HÀNG THƯƠNG MẠI
1.3.1. Vai trị, mục tiêu của Hệ thống kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng thương mại
Theo thông tư số 44/2011/TT - NHNN ngày 29/12/2011 Quy định về hệ thống
kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngồi thì “Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần không thể
ngồi. Kiểm sốt nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngồi dưới nhiều hình thức”.
- Vai trị của hệ thống KSNB nghiệp vụ tín dụng tại NHTM
Nếu ví hệ thống ngân hàng như huyết mạch của nền kinh tế thì cơ chế KSNB là “thần kinh trung ương” của một ngân hàng thương mại. Xuất phát từ vai trị của tín dụng đối với ngân hàng và những rủi ro tiềm ẩn trong nghiệp vụ tín dụng như đã phân tích ở trên, thì việc thiết kế một hệ thống KSNB hiệu quả của ngân hàng đối với nghiệp vụ tín dụng là hết sức cần thiết. KSNB đóng vai trị quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển lành mạnh, bền vững trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại. Việc xây dựng và thực hiện một cơ chế KSNB phù hợp và hiệu quả là tấm đệm chống đỡ tốt nhất với rủi ro.
- Mục tiêu của hệ thống KSNB đối với nghiệp vụ tín dụng:
Mục tiêu hoạt động: đảm bảo chu trình xét duyệt tín dụng được thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu xót trong hệ thống xử lý, rủi ro tín dụng được quản lý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thốt tài sản và có dự phịng hợp lý; đồng thời tài sản, hồ sơ, các tài sản liên quan đến nghiệp vụ được đảm bảo an tồn.
Mục tiêu thơng tin: các thơng tin dữ liệu cần thiết được thu thập, chuyển giao và xử lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định tín dụng có chất lượng cao. Thơng tin cần đảm bảo chất lượng và tính trung thực để người sử dụng có thể dựa trên những thơng tin này ra quyết định.
Mục tiêu tuân thủ: theo đó đảm bảo hoạt động tín dụng của ngân hàng tuân thủ đúng các quy định về nghiệp vụ do NHNN ban hành để đảm bảo an toàn hoạt động cũng như quy định nội bộ của ngân hàng.
1.3.2. Các thành phần cấu thành Hệ thống kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng thương mại
Trong thông tư 44/2011/TT-NHNN, Ngân hàng nhà nước Việt Nam đã quy định cụ thể các yêu cầu, nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các tổ chức tín dụng như sau:
+ Các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động
của tổ chức tín dụng, chi nhánh nước ngoài phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Khi có sự thay đổi mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định kiểm sốt nội bộ phù hợp.
+ Kiểm soát nội bộ phải được cài đặt trong các hoạt động của đơn vị dưới
nhiều hình thức như: phân cấp ủy quyền ró ràng minh bạch, quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong thực hiện giao dịch, quy trình thẩm định chấp thuận và phê duyệt cho phép thực hiện giao dịch, bảo đảm một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia 1 người thực hiện giao dịch và 1 người giám sát
+ Bảo đảm chấp hành chế độ hạch tốn, kế tốn theo quy định và phải có hệ
thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng.
+ Bảo đảm mọi cán bộ nhân viên trong đơn vị đều phải hiểu được tầm quan
trọng và vai trị của mình trong hệ thống kiểm sốt nội bộ.
+ Người điều hành bộ phận, đơn vị, nghiệp vụ và cá nhân có liên quan phải
thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và báo cáo cho cấp trên.
+ Các cá nhân trong đơn vị cũng phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự
kiểm tra việc thực hiện các quy trình, quy định nội bộ có liên quan và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ được giao.
+ Lãnh đạo đơn vị, bộ phận phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống
KSNB tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.
Và cũng như các doanh nghiệp thông thường hệ thống kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ tín dụng ngân hàng cũng bao gồm 5 cấu phần, cụ thể là mơi trường kiểm sốt, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và trao đổi thông tin, các hoạt động
kiểm sốt và giám sát các kiểm sốt.
■ Mơi trường kiểm soát là nền tảng cho toàn bộ các cấu phần của hệ thống
kiểm soát nội bộ, bao gồm cơ cấu tổ chức hoạt động tín dụng, cơ chế phân cấp phân quyền, các chính sách thơng lệ về nguồn nhân lực, đạo đức nghề nghiệp, năng lực, cách thức quản trị, điều hành của các lãnh đạo trong bộ phận tín dụng.
■ Quy trình đánh giá rủi ro cũng là quy tình định dạng và phân tích các rủi ro
liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu hoạt động tín dụng và cũng gồm 4 bước:
+ Xác định rủi ro kinh doanh có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục
tiêu của đơn vị.
+ Ước tính mức độ của rủi ro. + Đánh giá rủi ro.
+ Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó.
■ Các hoạt động kiểm sốt là các chính sách, quy trình, thơng lệ được xây
dựng nhằm đảm bảo thực hiện các kế hoạch, các yêu cầu do các cấp quản lý điều hành bộ phận tín dụng đặt ra và các quy trình giảm thiểu rủi ro tín dụng.
