Chương 1 Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp
2.2 Công tác tổ chức hoạt động kinh doanh
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
2.2.2.1 Lãnh đạo Công ty
- Chủ sở hữu : Công ty là doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước nên Chủ sở hữu của
Công ty là UBND tỉnh Bình Phước. Chủ sở hữu Cơng ty có quyền quyết định nội dung
Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý công ty;
- Hội đồng thành viên : Hội đồng thành viên Cơng ty gồm có 5 người do UBND
tỉnh Bình Phước bổ nhiệm với nhiệm kỳ là 5 năm. Hội đồng thành viên nhân danh Chủ sở hữu tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ sở hữu Cơng ty; có quyền nhân
danh Cơng ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty; chịu trách nhiệm trước pháp
luật và Chủ sở hữu Công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật.
- Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng Giám đốc : Chủ tịch UBND tỉnh ủy
quyền cho Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng Giám đốc là người đại diện theo
pháp luật của Cơng ty, có quyền điều hành cao nhất trong Công ty và chịu trách nhiệm
chung về tồn bộ mọi hoạt động kinh doanh của Cơng ty được pháp luật quy định.
- Các Phó Tổng Giám đốc : Giúp Tổng Giám đốc điều hành một số lĩnh vực công tác theo sự phân công và uỷ quyền của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công ty, pháp luật nhà nước về nhiệm vụ được phân cơng. Tại Cơng ty, các Phó Tổng Giám đốc cũng là các thành viên Hội đồng thành viên.
2.2.2.2 Kiểm soát viên
Kiểm soát viên do UBND tỉnh bổ nhiệm với nhiệm kỳ là 3 năm, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ sở hữu Công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. Kiểm sốt viên có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội
đồng thành viên,Tổng giám đốc trong tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, trong quản lý
điều hành công việc của công ty; thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh
doanh và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu hoặc cơ quan nhà nước liên quan.
2.2.2.3 Các phòng ban chức năng
Với chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc trong quản lý, điều hành, Cơng ty có các phịng ban chun mơn nghiệp vụ như sau :
a. Phịng Tổ chức – Hành chính :
Tham mưu Tổng Giám đốc quản lý một số lĩnh vực công tác như : Tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, hành chính quản trị, thi đua khen thưởng, an tồn lao động và bảo vệ nội bộ cơ quan.
b. Phòng Kế hoạch – Kinh doanh :
Tham mưu Tổng Giám đốc Công ty về công tác kế hoạch - kinh doanh, định hướng phát triển trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và tổ chức tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm do Công ty sản xuất.
c. Phịng Kế tốn - Tài chính :
Tham mưu Tổng Giám đốc Cơng ty tổ chức, chỉ đạo, thực hiện tồn bộ cơng tác
tài chính – kế tốn, cơng tác thống kê, thơng tin kinh tế và hạch tốn kế tốn trong tồn
Cơng ty theo đúng chế độ Nhà nước quy định.
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, qúy, năm và kế hoạch trung, dài hạn, đảm bảo nhu cầu về vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư vào các dự án phát triển của Công ty.
d. Phòng Kỹ thuật - Dự án :
Tham mưu Tổng Giám đốc Công ty quản lý về lĩnh vực kỹ thuật xây dựng cơng trình và thực hiện các dự án do Công ty làm chủ đầu tư.
e. Phịng Khống sản :
Tham mưu Tổng Giám đốc Công ty tổ chức, quản lý sản xuất trong lĩnh vực hoạt động khai thác khoáng sản.
2.2.2.4 Các đơn vị trực thuộc
a. Xí nghiệp Xây lắp số 1 : Có chức năng thi cơng xây dựng các cơng trình dân
dụng, cơng nghiệp, cơng trình kỹ thuật, hạ tầng đơ thị, khu cơng nghiệp. Xí nghiệp là đơn vị trực thuộc, hoạt động theo quy chế do Tổng Giám đốc Cơng ty ban hành.
b. Xí nghiệp Cơ giới thi cơng cầu đường – Thủy lợi :Có chức năng thi cơng xây
dựng các cơng trình cầu đường, thủy lợi; quản lý phương tiện thiết bị xe máy và quản lý, duy tu, bảo trì các cơng trình cầu đường do Cơng ty làm chủ đầu tư theo hình thức B.O.T.
c. Xí nghiệp Tư vấn Thiết kế : Có chức năng tư vấn xây dựng : Khảo sát, thiết kế,
lập hồ sơ dự án đầu tư, tư vấn giám sát thi cơng các cơng trình xây dựng dân dụng, cầu đường, thủy lợi và các cơng trình kỹ thuật hạ tầng đơ thị, khu cơng nghiệp. Xí nghiệp là đơn vị trực thuộc, hoạt động theo quy chế do Tổng Giám đốc Công ty ban hành.
d. Xí nghiệp thu phí Tân Lập : Là đơn vị trực tiếp quản lý hoạt động thu phí dự
án B.O.T cơng trình đường ĐT741 đoạn từ km 49+537 (ranh giới tỉnh Bình Dương) đến km 72+861 (Trường Trung học Kỹ thuật Nghiệp vụ Cao su Bình Phước). Tổ chức và hoạt động của Xí nghiệp theo quy chế do Tổng Giám đốc Cơng ty ban hành.
