Bước 6. Lập lên kế hoạch và xây dựng kênh cho tuyển dụng Bộ phận tuyển dụng
Sau khi nhận được các yêu cầu về TD của cơ quan đơn vị đề xuất. Dựa trên cơ sở yêu cầu, vị trí và đặc tính cơng việc thì các chun viên, chun viên cao cấp, chuyên gia cần:
Lập kế hoạch cụ thể cho cơng tác, quy trình tuyển dụng, cụ thể sẽ xây dựng nên các tiêu chí cần thiết để tuyển dụng như: độ tuổi ứng viên, trình độ học vấn, chuyên ngành học, kinh nghiệm bản thân, kỹ năng mềm, ngoại hình, tính cách,...
Xác định các kênh TD cần sử dụng: dựa trên nhu cầu cần tuyển dụng, lập ra các phương pháp để tuyển dụng sao cho phù hợp như: nguồn nội bộ, nguồn ứng viên bên ngồi, hợp tác với các cơng ty lĩnh vực tuyển dụng (headhunter) dựa vào thỏa thuận xác lập giữa Techcombank với bên nhà thầu tuyển dụng.
TD có sự ưu tiên hơn khi sử dụng nguồn nội bộ, các bản đồ đối tượng nhân tài, từ các chương trình “Giới thiệu nhân tài, rinh ngay giải thưởng” trước khi đăng tuyển ra tìm nguồn UV bên ngồi.
Với các ứng viên nội không cần tham gia thi viết chỉ cần tham dự vịng phỏng vấn,
Trong khoảng 03 ngày làm việc
Bước Bộ phận
thực hiện Mơ tả quy trình theo từng bước
Thời gian áp dụng
trừ một vài vị trí cần u cầu kiến thức chun mơn, nghiệp vụ, ĐVĐX sử dụng câu hỏi từ ngân hàng đề thi của tổ chức hoặc có thể do đơn vị từ đặt ra bài kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn.
Bước 7. Thông báo, đăng tin tuyển dụng Bộ phận tạo nguồn của phịng tuyển dụng
Bộ phận TD đăng thơng tin tuyển lên các web, kênh tuyển dụng nội bộ và các trang xã hội bên ngồi, khơng giới hạn quy định các hình thức để đăng tuyển: website riêng của Techcombank; website tuyển dụng ngân hàng hoặc tìm việc làm, các diễn đàn và trang tuyển dụng, tổ chức và tham gia các Ngày Hội về Nghề Nghiệp, Các Tổ Chức tuyển dụng,thu hút tại các trường Đại Học, các hội Sinh Viện, cựu sinh viên, cựu nhân viên đã làm việc tại
Techcombank. Lưu ý.
Đối với các trường hợp có nhu cầu tuyển dụng các CBNV nước ngồi, TD tìm đến các cơng ty dịch vụ cung cấp tuyển dụng, song với đó là thực hiện quy trình, thủ tục xin cấp phép của Sở Lao động và Thương binh Xã hội tuân thủ các quy định pháp luật trong việc quản lý người lao động người nước ngoài đang hiện hành.
Thời gian được duy trì tối đa 23 ngày với các vị trí band 6 trở xuống, 32 ngày với các vị trí band 6, 56 ngày với các vị trí của band 7,8,9 và 72 ngày với các vị trí cao hơn band 9.
Bước Bộ phận
thực hiện Mơ tả quy trình theo từng bước
Thời gian áp dụng Bước 8. Nhận hồ sơ và sơ loại Phòng ban tuyển dụng- team tạo nguồn
Nhận và kiểm tra đồng thời với việc sơ loại ra các hồ sơ của UV theo từng tiêu chí đặt ra để tuyển dụng, đưa ra những hướng dẫn cần thiết rồi u cầu UV nhanh chóng bổ sung và hồn thiện phần hồ sơ cá nhân theo các yêu cầu của mỗi đợt tuyển dụng, đặc điểm từng vị trí cơng việc tuyển dụng. Chia hồ sơ ra theo các tên chức danh và sắp xếp quản lý các thông tin hồ sơ UV. Tập hợp số lượng tổng hồ sơ UV sau đó tạo lập lên danh sách UV để phỏng vấn sơ loại. Với trường hợp danh sách tổng hợp khơng có đủ hồ số lượng hồ sơ ứng tuyển thì sẽ kéo dài thời hạn ngày nhận hồ sơ.