■ Hệ thống thơng tin và trao đổi thông tin là hệ thống hỗ trợ toàn bộ các cấu
phần của hệ thống kiểm sốt nội bộ thơng qua việc đảm bảo các thông tin được nắm bắt đầy đủ và kịp thời trong toàn ngân hàng.
■ Cơ chế giám sát hoạt động kiểm sốt là q trình đánh giá chất lượng của hệ
thống kiểm soát nội bộ do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng tổ chức thực hiện và do Bộ phận kiểm toán nội bộ của ngân hàng và/hoặc tổ chức kiểm tốn độc lập bên ngồi thực hiện.
Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát chịu trách nhiệm cuối cùng về mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua một Bộ phận chuyên trách độc lập. Bộ phận này chính là Bộ phận kiểm tốn nội bộ của ngân hàng. Chức năng cơ bản của Bộ phận kiểm toán nội bộ là thực hiện đánh giá độc lập về mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng, đồng thời đưa ra những khuyến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Bên cạnh đó, hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn được thường xuyên tự đánh giá. Công việc này do Tổng giám đốc ngân hàng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện. Tự
đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ có tác dụng phịng ngừa rủi ro và hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý rủi ro của ngân hàng.
1.3.3. Những nhân tố ảnh hưởng đến Hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụtín dụng tín dụng
Hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại nghiệp vụ tín dụng bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố trong đó có cả chủ quan lẫn khách quan.
- Nhân tố khách quan
■ Khách hàng: Đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ đòi hỏi các ngân hàng phải cho ra đời những sản phẩm dịch vụ mới nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, nhưng đơi khi chính những thay đổi, cải tiến nhằm tạo ra thuận tiện cao hơn về phía khách hàng lại dẫn tới những rủi ro mới cho ngân hàng. Do đó, địi hỏi hệ thống KSNB phải có những thay đổi phù hợp để lấp đầy những khe hở trong quy trình nghiệp vụ.
■ Pháp lý: Với mục tiêu đảm bảo tính tuân thủ mà trước hết là tuân thủ các quy định của pháp luật, KSNB nghiệp vụ tín dụng chịu ảnh hưởng từ những thay đổi trong chính sách tín dụng, lãi suất và tỷ giá, cơ chế quản lý và quy định an toàn hoạt động của NHNN. Sự đồng bộ, thống nhất và ổn định của các văn bản pháp lý là cơ chế để ngân hàng nghiên cứu và thiết lập các chốt kiểm sốt cần thiết trong quy trình một cách hiệu quả. Nếu để ngỏ không quy định về vấn đề này, ngân hàng có thể sẽ cân nhắc về chi phí, lợi nhuận trong ngắn hạn mà bỏ qua vấn đề an toàn và bền vững trong dài hạn.
■ Sự thanh tra, giám sát của các cơ quan chức năng: Hệ thống KSNB của các ngân hàng sẽ được đánh giá một cách khách quan hơn nếu được kiểm tra giám sat bởi các cơ quan chức năng khác. Sự giám sát này khi kết hợp với sự sẵn sàng chủ động của
các ngân hàng thương mại sẽ thúc đẩy hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả.
■ Công nghệ: Kết quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý nghiệp vụ là các ngân hàng thương mại có thể thực hiện tập trung được cơ sở dữ liệu tại Hội sở chính nhưng hạch tốn phân tán tại các chi nhánh và đơn vị thành viên. Chính vì vậy, hệ thống KSNB của các ngân hàng thương mại sẽ phải được thay đổi một cách căn bản để có thể đáp ứng sự thay đổi của cơng nghệ nhằm mục
đích phịng ngừa rủi ro và an tồn hệ thống. Mặt khác, sự phát triển về công nghệ phần mềm mới áp dụng trong các hoạt động ngân hàng nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng cũng địi hỏi sự đổi mới khơng ngừng trong cơng tác kiểm sốt. Bên cạnh đó, cơng nghệ thơng tin cung cấp bảo mật dữ liệu, hạn chế quyền truy cập của người sử dụng theo thời gian, ngành nghề kinh doanh, hoạt động kinh doanh và rủi ro cá nhân. Công nghệ thông tin thu thập dữ liệu được sử dụng trong quá khứ để ngân hàng có thể tìm hiểu thơng qua kinh nghiệm và tránh lặp lại những sai lầm tương tự.
- Nhân tố chủ quan
■ Khẩu vị rủi ro: xuất phát từ quá trình nhận diện - đánh giá rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và là nền tảng để xác định các rủi ro nên được quản lý như thể nào nhằm thiết lập các thủ tục kiểm sốt cho phù hợp, thì việc xác định khẩu vị rủi ro sẽ giúp các ngân hàng xây dựng được các quy trình phù hợp để phịng ngừa sớm và có phương án đối phó với những rủi ro đang ngày càng thiên biến vạn hóa.
