngồi thì Cơng ty hay sử dụng website để đăng tuyển như: Vietnamworks, timviecnhanh, careerbuider hoặc đăng tuyển ngay trên
website của mình: https://www.vinalinklogistics.com hoặc thơng qua sự giới thiệu của CBCNV trong Cơng ty ví dụ như con em, người quen của họ.
Dưới đây là bảng tổng hợp số lượng lao động nghỉ việc tại Công ty ở Tp. Hồ Chí Minh trong tháng 6 năm 2018.
Bảng 2.4. Tổng hợp số lƣợng lao động nghỉ việc tại Cơng ty trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh trong tháng 6 năm 2018
STT Lý do nghỉ việc Số lƣợng
(ngƣời) Tỷ lệ (%)
1 Công ty cho nghỉ 5 12.5 2 Công việc không phù hợp 22 55 3 Bận việc riêng 13 32.5
Tổng 40 100
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ báo cáo của phòng HC – KT)
Trong sáu tháng đầu năm 2018, số lượng nhân viên nghỉ việc là 75 người trong đó chỉ tính tại thời điểm tháng 6 thì lượng lao động nghỉ việc là 40 người, chiếm gần 2/3 số lao động nghỉ việc trong sáu tháng đầu năm 2018.
Theo bảng số liệu 2.4, chúng ta có thể nhận thấy tỷ lệ lao động nghỉ việc vì lý do “cơng việc khơng phù hợp” là cao nhất (chiếm đến 55% trong tổng số nhân viên nghỉ việc). Trên bề nổi của Cơng ty, ta có thể thấy các nhân viên ứng tuyển vào Công ty đều biết được thông tin Công ty qua các thông báo tuyển dụng, hiểu được u cầu cơng việc tại vị trí – chức danh họ ứng tuyển cũng như nắm rõ quy trình làm việc của Cơng ty. Đồng thời, Cơng ty có quy trình tuyển dụng rõ ràng và cụ thể. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hoạt động tuyển dụng của Vinalink đang có vấn đề bất cập cho nên tình trạng nhân viên nghỉ việc vì lý do “công việc không phù hợp” chiếm đa số.
Kết quả thu nhận được bằng việc phân tích chi tiết các bước trong quy trình tuyển dụng kết hợp phỏng vấn chuyên sâu các chuyên gia sẽ được tác giả sử dụng để đánh giá thực trạng và xem xét nguyên nhân cụ thể dẫn đến các thực trạng này.
42
2.2.2.1. Quy trình tuyển dụng chung của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink
Hình 2.2. Quy trình tuyển dụng tại Cơng ty
Nguồn: Tổng hợp dựa trên quy trình thực tế tại Cơng ty
Bƣớc 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Tùy theo nhu cầu nhân lực của các Phòng ban chức năng trong đơn vị cũng như nhu cầu nhân lực của Công ty tại những thời điểm khác nhau thì các Trưởng phịng hoặc Phịng Hành Chính – Nhân Sự sẽ đề nghị lên Ban Giám Đốc việc tuyển
Chuẩn bị tuyển dụng
Kiểm tra, trắc nghiệm Phỏng vấn sơ bộ Thông báo tuyển dụng
Thử việc Xác minh, điều tra
Phỏng vấn
Thu nhận, sàng lọc hồ sơ
Quyết định tuyển dụng
thêm người. Thông thường Công ty sẽ căn cứ vào các yếu tố sau để xác định nhu cầu tuyển dụng:
- Công ty mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, thành lập chi nhánh, cần thêm đội ngũ nhân viên mới phục vụ cho phần hoạt động được mở rộng.
- Khi Cơng ty có biến động nhân sự như: có nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ hưu, nghỉ tạm thời (thai sản, ốm đau,…) hoặc bị vấn đề mất khả năng lao động thì phịng Hành Chính – Nhân Sự phải xem xét, cân đối điều chỉnh, bổ sung giữa các đơn vị trong Cơng ty. Nếu phịng ban đó xác định cần tuyển thêm người mới thì sẽ làm đề nghị trình lên Ban Giám Đốc xét duyệt.
- Theo nhu cầu của các phịng ban khi cơng việc q tải, cần thêm người hỗ trợ, các nhân viên đã cố gắng hết sức, làm việc ngồi giờ nhưng vẫn khơng đáp ứng được hết khối lượng cơng việc thì người đại diện hoặc quản lý phịng ban đó sẽ trình bày với phịng Hành Chính – Nhân Sự để phịng Hành Chính – Nhân Sự báo cáo cho Ban Giám Đốc, đề nghị được tuyển thêm người.
