CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2 Một sốgiải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn tại Tổng
4.2.3. Quản lý tốt hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một trong những chỉ tiêu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu TSNH của Tổng công ty với tỷ trọng các năm lần lƣợt là 37,3%, 38,9%, 38,6%, 44,4% từ năm 2012 đến năm 2014). Vì vậy quản lý tốt hàng tồn kho cũng là một nhiệm vụ thiết yếu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSNH của Tổng công ty. Trong cơ cấu hàng tồn kho của Tổng cơng ty thì phần lớn ở đây các dự án BĐS mua để bán và các dự án BĐS tự phát triển để bán, tiếp theo là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của các hợp đồng xây dựng. Vì vậy,một số biện pháp mà tác giả đƣa ra là:
* Đối với các dự án BĐS:
- Với các dự án BĐS vẫn đang ghi nhận hàng tồn kho nhƣ: hàng hố BĐS thuộc dự án Olalani, Dự án tồ nhà trung tâm thƣơng mại và dịch vụ, Toà nhà hỗn hợp Contrexim Complex, Tồ nhà văn phịng và thƣơng mại Contrexim Plaza, Tổng cơng ty cần có những chính sách bán hàng hƣớng đến lợi ích của ngƣời mua. Bên cạnh việc cạnh tranh về tiện ích thì Tổng cơng ty nên thƣờng xun cải tiến và tung ra các chính sách bán hàng mới để phù hợp với nhu cầu thị trƣờng: tặng vàng khi giao dịch thành công căn hộ, chiết khấu phù hợp,.... Một cách khác để đẩy nhanh
doanh thu bán hàng, nhất là với hàng hố bất động sản, đó là marketting online. Công nghệ và internet đang đƣợc coi là nhân tố hàng đầu trong ngành bất động sản hiện nay, và đây chính là thời điểm thích hợp để Tổng cơng ty tăng sự hiện diện trực tuyến của mình. Chỉ lập ra mà khơng thƣờng xun cập nhật cho website thì vẫn chƣa đủ. Khách hàng ngày nay luôn muốn nội dung phải đƣợc cập nhật và phù hợp với các tiêu chí 'tìm kiếm' của họ, dù là th văn phịng, tìm nhà, căn hộ hay chung cƣ. Thêm nữa, tạo ra một trang web cho việc kinh doanh bất động sản và cập nhật nội dung hàng ngày là quan trọng nhƣng chƣa đủ nếu bỏ qua các công cụ SEO. Tổng công ty cần sử dụng kỹ thuật SEO một cách hợp lý để đẩy nhanh việc bán hàng, thúc đẩy giảm các bất động sản tồn kho.
- Trong thời gian tới trƣớc khi bắt tay vào thực hiện một dự án bất động sản, Tổng công ty cần xem xét kĩ các yếu tố của dự án đó nhƣ: giá cả, thị trƣờng, tiềm năng phát triển, khả năng thanh khoản, khách hàng mục tiêu,… trƣớc khi quyết định đầu tƣ vào một dự án bất động sản. Bên cạnh đó, đầu tƣ vào bất động sản cần một lƣợng vốn rất lớn, vì thế, Tổng cơng ty cũng không nên liều lĩnh đầu tƣ vào các dự án bất động sản lớn trong khi thực lực kinh tế cịn hạn chế để thực hiện các dự án đó, để đến khi thực hiện, không đủ vốn đầu tƣ, các dự án phải dừng lại chờ vốn gây thất thốt lớn cho Tổng cơng ty, làm ứ đọng vốn. Tổng công ty cũng không nên đầu tƣ dàn trải nhiều dự án trong điều kiện vốn mỏng nhƣ hiện nay mà nên tập trung vào một số dự án mang tính khả thi cao nhất.
* Đối với các chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của các hợp đồng xây dựng:
Đây là chỉ tiêu chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong cơ cấu hàng tồn kho của Tổng cơng ty. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ở đây có thể do cuối kỳ kế tốn cơng trình chƣa thi cơng xong, hoặc vẫn chƣa đƣợc nghiệm thu, quyết toán để ghi nhận doanh thu.
- Nếu khâu nghiệm thu và quyết tốn chậm trễ là từ phía chủ đầu tƣ, Tổng cơng
ty cần có những biện pháp thúc giục, u cầu phía đối tác nghiệm thu cơng trình để quyết tốn. Ngồi ra, trƣớc khi ký kết các hợp đồng xây dựng, Tổng công ty cần phải tìm hiểu kỹ tình hình, năng lực tài chính của chủ đầu tƣ để xem xét có nên nhận cơng trình này hay khơng, vì nhiều khi chậm quyết toán là do bên chủ đầu tƣ thiếu nguồn thanh tốn cho cơng ty.
