Bên nhập khẩu (Công ty Cổ phần Minh An) phải mở L/C cho bên xuất khẩu (tập đoàn ITOCHU Nhật Bản).
Quy trình thanh tốn bằng L/C như sau:
(1) Cơng ty Minh An xem xét nguồn vốn đảm bảo thanh tốn. (2) Cơng ty Minh An yêu cầu mở L/C tại ngân hàng Vietcombank.
Chuẩn bị bộ hồ sơ xin mở L/C gửi cho ngân hàng Vietcombank, bao gồm:
Thư yêu cầu phát hành L/C theo mẫu của ngân hàng
Đối với các doanh nghiệp lần đầu sử dụng dịch vụ cần cung cấp quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số đăng ký xuất nhập khẩu.
Hợp đồng ngoại thương bản gốc. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu (nếu có). Giấy phép nhập khẩu.
Cam kết thực hiện và thanh tốn, hợp đồng tín dụng (đối với trường hợp vay vốn), công văn phê duyệt mở quỹ L/C trả chậm của ngân hàng.
Hợp đồng giao dịch ngoại tệ (nếu có).
Bản giải trình mở L/C do phịng tín dụng của chi nhánh ngân hàng lập và được người giám đốc ủy quyền phê duyệt (Đối với trường hợp ký quỹ dưới 100% trị giá L/C).
(3) Ngân hàng phát hành (Vietcombank) sẽ xem xét, nếu chấp thuận sẽ gửi L/C cho
ngân hàng thông báo (Ngân hàng Tokyo-Mitsubishi UFJ).
Khi có bản nháp của L/C, Vietcombank sẽ gửi cho cơng ty Minh An để xem/kiểm tra, và công ty Minh An cũng sẽ gửi bản nháp cho Itochu xem/ kiểm tra. Nếu có sai sót cần chỉnh sửa, Itochu sẽ đưa ra yêu cầu để công ty Minh An làm việc với Vietcombank.
Ngày 20/5/2021, Vietcombank mở L/C, gửi cho ngân hàng thông báo. Đồng thời, Vietcombank cũng scan 1 bản cho công ty Minh An để công ty Minh An gửi cho Itochu, thơng báo rằng mình đã mở L/C.
(4) Ngân hàng thông báo sẽ đánh giá L/C và chuyển L/C bản gốc đến công ty Itochu, công ty Itochu kiểm tra khả năng đáp ứng L/C và có thể đề nghị chỉnh sửa (nếu cần).
(5) Itochu sẽ tiến hành sẽ giao hàng cho công ty Minh An (chậm nhất ngày 10/7/2021)
(6) Sau khi giao hàng, Itochu phải chuẩn bị bộ chứng từ hợp lệ để chuyển cho ngân hàng thông báo và kèm theo bộ chứng từ là thơng báo địi tiền.
(7) Sau khi nhận bộ chứng từ, ngân hàng thơng báo phải có trách nhiệm kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ chưa và yêu cầu Itochu tu chỉnh, bổ sung nếu có sai sót. Trong thanh tốn tín dụng chứng từ thì bộ chứng từ phải tuân thủ UCP và ISBP.
(8) Ngân hàng thông báo gửi bộ chứng từ tới ngân hàng phát hành để ngân hàng phát hành (Vietcombank) kiểm tra. Sau q trình kiểm tra, Vietcombank phải thơng báo kết quả kiểm tra đến ngân hàng thông báo.
(9) Ngân hàng Vietcombank kiểm tra chứng từ, nếu bộ chứng từ phù hợp với L/C thì Vietcombank sẽ trả tiền/chuyển tiền cho Itochu thông qua ngân hàng thông báo. Nếu không trả tiền ngay thì Vietcombank sẽ ký chấp nhận vào Hối phiếu và gửi ngược lại Hối phiếu đã được ký chấp nhận này cho ngân hàng thơng báo, sau đó sẽ được chuyển tới Itochu. Đáo hạn thanh toán, Itochu sẽ gửi Hối phiếu này tới ngân hàng thông báo để ngân hàng này thu tiền từ Vietcombank.
(10) Ngân hàng Vietcombank xuất trình bộ chứng từ để công ty Minh An kiểm tra và giao chứng từ cho công ty Minh An nhận hàng. Trong trường hợp có khác biệt giữa nội dung L/C với các chứng từ nhận được, trong vịng 3 ngày làm việc, cơng ty Minh An cần thông báo gấp cho Vietcombank để Vietcombank khiếu nại ngân hàng thông báo. Tuy nhiên trường hợp này ít khi xảy ra bởi ngay từ đầu, Itochu đã chủ động gửi chứng từ nháp cho công ty Minh An xem và xác nhận
(11) Tiếp đó, tiền sẽ chính thức chuyển vào tài khoản ngân hàng phát hành L/C.