Trong vòng 03 ngày làm việc từ ngày kết thúc thời gian nhận hồ sơ Bước 9. Tổ chức làm bài thi tuyển, phỏng vấn Bộ phận tuyển dụng và ban phỏng vấn
Tùy theo vị trí cần tuyển dụng và nhu cầu thực tế về số lượng UV, Bộ phận TD cân nhắc để đưa ra các quyết định cần áp dụng trong các vịng thi cũng như các hình thức thi sơ tuyển, UV sẽ thi viết hoặc online phụ thuộc vào chiến lược của tổ chức trong từng thời kì phát triển của tổ chức. Về hình thức cũng như về nội dung câu hỏi trong đề thi, mức điểm cơng nhận xét duyệt được cân nhắc từng được thống nhất hồn thiện giữa phòng ban tuyển dụng với đơn vị đề xuất.
UV nội bộ được không cần tham gia thi
Trong 12 ngày làm việc từ ngày kết thúc thời gian thu nhận hồ sơ
Bước Bộ phận
thực hiện Mơ tả quy trình theo từng bước
Thời gian áp dụng
viết mà cần tham dự buổi phỏng vấn, trừ một vài vị trí cần u cầu kiến thức về chun mơn và nghiệp vụ.
Vịng 1: Vòng sơ tuyển
Vòng sơ tuyển là vòng cần áp dụng với các vị trí có tiêu chuẩn u cầu: ngoại hình, chiều cao, giọng nói...
Phịng tuyển dụng tạo lập danh sách gồm các UV có đầy đủ điều kiện yếu tố để vào vòng sơ tuyển, xác định thời gian và địa điểm để tổ chức thi tuyển.
Vòng thứ 2: Tổ chức làm bài thi viết. Lập danh sách các UV cho buổi dự thi: sắp xếp phịng, ca thi, và giờ thi linh hoạt phù hợp.
Thơng báo liên hệ tới các UV tham gia buổi dự thi thơng tin về ca thi, địa chỉ, hình thức làm bài thi qua điện thoại trực tiếp hoặc tin nhắn hay email. Cần nhận được thơng tin xác nhận có tham gia buổi thi tuyển để để xác định lại được số lượng tổng bao nhiêu UV có thể tham gia để có kế hoạch tổ chức sắp xếp buổi thi hiệu quả.
Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất cho quá trình thi như số lượng đề thi, bút, giấy, phịng thi.
Bước Bộ phận
thực hiện Mơ tả quy trình theo từng bước
Thời gian áp dụng
Tùy theo yêu cầu của từng vị trí tuyển dụng, đề thi được GĐ tuyển dụng quy định theo từng thời kì, có thể bao gồm những mơn thi:
+ Câu hỏi chỉ số thông minh (IQ), chỉ số cảm xúc (EQ), tin học (IT), kiến thức tổng hợp, câu hỏi trắc nghiệm hành vi, tính cách.
+ Câu hỏi kiểm tra trình độ ngoại ngữ + Kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. Sau khi kiểm tra, TD tổ chức chấm thi theo đáp án và thang điểm có sẵn và tổng hợp kết quả thi tuyển.
Vịng 3: Vòng phỏng vấn trực tiếp Phỏng vấn vòng sơ loại:
+ Phỏng vấn vòng sơ loại sẽ tiến hành thi trước hoặc thi sau thi tuyển phụ thuộc vào tình hình của từng đợt tổ chức tuyển dụng. Phỏng vấn vòng hội đồng:
+ Hội đồng phỏng vấn (HĐPV) sẽ gồm đơn vị đề xuất tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng, hoặc phân quyền về tuyển dụng + Ngay khi có kết quả cho vịng phỏng vấn sơ loại, thì bộ phận TD liên hệ thơng báo cho các UV đó tiếp tục tham dự vào vịng phỏng vấn hội đồng.
Bước Bộ phận
thực hiện Mơ tả quy trình theo từng bước
Thời gian áp dụng
vấn cần ghi nhận, đánh giá các ý kiến về UV từ đó đưa ra các kết luận về kết quả của ứng viên vào phiếu: Kết luận đánh giá kết quả phỏng vấn.
+ Có thể lựa chọn hình thức trực tiếp hay gián tiếp cho buổi phỏng vấn còn tùy thuộc vào điều kiện của đợt tuyển dụng thực tế.
Bước 10. Kiểm tra về thông tin của UV
^TD Xác nhận về các thông tin tham chiếu UV Kiểm tra qua CIC (kiểm tra nợ xấu). Khi UV đạt đủ các điều kiện, các yếu tố sau khi kiểm tra thì tiếp tục quy trình đến bước 11
Cịn trong trường hợp phần kiểm tra khơng đạt thì tiếp tục sử dụng đến nguồn UVDB hoặc bộ phận có thể thực hiện lại thơng báo TD rồi tiếp tục tiến hành quy trình TD lại từ đầu.
