2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Hội đồng quản trị: do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý Cơng
ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có 05 thành viên, nhiệm kỳ là 05 năm, trong đó có 01 Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch và 03 ủy viên.
Ban Giám đốc.
Giám đốc: Chỉ huy, quản lý điều hành chung mọi công tác của Công ty và chịu trách nhiệm về các quyết định của các phó giám đốc liên quan đến việc thực hiện các công việc được giám đốc phân cơng.
Phó giám đốc: Giúp giám đốc chỉ đạo từng lĩnh vực, cơng tác cụ thể, có trách
nhiệm thường xuyên hoặc đột xuất báo cáo giám đốc nội dung công việc cần giải quyết. Trong trường hợp cụ thể với những cơng việc mang tính điều hành được phép sử dụng quyền hạn của giám đốc để xử lý các công việc đã phân cơng và chịu trách nhiệm trước giám đốc, khi có việc vượt q quyền hạn thì báo cáo giám đốc giải quyết.
Ban kiểm soát: Gồm 03 thành viên, nhiệm kỳ của ban kiểm soát là 05 năm,
thành viên ban kiểm sốt có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ khơng hạn chế.
Phịng kinh doanh: có chức năng tham mưu cho giám đốc công tác về các
mặt công tác: kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư và dự án phát triển liên vận, phát triển các chuỗi cung ứng logistics về kho bãi, đóng gói hàng hố,… Kế hoạch qn sự, thương vụ và pháp chế, đồng thời là bộ phận giúp việc cho hội đồng quả trị cơng ty.
Phịng tài chính – kế tốn: có chức năng tham mưu cho ban giám đốc cơng
ty về tồn bộ tình hình hoạt động tài chính của cơng ty, những biện pháp nhằm quản lý tài sản và nguồn vốn tại cơng ty, đảm bảo hoạt động tài chính – kế tốn đúng pháp luật, chuẩn mực và chế độ kế toán, quản lý giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt
động kinh tế, tài chính, cung cấp đầy đủ kịp thời, trung thực, công khai, minh bạch đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý, điều hành của công ty và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ cơng ty.
Phịng Tổ chức hành chính: có chức năng tham mưu cho Đảng ủy, ban giám
đốc Công ty về các cơng tác Đảng – cơng tác Chính trị, cơng tác hành chính, văn thư... của cơng ty và các nhiệm vụ khác được giao.
Phịng điều độ: có chức năng tham mưu cho ban giám đốc những giải pháp
trong quản lý khai thác tối đa mọi nguồn lực, trang thiết bị hiện có, nhằm khơng ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Là trung tâm chỉ huy, phối hợp điều hành dây chuyền sản xuất của tồn cơng ty. Trực tiếp xây dựng các kế hoạch và triển khai thực hiện các phương án xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển hàng hoá và các nhiệm vụ khác được giao.
Phịng cơ giới xếp dỡ: có chức năng tham mưu cho ban giám đốc công ty
những chủ trương, biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ, khai thác có hiệu quả lực lượng, phương tiện thiết bị kỹ thuật thuộc quyền và trực tiếp tổ chức các hoạt động xếp dỡ, vận chuyển hàng hoá theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và các nhiệm vụ khác được giao.
Phòng kỹ thuật - vật tư: Là ngành nghiệp vụ cấp trên, và trực tiếp thực hiện
công tác bảo đảm kỹ thuật, vật tư, mua sắm trang thiết bị và đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho công nhân nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị kỹ thuật, đáp ứng tốt yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và các nhiệm vụ khác được giao.
2.1.4. Giới thiệu sơ lược về chi nhánh CTCP Giao Nhận và Vận Chuyển In Do Trần – Trung Tâm Vận Tải Đường Bộ Trần – Trung Tâm Vận Tải Đường Bộ
Chi nhánh Công ty Cổ phần Giao Nhận và Vận Chuyển In Do Trần – Trung Tâm Vận Tải Đường Bộ được thành lập vào 05/04/2016 theo giấy phép kinh doanh số 0301909173-007 được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp.
Bảng 2.2: Thơng tin chung chi nhánh CTCP Giao nhận và vận chuyển Indo Trần – Trung Tâm Vận Tải Đường Bộ
Tên công ty: Chi nhánh CTCP Giao Nhận và Vận Chuyển In Do Trần – Trung Tâm Vận Tải Đường Bộ.
Mã số thuế: 0301909173-007
Địa chỉ: 6 Thăng Long, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 0965578945
Người đại diện pháp lý: Lê Hoàng Nam
2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ, sứ mệnh, quyền hạn và quy mô hoạt động a) Chức năng
Vận chuyển hàng hóa bằng Container đến các cảng khô (Inland Container Depot, sau đây xin gọi tắt là ICD) phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu, vận chuyển những chuyến hàng nội địa, xuyên biên giới.
