1. Sự cần thiết của đề tài
2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
Tổ chức bộ máy kế toán - thống kê một cấp, tức là doanh nghiệp độc lập chỉ có một bộ máy thống nhất, một đơn vị kế toán độc lập đứng đầu là kế toán trưởng.
Đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế khác.
Phù hợp với tổ chức sản xuất sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán ở Công ty TNHH MTV Hải Lý hạch toán độc lập nên được tổ chức thành phòng kế toán có những nhiệm vụ sau:
Tiến hành công tác kế toán theo quy định Nhà Nước.
Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định Bộ Tài Chính, Tổng Cục Thống Kê và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập.
Hỗ trợ Giám Đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng và bộ phận thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, đúng phương pháp.
Hỗ trợ Giám Đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi đơn vị.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thông kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận khác có liên quan.
a. Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán b. Chức năng và nhiệm vụ
- Nhiệm vụ: chịu trách nhiệm trước giám đốc về tất cả các mặt hoạt động kinh tế tài chính của Công ty. Mặt khác phòng kế toán – tài vụ có trách nhiệm ghi chép phản ánh số liệu hiện có, mở đầy đủ toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị, theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh, áp dụng tài khoản, thực hiện chế độ hạch toán, báo cáo kế toán, thống kê theo quy định hiện hành.
* Kế toán trưởng:
- Tổ chức bộ phận công tác thống kê và bộ máy kế toán cho phù hợp với hoạt động kinh doanh.
- Căn cứ vào quy mô, đặt điểm sản xuất trong kinh doanh.
- Yêu cầu các kế toán viên quản lý, kiểm soát chặc chẽ các trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán.
- Lập kế hoạch tài chính, sơ đồ hạch toán và các nguồn trích lập sử dụng quỹ. - Chịu trách nhiệm báo cáo tình hình sổ sách kinh doanh lên giám đốc.
- Lập báo cáo tài chính và xác định kết quả kinh doanh vào cuối tháng, quý, năm. Kế toán trưởng Kế toán vật liệu Kế toán TM- TGNH Kế toán công nợ và TSCĐ Kế toán tiền lương Thủ quỹ
* Kế toán vật liệu: Có trách nhiệm quản lý các khoản nhập kho, xuất kho để ghi sổ và lập bảng tổng hợp các phiếu thu, chi và số tồn kho để thuận tiện cho việc lập báo cáo một cách chính xác.
* Kế toán TM- TGNH: Kiểm tra các chứng từ ghi chép các khoản thu, chi và các chứng từ bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiền đang chuyển … để kịp thời điều chỉnh các sai sót trong khi nhập và chi các số để lập báo cáo.
* Kế toán công nợ - TSCĐ: Theo dõi phương pháp hạch toán quá trình thi công và nhiệm thu các công trình lắp đặt, xây dựng, sửa chữa của Công ty.
* Kế toán tiền lương: Theo dõi các tiền lương, ghi sổ và trích các khoản BHYT, BHXH, KPCĐ…. Cho các nhân viên Công ty.
Kế toán tiền lương tại Công ty: Lập bảng thanh toán tiền lương, lập chứng từ ghi sổ kế toán tiền lương, lương cơ bản, tiền thưởng và tiền phụ cấp làm thêm ngoài giờ điều.
* Thủ quỹ:
- Thu chi tiền mặt theo phiếu thu phiếu chi. - Ghi chép vào sổ và báo cáo hàng ngày.
- Do giám đốc chỉ định và chịu mọi trách nhiệm
- Không được nhờ người thay thế, nhờ người thay thế ủy quyền cho ai và phải có quyết định của giám đốc bằng văn bản.
- Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý, nhập quỹ và phải thường xuyên kiểm tra tiền trong quỹ, đối chiếu với các số liệu trong sổ kế toán và sổ quỹ để kịp thời tìm biện pháp sử lý.