e. Xí nghiệp Cáp treo Bà Rá : Là đơn vị trực tiếp quản lý hoạt động dịch vụ cáp
treo tại khu du lịch cáp treo Bà Rá thuộc phường Thác Mơ, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước. Xí nghiệp là đơn vị trực thuộc, tổ chức và hoạt động của Xí nghiệp theo quy chế do Cơng ty ban hành.
f. Các Xí nghiệp khai thác và chế biến đá xây dựng (Gồm Xí nghiệp khai thác &
chế biến đá Thuận Lợi, Xí nghiệp khai thác & chế biến đá Núi Gió và Xí nghiệp khai thác khống sản Phu Miêng): Là đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoạt động theo quy định về chế độ quản lý và hạch toán do Tổng Giám đốc Công ty ban hành. Chức năng ngành nghề là khai thác và chế biến khoáng sản đá các loại.
2.2.3 Tổ chức cơng tác kế tốn 2.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
- Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH một thành viên Xây dựng Bình Phước được
tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung, mọi chứng từ kế toán dù phát sinh ở bộ phận sản xuất kinh doanh hay bất kỳ bộ phận nào cũng phải tập trung về phịng Kế tốn – Tài chính của Cơng ty để giải quyết.
- Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty :
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
KẾ TỐN TRƯỞNG
Kế tốn
tổng hợp thanh tốn Kế toán
Kế toán
sản xuất Kế toán XDCB
- Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận :
Kế toán trưởng : Là người giúp việc cho Tổng Giám đốc, tổ chức, chỉ đạo điều
hành tồn bộ cơng tác tài chính – kế tốn, cơng tác thống kê, thông tin kinh tế và hạch tốn kế tốn trong tồn Công ty theo đúng chế độ Nhà nước quy định.
Kế toán tổng hợp : Theo dõi việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có trách
nhiệm kiểm tra, tổng hợp các sổ kế toán, thu thập các chứng từ ghi sổ, mở sổ theo dõi chi tiết, lập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán.
Kế toán thanh tốn : Có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác, rõ ràng
các nghiệp vụ thanh tốn phát sinh một cách có hệ thống.
Kế tốn khâu sản xuất : Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình
cấp phát, sử dụng vật tư nhiên liệu và thanh quyết toán trong hoạt động sản xuất.
Kế toán xây dựng cơ bản : Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình
hình sử dụng vật tư, xe máy thiết bị, thanh tốn, quyết tốn vốn đầu tư cơng trình hồn thành và đưa vào sử dụng.
Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu, chi, quản lý tiền, lập báo cáo quỹ cuối ngày và giao
chứng từ.
2.2.3.2 Vận dụng chế độ kế toán
Cơng ty áp dụng hệ thống kế tốn Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, tuân thủ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày
17/6/2013 và áp dụng các chế độ, chính sách kế tốn theo quy định của Nhà nước có liên
quan đến hoạt động của Công ty.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn : Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
trong Công ty đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Chứng từ kế toán phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với thực tế nghiệp vụ phát sinh.
- Quy trình tiếp nhận, xử lý và lưu trữ chứng từ tại Công ty :
Phịng Kế tốn – Tài chính tiếp nhận các hồ sơ đề nghị thanh toán bao gồm giấy đề nghị thanh tốn, hóa đơn và các chứng từ khác liên quan từ các phòng ban chức năng, các
Tổng Giám đốc duyệt các hồ sơ đề nghị thanh toán này. Khi hồ sơ đề nghị thanh toán đã được ký duyệt, kế toán tiến hành lập phiếu chi, hạch toán các bút toán liên quan vào phần mềm kế tốn, trình ký và chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ để chi tiền.
Sau khi các phiếu kế tốn đã có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, sẽ được tập hợp và đóng thành tập hồ sơ để lưu trữ.
- Tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn :
Hình thức kế tốn Cơng ty áp dụng là chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong cả năm và có chứng từ gốc đính kèm, phải được ký duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ được thực hiện :
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Ghi chú :
Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ qũy Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán
2.2.4 Đánh giá chung hoạt động của Công ty
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty, căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ và tình hình thực tế của Cơng ty có thể phân chia các đơn vị của Cơng ty thành ba bộ phận chính đó là : Bộ phận phòng ban; bộ phận sản xuất và bộ phận tiêu thụ.
2.2.4.1 Bộ phận phòng ban
Cơng ty hiện có 5 phịng chức năng hoạt động tại trụ sở văn phòng Cơng ty, các phịng chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau đây :
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ bộ phận phòng ban
- Về nhân sự : Các phòng ban Cơng ty có số lượng nhân sự khá đơng với tổng số
nhân sự là 42 người, chiếm khoảng ¼ số lượng CB.CNV Cơng ty, độ tuổi trung bình khoảng 32 tuổi, đa số có trình độ đại học, chun môn nghiệp vụ phù hợp với công việc được giao, khơng có lao động có trình độ sơ cấp và chưa qua đào tạo.