Tiêu biểu như vận chuyển những chuyến hàng đến các ICD như ICD Phước Long, ICD Sóng Thần, ICD Tân Cảng Cát Lái, ICD Transimex, ICD SoTran,v.v. Ngoài ra, đơn vị cịn có những chuyến hàng đường dài trong khu vực nội địa như vận chuyển đến Hà Nội, Đà Nẵng và xuyên biên giới như Campuchia, Malaysia.
b) Nhiệm vụ
Đăng ký và hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký.
Chấp hành đầy đủ chính sách thực hiện nghĩa vụ với nhà nước thơng qua nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật về các loại dịch vụ mà công ty cung cấp.
Ln chú ý đến vấn đề giữ gìn trật tự an ninh, xã hội và bảo vệ môi trường.
c) Sứ mệnh
Cung cấp các dịch vụ tích hợp và sáng tạo trong ngành vận tải, hàng không và logistics thương mại điện tử với tính hội nhập cùng sự tơn trọng và tín nhiệm đối với các khách hàng mà chúng tôi phục vụ.
Giá trị cốt lõi
Ln ln đứng đầu Tích hợp thống nhất Niềm tin và nghĩa vụ
Trách nhiệm với cộng đồng Trách nhiệm với xã hội
Tại Indo Trần, việc duy trì các chuẩn mực về đạo đức, xã hội và môi trường là tiêu chuẩn cần thiết để tạo lập sự tin tưởng của nhân viên, khách hàng, đối tác cũng như các nhà cung cấp của chúng tơi. Dù đối với cộng đồng hay trong chính tập thể nhân viên, chúng tơi có trách nhiệm thể hiện cam kết của mình trong việc đem lại những thay đổi tích cực cho các thế hệ hiện tại và tương lai.
d) Quyền hạn
Công ty luôn chấp hành đúng với quy định nhà nước theo GPĐKKD Tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Con dấu riêng, độc lập vể tài sản, mở tài khoản tại các ngân hàng trong nước. Điều lệ và tổ chức hoạt động.
Chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các tài khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ.
Tự chịu trách nhiệm về vốn kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính. Có bảng cân đối kế tốn riêng, lập các quỹ theo Luật doanh nghiệp.
Được quyền giao dịch, ký kết các hợp đồng kinh tế, dịch vụ, hợp tác liên doanh với các đơn vị trong và ngoài nước.
Được phép sử dụng các hình thức quảng cáo, nghiên cứu tiếp thị trong và ngoài nước để phục vụ cho định hướng kinh doanh.
e) Quy mô hoạt động
Công ty Indo Trần hoạt động rộng rãi trên tồn lãnh thổ Việt Nam và có hợp tác liên doanh với đơn vị, tổ chức nước ngoài.
2.1.4.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại chi nhánh
2.1.4.3. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Giám đốc chi nhánh
Giám đốc chi nhánh do Tổng Giám Đốc bổ nhiệm, chiu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Tổng Giám Đốc về chức năng và nhiệm vụ được giao.
Là người đại diện trước pháp luật về tư cách pháp nhân của chi nhánh tại cơ quan Nhà Nước địa phương.
Phụ trách chung điểu hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của chi nhánh GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH Bộ phận điều độ vận tải Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kinh doanh Bộ phận chứng từ Bộ phận giao nhận Bộ phận kế toán
Biểu đồ 2.2: Cơ cầu tổ chức chi nhánh công ty CTCP Indo Trần – Trung tâm vận tải đường bộ
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách kế hoạch kinh doanh tại chi nhánh.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chi nhánh theo quy định chế độ báo cáo của công ty.
Bộ phận điều độ vận tải
Điều động xe một cách hiệu quả, phù hợp để giảm thiểu chi phí phát sinh. Kiểm tra Km các tuyến đường, lộ trình chạy xe hàng ngày, chi phí hoạt động một cách chính xác.
Theo dõi GPS và giữ liên lạc với lái xe thường xuyên, thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan
Bộ phận kỹ thuật
Bảo dưỡng sửa chữa xe
Làm giấy đề nghị thanh toán sữa chữa => Kế toán
Nhập các dữ liệu về đặc tính kỹ thuật, chủng loại, thời gian hàng đến, chi phí vận chuyển,… vào máy tính để theo dõi và báo cáo
Lên kế hoạch bảo dưỡng và sữa chữa định kỳ để đả báo các phương tiện vận tải luôn trong điều kiện tốt nhất
Bộ phận chứng từ
Giao chứng từ. Hóa đơn cho khách hàng. Lập bảng kê vận chuyển.