Tuy nhiên chính sách quản trị rủi ro của các NHTM chưa đưa ra tuyên bố rõ ràng về khẩu vị rủi ro của ngân hàng. Hệ thống quản trị rủi ro sẽ tốt khi ngân hàng hiểu rõ khẩu vị rủi ro của mình. Vì thế, trong chính sách QLRR, các NHTM phải sớm đưa ra tuyên bố rõ ràng về khẩu vị rủi ro của mình. Ngồi ra, việc đầu tư đúng mức về QTRR cho phép các ngân hàng hiểu rõ hơn về những rủi ro vốn có trong quy trình nghiệp vụ, chẳng hạn như phân tích tín dụng, qua đó giúp ngân hàng đưa ra chính xác và hiệu quả hơn các khoản vay. Cơ chế QLRR tốt phải đem lại kết quả là RR được quản lý trong phạm vi khẩu vị rủi mà ngân hàng hiểu rõ và chấp nhận, đảm bảo khơng có những tổn thất bất ngờ ngoài dự kiến đối với hoạt động kinh doanh. Một thước đo chung để quản lý rủi ro hiệu quả, tiên tiến và hiện đại là tuân thủ Hiệp ước Basel II, tuy nhiên vẫn còn rất nhiều khó khăn khi triển khai áp dụng Hiệp ước, trong đó có hai khó khăn được đề cập nhiều nhất bởi các ngân hàng là chi phí triển khai áp dụng Hiệp ước và thiếu dữ liệu lịch sử tức là thu thập dữ liệu rủi ro trong quá khứ và hiện tại của NHTM từ nhiều nguồn khác nhau để xây dựng cơ sở dữ liệu tổn thất.
thống các mối quan hệ, quyền hạn và mạng luới giao tiếp, trao đổi thông tin nhằm thực hiện việc phân công phân nhiệm và phân bổ nguồn lực để đạt đuợc mục tiêu hoạt động của ngân hàng. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống duới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng nhu kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định này trong toàn bộ ngân hàng. Nhung nguợc lại, chính các rủi ro cũng lại xuất phát từ chính các tổ chức, sắp xếp các bộ phận phòng ban chức năng hoặc từ việc phân tầng trách nhiệm, quyền hạn khơng chặt chẽ và hợp lý. Vì thế, bên cạnh việc xây dựng một cơ cấu tinh giản, gọn nhẹ cần đi đôi với thiết lập các chốt kiểm tra kiểm sốt để đảm bảo cơ cấu hợp lý, khơng chồng chéo, tránh xảy ra sai sót.
■ Văn hóa tổ chức: Đây là cơ sở, giá đỡ để xây dựng hệ thống KSNB hoàn thiện và hiệu quả cho nghiệp vụ tín dụng. Văn hóa tổ chức đuợc cấu thành từ những giá trị, chiến luợc, mục tiêu, niềm tin, thái độ, cách thức ứng xử và giá trị đạo đức thực hiện trong tổ chức. Văn hóa này phải nhất quán, đồng điệu từ trên xuống duới, đuợc nhà lãnh đạo noi guơng và đuợc nhấn mạnh đến tất cả nhân viên trong ngân hàng để họ hiểu đuợc vai trò của mình trong quá trình KSNB và tham gia đầy đủ vào quy trình này. Khi văn hóa kiểm sốt tốt sẽ hình thành mơi truờng giao tiếp tốt, từ đó tạo ra cơ chế lan truyền và phản hồi thơng tin tích cực, hiệu quả, hỗ trợ cho các quyết định của ban lãnh đạo một cách tốt hơn.
■ Chính sách tín dụng: Hầu hết các ngân hàng đều chua tạo cho riêng mình một chính sách tín dụng đầy đủ, hợp lý, rõ ràng mà chỉ có những chỉ đạo rời rạc, khơng hệ thống. Sự thiếu đồng bộ của các văn bản chỉ đạo, cơ chế hoạt động sẽ dẫn đến việc kiểm soát hoạt động tín dụng của các NHTM lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, nguy cơ dẫn đến rủi ro cao.
■ Nhân sự: con nguời ở đây đuợc xem xét trên cả yếu tố năng lực và phẩm chất. Năng lực, kinh nghiệm cho phép nhân viên tín dụng thực hiện nhiệm vụ đuợc giao một cách hiệu quả, ít nhầm lẫn, sai sót đáp ứng quy định của ngân hàng. Yếu tố phẩm chất mà trong đó tiêu chí hàng đầu là tính trung thực và cu xử đúng chuẩn mực đạo đức sẽ giúp họ tuân thủ pháp luật cũng nhu quy định, quy chế của ngân hàng, nắm rõ thơng điệp kiểm sốt, chủ động tham gia vào quy trình kiểm sốt, từ
đó hạn chế gian lận và tạo ra văn hóa ngân hàng lành mạnh.
■ Quy mô và năng lực tài chính: Các ngân hàng có quy mơ lớn thuờng có xu huớng xây dựng bộ máy KSNB hoàn thiện hơn, giá trị ngân hàng cũng có xu huớng tăng lên. Quy mơ vốn sẽ quyết định đến mức độ thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh