Chương 1 Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp
3.3 Xây dựng kế toán trách nhiệm tại Công ty
3.3.1.3 Báo cáo trách nhiệm
Do Công ty hoạt động trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau nên báo cáo trách nhiệm phải được lập cho phù hợp với ngành nghề kinh doanh cũng phải khác nhau.
a. Đối với hoạt động xây dựng :
Các dự tốn về chi phí xây dựng đều phải lập theo hướng dẫn của Thông tư số
04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010 của Bộ Xây dựng với hệ thống định mức về số lượng
và đơn giá dự toán. Với thực tế hiện nay, sau khi trúng thầu Cơng ty thường tổ chức giao khốn cơng trình lại cho Xí nghiệp thi cơng. Để kiểm sốt được chi phí, Cơng ty khơng chỉ dừng lại ở việc lập dự tốn chi phí mà phải phân loại chi phí theo quan điểm kế tốn
quản trị. Dự tốn của trung tâm chi phí được lập trên cơ sở tổng hợp tất cả các cơng trình mà Cơng ty thi cơng. Đây chính là cơ sở để Xí nghiệp thi cơng tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát cơng nhân, vật tư xuất dùng trong q trình thi cơng. Giám đốc Xí nghiệp phải chịu hồn tồn trách nhiệm về các chi phí theo dự tốn giao khốn và các chi phí phát sinh ngồi dự tốn (Bảng 3.1 phụ lục 2).
b. Đối với các hoạt động khác :
Để phản ánh đúng tiềm lực thực tế của Công ty, các báo cáo phải thể hiện sự tham gia của tất cả các bộ phận, được lập theo mơ hình các trung tâm trách nhiệm. Đối với trung tâm chi phí, cần lập các dự tốn như sau :
(1) Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Cơng ty có các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực khoáng sản, cụ thể là khai thác và chế biến đá xây dựng. Để sản xuất sản phẩm, cần sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp là đá nguyên liệu. Đá nguyên liệu được nhập vào trong kỳ căn cứ vào sản lượng sản phẩm sản xuất ra và định mức nguyên vật liệu sử dụng với lưu ý là giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa thuế (Bảng 3.2 phụ lục 2).
(2) Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Tại Cơng ty có cơng nhân trực tiếp tạo ra sản phẩm như : công nhân vận hành máy nghiền sàng, máy khoan tại các điểm mỏ… Chi phí nhân cơng trực tiếp là khoản tiền lương và các khoản trích theo lương được thanh tốn cho người lao động trực tiếp sản xuất tại Cơng ty. Việc lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp sẽ giúp đơn vị chủ động hơn trong điều động và bố trí lao động sản xuất (Bảng 3.3 phụ lục 2).
(3) Dự tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung tại Cơng ty là chi phí phục vụ sản xuất phát sinh tại các Xí nghiệp gồm tiền lương và các khoản tính theo lương của bộ phận gián tiếp, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, các khoản chi phí khác…
Trong quá trình tập hợp dự tốn cần phân biệt cụ thể định phí sản xuất chung và biến phí. Đối với phần định phí có thể dựa trên số liệu phát sinh thực tế của kỳ trước để lập dự tốn cho kỳ này. Biến phí sản xuất chung là khoản chi phí sẽ biến động tỷ lệ thuận
pháp thơng kê thực tế để tính tốn định mức biến phí sản xuất/ giờ máy hoạt động (Bảng 3.4 phụ lục 2).
(4) Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí liên quan đến q trình tiêu thụ và dự trữ sản phẩm như tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên phòng ban, khấu hao tài sản cố định được sử dụng trong khâu bán hàng hoặc quản lý. Q trình lập dự tốn các chi phí này cũng phải phân biệt định phí và biến phí phát sinh tại từng bộ phận giúp đơn vị chủ động tìm ra các biện pháp cụ thể giảm được chi phí phát sinh (Bảng 3.5a và 3.5b phụ lục 2).
Thông tin về các chỉ tiêu dự tốn sẽ được bắt đầu từ các Xí nghiệp và các phịng ban. Các Xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, nhân sự, sản lượng sản xuất tối đa để lập dự tốn các chi phí phát sinh tại đơn vị.
Thông qua việc xác định cụ thể hai trung tâm chi phí là trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí dự tốn, việc tập hợp chi phí được thực hiện dựa trên phương pháp phân loại theo ứng xử chi phí nhằm xác định chi phí tại các trung tâm sẽ thay đổi như thế nào khi thay đổi mức độ hoạt động. Chỉ tiêu này cũng là căn cứ để đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị (Giám đốc Xí nghiệp, phó giám đốc phụ trách kinh doanh).
Bằng việc so sánh chi phí (biến phí, định phí) thực tế so với dự toán, các nhà quản lý các cấp sẽ phát hiện các ngun nhân gây biến động chi phí từ đó có các biện pháp khắc phục kịp thời.
Ngoài ra, cần chú ý đến việc hoàn thành chỉ tiêu về số lượng, sản lượng sản xuất, doanh thu thực hiện so với dự toán.
Bảng 3.8
Đơn vị : ………….
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức
Thời gian : Tháng, quý, năm
ĐVT : Đồng
Chỉ tiêu KH Tháng TH CL KH Lũy kế TH CL
Báo cáo cho Tổ trưởng 1. Chi phí NVL trực tiếp - Đá ngun liệu
2. Chi phí nhân cơng trực tiếp Tổng cộng
Báo cáo cho giám đốc Xí nghiệp - Tổ 1
- Tổ 2
Tổng cộng 3. Chi phí sản xuất chung - Điện
- Nước - Điện thoại - Khấu hao
- Chi phí bảo dưỡng thiết bị - Tiền lương
- Chi phí khác
Tổng cộng
Đối với các trung tâm chi phí dự tốn (các phịng ban chun mơn) cũng tiến hành lập các báo cáo trách nhiệm cụ thể nhằm đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo tại các trung tâm qua sự biến động của các yếu tố chi phí sẽ tìm ra các biện pháp thích hợp để điều chỉnh giảm bớt hay loại bỏ các khoản chi phí khơng hợp lý trong quá trình điều hành hoạt động SXKD. Bảng 3.9 Báo cáo trách nhiệm trung tâm chi phí dự tốn (phụ lục 2)
Ngồi ra, cịn một số báo cáo khác sẽ được thực hiện tùy theo yêu cầu thực tế phát sinh tại các đơn vị trực thuộc như :
Bảng 3.10 Báo cáo biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (phụ lục 2) Bảng 3.11 Báo cáo biến động chi phí nhân cơng trực tiếp (phụ lục 2)