Kiểm tra lại số liệu và đối chiếu chứng từ để phát hiện các sai sót, kịp thời giải quyết hoặc thông báo cho khách hàng.
Bộ phận giao nhận
Liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin yêu cầu khách hàng cung cấp những chứng từ cần thiết có liên quan đến lơ hàng để làm dịch vụ hải quan (khi khách hàng yêu cầu) như: Invoice (hóa đơn), Packing List (Phiếu đóng gói), Co (Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa),…
Bộ phận kinh doanh
Kinh doanh và tiếp thị (Sales & Marketing):
Tham mưu cho Ban Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước.
Giúp Ban Giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết.
Theo dõi việc thực hiện các hoạt động và đôn đốc việc thanh tốn các cơng nợ có liên quan.
Tìm kiếm khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo, đài... và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
Giữ vững và thường xuyên liên lạc với các khách hàng cũ để củng cố niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với công ty.
Lấy thông tin về lô hàng.Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định thế mạnh của công ty để tung ra giá cước ưu đãi kèm theo những dịch vụ hậu mãi nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách và biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của họ. Giới thiệu, quảng cáo và phát triển thương hiệu của liner mà mình đang làm đại lý.
Đặt chỗ
Nhận thông tin chi tiết của khách hàng về lô hàng. Gửi xác nhận đặt chỗ cho khách hàng.
Nhận xác nhận đặt chỗ và gửi cho bộ phận giao nhận và gửi thông tin chi tiết cho bộ phận chứng từ.
Uỷ thác cho công ty khác thực hiện các thủ tục nhập khẩu thay mặt khách hàng.
Bộ phận kế toán
Chịu trách nhiệm về các khoản chi và các khoản thu của công ty. Theo dõi sổ sách và các sổ báo nợ.
Xuất hóa đơn gốc.
Kết hợp và hỗ trợ tài chính cho các bộ phận khác trong việc thanh tốn các chi phí dịch vụ, cước phí vận chuyển.
Báo cáo cho Giám đốc tình hình hoạt động của công ty cũng như công nợ cuối tháng và kế hoạch truy thu công nợ.
Tổng kết cuối tháng tình hình trả lương thưởng cho nhân viên. Lưu lại các tài liệu, chứng từ cần thiết.
2.2. Phân tích tình hình tài chính tại chi nhánh CTCP Indo Tran – Trung tâm vận tải đường bộ 2.2.1. Đánh giá khái quát tình hình về tài chính qua báo cáo tài chính 2.2.1. Đánh giá khái qt tình hình về tài chính qua báo cáo tài chính
2.2.1.1. Phân tích kết cấu và tình hình biến động tài sản tại cơng ty qua BCĐKT a) Phân tích kết cấu và tình hình biến động tài sản
Bảng 2.3: Cơ cấu và tình hình biến động tài sản năm 2019-2020
CHỈ TIÊU
Năm 2019 Năm 2020 Chênh lệch
Số tiền (đồng) Tỷ trọng (%) Số tiền (đồng) Tỷ trọng (%) Số tiền (đồng) Tỷ lệ (%) (1) (3) (4) (5) (6) (7) = (5) - (3) (8) = (7)/(3) A-TÀI SẢN NGẮN HẠN 240.780.274.790 10,17 210.225.857.362 9,54 (30.554.417.428) (12,69) I. Tiền và các khoản tương đương tiền 122.720.676.448 5,18 99.454.721.112 4,51 (23.265.955.336) (18,96)
1. Tiền 13.720.676.448 0,58 29.454.721.112 1,34 15.734.044.664 114,67 2. Các khoản tương đương tiền 109.000.000.000 4,60 70.000.000.000 3,18 (39.000.000.000) (35,78)
III. Các khoản phải thu ngắn hạn 98.710.905.088 4,17 100.782.675.638 4,57 2.071.770.550 2,10