- Về phân cấp quản lý :
Công ty đã tiến hành phân cấp và giao việc cho các phịng chức năng thơng qua
bằng quy chế hoạt động. Mỗi phịng đều có trưởng phịng, phó phịng. Trưởng phịng phụ trách chung các hoạt động công tác của phịng, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cơng ty về nhiệm vụ công việc được phân cơng. Các phịng có trách nhiệm phối hợp với nhau để giải quyết tốt công việc chung của Công ty.
- Về kết quả hoạt động kinh doanh :
Bộ phận các phịng ban đã chủ động trong cơng tác tham mưu cho lãnh đạo Công ty giải quyết tốt công việc được giao và thông tin báo cáo kịp thời các số liệu về tình hình
Bộ phận phịng ban Phịng Tổ chức – Hành chính Phịng Kế tốn – Tài chính Phịng Khống sản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh Phòng Kỹ thuật – Dự án
Tuy nhiên, các phịng ban chưa có dự tốn hoạt động riêng, chi phí chưa được bốc
tách theo dõi từng phịng mà được tập hợp chung trong chi phí quản lý của Cơng ty. Việc
báo cáo, phân tích cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động, hiệu quả quản lý đối với các bộ
phận này chưa được quan tâm thực hiện. Do vậy, khó đánh giá chính xác được các bộ phận này có hồn thành nhiệm vụ được giao không.
2.2.4.2 Bộ phận sản xuất
Cơng ty hiện có 6 đơn vị sản xuất, sản phẩm sản xuất của các đơn vị không như
nhau, trong đó có 3 đơn vị hoạt động trong lĩnh vực khai thác khoáng sản vả 3 đơn vị
hoạt động trong lĩnh vực xây dựng.
Các bộ phận sản xuất của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ bộ phận sản xuất
- Về nhân sự :
Các đơn vị sản xuất của Cơng ty có số lượng nhân sự không nhiều với tổng số là
38 người. Nhà quản lý các đơn vị có kinh nghiệm, trình độ năng lực cơng tác, chun
mơn phù hợp với lĩnh vực hoạt động. Do đặc thù công việc nên đa số nhân sự đều là nam, một số đơn vị có nữ đảm nhận cơng tác kế tốn. Nhân sự tại các đơn vị chủ yếu là cán bộ quản lý cịn lao động phổ thơng được Cơng ty ký hợp đồng thuê thực hiện.
- Về phân cấp quản lý :
Công ty đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong quy chế về tổ chức và hoạt động ngay từ khi thành lập các đơn vị. Theo đó, Cơng ty giao việc và giao tài sản cho các đơn vị để đơn vị chủ động lãnh đạo điều hành theo kế hoạch được Cơng ty giao. Xí nghiệp KT & CB đá Núi Gió Xí nghiệp KT & CB đá Thuận Lợi Xí nghiệp KTKS Phu Miêng Xí nghiệp Xây lắp số 1 Xí nghiệp Cơ giới TCCĐ – Thủy lợi Xí nghiệp Tư vấn Thiết kế Bộ phận sản xuất
Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm chung trước lãnh đạo Cơng ty về tồn bộ mọi hoạt động của đơn vị. Các đơn vị chịu sự kiểm tra, đơn đốc theo dõi của Cơng ty và có trách nhiệm báo cáo đầy đủ, kịp thời số liệu về tình hình hoạt động theo u cầu của
Cơng ty gửi các phòng chức năng.
- Về kết quả hoạt động kinh doanh :
Qua tìm hiểu, các đơn vị sản xuất của Cơng ty có kết quả hoạt động kinh doanh tương đối tốt, doanh thu ổn định. Tuy nhiên, lợi nhuận hoạt động trong lĩnh vực xây dựng chưa cao mặc dù lĩnh vực này có vốn đầu tư lớn.
2.2.4.3 Bộ phận tiêu thụ
Cơng ty hiện có 3 đơn vị thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ để mang lại
doanh thu. Các bộ phận tiêu thụ của Công ty gồm :
Sơ đồ 2.6 Sơ đồ bộ phận tiêu thụ
- Về lao động :
Xí nghiệp thu phí Tân Lập và Xí nghiệp Cáp treo Bà Rá là hai đơn vị có số lượng lao động đơng nhất trong Cơng ty, đa số là lao động phổ thông được tuyển dụng vào khâu
bán vé, sốt vé; lao động có trình độ đại học được bố trí làm cơng tác quản lý tại đơn vị.
Riêng phòng Kế hoạch – Kinh doanh có số lượng lao động là 10 người đã được trình bày
trong lao động của bộ phận phòng ban tại mục 2.2.4.1. - Về phân cấp quản lý :
+ Xí nghiệp thu phí Tân Lập và Xí nghiệp Cáp treo Bà Rá được Công ty giao nhiệm vụ quản lý, bán và thu tiền phí đường bộ, tiền vé cáp treo để nộp về Cơng ty theo
Phịng Kế hoạch – Kinh doanh Xí nghiệp thu phí Tân Lập Xí nghiệp Cáp treo Bà Rá Bộ phận tiêu thụ
trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của đơn vị và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty