toán BCTC Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam do Công ty TNHH Ernst & Young thực hiện
3.1. Quy trình kiểm tốn soát xét khoản vay khách hàng cá nhân trong kiểm toán BCTC Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam do Công ty TNHH Ernst & Young thực hiện
3.1.1. Lập kế hoạch kiểm toán
a. Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán các khoản vay
Kiểm tốn viên cần tìm hiểu và thu thập thơng tin về Ngân hàng: - Loại hình: Ngân hàng Thương mại cổ phần
- Trụ sở chính: Hà Nội
- Chi nhánh: Ngân hàng có chi nhánh tại khắp các tỉnh thành trên cả nước - Các dịch vụ chính:
+ Hoạt động bán lẻ: Huy động tiền gửi, mở thẻ, mở tài khoản, chuyển tiền trong nước và nước ngoài, Ngân hàng điện tử, hoạt động ngân quỹ...
+ Hoạt động tín dụng: Cho vay khách hàng doanh nghiệp, cá nhân; bảo lãnh; thư tín dụng.
+ Ngân hàng có xây dựng Hệ thống chấm điểm xếp hạng tín dụng nội bộ (Credit Rating System)
b. Đánh giá rủi ro thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và thử nghiệm kiểm soát
Ở giai đoạn đầu cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của Ernst & Young Việt Nam tiến hành thủ tục Understanding - tìm hiểu về Ngân hàng. Kiểm tốn viên thu thập các văn bản nội bộ của Ngân hàng tại Hội sở chính liên quan đến nghiệp vụ tín dụng:
- Chính sách hướng dẫn xếp hạng tín dụng nội bộ - Quy định thực hiện chính sách bảo đảm tín dụng - Quy trình lưu chuyển chứng từ
- Chinh sách tín dụng về thẩm quyền phê duyệt - Chính sách dự phịng rủi ro
- Chính sách phân loại nợ đối với các khoản nợ được cơ cấu lại - Quy định về tỷ lệ khấu trừ TSBĐ
- Quy trình lưu chuyển chứng từ
Bên cạnh đó, nhóm kiểm tốn tiến hành thủ tục Walkthrough nghiệp vụ tín dụng của Ngân hàng từ đầu đến cuối một vài khoản vay để tìm hiểu thêm về quy trình tín dụng đang đươc thực hiện tại Ngân hàng.
Từ những thơng tin thu thập được, nhóm kiểm tốn xây dựng được quy trình nghiệp vụ tín dụng và các chốt kiểm sốt cần có của Ngân hàng như sau:
- Hồ sơ đề nghị vay vốn: Gồm có Giấy đề nghị vay vốn và các giấy tờ pháp lý kèm
theo như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thông tin về doanh nghiệp, BCTC năm 2017, kế hoạch sử dụng vốn... Các tài liệu trên cần được ký bởi khách hàng vay và tập hợp bởi cán bộ khách hàng
- Báo cáo thẩm định TSBĐ: Cán bộ khách hàng lập Báo cáo thẩm định TSBĐ và phải đươc kiểm tra, ký bởi Trường phòng khách hàng và Giám đốc hoặc Phó Giám đốc
chi nhánh.
- Báo cáo thẩm định và đề xuất giới hạn tín dụng: Cán bộ khách hàng lập Báo cáo thẩm định đề xuất giới hạn tín dụng và phải được kiểm tra và ký bởi Trường phịng khách
hàng và Giám đốc/ Phó Giám đốc chi nhánh. Kiểm tra chéo với văn bản nội bộ quy định
về thẩm quyền phê duyệt giới hạn tín dụng.
- Biên bản họp Hội đồng tín dụng cơ sở: Văn bản cần có trong trường hợp khoản vay vượt quá thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc chi nhánh và cần được phê duyệt bởi
Hội đồng tín dụng cơ sở. Biện bản họp cần được lập và ký bởi chủ tịch Hội đồng
tín dụng
và các thành viên của Hội đồng tham gia cuộc họp.
- Tờ trình đề nghị phê duyệt tín dụng: Tờ trình được lập trong trường hợp khoản vay vượt quá thẩm quyền phê duyệt của Giám dốc chi nhánh cũng như Hội đồng
tín dụng
cơ sở và cần được phê duyệt bởi cấp quản lý cao hơn tại Hội sở chinh. Tờ trình đề nghị
phê duyệt tín dụng phải được lập và ký nháy bởi cán bộ khách hàng, được ký bởi hội
đồng tín dụng cơ sở, sau đó gửi tới Bộ phận quản lý rủi ro tín dụng tại trụ sở chính. - Thơng báo về đánh giá rủi ro tín dụng và phê duyệt cấp tín dụng được lập và ký
bởi cán bộ phịng quản lý rủi ro và ký nháy bởi hai trưởng phòng quản lý rủi ro tín dụng,
sau đó được ký bởi trưởng bộ phận quản lý rủi ro tín dụng.