4. Phải thu ngắn hạn khác 2.984.057.700 0,13 2.911.426.404 0,13 (72.631.296) (2,43) IV. Hàng tồn kho 6.791.782.710 0,29 8.002.490.544 0,36 1.210.707.834 17,83 V. Tài sản ngắn hạn khác 12.556.910.544 0,53 1.985.970.068 0,09 (10.570.940.476) (84,18) B-TÀI SẢN DÀI HẠN 2.127.649.838.886 89,83 1.994.118.307.328 90,46 (133.531.531.558) (6,28) II. Tài sản cố định 2.052.413.200.614 86,66 1.960.468.902.282 88,94 (91.944.298.332) (4,48) 1. Tài sản cố định hữu hình 1.994.129.610.004 84,20 1.910.752.028.332 86,68 (83.377.581.672) (4,18) - Nguyên giá 2.264.901.429.212 95,63 2.327.029.283.156 105,57 62.127.853.944 2,74
- Giá trị hao mòn luỹ kế (270.771.819.208) (11,43) (416.277.254.824) (18,88) (145.505.435.616) 53,74
3. Tài sản cố định vơ hình 58.283.590.610 2,46 49.716.873.950 2,26 (8.566.716.660) (14,70)
- Nguyên giá 68.533.733.312 2,89 68.533.733.312 3,11 - 0,00
- Giá trị hao mòn luỹ kế (10.250.142.702) (0,43) (18.816.859.362) (0,85) (8.566.716.660) 83,58
IV. Chi phí xây dựng dở dang 54.718.637.392 2,31 14.795.678.172 0,67 (39.922.959.220) (72,96) V. Tài sản dài hạn khác 20.518.000.880 0,87 18.853.726.874 0,86 (1.664.274.006) (8,11) TỔNG TÀI SẢN 2.368.430.113.676 100,00 2.204.344.164.690 100,00 (164.085.948.986) (6,93)
Dựa vào Bảng 2.3 ta thấy, tổng tài sản năm 2020 (2.204.344.164.690 đồng) có suy giảm so với năm 2019 (2.368.430.113.676 đồng), cụ thể giảm 164.085.948.986 đồng tương ứng với 6,93%. Trong đó, tài sản dài hạn cuối năm tuy có giảm 6,28% so với đầu năm nhưng vẫn tăng tỉ trọng trong tổng tài sản (từ 89,83% lên 90,46%); trong khi đó tài sản ngắn hạn đã giảm 12,69%, nhìn chung cơ cấu tài sản qua năm 2019-2020 có biến động nhẹ. Để thấy rõ nguyên nhân của sự biến động này, ta xem xét mối quan hệ của từng chỉ tiêu cấu thành của tài sản.
Tài sản ngắn hạn
Năm 2019 tài sản ngắn hạn là 240.780.274.790 đồng chiếm tỷ trọng 10,17%; sang năm 2020 chỉ tiêu này giảm còn 210.225.857.362 đồng chiếm 9,54% trong cơ cấu tài sản, cụ thể tài sản ngắn hạn đã giảm đi 30.554.417.428 đồng tương ứng giảm 12,69%. Sự thay đổi này do ảnh hưởng của các biến động trong từng nhân tố sau:
Tiền và các khoản tương đương tiền năm 2019 ở mức 122.720.676.448 đồng
(chiếm 5,18% trên tổng tài sản) giảm 23.265.955.336 đồng (tương ứng 18,96%) xuống còn ở mức 99.454.721.112 đồng vào năm 2020 (chiếm 4,51% trên tổng tài sản). Tiền và các khoản tương đương tiền có sụt giảm trong năm 2020 nhưng vẫn nằm trong sự ổn định và hợp lý.
Các khoản phải thu ngắn hạn tăng 2.071.770.550 đồng tương ứng 2,1%, cụ
thể tăng từ 98.710.905.088 đồng, chiếm tỉ trọng 4,17% (năm 2019) lên 100.782.675.638 đồng, chiếm tỉ trọng 4,57% (năm 2020). Với tình hình các khoản phải thu tăng chứng tỏ cơng ty chưa siết chặt chính sách thu tiền, cơng ty cần có những biện pháp tích cực trong việc thu hồi những khoản vốn bị chiếm dụng, xét về khía cạnh thu hồi nợ thì cơng ty chưa đạt kết quả tốt nhưng không đáng kể so với năm 2019.
Hàng tồn kho tăng 1.210.707.834 đồng tương ứng 17,83%, cụ thể tăng từ
6.791.782.710 đồng (chiếm tỉ trọng 0,29%) ở năm 2019 lên mức 8.002.490.544 đồng (chiếm tỉ trọng 0,36%) ở năm 2020. Nguyên nhân hàng tồn kho tăng do nhập dự trữ
Tài sản ngắn hạn khác giảm từ 12.556.910.544 (chiếm 0,53%) ở năm 2019
xuống còn 1.985.970.068 đồng (chiếm 0,09%) vào cuối năm 2020 tương ứng giảm đến 84,18%.
Về mặt kết cấu trong năm 2019 cả hàng tồn kho lẫn các khoản phải thu đều chiếm tỷ trọng cao. Sang đến năm 2020 chỉ tiêu các khoản phải thu tăng và khi đó chỉ tiêu hàng tồn kho cũng tăng. Qua đó cho thấy trong năm 2020 tỷ trọng hàng tồn kho