2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển Phịng Kiểm tốn nội bộ -VPBank
2.2.1.1. Giai đoạn mới thành lập cho đến trước năm 2009
Bộ phận kiểm toán nội bộ tại VPBank được thành lập từ 24/12/1997 với tên gọi ban đầu là Phịng Kiểm tra kiểm tốn nội bộ, trực thuộc Ban tổng giám đốc. Vai trò chủ yếu của phòng là thực hiện chức năng kiểm sốt sau, kiểm tra tính tn thủ trong các hoạt động của ngân hàng.
CN HCM
Ban Tổng Giám đốc
Phòng KTKT HO
CN ĐN
CN HP
Tổ KTKTNB Nhân viên KTKTNB Nhân viên KTKTNB
Hình 2.2. Mơ hình tổ chức Phịng KTNB – VPBank trƣớc 2009
Từ ngày 12/01/2007, Phịng Kiểm tra kiểm tốn nội bộ đổi tên thành Phịng Kiểm tốn nội bộ, trực thuộc Ban Kiểm soát (do Đại hội đồng cổ đông bầu ra). Tổ chức nhân sự tại các chi nhánh vẫn được giữ nguyên. Tuy nhiên toàn bộ nhân viên trực thuộc Phịng KTNB hội sở (các chế độ lương, thưởng tính theo Hội sở).
Mơ hình này tuy đảm bảo việc kiểm tra kịp thời và thường xuyên hoạt động của các đơn vị nhưng qua thực tế hoạt động đã bộc lộ một số nhược điểm. Thứ nhất, tính độc lập của các KTVNB tại chi nhánh bị ảnh hưởng do làm việc trong mơi trường gần gũi nên khó chỉ ra những sai phạm tại đơn vị, các vấn đề được báo cáo thường chậm trễ khi sự việc đã trở lên nghiêm trong, xảy ra hậu quả. Thứ hai, các KTVNB làm việc độc lập dẫn tới thiếu cơ chế phối hợp, kiểm tra cũng như trao đổi nghiệp vụ giữa phịng kiểm tốn nội bộ và KTVNB tại đơn vị.
2.2.1.2. Giai đoạn năm 2009-2013
Từ tháng 01/2009, Phòng KTNB rút bớt các KTVNB tại chi nhánh, tổ chức tập trung thành hai khu vực là miền Bắc (phụ trách kiểm toán các đơn vị từ Đà Nẵng trở ra) và Miền Nam (phụ trách kiểm toán các đơn vị từ Bình Định trở vào) với đầu mối quản lý thống nhất tại hội sở chính. Tuy nhiên vẫn có sự kết hợp nhân sự giữa hai khu vực khi thực hiện kiểm tốn.
TRƢỞNG KIỂM TỐN NỘI BỘ Phịng kiểm tốn theo đợt phía Bắc Phịng kiểm tốn theo đợt phía Nam Phịng kiểm tốn các đơn vị chức năng và cơng ty con Phịng kiểm tốn ngân hàng bán bn
Hình 2.3. Mơ hình tổ chức Phịng KTNB – VPBank hiện nay
Trong quá trình hoạt động, để phù hợp với sự phát triển cả về quy mô lẫn phương thức hoạt động của ngân hàng trong giai đoạn chuyển đổi mơ hình hoạt động, Phịng KTNB đã bổ sung nhân sự và cơ cấu lại tổ chức thành một khối độc lập gồm 4 phòng chức năng theo hướng chun mơn hóa, nâng cao chất lượng kiểm tốn tồn diện tất cả các lĩnh vực của ngân hàng.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phịng Kiểm tốn nội bộ - VPBank
Theo quy chế kiểm toán nội bộ ban hành theo quyết định số 55/2009/QĐ-HĐQT, chức năng nhiệm của bộ phận KTNB tại VPBank được quy định cụ thể như sau:
- Lập kế hoạch kiểm toán hàng năm bao gồm: kế hoạch về hoạt động kiểm toán, kế hoạch về ngân sách, kế hoạch về tuyển dụng và đào tạo nhân sự và đảm bảo thực hiện theo kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo chất lượng, hiệu quả.
- Kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với các đơn vị, bộ phận, các hoạt động của VPBank (cơ chế, chính sách, thủ tục, quy trình) dựa trên mức độ rủi ro (cao, trung bình, thấp) và mức độ ảnh hưởng đến hoạt động của VPBank. Đối với những vấn đề có thể có ảnh hưởng xấu đến hoạt động của VPBank, KTNB cần kịp thời thông báo về bản chất và ảnh hưởng của chứng và đưa ra những kiến nghị thiết thực nhằm ngăn ngừa, khắc phục vấn đề này.
- Kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót; kiến nghị xử lý
những vi phạm; đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
- Đánh giá mức độ phù hợp của các hoạt động nhằm ngăn ngừa, khắc phục những điểm yếu đã được báo cáo; các hoạt động nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; và theo dõi cho đến khi các vấn đề này được
- Lập báo cáo kiểm tốn; thơng báo và đệ trình kịp thời các kết quả
KTNB cho các bên hữu quan trong và ngoài tổ chức tin dụng theo đúng các chính sách, quy trình, quy định của VPBank và theo pháp luật.
- Phát triển, chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện phương pháp KTNB và
phạm vị hoạt động của KTNB để có thể cập nhật, theo kịp sự phát triển của hoạt động ngân hàng.
- Thực hiện quy trình đảm bảo chất lượng cơng tác KTNB.
- Thiết lập hồ sơ về trình độ năng lực và các yêu cầu cần thiết đối với KTVNB để làm cơ sở tuyển dụng, đề bạt, luân chuyển cán bộ và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo một cách liên tục nhằm nâng cao và đảm bảo năng lực chun mơn cho nhân viên kiểm tốn nội bộ.
- Duy trì việc tham vấn, trao đổi thường xuyên với các tổ chức kiểm
toán độc lập, thanh tra NHNN nhằm đảm bảo hợp tác có hiệu quả; là đơn vị điều phối, phối hợp với các cơ quan bên ngồi đối với những cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của KTNB.
2.2.3. Thực trạng kiểm tốn hoạt động tín dụng tại VPBank
Nghiên cứu tình huống kiểm tốn hoạt động tín dụng tại chi nhánh X của ngân hàng VPBank năm 2013.
Bước 1: Thu thập thông tin và lập kế hoạch chung Thu thập thông tin và dữ liệu liên quan
- Thông tin chung về Chi nhánh X: chi nhánh được phép thực hiện các
nghiệp vụ về huy động, cho vay và các dịch vụ ngân hàng khác. Hiện tại chi nhánh có 7 phịng giao dịch và chi nhánh cấp 1 với tổng dư nợ cho vay là 776
- Thông tin liên quan đến thanh tra, kiểm tra đã được thực hiện đối với
Chi nhánh X trong lần kiểm toán gần nhất: trong báo cáo kiểm toán năm 2012 32
phát hiện một số vi phạm trong hoạt động tín dụng như: cho vay vượt thẩm quyền, thiếu chứng từ chứng minh mục đích vay, chưa nhập kho TSBĐ….
Lập kế hoạch kiểm toán chung.
- Mục tiêu kiểm tốn: kiểm tốn tồn diện hoạt động tín dụng của Chi
nhánh X; xem xét đánh giá chất lượng tín dụng thơng qua kiểm tra số liệu về nợ quá hạn tại chi nhánh; kiểm tra tài sản bảo đảm đặc biệt là đối với những TSBĐ đặc biệt như hàng hóa, máy móc; kiểm tra việc khắc phục những sai phạm trong các báo cáo trước đây.
- Phạm vi kiểm tốn: chọn mẫu các hoạt động tín dụng trong giai đoạn từ 01/12/2012 đến 30/11/2013.
- Số lượng nhân sự dự kiến là 7 thành viên phụ trách phân tích và kiểm tra các mảng nghiệp vụ khác nhau.
Bước 2: Phân tích dữ liệu, chọn mẫu và lập chương trình chi tiết
Cơ sở dữ liệu phục vụ cho KTNB hoạt động tín dụng tại các đơn vị được khai thác trên phần mềm T24 bao gồm:
- Sao kê tín dụng phản ánh tổng hợp các chỉ tiêu liên quan đến các
khoản vay như: tên khách hàng, số hợp đồng, loại tiền vay và giải ngân, mục đích vay, số tiền giải ngân ban đầu, ngày giải ngân, ngày đáo hạn, dư nợ trong hạn, dư nợ quá hạn, lãi quá hạn, nhóm nợ, lãi suất cho vay, kỳ hạn cho vay, mục đích vay...
- Sao kê tài sản bảo đảm phản ánh các chỉ tiêu liên quan như: chủ sở
hữu tài sản, loại tài sản, mô tả khái quát về tài sản, ngày ký hợp đồng thế chấp và nhập kho tài sản bảo đảm, giá trị tài sản bảo đảm...
Hình 2.4. Phần mềm hệ thống T24 của VPBank
(Nguồn: Hướng dẫn sử dụng phần mềm T24) Phân tích cơ cấu nợ tổng thế dư nợ tại chi nhánh
Tại thời điểm 30/11/2013 dư nợ của chi nhánh X là 766 tỷ đồng, bao gồm 519 khách hàng cá nhân và tổ chức. Như vậy dư nợ trung bình của mỗi khách hàng là khoảng 1.5 tỷ đồng.