- Biên bản họp hội đồng tín dụng trung ương: Biên bản phải được ký bởi chủ tịch Hội đồng và các thành viên hội đồng có mặt trong cuộc họp.
- Thơng báo phê duyệt cấp tín dụng: Thơng báo được ký bởi Ban giám đốc và các cá nhân có liên quan.
- Tờ trình chia sẻ giới hạn tín dụng: Trong trường hợp nhiều đồng tài trợ giữa các chi nhánh của hệ thống Ngân hàng, cán bộ khách hàng cần lập tờ trình chia sẻ giới
hạn tín
- Hợp đồng tín dụng: Hợp đồng được lập và ký bởi khách hàng đi vay và cá nhân có thẩm quyền.
- Biên bản định giá TSBĐ: Là văn bản đánh giá, định giá về tình hình TSBĐ và được ký bởi cả khách hàng đi vay, Giám đốc chi nhánh (hoặc cá nhân có thẩm quyền).
- Hợp đồng thế chấp: Hợp đồng được ký bởi khách hàng đi vay và Giám đốc chi nhánh (hoặc cá nhân có thẩm quyền), hợp đồng cần được công chứng.
- Đăng ký giao dịch bảo đảm: Phải được ký bởi khách hàng vay và cá nhân có thẩm quyền tùy thuộc vào từng loại tài sản.
- Thơng báo tác nghiệp mở hợp đồng tín dụng: Thơng báo tác nghiệp cần được ký bởi cán bộ khách hàng và Trường phịng khách hàng sau đó được ký bởi Trưởng phịng quản lý nợ
- Thông báo tác nghiệp khách hàng đủ điều kiện rút vốn: Được ký bởi cán bộ khách hàng và Trường phịng khách hàng, sau đó được ký bởi Trưởng phịng bộ phận quản lý nợ.
- Giấy nhận nợ: Được ký bởi cán bộ khách hàng, trưởng phòng quản lý nợ, người đi vay và kế toán.
- Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay: Được kiểm tra và lập định kỳ bởi người đi vay và Trường phòng khách hàng.
Thử nghiệm kiểm soát (TOC) được thực hiện ở tất cả các chi nhánh đồn kiểm tốn đến làm việc trực tiếp. Các khoản vay được lựa chọn để kiểm tra tính hữu hiệu của kiểm sốt nội bộ là kết quả của chạy phần mềm EY Random và dựa trên đánh giá về mức độ trọng yếu cũng như khả năng xảy ra rủi ro.
Hai mươi lăm khoản vay chọn mẫu tại mỗi chi nhánh sẽ được kiểm toán viên xem xét theo các chốt kiểm soát cần thiết đã xây dựng và ghi nhận vào giấy tờ làm việc (working paper) về mức độ chấp hành trong thực tế. Số lượng 25 mẫu chọn mỗi chi nhánh cho thử nghiệm kiểm sốt là khá lớn vì Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam có rất
nhiều chi nhánh trên khắp cả nước, điều này đòi hỏi đồn kiểm tốn phải phân bổ thời gian và nhân sự hợp lý. Tuy nhiên với số lượng mẫu lớn, kiểm tốn viên sẽ đánh giá chính xác hơn về mức độ rủi ro kiểm sốt có thể xảy ra tại Ngân hàng.
Với các thủ tục đã hoàn thành tại mỗi chi nhánh, giấy tờ làm việc sẽ được kiểm tra lại (review) bởi thành vien cấp bậc cao hơn trong nhóm kiểm tốn nhằm đảm bảo tính chính xác và chất lượng của cuộc kiểm tốn. Việc kiểm tra lại không chỉ áp dụng trong thử nghiệm kiểm sốt mà cịn được thực hiện ở tất cả các giai đoạn khác. Thông thường, quy định về kiểm tra lại được dựa trên cơ cấu thành viên của nhóm kiểm tốn như sau:
Sơ đồ 9:Thành phần trong cuộc kiểm toán của Ernst & Young Việt Nam
I ill III Iill Illl - I I I I I I I
I Il I I i I I Ì i Ì I IOII - I I I I I I I
I I I I I I I Ì I I kill IIII - lιιiιr
I I∣ l I kill IIII - l IIII
(Nguồn: Kế hoạch kiểm toán của Ernst & Young)
Các công việc thực hiện bởi trợ lý kiểm tốn sẽ được trưởng nhóm kiểm tốn hoặc chủ nhiệm kiểm tốn đi cùng đoàn trực tiếp kiểm tra lại giấy tờ làm việc. Nhờ vây, các vấn đề cịn thiếu sót hay thơng tin chưa chính xác sẽ được điều chỉnh ngay trước khi kết thúc thời gian làm việc tại khách hàng.