Trong tối đa 02 ngày làm việc khi đã có kết quả của buổi phỏng vấn hội đồng. Bước 11. Trình lên đề xuất để tiếp nhận nhân sự mới Bộ phận TD Cán bộ tuyển dụng cần thống nhất ý kiến với các đơn vị đề xuất về thông tin của UV sao cho hợp nhất để đưa lên đề xuất tiếp nhận, làm tờ trình tiếp nhận CBNV theo mẫu của Techcombank.
Với các hoạt động cho các buổi TD tập trung thì sẽ trình lên theo các hướng dẫn của TD tập trung.
Trong 02 ngày làm việc
Bước Bộ phận
thực hiện Mô tả quy trình theo từng bước
Thời gian áp dụng Phê duyệt các đề xuất để tiếp nhận nhân sự mới thẩm quyền được phê duyệt để ra.
Nếu đề xuất được thơng qua thì chuyển đến bước tiếp theo.
Với trường khơng được phê duyệt đề xuất thì đơn vị chọn UV dự bị và sau đó trình cấp thẩm quyền để phê duyệt (quay lại về Bước 6). ngày làm việc Bước 13. Thơng báo chính thức kết quả
^TD Khi kết quả đã được phê duyệt, bên tuyển dụng thông báo kết quả đã trúng tuyển hoặc là không trúng cho các UV bằng email hoặc điện thoại trực tiếp.
Tất cả các UV trong nội bộ mà xác nhận trúng tuyển thì phải trải qua thời gian thử thách ở công việc mới.
Trong tối đa 05 ngày làm việc từ khi thơng báo kết quả. Bước 14. Gửi thư đề xuất TD Bộ phận tuyển dụng
Có trách nhiệm soạn thư đề xuất theo mẫu của Techcombank.
Gửi thông báo,là bản được scan hoặc là bản cứng gồm thư và danh mục các loại giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ cho CBNV mới. Trong 03 ngày từ ngày được phê duyệt bởi cấp lãnh đạo Bước 15. Thủ tục tiếp nhận CBNV mới Bộ phận tuyển dụng và cán bộ trực tiếp quản lý
TD thông tin cho đơn vị tuyển dụng về thông tin ngày đi làm của CBNV mới qua email.
Cán bộ QLTT chọn lọc và đưa ra thông tin về “Người bạn đồng hành”.
Đơn vị phối hợp với các các bên liên quan để sắp xếp các trang bị, cơ sở vật dụng để
1. Tuyển CBNV mới: - Với các đơn vị tại hội sở: 06 ngày làm việc trước khi
Bước Bộ phận
thực hiện Mơ tả quy trình theo từng bước
Thời gian áp dụng
CBNV mới có thể bắt đầu làm việc theo ngày quy định.
Nhân sự đưa ra quyết định chính thức tiếp nhận. CBNV mới tiếp nhận cơng việc - Chi nhánh : 07 ngày làm việc 2. Tuyển thay thế - Đối với Hội sở: 06 ngày làm việc trước khi CBN V mới Bước 16. Bàn giao hồn thiện hồ sơ TD Phịng tuyển dụng:
Cán bộ tuyển dụng giao các bộ hồ sơ của CBNV cho bên Dịch vụ Tuyển dụng. Bên Dịch vụ TD:
Trước ngày bắt đầu làm việc của CBNV.
Bước Bộ phận
thực hiện Mơ tả quy trình theo từng bước
Thời gian áp dụng
CBNV Thu hồ sơ đầy đủ của CBNV, kiểm tra rà sốt tính hợp lệ của các loại giấy tờ trong đó
Nhập lên hệ thống thơng tin CBNV để làm đầu vào thơng tin cho Techcombank
Nguồn: Quy trình Tuyển dụng nguồn nhân lực của ngân hàng Techcombank.