- Nếu khâu nghiệm thu và quyết tốn chậm trễ là từ phía Tổng cơng ty, do một số lý do chủ quan nhƣ: năng lực của kĩ sƣ, chậm tiến độ thi cơng,… Tổng cơng ty cần tìm ra nguyên nhân của sự chậm trễ để đề ra phƣơng hƣớng giải quyết.
* Đối với nguyên vật liệu tồn kho:
Xuất phát từ thực trạng của Tổng công ty: Tổng công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, rất nhiều sản phẩm dịch vụ, mỗi lĩnh vực lại có đặc điểm riêng về nguyên vật liệu và tiêu thụ, đi đơi với với đó là vấn đề quản lý nguyên vật liệu. Tổng cơng ty chƣa áp dụng một mơ hình tiên tiến nào vào trong quá trình quản lý nguyên vật liệu sao cho có khoa học, hầu hết việc quản lý là theo kinh nghiệm. Việc đặt hàng với khối lƣợng nhƣ thế nào,
lƣợng dự trữ trong kho là bao nhiêu chƣa đƣợc quản lý một cách khoa học, và chuyên nghiệp. Giải pháp cụ thể đƣợc đặt ra ở đây là nghiên cứu và lựa chọn phƣơng pháp quản lý tồn kho nguyên vật liệu một các hợp lý. Đó là thơng qua các định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu. Do vậy, hiệu quả nó phụ thuộc nhiều vào cơng tác quản lý sát sao để xác định đƣợc định mức và thiết lập các mối quan hệ với nhà cung ứng đầu vào để có thể mua sắm.
- Trong công tác xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu:
Với các đặc điểm riêng của Tổng công ty, việc xây dựng một mức tiêu thụ nguyên vật liệu Tổng cơng ty sẽ gặp nhiều khó khăn. Với mỗi một lĩnh vực, Tổng cơng ty cần có các định mức tiêu hao cụ thể. Công việc xác định này chiếm khoản thời gian khá lớn do mỗi lĩnh vực kinh doanh lại có nhiều cơng đoạn, nhiều khâu khác nhau.
Xây dựng định mức cụ thể cho từng khâu trong q trình hồn thiện các dự án, cơng trình. Việc xây dựng định mức này sẽ giúp Tổng công ty quản lý dễ dàng các nguồn nguyên vật liệu, nâng cao ý thức trách nhiệm trong từng bộ phận. Do vậy, việc quản lý toàn diện hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc chi phí, tránh sự lãng phí ngun vật liệu trong q trình thực hiện các dự án, cơng trình.Cần tiến hành kiểm tra định mức tiêu hao để có những điều chỉnh kịp thời và phù hợp.
- Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu:
Đó chính là việc xác định mức ngun liệu dự trữ tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và không làm ứ đọng vốn của Tổng cơng ty. Bên cạnh đó, việc xác định với mỗi loại nguyên vật liệu có khối lƣợng dự trữ cụ thể kết hợp với các phƣơng pháp quản lý các nguyên liệu này phù hợp. Do đó cần có các phƣơng pháp xác định lƣợng dự trữ thƣờng xuyên cho các nguyên vật liệu trên để đảm bảo cho sản xuất đƣợc tiến hành bình thƣờng giữa khoảng mua sắm nguyên vật liệu.
Ta có thể xác định lƣợng ngun vật liệu theo cơng thức sau:
Vdx = vn * tn
Trong đó:
Vdx: lƣợng nguyên vật liệu dự trữ thƣờng xuyên lớn nhất. vn : lƣợng nguyên vật liệu bình quân một ngày đêm cần dùng.
tn : thời gian dự trữ.
Lƣợng nguyên vật liệu dùng bình quân tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và thời gian dự trữ thì tuy thuộc vào nguồn vốn lƣu động và độ dài chu kỳ sản xuất, tính chất của loại nguyên vật liệu. Đây là cơng thức thích hợp của Tổng cơng ty có thể áp dụng tính tốn đƣợc lƣợng dự trữ nguyên vật tối ƣu phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Công tác mua sắm nguyên vật liệu:
Việc mua sắm nguyên vật nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất là rất phức tạp. Việc mua sắm này không chỉ đơn thuần là đi chọn và mua, mà Tổng công ty cũng cần phải tìm hiểu các nhà cung cấp các nguyên liệu, đàm phán về giá cả, phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp sẽ cung cấp ổn định cho Tổng cơng ty kể cả khi có biến động về giá cả và nguồn ngun liệu. Ngồi ra, Tổng cơng ty cũng thiết lập với nhiều nhà cung ứng để tránh tình trạng bị phụ thuộc và ép giá. Khi lập kế hoạch cho việc mua sắm Tổng công ty cũng cần chú ý:
+ Nêu rõ chủng loại và quy cách các loại nguyên vật liệu trong từng thời gian cụ thể.
+ Chỉ rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng, thời gian sử dụng nguyên vật liệu đó.
