CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Phân tích thực trạng kiểm sốt chi ngân sách nhà nƣớc theo mơ hình kho bạc
3.2.1. Kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu
Trƣớc kia, kiểm sốt chi theo phƣơng pháp thủ cơng truyền thống, khi cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu từ khách hàng, cán bộ KSC sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ, tài liệu nhận đƣợc với các văn bản quy định về tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu nhƣ:
- Hồ sơ có đầy đủ các tài liệu, biểu mẫu quy định không;
- Các tài liệu đƣợc lập trong hồ sơ có theo thứ tự thời gian logic khơng;
- Hồ sơ, tài liệu có đƣợc lập theo quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành khơng;
- Hồ sơ, tài liệu có đầy đủ con dấu và chữ ký của thủ trƣởng đơn vị, của kế
tốn đơn vị khơng.
Cơng việc kiểm tra này cán bộ KSC phải đối chiếu thủ công giữa hồ sơ, tài liệu giấy của khách hàng gửi đến với các quy định trên văn bản giấy tại KBNN.
Nay, thực hiện KSC NSNN theo mơ hình KBNN điện tử, cơng việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu do máy tính thực hiện, cán bộ KSC chỉ việc ra lệnh cho máy tính thực hiện thơng qua việc ứng dụng phần mềm KSC trong hoạt động nghiệp vụ KSC NSNN của KBNN.
Theo đó, tất cả các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu quy định trên văn bản giấy đƣợc đƣa vào cơ sở dữ liệu của phần mềm KSC, cán bộ KSC căn cứ vào dữ liệu trên hồ sơ, tài liệu của khách hàng gửi đến KBNN nhập vào phần mềm KSC sau đó ra lệnh cho máy tính kiểm tra, đối chiếu dữ liệu nhập vào với dữ liệu điều kiện trong CSDL của phần mềm KSC. Với trình độ kỹ thuật CNTT hiện nay, việc kiểm tra chỉ diễn ra trong tích tắc, ngay sau khi cán bộ KSC nhấn nút kiểm tra lập tức kết quả kiểm tra hiện ra trên màn hình máy tính, tài liệu nào hợp pháp hợp lệ sẽ đƣợc đánh dấu vƣợt qua khâu KSC, tài liệu nào không hợp pháp hợp lệ sẽ đƣợc cảnh báo trên màn hình và có thể in ra báo cáo kết quả kiểm sốt để cán bộ KSC thơng báo cho khách hàng biết và hồn thiện hồ sơ. Q trình kiểm tra trên máy tính rút ngắn rất nhiều thời gian kiểm tra so với phƣơng pháp thủ cơng truyền thống và đạt độ chính xác tuyệt đối, khơng xảy ra sai sót nhƣ phƣơng pháp kiểm tra thủ công truyền thống.