Trong toàn bộ giai đoạn kiểm tốn nhìn chung tổng dư nơ ít có sự thay đổi. Tại thời điểm cuối tháng 11/2013 tổng giá trị cho vay là 776.7 tỷ đồng. Tuy nhiên tỷ lệ nợ quá hạn có xu hướng tăng về cả giá trị và tỷ trọng. Cụ thể tỷ lệ nợ nhóm 2 tăng từ 13 % ở đầu giai đoạn phân tích lên 15 % vào thời điểm lấy dữ liệu, đồng thời nợ xấu (nợ nhóm 3 đến nhóm 5) tăng từ 6% lên 28%. Như vậy rủi ro đang tập trung vào các khoản nợ q hạn có khả năng khơng thu hồi được.
Bảng 2.2. Cơ cấu dƣ nợ của chi nhánh X trong giai đoạn kiểm tốn
Đơn vị: triệu đồng Thời Nhóm điểm (*) T12/2012 626,968 T01/2013 606,742 T02/2013 567,608 T03/2013 567,189 T04/2013 542,554 T05/2013 544,146 T06/2013 547,088 T07/2013 450,477 T08/2013 434,883 T09/2013 470,602 T10/2012 T11/2013 446,264
Nguồn: báo cáo quản trị của VPBank Phân tích cơ cấu danh mục tín dụng sản phẩm vay
Sản phẩm vay tại Chi nhánh X tương đối phân tán, tuy nhiên dư nợ vay tập trung chủ yếu vào một số sản phẩm chính như cho vay kinh doanh thương mại (chiếm 38.5%), đầu tư xây dựng cơng trình cơng cộng (chiếm 27.9%), cho vay đảm bảo bằng giấy tờ có giá của VPBank (chiếm 11.5%). Như vậy, rủi ro về sản phẩm đang tập trung vào các khoản vay kinh doanh thương mại và đầu tư xây dựng cơng trình cơng cộng. Trong tình hình kinh tế khó khăn thì
Bảng 2.3. Cơ cấu sản phẩm vay của chi nhánh X
Đơn vị:triệu đồng
STT
Mã SP
1 301 Cho vay kinh doanh thương mại
2 172 Đầu tư dự án xây dựng cơng trình cơng cộng
3 604 Cho vay đảm bảo bằng CTCG của VPBank
4 302 Cho vay bổ sung vốn sản xuất, chế biến
5 608 Cho vay khác
6 303 Cho vay kinh doanh dịch vụ
7 160
Xây dựng, sửa chữa và mua cơ sở hạ tầng phục vụ SXKD (trụ sở, văn phòng, nhà xưởng)
8 115 Cho vay mua dây chuyền MMTB sản xuất
9 231 Cho vay trồng trọt, chăn nuôi
10 157 Xây dựng, sửa chữa và mua nhà, đất để ở trả nợ bằng lương
11 212 Cho vay đầu tư khác
12 104 Cho vay mua ô tô vận tải hành khách
13 159 Xây dựng, sửa chữa và mua nhà đất để bán, cho thuê 14 101 Cho vay mua ô tô phục vụ đi lại
15 105 Cho vay mua ô tô vận tải hàng hóa
16 158 Xây dựng, sửa chữa và mua nhà, đất để ở (không trả nợ bằng lương) 17 203 Cho vay ĐTDA kinh doanh nhà hàng, khách sạn
18 116 Cho vay mua tài sản cố định vơ hình 19 210 Cho vay đầu tư dự án khoa học giáo dục
20 113 Cho vay mua sắm đồ dùng, trang thiết bị gia đình 21 102 Cho vay mua ơ tơ cho th tự lái
22 169 Mua quyền sử dụng đất
23 606 Cho vay tín chấp, thấu chi cán bộ nhân viên VPBank
24 120 Cho vay mua sắm khác
25 307 Cho vay thi cơng cơng trình
26 207 Cho vay đầu tư dự án Công nghiệp chế biến
27 308 Cho vay tiểu thương
28 178
Xây dựng, sửa chữa và mua nhà, đất để ở trả nợ bằng lương và thu nhập khác
Phân tích kỳ hạn cho vay
Kỳ hạn chủ yếu là là các khoản vay ngắn hạn dưới 12 tháng chiếm tỷ trọng 86% tổng dư nợ nên rủi ro về kỳ hạn là tương đối thấp, ít có khả năng tác động đến hoạt động cho vay của ngân hàng. Do vậy KTVNB tập trung vào các khoản vay ngắn hạn phát sinh trong giai đoạn kiểm toán.