Sau quá trình tuyển mộ diễn ra, khối quản trị nguồn nhân lực của Techcombank đã xây dựng cho mình một quy trình tuyển chọn ứng viên đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng của Ngân hàng. Quy trình tuyển chọn diễn ra qua nhiều bước thể hiện sự kỹ lưỡng trong việc lựa chọn ứng viên. Trước mỗi đợt tuyển dụng mới, bước đầu tiên trong quy trình tuyển chọn là lập kế hoạch chi tiết dựa trên đặc tính của vị trí đang cần tuyển. Trong bước này phòng tuyển dụng của Techcombank sẽ xây dựng những bộ tiêu
chí dùng để đánh giá ứng viên, thiết lập các kênh tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng. Việc nhận và sơ loại hồ sơ tại Techcombank cũng được diễn ra hết sức khoa học qua việc sắp xếp và chia hồ sơ theo chức danh cần tuyển và kinh nghiệm làm việc. Tùy theo vị trí cơng việc và nhu cầu thực tế mà việc tổ chức thi test được áp dụng. Techcombank đã khai thác rất sâu những khả năng của ứng viên thông qua các bài kiểm tra. Nội dung thi chủ yếu liên quan đến câu hỏi về IQ, EQ, kiến thức tổng hợp, trắc nghiệm hành vi, tính cách, ngoại ngữ, kiến thức chun mơn, nghiệp vụ. Một điểm
đáng chú ý đó là quy trình tuyển chọn tại đây ln trải qua 2 vịng phỏng vấn sơ loại và
hội đồng, điều này giúp việc lựa chọn ứng viên sẽ cho kết quả chính xác và khách quan
nhất dưới góc nhìn đa chiều của hội đồng phỏng vấn. Đối với tất cả các ứng viên trước
khi tiếp nhận vào làm việc tại Techcombank, phịng tuyển dụng sẽ ln phải tiến hành kiểm tra thơng tin ứng viên có chính xác hay khơng, có rơi vào diện cảnh báo đối với
trúng tuyển. Một phần không thể thiếu trong công tác tuyển chọn đó là thủ tục tiếp nhận CBNV mới, thông tin về ngày đi làm sẽ được thông báo qua email, người quản lý
trực tiếp sẽ chọn lọc và đưa ra thông tin về “Người bạn đồng hành”, đây là người sẽ hướng dẫn và chia sẻ cho CBNV mới vào thời gian đầu khi tiếp nhận cơng việc giúp họ
có thể hịa nhập nhanh vào môi trường làm việc mới, và ln cảm thấy được chào đón tại Techcombank.
* Mầu câu hỏi phỏng vấn thường được sử dụng trong vòng phỏng vấn sơ loại:
- Giới thiệu ngắn gọn về bản thân
- Mục tiêu nghề nghiệp
- Lý do bạn ứng tuyển vào vị trí này tại Techcombank
- Bạn cảm thấy mình có những tố chất gì để chúng tơi chọn bạn
* Mầu câu hỏi phỏng vấn thường được sử dụng trong vòng phỏng vấn hội đồng:
- Mơ tả tình huống bạn phải thuyết phục cấp trên hành động theo cách của bạn
- Khả năng chịu được áp lực cơng việc của bạn có tốt khơng? Lấy ví dụ tình huống cụ thể
- Bạn có thể chia sẻ những thành tích tốt của bạn đạt được ở cơng ty cũ
- Giai đoạn khó khăn nhất trong cuộc đời bạn là gì? Hãy chia sẻ cho chúng tơi về cách bạn đối mặt và vượt quá nó như thế nào?
2.3.3. Các quy định trong tuyển dụng nguồn nhân lực của ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank
* Nguồn ứng viên tuyển dụng: Techcombank quy định rõ ràng về các nguồn
ứng viên tham gia tuyển dụng
- Nguồn tuyển dụng nội bộ: gồm CBNV đang làm việc tại tổ chức, CBNV thông qua các công ty con, cơng ty trực thuộc của tổ chức có nguyện vọng thay đổi
STT Band Tuyển dụng Hội đồng phỏng vấn
trước khi sử dụng ứng viên bên ngoài.
- Nguồn ứng viên bên ngoài: gồm các ứng viên nộp hồ sơ vào tổ chức theo các website tuyển dụng bên hay qua Techcombankjobs; ứng viên được giới thiệu với CBNV của tổ chức thơng qua chương trình như Giới thiệu nhân tài, các ứng viên được giới thiệu qua công ty headhunt; ứng viên tài năng được các nhà tuyển dụng
trực tiếp mời về làm việc tại tổ chức; là ứng viên từ nguồn thực tập sinh, ứng viên
từ các ngày hội việc làm do Techcombank tổ chức.
* Quy định về đăng kí nhu cầu tuyển dụng
- Tại Techcombank, nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị phải căn cứ vào định biên nhân sự đã được phê duyệt, thực tế công việc tại đơn vị và mức độ cần thiết tuyển dụng. Đăng ký nhu cầu tuyển dụng được đề xuất bởi cán bộ quản lý trực tiếp
và phê duyệt của Giám đốc Khối/Đơn vị ngang Khối/Vùng sau khi đã nhận được xác nhận và tư vấn của HPBP về ngân sách và định biên nhân sự. Trong trường hợp
đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhưng khơng có/khơng cịn định biên nhân sự, ngoài
ý kiến đề xuất của cán bộ quản lý, phê duyệt của GĐK/Đơn vị ngang Khối/Vùng như trên, phải có ý kiến của GĐK.QTNNL và phê duyệt của Tổng Giám Đốc trước
khi thực hiên tuyển dụng. Techcombank đã đưa ra những quy định hết sức chặt chẽ
trong việc này để đảm bảo luôn tuyển dụng đúng số lượng mà Ngân hàng cho