- Với nhu cầu của các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức khác
2.2.2.2. Quy trình và hệ thống các chứng từ bán hàng
Hình 2.4. Quy trình và hệ thống các chứng từ bán hàng
(Ng̀n: Phịng tở chức sự kiện)
Đơn đặt hàng (hợp đồng): do phịng kế hoạch kinh doanh phát hành, gờm có
các chữ ký:
- Người lập (ký nháy các chân trang)
- Giám đóc kinh doanh (ký nháy chỡ Giám đốc kinh doanh) - Giám đốc cơng ty
- Khách hàng Gờm có 4 bộ:
- 02 bộ giao cho khách hàng (bản gốc) - 01 bộ giao cho phịng kế tốn (bản gốc)
Biên bản bàn giao nghiệm thu
Hình ảnh nghiệm thu
Thanh lý hợp đờng
Hố đơn tài chính Phiếu xuất kho
Maquette thực hiện (nếu có) Đơn đặt hàng (hợp đờng)
- 01 bộ giao cho ban kiểm sốt nội bộ (bản gốc)
Maquette thực hiện (nếu có): bộ phận triền khai phát hành phải có chữ ký
xác nhận của khách hàng. Gờm có 2 bộ:
- 01 giao cho khách hàng (bản gốc) - 01 bộ giao cho phòng kế toán (bản gốc)
- 01 bộ giao cho ban kiểm soát nội bộ (bản sao) đồng thời gửi qua mail hoặc đĩa DVD
Phiếu xuất kho: do phịng kế tốn phát hành, gờm có đầy đủ chữ ký của:
- Người lập (ký để xác nhận lập phiếu)
- Kế toán trưởng (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền) - Ban kiểm sốt nội bộ
- Giám đốc cơng ty (ký để phê duyệt việc xuất bán) - Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)
- Người nhận (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng) Gờm có 03 liên:
- 01 liên giao tại phịng kế hoạch kinh doanh để làm cơ sở thanh lý hợp đồng (bản gốc)
- 01 liên giao cho thủ kho giữ lại như là lệnh xuất kho (bản gốc)
- 01 liên chuyển cho kế tốn để theo dõi doanh thu, cơng nợ, hàng tồn kho.. (bản gốc)
Biên bản bàn giao nghiệm thu: do phịng kế hoạch kinh doanh phát hành,
gờm có các chữ ký:
* Nếu đơn hàng (hợp đờng) có giá trị nhỏ và tuỳ thuộc vào nội dung của đơn hàng (hợp đồng):
- Đại điện của công ty (chủ dự án) - Đại diện khách hàng
* Nếu đơn hàng có giá trị lớn và tuỳ thuộc vào đặc thù nội dung của đơn hàng (hợp đồng):
- Người lập (ký nháy các chân trang)
- Giám đốc kinh doanh (ký nháy vào chổ giám đốc công ty ký) - Giám đốc cơng ty
- Khách hàng Gờm có 03 bộ:
- 01 bộ giao cho khách hàng (bản gốc) - 01 bộ giao cho kế toán (bản gốc)
- 01 bộ giao cho ban kiểm sốt nội bộ (bản sao)
Hình ảnh nghiệm thu: khách hàng yêu cầu thì sẽ gửi cho khách hàng.
Thanh lý hợp đờng: do phịng kế hoạch kinh doanh phát hàng, gờm có các
chữ ký:
- Người lập (ký nháy các chân trang)
- Giám đốc kinh doanh (ký nháy vào chổ giám đốc công ty ký) - Giám đốc cơng ty
- Khách hàng Gờm có 04 bộ:
- 02 bộ giao cho khách hàng (bản gốc) - 01 bộ giao cho kế toán (bản gốc)
- 01 bộ giao cho ban kiểm soát nội bộ (bản gốc)
Hoá đơn tài chính: do phịng kế tốn phát hành, gờm có 03 chữ ký:
- Giám đốc cơng ty (ký và đóng dấu để phe duyệt (xác nhận) việc bán hàng) - Khách hàng (ký để xác nhận việc mua hàng)
Gờm có 03 liên:
- 01 liên gốc (liên tím) và 01 liên (liên xanh) lưu tại bộ phận kế tốn để theo dõi doanh thu và cơng nợ phải thu (kế toán thuế) (bản gốc)
- 01 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng (bản gốc)
Phiếu thu: do phịng kế tốn phát hành, gờm có các chữ ký:
- Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)
- Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ và thu kịp) - Ban kiểm sốt nội bộ
- Giám đốc cơng ty
- Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ xác minh cơng ty thu tiền đúng đối tượng)
Gờm có 3 liên:
- 01 liên gốc lưu tại phịng kế tốn để hoạch tốn giảm cơng nợ phải thu (bản gốc)
- 01 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền (bản gốc)
- 01 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền (bản gốc)