Bảng 2.4. Cơ cấu kỳ hạn vay của chi nhánh X
TT Loại kỳ hạn
1 Ngắn hạn
2 Trung hạn
3 Dài hạn
Tổng cộng
Nguồn: báo cáo quản trị VPBank Phân tích cơ cấu tài sản bảo đảm
TSBĐ tại chi nhánh tại thời điểm phân tích tập trung chủ yếu vào tài sản là nhà đất chiếm 52%; nhà xưởng và cơng trình xây dựng chiếm 14%. Ngồi ra có tài sản là hàng hóa chiếm 8.6% cần kiểm tra công tác quản lý và theo dõi của chi nhánh.
Bảng 2.5. Cơ cấu loại TSBĐ tại chi nhánh X
Đơn vị: triệu đồng
Mã TSBĐ
1 Quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở
3 Nhà xưởng, Nhà kho, Cơng trình Xây dựng
17 Giấy tờ có giá do VPBank phát hành
8 Hàng hoá
6 Ơ tơ
2 Quyền sử dụng đất và quyền thuê đất
4 Máy móc, Thiết bị, Dây chuyền sản xuất
23 Động sản khác
10 Tiền gửi tại VPBank
Chọn mẫu
Dựa trên phân tích trên, KTVNB lựa chọn một số tiêu chí chọn mẫu như sau
- Cho vay bổ sung vốn kinh doanh: chọn mẫu khoản vay của cá nhân
và doanh nhiệp có giá trị lớn phát sinh trong giai đoạn kiểm tốn
- Cho vay đầu tƣ xây dựng cơng trình cơng cộng: chọn mẫu
khoản
vay đứng tên cá nhân, khoản vay giá trị lớn phát sinh trong giai đoạn kiểm toán
- Khoản vay có TSBĐ đặc biệt: hàng hóa, xe ơ tô cũ
- Cho vay ngoại tệ: chọn mẫu 100% để kiểm tra
- Nợ nhóm 2: tập trung vào khoản nợ gốc và quá hạn trên 60
ngày, có
thể chuyền sang nợ nhóm 3
- Nợ xấu: chọn mẫu ngẫu nhiên một số khoản vay
Sau khi xác định những tiêu chí nêu trên, KTVNB chọn mẫu 90 khách hàng, tương đương 194 khế ước vay vốn với tổng dư nợ là 296.9 tỷ đồng. Tỷ lệ chọn mẫu theo dư nợ là đảm bảo mức độ đại diện 38% của mẫu chọn trên tổng dư nợ tồn chi nhánh X.
Lập chương trình kiểm tốn chi tiết (Phụ lục 2.2)
- Mục tiêu cơ bản: xem xét đánh giá hệ thống KSNB tại Chi nhánh X, đánh giá hiệu quả hoạt động năm 2013; xem xét tiến độ xử lý các khoản nợ xấu tại chi nhánh; nguyên nhân tăng nợ quá hạn tại chi nhánh trong các tháng gần đây; xem xét việc tuân thủ các quy định của ngân hàng nhà nước và của VPBank; đánh giá các khoản vay tại có TSBĐ như hàng hóa, TSBĐ bên thứ 3….
- Tổng hợp các vấn đề cần thực hiện, chi tiết công việc của từng nhân
sự và thời gian, tiến độ các công việc phải thực hiện.
Bước 3: Thực hiện kiểm toán
Nội dung kiểm tra 1 hồ sơ vay vốn của khách hàng cơng ty A theo phụ lục đính kèm khi thực hiện kiểm toán như sau.
Kiểm tra danh mục hồ sơ và phƣơng án vay
Mục tiêu: Kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ xin vay vốn
Nội dung: hồ sơ vay vốn bao gồm đăng ký kinh doanh, bản tự giới thiệu của cá nhân, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, đề nghị vay vốn, phương án vay vốn, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, sổ sách bán hàng....
KTVNB kiểm tra danh mục các chứng từ trong hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp, đối chiếu thơng tin và kiểm tra tính chân thực của các chứng từ nêu trên, đánh giá xem các chứng từ do khách hàng tự lập hay do cán bộ tín dụng lập hộ khách hàng có thể phát sinh rủi ro về sau.
Kết quả: Hồ sơ tín dụng của cơng ty A cung cấp tương đối đầy đủ, đơn xin vay và nội dung phương án vay vốn ngày 19/07/2013 để kinh doanh gas phù hợp với đăng ký kinh doanh, điều lệ hoạt động của cơng ty. Tuy nhiên hồ sơ cịn thiếu một số chứng từ như: hợp đồng vay vốn tại ngân hàng Sacombank theo thơng tin tra cứu CIC, giấy phép kinh doanh khí hóa lỏng của cơng ty (hồ sơ chỉ có giấy phép của hộ kinh doanh).
Kiểm tra việc thẩm định và phê duyệt tín dụng