+Xác định khoảng thời gian kiểm tra nguyên vật liệu trong kho và dự trù khoảng thời gian ngắn để đi mua sắm nguyên vật liệu.
4.2.4 Tổ chức quản lý có hiệu quả.
Thứ nhất, ban lãnh đạo của Tổng công ty cần chú trọng hơn nữa đến việc huy động vốn. Vốn là một yếu tố không thể thiếu để một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh. Nó quyết định tới quy mơ của một doanh nghiệp, quyết định tới các lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Với một lƣợng vốn nhất định thì ta sẽ có một lƣợng tài sản tƣơng đƣơng. Do vậy để có thể mua sắm, đầu tƣ cho tài sản, các dự án,…
Đối với các loại hình doanh nghiệp cổ phần hố nhƣ CTX Holdings thì việc nguồn vốn là do góp vốn giữa các cổ đơng với nhau. Việc tăng vốn điều lệ của Tổng công ty trong trƣờng hợp cần vốn đầu tƣ đơi khi gặp khó khăn. Do vậy, Tổng cơng ty cần có những ƣu đãi để có thể huy động đƣợc các nguồn vốn khác để có thể tiến hành kinh doanh, tham gia đấu thầu các dự án lớn trong và ngoài nƣớc. Hiện
tại, sau khi SCIC đã tiến hành thối vốn tại CTX Holdings thì việc tự chủ về nguồn vốn sẽ dễ dàng hơn.
Thứ hai, Tổng cơng ty nên tách phịng tài chính - kế tốn thành hai phịng riêng biệt có cơ cấu độc lập phịng tài chính và phịng kế tốn. Ý kiến đề xuất này bắt nguồn từ những lý do sau:
+ Việc tổ chức chung hai phịng kế tốn tài chính nhƣ hiện nay làm mất đi tính nguyên nghĩa về bản chất chức năng của mỗi bộ phận.
+ Khối lƣợng cơng việc ngƣời trƣởng phịng kế tốn tài chính phải đảm nhiệm là vơ cùng nặng nề, vất vả. Chỉ riêng với vai trị trƣởng phịng kế tốn phải trực tiếp chỉ đạo và điều hành bộ phận hạch tốn kế tốn với số lƣợng nhân viên khá đơng đã là một khó khăn lớn. Bên cạnh đó ngƣời trƣởng phịng cịn có trách nhiệm nắm bắt các thơng tin về tình hình tải sản và nguồn vốn cuả cơng ty để có thể đƣa ra
những quyết định về thanh tốn trả nợ, vay vốn,… đúng đắn, kịp thời, có nghĩa là ngƣời trƣởng phòng vừa phải thực hiện vai trò trƣởng phịng kế tốn vừa thực hiện vai trị của trƣởng phịng tài chính.
+ Bộ phận phụ trách vốn thiếu tính chủ động: mặc dù phịng tài chính – kế tốn đã có một nhân viên phụ trách vốn riêng, thƣờng xuyên theo dõi sự biến động chi tiết, cụ thể và tình hình tài chính của cơng ty, nhƣng để đi đến quyết định cuối cùng địi hỏi phải đƣợc trƣởng phịng kế tốn – tài chính kiểm tra đồng ý và ký duyệt. Vì vậy nhiều khi sự vắng mặt của trƣởng phịng (khi đi họp, cơng tác,…) đã dẫn đến công ty chậm trễ trong thanh toán các khoản nợ đến hạn, hay bỏ lỡ một thời cơ kinh doanh,…
Với những tồn tại trên thiết nghĩ việc tách phịng tài chính - kết tốn thành hai phòng độc lập là hợp lý và cần thiết cho công tác điều hành quản lý tồn Tổng cơng ty nói chung và sử dụng tài sản ngắn hạn nói riêng. Khơng những điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận quản lý tài chính, giúp thực hiện các quyết định đúng đắn kịp thời, mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng bộ phận, tránh việc đổ lỗi, đổ trách nhiệm cho nhau khi những trƣờng hợp đáng tiếc xảy ra. Trên
cơ sở khối lƣợng và chất lƣợng cơng tác hồn thành, Tổng giám đốc có thể đánh giá chính xác và đƣa ra những chế độ thƣởng phạt hợp lý
Thứ ba, việc sử dụng tài sản ngắn hạn sao cho tiết kiệm, hiệu quả cũng nhƣ đƣa ra mức tỷ trọng của các chỉ tiêu trong cơ cấu tài sản ngắn hạn một cách hợp lý phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý của cán bộ quản lý, trình độ của cán bộ phịng tài chính – kế tốn, tay nghề của cơng nhân. Vì vậy, Tổng cơng ty cần hỗ trợ đào tạo và bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình độ cho các cán bộ quản lý, cán bộ tài chính – kế tốn, kĩ sƣ và nâng cao tay nghề cho công nhân.