Tiếp theo, phịng Hành Chính – Nhân Sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng dựa trên yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị và tình hình hoạt động của Cơng ty. Họ cần trình bày một bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin cụ thể sau: Số lượng lao động cần tuyển, vị trí, tiêu chuẩn tuyển dụng,… để trình lên cho Ban Giám Đốc. Họ cịn phải phân cơng nhân sự cho cơng tác tuyển dụng, phối hợp giữa các phịng ban, bộ phận để thực hiện công tác tuyển dụng đạt hiệu quả tối đa.
Bƣớc 2: Thông báo tuyển dụng
Sau khi đề nghị tuyển dụng được thơng qua. Phịng Hành Chính – Nhân Sự thực hiện công tác soạn thảo văn bản tuyển dụng để đăng tuyển. Thông tin tuyển dụng sẽ được thông báo công khai dưới nhiều cách thức khác nhau như thông qua các trang web tuyển dụng như: vietnamwork, timviecnhanh, careerbuider và website chính thức của Cơng ty, dán thơng báo tại chính Cơng ty hoặc gửi email cho từng nhân viên trong Công ty về chức danh đang tuyển dụng. Với mong muốn phát triển đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp, nhiệt huyết, đầy năng lực nên Cơng ty có chính sách đa dạng hóa nguồn ứng viên từ các ứng viên có khả năng thích hợp với kinh
44
nghiệm, trình độ chuyên môn cao, cho đến các bạn sinh viên vừa tốt nghiệp có thành tích học tập tốt, có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi, dám chấp nhận thử thách và chịu được áp lực công việc. Quan trọng hơn cả là cùng nhau phát triển.
Nội dung của thơng báo tuyển dụng cho từng vị trí là khác nhau nhưng nhìn chung phải bao gồm các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ Công Ty - Số lượng người cần tuyển. - Vị trí tuyển dụng.
- Mô tả công việc.
- Yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng. - Thời gian hết hạn cho vị trí đang tuyển.
Bƣớc 3: Thu nhận, sàng lọc hồ sơ
Phịng Hành Chính – Nhân Sự tiếp nhận hồ sơ ứng viên thông qua trực tuyến hoặc nộp trực tiếp. Sau đó, họ sẽ phân loại hồ sơ, sàng lọc ứng viên dựa trên bản mô tả và yêu cầu của vị trí đang tuyển dụng nhằm chọn ra ứng viên phù hợp nhất với vị trí đó.
Hồ sơ dự tuyển bao gồm:
- Đơn xin việc (ghi rõ vị trí dự tuyển và địa điểm mong muốn làm việc) - Sơ yếu lý lịch (bằng tiếng Việt)
- Thông tin ứng viên hoặc CV (tiếng Anh) thể hiện đầy đủ thông tin cá nhân, chi tiết về trình độ chun mơn, kinh nghiệm, các công ty đã làm trước đây, ghi rõ chức danh/ vị trí cơng việc và mơ tả trách nhiệm, thành tích ở các cơng ty đã làm.
Sau khi chọn ra được các ứng viên phù hợp thì Cơng ty sẽ gửi email và đồng thời gọi điện cho ứng viên để sắp xếp lịch hẹn kiểm tra và phỏng vấn.
Bƣớc 4: Kiểm tra, trắc nghiệm
Bước này là bước để Công ty kiểm tra về các kiến thức cơ bản, trình độ chuyên môn, khả năng vận dụng và tư duy của ứng viên thông qua các bài trắc nghiệm và bài thi như: trắc nghiệm trí thơng minh, bài thi tiếng Anh và bài thi kỹ
năng tin học (xem phụ lục 1, 2 và 3), từ đó Cơng ty lựa chọn được những ứng viên tiêu biểu nhất.
Tuy nhiên, tùy vào vị trí tuyển dụng thì Cơng ty mới xác định là có thực hiện bài kiểm tra hay khơng. Cụ thể, đối với các vị trí chỉ cần trình độ tốt nghiệp THPT hoặc nhân viên Customer Service, Marketing và Kinh doanh thì Cơng ty sẽ bỏ qua bước kiểm tra, trắc nghiệm và đi thẳng đến bước phỏng vấn.
Quy trình kiểm tra, trắc nghiệm diễn ra cụ thể như sau: + Thời gian làm bài kiểm tra : 90 phút
Nội dung bài kiểm tra bao gồm:
1. Logic test - Kiểm tra kỹ năng tính tốn
2. Tiếng Anh (Anh – Việt, Việt – Anh) translation & writing 3. Kỹ năng Excel, tin học.
Bƣớc 5: Phỏng vấn
Ở bước này Công ty thực hiện kết hợp giữa phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn tuyển chọn. Ứng viên sẽ tham gia phỏng vấn cùng với nhân viên ở phịng Hành Chính – Nhân Sự và quản lý trực tiếp của Phòng ban mà ứng viên ứng tuyển.
Thường thì việc phỏng vấn sơ bộ chỉ kéo dài từ 5 – 10 phút. Bước này là bước có tác dụng loại bỏ những ứng viên khơng phù hợp, không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà trong khâu nghiên cứu hồ sơ khơng phát hiện ra.
Sau đó ứng viên sẽ được phỏng vấn chuyên sâu về kinh nghiệm, trình độ, khả năng tư duy, giải quyết vấn đề. Đồng thời, người tuyển dụng cũng sẽ tìm hiểu thêm về khí chất, tính cách, khả năng hịa nhập với mơi trường mới và các giá trị về phẩm chất và đạo đức của ứng viên.
Bƣớc 6: Xác minh, điều tra
Các ứng viên đưuọc yêu cầu hoàn thiện hồ sơ khi được mời phỏng vấn:
Sau khi nhận thông báo phỏng vấn, ứng viên cần chuẩn bị các giấy tờ sau và mang đến cho bộ phận nhân sự vào ngày đến phỏng vấn.
46
- Hộ khẩu và CMND (bản sao có xác nhận của địa phương) - Giấy khám sức khỏe có giá trị trong vịng 3 tháng
- Bằng tốt nghiệp (bản sao có cơng chứng)
- Các chứng chỉ nghề, ngoại ngữ, tin học …(bản sao có cơng chứng) - 02 ảnh 04 x 06
Bước này nhằm giúp cho doanh nghiệp biết và hiểu thêm những điều mà doanh nghiệp cần làm rõ hơn về ứng cử viên sáng giá mà doanh nghiệp đang trong quá trình cân nhắc chọn lựa. Sau đó, trưởng phịng Hành Chính – Nhân Sự sẽ ra quyết định lựa chọn ai và lập quyết định thử việc trình cho Ban Giám Đốc phê duyệt. Đồng thời, gửi thông báo đến các ứng viên trúng tuyển.
Bƣớc 7: Thử việc
Dựa vào quyết định thử việc đã được phê duyệt. Phịng Hành Chính – Nhân Sự sẽ gửi thông báo trúng tuyển và liên hệ với ứng viên thời gian nhận việc.
Thời gian thử việc theo quy định của Công ty và phù hợp với Bộ Luật lao động hiện hành. Thường là hai tháng (60 ngày). Tuy nhiên, tùy vào năng lực, sự cố gắng và vị trí cơng tác của từng ứng viên mà Công ty sẽ linh động thay đổi thời gian thử việc này.
Bƣớc 8: Quyết định tuyển dụng
Công ty cần phải đảm bảo cho nhân viên mới hiểu và làm việc được. Đồng thời giúp cho nhân viên mới nhanh chóng hịa nhập với mơi trường làm việc và văn hóa của Cơng ty.
Trong q trình ứng viên thử việc, các Trưởng phịng trực tiếp tại Phòng ban mà ứng viên đang thử việc sẽ xem xét, đánh giá thái độ, năng lực làm việc của ứng viên. Sau đó, họ sẽ thơng báo với phịng Hành Chính – Nhân Sự để Phòng Hành Chính – Nhân Sự ra quyết định nhận hay không nhận ứng viên này.
Nếu ứng viên không đáp ứng được yêu cầu cơng việc thì Cơng ty sẽ ra khơng ký kết hợp đồng lao động với ứng viên và tìm ứng viên mới phù hợp hơn. Ngược lại, ứng viên có đủ tố chất và năng lực để phụ trách cơng việc này thì Cơng ty sẽ ra
quyết định ký kết hợp đồng lao động với ứng viên để ứng viên trở thành nhân viên chính thức của Cơng ty.
Bƣớc 10: Bố trí cơng việc
Khi ứng viên được tuyển dụng thì Vinalink sẽ tiến hành các thủ tục theo quy định cần thiết về ký hợp đồng lao động một năm, thỏa thuận thời gian làm việc, mức lương, thưởng, chế độ phúc lợi, quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên tại vị trí cơng việc họ đảm nhận.
Nhân viên phịng Hành Chính – Nhân Sự sẽ làm nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ của nhân viên mới.
2.2.2.2. Kết quả thực tế hoạt động tuyển dụng tại Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink tại địa bàn Tp. Hồ Chí Minh
Thực trạng tuyển dụng của một tổ chức thông thường được xem xét trên các hoạt động: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, Tổ chức thực hiện tuyển dụng, Kiểm tra – đánh giá công tác tuyển dụng.
Theo phụ lục 4.1 (Trần Kim Dung, 2015) “Các câu hỏi nhằm đánh giá hệ thống tuyển dụng” các biến này mang lại kết quả tích cực. Vì thế , tác giả cho rằng
thang đo này hồn tồn có thể được thừa kế cho nghiên cứu.
Sau đó, tác giả phỏng vấn chun sâu với Ban Giám Đốc, Trưởng phịng Hành Chính – Nhân Sự và ban Quản lý cấp trung của Công Ty Cổ Phần Logistics Vinalink (xem phụ lục 4 và 5) cũng cho kết quả rằng thực trạng tuyển dụng của Công ty phù hợp với các biến quan sát trên.
Thêm vào đó, thang đo đánh giá hoạt động tuyển dụng của tác giả Nguyễn Ngọc Việt, 2015 “Một số giải pháp hồn thiện cơng tác tuyển dụng và đào tạo
nguồn nhân lực tại Công ty Ajinomoto” tổng quát và được xây dựng dựa trên các
hoạt động tuyển dụng chuẩn mực tại các doanh nghiệp. Vì thế, tác giả cho rằng thang đo này hồn tồn có thể được thừa kế cho nghiên cứu. (Xem thêm phụ lục 19) Để xem xét lại các biến quan sát và xây dựng Bản câu hỏi khảo sát nhân viên về hoạt động tuyển dụng ở Công ty (xem chi tiết phụ lục 6)
48
Tác giả sử dụng thang đo Likert 5 điểm: Giá trị (1) có nghĩa là Hồn tồn khơng đồng ý đến giá trị (5) có nghĩa là Hồn tồn đồng ý, để lượng hóa dữ liệu khảo sát.
Dữ liệu sau khi thu thập được sẽ được xử lý bằng công cụ SPSS 20.0. Thang đo được đánh giá bằng hệ số tin cậy Crobach’s Alpha.
Sau khi phát đi 150 bản khảo sát và thu về được 143 bản nhưng chỉ có 127 bản là hợp lệ sau khi tác giả loại đi các bản khảo sát bị sai phạm như: chọn hai chọn lựa cho một câu hỏi hoặc câu hỏi khơng có chọn lựa nào. Mặc dù vậy, theo nghiên cứu của Bollen (1989) thì kích thước mẫu tối thiểu phải gấp 5 lần tổng số biến quan sát. Theo như bản khảo sát ở phụ lục 6 của tác giả có cả thảy 21 biến quan sát cho nên kích thước mẫu tối thiểu cần cho nghiên cứu này là 21*5=105 mẫu. Vậy nên số lượng 127 bản mà tác giả thu lại được là đạt yêu cầu về cỡ mẫu.
Bảng 2.5 dưới đây là kết quả mà tác giả tổng hợp được sau khi chạy SPSS 20.0 (xem chi tiết ở phụ lục 8)
Bảng 2.5. Bảng tổng hợp kết quả thống kê mơ tả
Tiêu chí Số lƣợng Tỷ lệ (%) Giới tính Nam 91 71.7 Nữ 36 28.3 Tổng 127 100 Độ tuổi Từ 18 đến 30 69 54.3 Từ 31 đến 40 39 30.7 Trên 40 19 15.0 Tổng 127 100 Vị trí cơng việc SM 34 26.8 Hành Chính – Nhân Sự 5 3.9 Kế toán 18 14.2 CNTT 6 4.7
Điều vận 6 4.7 Vận chuyển, giao nhận 34 26.8 Khác (Quản lý, chứng từ XNK, …) 12 9.4
Tổng 127 100
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ số liệu thu thập được)
Nhận xét: Do đặc thù ngành vận tải logistics cho nên kết quả thu được cho
thấy số lượng nhân viên nam chiếm đại đa số và như chúng ta nhìn thấy trên bảng 2.5 thì tỷ lệ này là 71.7% - một tỷ lệ khá cao so với tổng thể.
Theo tình hình nhân sự thực tế của cơng ty nên khi khảo sát tỷ lệ lao động nằm