c. Lập kế hoạch kiểm tốn tồn diện và soạn thảo chương trình kiểm tốn
Với kiểm tốn BCTC 2018 Ngân hàng TMCP Cơng thưong Việt Nam, theo quy định trong hợp đồng kiểm toán đã ký kết, các khoản vay cần soát xét sẽ là các khoản vay có dư nợ từ 20 tỷ trở lên tại ngày 30/11/2018 đồng thời tổng dư nợ các khoản vay được chọn phải chiếm tối thiểu 80% tổng dư nợ của chi nhánh đó. Như vậy, với các chi nhánh có số lượng các khoản trên 20 tỷ đồng khơng lớn, đồn kiểm toán sẽ tiến hành chọn thêm các mẫu nhằm đảm bảo 80% tổng dư nợ của chi nhánh được tiến hành soát xét. Các khoản vay chọn thêm là các khoản vay có giá trị dư nợ lớn được lấy từ trên xuống dưới. Dựa trên các tiêu chí đó, kiểm tốn viên lập danh sách các khoản vay soát xét theo Loan porforlio chi tiết theo từng chi nhánh, đồng thời bao gồm một số thông tin co bản như số CIF (Customer information file), dư nợ, nhóm nợ hiện tại.
Vì quy mơ hoạt động lớn nên số lượng các khoản vay có đặc điểm cần sốt xét chi tiết như trên là hon 2000 khoản vay. Con số này cho thấy khối lượng công việc vô cùng lớn cho một cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, chất lượng báo cáo cuối cùng ln là tiêu chí đặt lên hàng đầu nên để có thể đảm bảo kết quả dầu ra phản ánh chính xác cho tổng thể, cơng việc kiểm tốn của Ernst & Young thường được thực hiện trên số lượng mẫu lớn. Và tất cả các khoản vay chọn mẫu đều được kiểm tra xem xét cẩn thận nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng và đảm bảo uy tín của một cơng ty kiểm tốn độc lập.
3.1.2. Thực hiện kiểm toán
a. Kiểm tốn quy trình cấp tín dụng
Để đạt hiệu quả về chất lượng và thời gian kiểm tốn, nhóm kiểm tốn Ernst & Young sẽ gửi danh sách tài liệu cần thiết phục vụ cơng tác kiểm tốn đến từng chi nhánh trước khi đến làm việc trực tiếp. Các cán bộ tín dụng phụ trách khoản vay sẽ chuẩn bị trước các hồ sở cần thiết cho cơng việc sốt xét nên giảm thiểu được thời gian chờ tài liệu, kiểm tốn viên có thể tập trung kỹ hon vào nội dung các thủ tục cần thực hiện. Xây dựng kế hoạch kiểm toán và bố trí thời gian làm việc chi tiết trước khi khách hàng giúp công việc kiểm tốn được thực hiện dễ dàng, theo trình tự mà vẫn đảm bảo về thời gian.
* Tài liệu của Ernst & Young yêu cầu cán bộ tín dụng Ngân hàng cung cấp đối với mỗi khoản vay bao gồm:
- Báo cáo thẩm định và đề xuất Giới hạn tín dụng (GHTD)/ điều chỉnh GHTD tại thời điểm gần nhất, Báo cáo thẩm định và đề xuất cấp tín dụng, đầu tư dự án, điều chỉnh cấp tín dụng, đầu tư dự án tại thời điểm gần nhất.
- Bản sao báo cáo nhanh, báo cáo ngân sách của khách hàng, bên bản làm việc của Chi nhánh ... (nếu có) - là cơ sở để chứng minh về thơng tin tài chính của q khách hàng dung để chấm điểm phi tài chính của khách hàng trên cũng như lợi nhuận sau thuế dự kiến trong năm tới, doanh thu dự kiến trong năm tới, phải thu dự kiến đầu kỳ/cuối kỳ đánh giá, doanh thu quý, lợi nhuận sau thuế lũy kế từ đầu năm đến quý đánh giá, vốn chủ sở hữu tại quỹ đánh giá.
- Biên bản/ chứng thư thẩm định giá TSBĐ (biên bản mởi nhất) - Chứng nhận đăng ký giao dịch bảo đảm
- Phiếu theo dõi gốc và lãi (sao kê) cho vay theo khách hàng và tài khoản vay còn số dư tại 30/11/2018.
- CIC (báo cáo từ Trung tâm thơng tin tín dụng) về khách hàng tại thời điểm cho vay và CIC gần nhất nếu có.
* Tài liệu tập hợp từ Hội sở chính Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam: - Sao kê chi tiết dư nợ: gồm các khoản vay dư nợ trên 20 tỷ và khoản vay chọn thêm theo từng chi nhánh bao gồm đầy đủ các trường dư nợ, giá trị tài sản đảm bảo, dự phịng, số CIF và nhóm nợ
- Sao kê tài sản bảo đảm: đối chiếu tài sản đảm bảo.
- Văn bản hướng dẫn xếp hạng tín dụng nội bộ của Ngân hàng: bao gồm bộ chỉ tiêu, hướng dẫn giải thích các chỉ tiêu, cập nhật về ngành kinh tế.
Trong q trình sốt xét, kiểm tốn viên cũng có thể trao đổi với cán bộ tín dụng để bổ sung tài liệu, thơng tin cịn thiếu. Tuy nhiên, đồn kiểm tốn làm việc tại các chi nhánh ln phải chú trọng đến cách nói chuyện, đồng thời ln giữ thái độ lịch sự hịa nhã khi thảo luận công việc với khách hàng. Đối với nhóm kiểm tốn làm việc tại văn phịng cũng vậy, điều cần chú ý chính là thái độ và ngữ điệu khi nói chuyện điện thoại với khách hàng. Vì u cầu công việc cần thu thập tài liệu từ xa nên kiểm toán viên thường xuyên phải sử dụng điện thoại di động và thư điện tử để liên lạc với các chi nhánh. Trong bất kỳ tình huống nào, kiểm tốn viên cũng khơng được gay gắt hoặc bày tỏ thái độ với bên đang giao tiếp. Mọi hành vi đều được giám sát và nhắc nhở kịp thời để có thể giữ vững thái độ làm việc chuyên nghiệp đối với mọi đối tượng khách hàng.
b. Sốt xét tín dụng
Bước 1: Thẩm định khoản vay
* Kiểm tra ghi nhận thông tin về khách hàng
Là các thủ tục xem xét, kiểm tra về việc ghi nhận thông tin khách hàng trên hệ thống của Ngân hàng, theo hướng dẫn chấm điểm xếp hạng tín dụng nội bộ Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam thì “Hoạt động sản xuất kinh doanh chính được định nghĩa là hoạt động đem lại doanh thu lớn nhất trong tổng doanh thu hàng năm của khách hàng. Việc lựa chọn đúng ngành nghề kinh tế của khách hàng đóng vai trị quan trọng và có thể ảnh hưởng đến kết quả xếp hạng phận loại nhóm nợ. Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam có 39 bộ chỉ tiêu chấm điểm tương ứng với 39 ngành nghề kinh tế. Mỗi ngành nghề sẽ có tỷ trọng điểm và các tiêu chí đánh giá khác nhau tùy thuộc đặc điểm từng ngành. Chính vì vậy, thơng tin cần đảm bảo được ghi nhận chính xác và là đối tượng kiểm toán viên cần quan tâm.
Để xác định lại đúng ngành kinh tế cần phân loại, kiểm tốn viên sẽ tìm hiểu về lĩnh vực đang hoạt động của khách hàng thơng qua trao đổi với cán bộ tín dụng, dựa trên thông tin báo cáo thẩm định và đề xuất cấp tín dụng, hoặc dựa trên hiểu biết của kiểm
* Đối chiếu dư nợ
Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra và đối chiếu báo cáo phân loại nợ và trích lập dự phịng cụ thể bản cứng có đóng dấu và bản mềm của các chi nhánh với báo cáo phân loại nợ và trích lập dự phịng cụ thẻ của Hội sở tại thời điểm 30/11/2018 cung cấp từ Hội sở.
Trường hợp phát hiện ra chênh lệch, nhóm kiểm tốn u cầu chi nhánh giải thích xác định số dư nào là chính xác.
Cịn đối với chi tiết từng khoản vay, số dư sẽ đối chiếu giữa các nguồn thông tin sau:
- Đối chiếu dư nợ trên báo cáo phân loại nợ với dư nợ trên phiếu theo dõi gốc lãi. - Đối chiếu lịch trả nợ trên phiếu theo dõi gốc lãi với hợp đồng tín dụng.
- Đối chiếu thơng tin từ các nguồn trên với thư xác nhận từ phía khách hàng. Việc đối chiếu chi tiết số dư nợ cho vay cần thực hiện song song với thủ tục gửi thư xác nhận tới khách hàng. Đây là nguồn thông tin độc lập và đáng tin cậy giúp đảm bảo mục tiêu tính hiện hữu khoản mục cho vay khách hàng và phục vụ cho cơng tác sốt